Основы делопроизводства. Учебное пособие

Рецензенты:

канд. эконом. наук, доцент А. М. Сафян, канд. эконом. наук, доцент О. С. Русинова

Брескина Н. В.

Б87 Основы делопроизводства: учебное пособие. – Ставро-

поль: Изд-во СКФУ, 2014. – 123 с.

Пособие составлено в соответствии с Федеральным государственным образовательным стандартом высшего образования, учебным планом и программой дисциплины.

Содержит перечень законодательных и нормативных актов, определяющих построение системы документационного обеспечения управления в организациях. Рассматривается история становления делопроизводства в России, дается представление о системе документирования управленческой деятельности, анализа информации, организации работы с документами на основе современных информационных технологий.

Предназначен для студентов вузов, обучающихся по направлению подготовки бакалавров «Государственное и муниципальное управление».

УДК 35.077 (075.8)

ББК 65.050.2 я73

© ФГАОУ ВПО «Северо-Кавказский федеральный университет», 2015

2

ПРЕДИСЛОВИЕ

Процесс управления любой организацией, в том числе и государственной или муниципальной, базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и в свою очередь является основой принятия любого решения.

Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Значимость данной дисциплины состоит в том, что для будущего специалиста в области государственного и муниципального управления чрезвычайно важны навыки работы с документированной информацией, умение составлять и оформлять документы, правильно организовать делопроизводство конкретного структурного подразделения.

Целью освоения дисциплины является формирование системы знаний, умений, навыков в области делопроизводства, необходимых для повышения эффективности профессиональной деятельности в органах государственного и муниципального управления.

Задачами дисциплины являются:

-освоение навыков составления служебных документов;

-умение использовать в работе нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;

-получение навыков размещения реквизитов документов соответственно их назначению;

-получение навыков о документальном оформлении трудовых отношений;

-получение понятий о документообороте организации, составлении номенклатуры дел, подготовке дел на архивное хранение;

-изучение особенностей документирования служебных документов в системе государственной службы.

В результате изучения дисциплины студент должен знать:

3

-основные принципы организации делопроизводства и документооборота в органах государственной и муниципальной власти;

-содержание законодательных и нормативно-методических документов по организации делопроизводства;

-основные требования к оформлению управленческих (орга- низационно-распорядительных) документов;

уметь:

-использовать и составлять нормативные и правовые документы, относящиеся к будущей профессиональной деятельности;

-пользоваться унифицированными документами;

-применять полученные знания при решении профессиональных задач;

владеть:

-навыками работы с правовыми актами;

-основами ведения делопроизводства в организации, учреждении.

В ходе изучения курса формируются такие компетенции, как умение вести делопроизводство и участвовать в ведении документооборота в органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных предприятиях и учреждениях, научно-исследовательских и образовательных организациях, политических партиях, общественно-политических, коммерческих и некоммерческих организациях (ПК15).

Дисциплина входит в базовую часть профессионального цикла образовательной программы подготовки бакалавра по направлению 38.03.04 – Государственное и муниципальное управление (Б3.Б.14).

Знания, умения, компетенции, необходимые для изучения курса, формируются в ходе изучения таких дисциплин, как «История государственного управления в России», «Введение в специальность».

Изучение основ делопроизводства служит базой для дальнейшего освоения дисциплин «Основы государственного и муниципального управления» «Государственная и муниципальная служба», «Основы управления персоналом», «Деловые коммуникации», «Принятие и исполнение государственных решений».

4

РАЗДЕЛ 1 СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ЕГО СУЩНОСТЬ

ИРОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1.1.ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

План

1.Делопроизводство – одна из функций управления.

2.Исторические этапы развития делопроизводства в России.

3.Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Делопроизводство – одна из функций управления

Делопроизводство – сфера деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения [7, c. 15].

К важнейшим целям делопроизводства можно отнести:

-создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);

-организацию работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Из целей делопроизводства вытекают основные задачи:

-создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);

-регистрация документов;

-передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;

-передача документов для их последующего решения;

-систематизация документооборота в организации. Основными принципами современного делопроизводства яв-

ляются:

-оперативность в составлении и прохождении документов;

-высокое качество документов;

-оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т. п.);

-применение безбумажных технологий обмена информацией

[7, с. 16–19].

5

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

-оптимальное распределение обязанностей между сотрудни-

ками;

-оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;

-создание компьютерных сетей и сетевых технологий;

-применение специализированного программного обеспече-

ния [10, с. 21].

Поскольку современная управленческая деятельность человека осуществляется в основном с применением разного рода документов, в том числе электронных (когда дело как таковое не создается, не «производится»), делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ). Оба термина «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» равнозначны по содержанию и используются как синонимы (это закреплено официально в специальном терминологическом стандарте).

Основная цель документационного обеспечения управления (ДОУ) – упорядочение документооборота организации, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [10, с. 17].

Причина замены термина «делопроизводство» термином «документационное обеспечение управления» – изменение организа- ционно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, базирующееся на внедрении средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.

Итак, делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по созданию, учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему

вместа хранения). Данное определение позволяет выделить три самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления делопроизводства.

6

Документирование – часть документационного обеспечения управления, непосредственно связанная с фиксацией информации на определенном материальном носителе с соблюдением установленных правил. Обычно документирование включает стадии: изучение существа дела, сбор необходимой информации, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание документа.

Документооборот – движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль исполнения.

Архивное дело – деятельность по организации хранения документов, обладающих значимостью для общества и имеющих ценность для собственника. Документационное обеспечение производства охватывает вопросы оперативного хранения документов, экспертизы их ценности и подготовки к сдаче на архивное хране-

ние [8, с.14–16].

Исторические этапы развития делопроизводства в России

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Делопроизводство и документооборот появились с возникновением государственности, когда всеми признавались именно «писаные законы».

В Древнерусском государстве Х–ХV вв. единая система делопроизводства не была востребована, однако уже существовала культура написания документов. В данный период в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т. д. Тогда же на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения. Хранились документы чаще всего в храмах и монастырях.

7

Государственное делопроизводство на Руси начало формироваться с XV века. По мере объединения отдельных княжеств в централизованное государство развивалось и делопроизводство. Тогда были созданы первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное дело-

производство [10, с. 41].

Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его.

Именно на этом этапе постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Существенное реформирование российской системы делопроизводства произошло во времена правления императора Петра I. Взамен устаревшей системы приказов в 1717–1718 гг. Петром I были созданы 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России.

Делопроизводство того времени называют коллежское, т. е. организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.) [10, с. 44].

Тогда же произошли изменения в форме документов – появились реквизиты, отражающие различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. Была разработана так называемая иерархия властей и мест, то есть порядок взаимоотношений центральных и местных учреждений. Это было важным шагом – в измененном виде иерархия сохраняется в делопроизводстве до настоящего времени. В целом, делопроизводство коллегий харак-

8

теризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались служащие. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив».

Начало ХIХ в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства. В данный период появилась новая система управления – министерская, основанная на принципе единоначалия [10, с. 49]. Коллегии были упразднены и уступили место министерствам. Их было восемь: военно-сухопутных сил, военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь помощника. Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (донесения, ведомости, переписка и др.); чрезвычайные дела (дела по обнаруженным злоупотреблениям); дела, «не терпящие времени» или срочные. Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство (записки, справки, регистрационные журналы), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.

Изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.

На протяжении всего ХIХ и начала ХХ вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, к концу ХIХ в. требовались более гибкие формы делопроизводства. Очередные преобра-

9

зования в делопроизводстве стали возможны после появления пишущих машинок, телеграфа, телефона.

В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового. Накопленный опыт делопроизводства – это то немногое, что коммунистическая власть восприняла от старого режима. Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.

Тем не менее, работы по совершенствованию системы делопроизводства продолжали вестись. Период 20-х годов можно считать наиболее благотворным с точки зрения организации исследований в области управления, научной организации труда и делопроизводства. В 1921 г. состоялась 1-я Всероссийская конференция по научной организации труда (НОТ) и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были затронуты проблемы научной организации управленческого труда и работы с документами. В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления (ИТУ), который занимался совершенствованием государственного аппарата [10, с. 53].

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

1)документооборот учреждений и методы его оптимизации;

2)способы регистрации документов;

3)контроль исполнения документов;

4)хранение документов.

Однако низкая общая культура управления работников советских учреждений стала причиной невостребованности многих направлений.

В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства, ликвидируется ИТУ.

10