Основы делопроизводства. Учебное пособие

ма-приглашения, письма-ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Письма составляются на специальных бланках формата А4 или А5. Обязательные реквизиты: наименование организацииавтора, ее почтовые реквизиты, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.

Служебные письма принято разделять на простые и сложные. Считается целесообразным готовить простые письма, затраги-

вающие только один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Сложные письма могут касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Объем письма не должен превышать двух страниц.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т. д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т. д.) возможна в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма традиционно состоит из следующих основных частей:

вступление – причина возникновения вопроса или его краткая история; ссылка на документ, послуживший поводом для составления письма;

основная часть (доказательство) – изложение существа вопроса, приведение доказательств или опровержений;

заключение – формулировка основной цели письма. Письма, как и любые документы, должны быть написаны де-

ловым стилем, к основным чертам которого относятся: нейтраль-

51

ный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.

Письма визируются (на втором экземпляре) и подписываются руководителем организации или его заместителем, а также, в случае необходимости, руководителем соответствующего структурного подразделения. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, проставляемую в нижней части листа под реквизитом «подпись». Дата письма – дата его подписания.

Вывод. Для эффективного обеспечения процессов управления в организации разрабатывается и используется комплекс документов, документирующих исполнительскую, распорядительную и организационную деятельность. Эти документы составляют систему организационно-распорядительной документации.

Организационно-правовые документы реализуют нормы ад-

министративного права и являются правовой основой деятельности организации.

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией.

Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.

Общие правила составления и оформления организационнораспорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Вопросы для самопроверки

1.Охарактеризуйте роль организационных документов в управлении организацией.

2.Какие виды организационных документов Вы знаете?

3.Как строится текст в организационных документах?

4.Какова структура текста положения об органе государственной власти или о его структурном подразделении?

5.Какова структура текста должностного регламента?

6.Каков порядок составления и оформления распорядительных документов?

52

7.Как строится текст распорядительного документа?

8.Какие документы относятся к группе информационносправочных?

9.Как строится структура текста служебного письма?

10.Каковы правила оформления протокола, акта?

2.3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

План

1.Понятие и виды документации по личному составу.

2.Порядок оформления документов при приеме на работу.

3.Оформление личных дел.

4.Защита персональных данных.

Понятие и виды документации по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя и работника в РФ регулируются Трудовым кодексом РФ.

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам). Эта документация является неотъемлемой частью практической деятельности организации, т.к. закрепляет трудовые отношения работника и работодателя, подтверждает трудовой стаж граждан, является средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.

Документацию по личному составу можно разделить на четыре группы:

1)документация, связанная с комплектованием персонала организации;

2)документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;

3)документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;

4)документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.

53

В состав документации по личному составу входят документы различного функционального назначения:

первичные учетные документы (личная карточка формы Т-2

иТ-2 ГС);

распорядительные документы (приказы и распоряжения по личному составу);

организационные документы (должностные инструкции, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка организации);

информационно-справочные документы (справки, должностные, служебные и объяснительные записки, акты, протоколы).

Оформление документации по личному составу регулируется системой правовых актов и нормативно-методических документов федерального и локального уровней.

Порядок оформления документов при приеме на работу

В настоящее время используется комплексный подход к отбору кандидатов на вакантную должность. Он предполагает прохождение следующих этапов:

1)составление характеристик, требований к вакантному рабочему месту;

2)определение деловых и личностных качеств будущего работника, необходимых для успешного выполнения работы;

3)выбор доступного, экономного источника и метода привлечения кандидатов;

4)определение метода оценки пригодности кандидата для занятия вакансии.

При осуществлении 1 и 2 этапа получают представление об «идеальном» работнике для конкретной должности.

Процесс поиска кандидатов на вакантные должности заканчивается сбором резюме, представляемых кандидатами в отел управления персоналом для последующего анализа.

Резюме – это документ, отражающий наиболее существенные сведения о биографических данных, образовании и профессиональных качествах соискателя.

Отбор кандидатов на занятие вакантной должности является завершающим процессом подбора персонала в соответствии с заявленными потребностями организации. Отбор – достаточно

54

сложная и дорогостоящая процедура, в идеале она складывается из следующих этапов:

анализ собранных резюме претендентов и выбор наиболее подходящих кандидатур по формальным критериям;

подготовка кандидатами ответов по представленной анкете, составление автобиографии, получение рекомендаций, характеристик, копий документов об образовании;

анализ представленных документов, наведение справок о кандидатах, подготовка к собеседованию (интервью) с отобранными кандидатами;

проведение специалистом отдела кадров интервью с отобранными кандидатами;

проведение личного собеседования руководителей подразделений организации с кандидатами, тестирование, испытание, оценка результатов;

предварительное медицинское освидетельствование канди-

датов;

принятие решения о заключении трудового договора с отобранными кандидатами.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (статья 56 ТК РФ).

Трудовой договор может заключаться на неопределенный и на определенный по времени срок – не более 5 лет (срочный трудовой договор).

Срочный трудовой договор согласно статье 58 ТК РФ заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок, с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено ТК РФ и иными федеральными законами.

55

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не предусмотрено федеральными законами, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя.

Основные права и обязанности работника и работодателя установлены соответственно в статьях 21 и 22 ТК РФ.

Согласно статье 63 ТК РФ заключение трудового договора осуществляется с лицами, достигшими возраста 16 лет. Однако в этой статье ТК РФ допускаются и исключения по снижению возраста, с которого лица имеют право заключать трудовой договор.

При заключении трудового договора согласно статье 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Согласно ст.67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой – хранится у работодателя.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, издаваемым на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Подготовка приказа (распоряжения) о приеме на работу сопровождается оформлением следующих документов:

запись в трудовой книжке;

оформление учетных карточек форма №Т-2, №Т-2 ГС, №Т-4;

открытие бухгалтерией лицевого счета форма №Т-54, №Т- 54а.

56

Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется по унифицированной форме №Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме № Т-1а в случае одновременного оформления на работу нескольких работников.

Личная карточка работника (ф. № Т-2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (ф. № Т-2 ГС(МС)) служат в качестве основных форм, используемых кадровыми службами для учета и анализа состава персонала организаций.

Приведем ряд необходимых пояснений к заполнению названных карточек.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: территорий (ОКАТО), информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

При заполнении п.5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы № Т-2 указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных, подтверждающих соответствующий стаж, документов.

При заполнении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;

удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

В п.8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного негодным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

57

Вразделе III «Прием на работу, переводы на другую работу»

скаждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы № Т-2.

Вразделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Вличной карточке государственного служащего (ф. № Т-2ГС (МС)) есть некоторые отличия от личной карточки работника (ф. № Т-2).

Пунктом 7 личной карточки государственного служащего дополнительно предусматривается указание ученой степени служащего; пунктом 8 дополнительно указывается стаж собственно государственной службы (помимо общего и непрерывного стажа); разделом IV предусматривается указание о присвоении служащему квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания.

При поступлении на государственную гражданскую службу РФ каждый человек в соответствии с требованиями ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» представляет в кадровую службу государственного органа собственноручно заполненную и подписанную анкету, форма которой утверждена Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р.

Анкета должна быть заполнена собственноручно гражданином, поступающим на государственную службу, разборчивым почерком, а не напечатана на компьютере. Не допускается в анкете ставить прочерки, ответы «да» или «нет», необходимо на все вопросы дать развернутые ответы. Все сведения, указанные в анкете, заверяются подписью лица, заполнившего анкету. К анкете прилагается фотография гражданина.

Работник кадровой службы проверяет данные анкеты по документам, удостоверяющим личность гражданина, его трудовую деятельность, образование, отношение к воинской службе. В случае отсутствия замечаний – заверяет данные в анкете своей подписью и

58

печатью государственного органа. Впоследствии анкета приобщается к личному делу гражданского служащего (пп. «б» п. 16 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).

Для проверки анкеты сотруднику кадровой службы необходимы следующие документы:

1.Паспорт гражданина РФ.

2.Заграничный паспорт.

3.Свидетельство о перемене имени (если изменялись фамилия, имя, отчество).

4.Документ воинского учета.

5.Трудовая книжка.

6.Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

7.Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ.

8.Документы об образовании.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (статья 66 ТК РФ).

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Заполнение трудовой книжки впервые производится кадровой службой организации в присутствии работника.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, присвоении нового тарифного разряда, установлении второй (третьей и т. д.) профессии и т. д. и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

59

Втом случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется кадровой службой предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки является недействительным.

Вряде случаев работнику предприятия может быть оформлен дубликат трудовой книжки. Необходимость в оформлении дубликата возникает в следующих ситуациях:

работник по своей вине утратил трудовую книжку или привел ее в негодность;

предприятие по своей вине допустило наступление таких событий, в результате которых трудовая книжка работника была утрачена или приведена в непригодное состояние;

прудовая книжка пришла в непригодное к дальнейшему обращению состояние в результате причин естественного характера;

трудовая книжка была утрачена или приведена в негодность вследствие обстоятельств неодолимой силы.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам.

Оформление личных дел

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников.

Оформляется личное дело отделом персонала организации после издания приказа о приеме на работу.

Формирование личных дел в настоящее время не регламентировано государственными нормативами и базируется на традициях их ведения, выработанных длительной практикой.

Первоначально в личные дела включаются документы, фиксирующие прием на работу, а затем – документы, возникающие в период деятельности работника в организации. Перечень документов, помещаемых в личное дело, зависит от должности, на которую принят работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какие функции будет выполнять.

Рекомендуется следующий состав и порядок расположения документов при оформлении и ведении личного дела:

60