Основы делопроизводства. Учебное пособие

внутренняя опись документов дела;

заявление о приеме на работу;

трудовой договор;

приказ (распоряжение) о приеме на работу (выписка из него);

личная карточка работника (копия);

личный листок по учету кадров или анкета;

дополнение к личному листку по учету кадров;

фотография 9×12;

автобиография (составляется при согласии работника);

копии документов об образовании;

копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

характеристики или рекомендательные письма.

Помимо перечисленных документов, в личное дело включаются некоторые виды документов, сопровождающие прием на работу отдельных категорий специалистов, в частности:

список научных трудов и изобретений, выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов при конкурсном замещении вакантных должностей);

выписка из протокола собрания трудового коллектива организации (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в процессе работы в новой организации в личное дело включаются документы:

подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке);

характеризующие деловые и личные качества работника: характеристика, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы и некоторые другие документы первостепенного значения.

Личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет). В связи с этим в личные дела не следует включать документы, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения.

Для хранения документов личного дела используются папки формата 215×300 мм. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

Доступ к личным делам имеет только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личные дела могут выдаваться во времен-

61

ное пользование должностным лицам, круг которых определяется приказом руководителя организации.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

При работе с личным делом категорически запрещается производить исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые, извлекать из личного дела имеющиеся документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту.

Защита персональных данных

Персональные данные – информация о работнике, включающая сведения о фактах, событиях и обстоятельствах его жизни, необходимая в связи с трудовыми отношениями между работником и работодателем.

На эту информацию распространяется правовой режим конфиденциальной документированной информации.

Информация, которая может быть востребована у работника, является ограниченной: она должна быть необходима работодателю «в связи с трудовыми отношениями» и касаться «конкретного работника» (ст. 85 ТК РФ). Принцип конфиденциальности соблюдается при обработке персональных данных, то есть при получении, хранении, передаче или другом использовании первоначальных данных работника.

Обязанность по обеспечению защиты от неправомерного использования или утраты персональных данных возлагается на работодателя.

Порядок обработки персональных данных устанавливается локальными актами. Таким документом могут быть «Правила внутреннего трудового распорядка».

62

Кроме того, работодатель должен принять документы, определяющие:

перечень документов, отнесенных к категории «персональные данные»;

права и обязанности работников и работодателя в этой об-

ласти;

категории работников, имеющих доступ к персональным данным;

условия хранения, передачи и использования персональных данных.

Условия о неразглашении персональных данных могут содержаться в трудовом договоре.

При обработке должны соблюдаться следующие основные требования:

все персональные данные получают у самого работника;

передача персональных данных третьей стороне должна осуществляться с письменного согласия работника;

работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные о политических и религиозных убеждениях работника, о его частной жизни;

работодателю запрещено запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о выполнении работником трудовых обязанностей;

работодатель должен требовать от третьей стороны, получившей персональные данные, сохранения конфиденциальности;

работник под расписку знакомится с. документами, устанавливающими порядок обработки его персональных данных.

Трудовой кодекс Российской Федерации закрепляет права работников в целях обеспечения защиты персональных данных хранящихся у работодателя (ст. 89 ТК РФ). К таким правам относятся:

право на полную информацию о своих данных, свободный доступ к ним;

право требовать исключить или исправить неверные персональные данные.

Защита персональных данных работников осуществляется на основании Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации», Трудового кодекса Российской Феде-

63

рации, Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Уголовного кодекса Российской Федерации.

Вывод. В делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Всю документацию по личному составу, в том числе органи- зационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:

документация, связанная с комплектованием персонала организации;

документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

Информация о работнике, необходимая в связи с трудовыми отношениями между работником и работодателем относится к конфиденциальной документированной информации. Обязанность по обеспечению защиты от неправомерного использования или утраты персональных данных возлагается на работодателя. Порядок обработки персональных данных устанавливается локальными актами.

Вопросы для самопроверки

1.На основании каких документов производится отбор кандидатов на вакантную должность?

2.Что такое трудовой договор?

3.С какой целью заполняется личная карточка государственного (муниципального) служащего (ф. № Т-2 ГС(МС))?

64

4.Какие требования предъявляются к заполнению анкеты государственного служащего?

5.Для чего предназначена трудовая книжка?

6.Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

7.В каком случае заводится вкладыш к трудовой книжке?

8.Перечислите состав и порядок расположения документов при оформлении и ведении личного дела.

9.Как осуществляется хранение личных дел работников организации?

10.Какая информация о работнике относится к категории «персональные данные»?

11.Какие требования должны соблюдаться при обработке персональных данных?

Тесты к разделу 2

1. Реквизит документа – это:

а) обязательный элемент оформления официального документа; б) условное изображение какого-либо понятия, идеи, рода де-

ятельности; в) указание по исполнению документа.

2.Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии:

а) с положением о государственном гербе РФ; б) правовыми актами субъектов РФ; в) уставом организации.

3.К обязательным реквизитам документа относятся:

а) наименование вида документа, текст, подпись; б) эмблема организации или товарный знак; в) справочные данные об организации.

4. Наименование вышестоящей организации в документе указывается:

а) над наименованием организации-автора документа; б) под наименованием организации-автора документа; в) не указывается вообще.

5. Основным реквизитом документа является:

а) текст; б) наименование вида документа;

65

в) наименование организации-автора документа.

6. В первой части связного текста указывают:

а) причины составления документа; б) решения; в) рекомендации.

7.Во второй части связного текста указывают:

а) решения, предложения; б) причины составления документа;

в) цели составления документа.

8.Бланк документа – это:

а) стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем постоянной информацией об организации-авторе и местом, отведенным для переменной информации;

б) правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации;

в) первый экземпляр официального документа, подписанный автором и имеющий юридическую силу.

9. Бланки с изображением Государственного герба РФ или герба субъекта РФ должны изготавливаться:

а) типографским способом; б) с помощью средств оперативной полиграфии;

в) с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

10.Для составления любых видов документов кроме писем используется:

а) общий бланк; б) бланк конкретного вида документа;

в) должностной бланк.

11.Номера страниц на бланке проставляют:

а) посередине верхнего поля листа; б) посередине нижнего поля листа; в) справа на нижнем поле листа.

12. Краткое изложение смысла документа содержится в реквизите:

а) заголовок к тексту; б) текст документа; в) отметка о контроле.

66

13. Личная карточка государственного служащего ведется по форме:

а) № Т-2ГС (МС); б) № Т-2; в) № Т-4.

14. В пункте 8 личной карточки государственного служащего дополнительно указывается:

а) стаж собственно государственной службы; б) общий стаж; в) непрерывный стаж.

15. Резюме – это:

а) документ, отражающий наиболее существенные сведения о биографических данных, образовании и профессиональных качествах соискателя;

б) документ, содержащий перечень вопросов о персональных данных соискателя, составленных по определенной форме;

в) документ, содержащий просьбу соискателя о приеме на работу.

16. В комплект основных документов, представляемых при приеме на работу, входят:

а) паспорт, трудовая книжка; б) личное заявление о приеме на работу; в) анкета.

17. Трудовой договор – это:

а) соглашение между работодателем и работником, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, а работодатель – выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать надлежащие условия труда;

б) правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации;

в) учредительный документ, определяющий правовой статус организации, необходимый для ее государственной регистрации.

18. Трудовая книжка – это:

а) основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;

б) соглашение между работодателем и работником, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной спе-

67

циальности, а работодатель – выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать надлежащие условия труда;

в) совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике организации.

19. Все записи в трудовой книжке производятся на основании:

а) подтверждающих документов; б) слов работника; в) свидетельских показаний.

20. Выдача дубликата трудовой книжки может быть произведена:

а) по причине прихода в негодность старой трудовой книжки; б) при переходе на работу в другую организацию; в) при выходе работника на пенсию.

21. В трудовую книжку не записываются сведения:

а) о дисциплинарных взысканиях; б) о переводах на другую постоянную работу; в) о поощрении за трудовые заслуги.

22. Основным источником документированных сведений о персональных данных и профессиональной деятельности работника организации является:

а) личное дело; б) трудовая книжка;

в) трудовой договор.

68

РАЗДЕЛ 3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА План

1.Понятие и принципы организации документооборота.

2.Регистрация и контроль исполнения документов.

Понятие и принципы организации документооборота

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов [10, с. 236].

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов;

максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

69

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник [8, с. 195].

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления,

ивертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, техниче-

70