Основы делопроизводства. Учебное пособие

5. Документ – это:

а) материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве;

б) сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления;

в) правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации.

6.Общие функции документов:

а) информационная; б) правовая; в) управленческая;

г) мемориальная.

7.Специальные функции документов:

а) обучающая;

б) коммуникативная; в) социально-культурная.

8. Унифицированная система документации – это:

а) совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности;

б) совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности;

в) совокупность документов организационнораспорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации.

9.Правила составления и оформления документов базируются на требованиях:

а) Государственного стандарта РФ ГОСТ Р6.30-2003; б) Трудового кодекса РФ;

в) типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

10.Задачей стандартизации является:

а) разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве;

б) своевременная обработка поступающей документации; в) контроль за исполнением требований документов.

31

РАЗДЕЛ 2 ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

2.1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

План

1.Оформление реквизитов документов.

2.Виды бланков документов и требования к ним.

3.Требования к оформлению текста документа.

Оформление реквизитов документов

Составление и оформление управленческой документации осуществляется на основе правил, обеспечивающих:

юридическую силу документов;

оперативное и качественное исполнение и поиск документов;

возможность использования для создания, копирования, обработки документов средств организационной и вычислительной техники;

качество документов как исторических источников. Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые

называются реквизитами.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) установил состав реквизитов документов. Всего реквизитов 30. В их состав входят:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской Федерации; 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи-

вания); 04 – Код организации;

05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

32

06 – Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – Код формы документа;

08 – Наименование организации;

09 – Справочные данные об организации;

10 – Наименование вида документа;

11 – Дата документа;

12 – Регистрационный номер документа; 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – Место составления или издания документа;

15 – Адресат;

16 – Гриф утверждения документа;

17 – Резолюция;

18 – Заголовок к тексту;

19 – Отметка о контроле;

20 – Текст документа;

21 – Отметка о наличии приложения;

22 – Подпись;

23 – Гриф согласования документа;

24 – Визы согласования документа;

25 – Оттиск печати;

26 – Отметка о заверении копии;

27– Отметка об исполнителе;

28– Отметка об исполнении документа и направлении его в

дело;

29– Отметка о поступлении документа в организацию;

30– Идентификатор электронной копии документа [6].

Схемы расположения реквизитов даны в приложении А. Номера

реквизитов на схемах соответствуют приведенному списку. Оговоренный стандартом состав реквизитов является типо-

вым, поскольку набор их при подготовке документов может быть различным.

Состав реквизитов организационно-распорядительной документации делят на постоянные и переменные, обязательные и дополнительные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Обязательные реквизиты предназначены

33

для изготовления бланков документов и оформления документов независимо от их видов и установлены стандартами. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Дополнительные реквизиты устанавливаются в соответствии с решаемыми в конкретной сфере задачами.

Рассмотрим оформление всех реквизитов.

Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации –

реквизит, размещаемый на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Реквизит 02 – Герб субъекта Российской Федерации – реквизит, помещаемый на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – реквизит, помещаемый на бланках организаций в соответствии с утвержденным уставом (положением об организации).

Реквизит 04 – Код организации – реквизит, проставляемый по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) – реквизит, проставляемый в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 – Код формы документа – проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит 08 – Наименование организации – проставляются в соответствии с наименованием (полным или сокращенным), приведенным в учредительных документах (в уставе, положении) этих организаций. Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо, создавшее документ. Данный реквизит может включать в себя наименование вышестоящей инстанции, которой организация – автор документа подчиняется.

34

Реквизит 09 – Справочные данные об организации – содер-

жит сведения об организации, важные при информационных контактах.

Реквизит 10 – Наименование вида документа – один из важ-

нейших реквизитов, проставляемый на всех документах, за исключением писем и факсов. Печатается прописными буквами, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ.

Реквизит 11 – Дата документа – реквизит, содержащий указанное на документе время его создания или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Российский стандарт – 23.02.2008.; международный стандарт – 2008.02.23.; в нормативных и финансовых документах – 23 февраля 2008 г.

Реквизит 12 – Регистрационный индекс (номер) документа –

цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присеваемое документу при его регистрации.

Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату до-

кумента – заполняется только в том случае, если составляется ответ на поступившее в организацию письмо.

Реквизит 14 – Место составления или издания документа –

указывают только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту 08 «Наименование организации».

Реквизит 15 – Адресат – указывает, кому адресована документация и используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях.

Реквизит 16 – Гриф утверждения документа – применяется для утверждения некоторых видов документов (устав, инструкция, акт и др.) и придания им юридической силы.

Реквизит 17 – Резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе, проставленной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит 18 – Заголовок к тексту – реквизит, кратко излагающий содержание документа, согласуется с наименованием документа, должен быть максимально кратким и точным («Об оказании консультативной помощи»).

Реквизит 19 – Отметка о контроле – сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

35

Реквизит 20 – Текст документа – должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Более подробно правила оформления текста документа будут рассмотрены в 3 вопросе данной лекции.

Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения – использует-

ся при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Реквизит 22 – Подпись – реквизит, входящий в состав реквизитов удостоверения документа и представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Состав реквизита: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Реквизит 23 – Гриф согласования документа – реквизит офи-

циального документа, выражающий согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются.

Реквизит 24 – Визы согласования документа – реквизит, вы-

ражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Иначе именуется внутренним согласованием.

Реквизит 25 – Оттиск печати – заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Реквизит 26 – Отметка о заверении копии – производится для придания копии документа юридической силы.

Реквизит 27 – Отметка об исполнителе – проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона.

Реквизит 28 – Отметка об исполнении документа и направ-

лении его в дело – состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

36

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется непосредственным исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит 29 – Отметка о поступлении документа в органи-

зацию – содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Реквизит 30 – Идентификатор электронной копии докумен-

та – установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию: имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные.

Официальный документ определенного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенный в определенной последовательности, так называемый формуляр документа.

Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определенного вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

Виды бланков документов и требования к ним

При оформлении управленческих документов принято использовать изготовленные заранее бланки.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк – это стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типографским либо другим способом постоянной информацией об организации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.

Применение бланков:

придает информации официальный характер;

ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной информации;

сокращает трудозатраты на составление документов;

упрощает восприятие информации;

37

повышает культуру управленческого труда.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Установлены два стандартных формата бланков документов – А4 (210×297 мм) и А5 (248×210 мм).

Бланки должны иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Бланки допускается изготавливать типографским способом,

спомощью средств оперативной полиграфии или распечатывать

спомощью компьютера непосредственно при составлении конкретного документа. Бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации изготавливаются исключительно типографским способом.

Бланки документов могут иметь продольное или угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Угловое расположение реквизитов более удобно и экономично, наиболее рационально для писем и тех документов, которые требуют резолюции или утверждения.

Реквизиты и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков для организации, структурного подразделения, должностного лица:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Также могут использоваться должностные бланки и бланки структурных подразделений.

Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов.

38

Требования к оформлению текста документа

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную кратко, ясно и убедительно.

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта России в соответствии с законодательством России и субъектов России о государственных языках. Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ, составляются на русском языке. Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т. д. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются

39

их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» предлагаем Вам ...

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения.

Если текст документа составлен в виде таблицы, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и таблиц должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характерного объекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.

Текст документа является основным элементом любого документа и кроме перечисленных выше общих правил оформления текста каждый вид документа имеет особенности в структуре текста, обусловленные назначением конкретного вида.

Вывод. Составление и оформление управленческой документации осуществляется на основе ГОСТ Р 6.30-2003, который установил состав реквизитов документов. Оговоренный стандартом состав реквизитов является типовым, поскольку набор их при подготовке документов может быть различным.

При оформлении управленческих документов принято использовать изготовленные заранее бланки. В настоящее время используются следующие виды бланков для организации, структурного под-

40