Основы делопроизводства. Учебное пособие

Однако и в этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации.

Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены.

Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению народного хозяйства и оттеснил на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Лишь к началу 60-х годов возобновились исследования в области рационализации технологии и техники управления. В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научноисследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В1969–1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию.

С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.

В1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационнораспорядительных документов.

К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 унифицированных систем документации общесоюзного значения, 27 государственных стандартов и 26 общесоюзных классификаторов тех- нико-экономической информации.

Новый этап в развитии отечественного документирования начался в 1990-х гг. В России произошла смена политического и экономического строя. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить в мировое информационное пространство.

Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управ-

11

ления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения информации.

Таким образом, в развитии делопроизводства России в ХХ веке было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20–30-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40–50-х гг., и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60–90-х гг. [9, с.48]

В условиях современной рыночной экономики в России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления. Это объясняется тем, что надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, в органах государственного и муниципального управления, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения [8, с. 39].

При подготовке и работе с документами в органах государственного и муниципального управления необходимо строго соблюдать требования, закрепленные в законодательных и нормативных актах. Список нормативных актов по документационному обеспечению управления государственной и муниципальной службой включает следующие документы:

1) Конституция РФ от 12.12.1993 б/н (с изм. на 09.06.2001, внесенными Указом Президента РФ 09.06.2001 № 679, федеральными законами от 30.12.2008 № 7-ФЗ и № 8-ФЗ);

12

2)Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. федеральных законов от 24.07.2002 № 97-ФЗ, от 25.07.2003 № 116-ФЗ, от 30.06.2003 № 86-ФЗ, от 30.06.2006 № 90-ФЗ, от 23.12.2010 № 387-ФЗ, от 07.11.2011 № 305-ФЗ);

3)Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФЗ «О Государственном гербе РФ» (в ред. от 28.12.2010 № 8-ФКЗ);

4)Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информа-

ции, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ);

5)Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 23.12.2010 № 359-ФЗ);

6)Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (в ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ);

7)Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

8)Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» от 09.02.2009 № 8-ФЗ;

9)Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

10)Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред. от 28.09.2010 № 243-ФЗ);

11)Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ);

12)Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы РФ» (с изм. от 11.11.2003 № 141-ФЗ, от 28.12.2010 № 419-ФЗ);

13)Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (с изм. от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 28.12.2010 № 419-ФЗ);

14)Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности РФ в порядке назначения и государственные должности федеральной госслужбы» (в ред. Указа Президента РФ от 31.05.1999 № 680,

сизм. Указ от 30.05.2005 № 609);

15)Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ»;

13

16)Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» (в ред. Указа Президента РФ от 16.11.2011 № 1504);

17)Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ»;

18)Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 113 «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим»;

19)Указ Президента РФ от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы РФ и замещении должности государственной гражданской службы РФ»;

20)Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»;

21)Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 11.11.2005 № 679) «Об утверждении Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;

22)Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 «Об утверждении Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»;

23)Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221);

24)Постановление Правительства РФ от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»;

25)Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изм., внесенными Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751);

26)Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

14

27)Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», утвердившее новые «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей» (в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 № 373);

28)Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69;

29)Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

30)Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);

31)Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558);

32)Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД): (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299). М., 2003;

33)Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);

34)ГОСТ Р 51141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

35)ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распоряди- тельной документации. Требования к оформлению документов»;

36)ГОСТ Р ИСО 15489-1−2007 «Система стандартов по информатизации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст);

37)Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации: рекомендации. М.: ВНИИДАД, 2007. 264 с.;

38)Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: разработка Минтруда и социального развития РФ (Постановление Минтруда от 26.03.2002 № 23). М., 2002.

15

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Трудовой кодекс РФ установил обязательность применения ряда правовых актов для любой организации:

штатное расписание (ст. 57);

правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190);

трудовой договор или служебный контракт для государственного служащего (ст. 56−84);

коллективный договор (ст. 40−44);

соглашения (ст. 45−48);

положение о защите персональных данных работников

(ст. 86 п. 8);

график отпусков (ст. 123);

график сменности (ст.103).

Основным документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государ-

ственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях [8, с.51].

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с доку-

16

ментами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Вближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел).

ВФедеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в ст. 11 установлены единые правила делопроизводства в органах власти всех уровней: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» [2].

Со 2 июля 2009 г. вступили в действие «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г.

№477. Они внесли изменение в постановление Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и Постановление Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти». Правилами установлен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Ha основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству. Однако этот документ не отменил Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанную на основе положений ГСДОУ. Правила дают

17

определения таким понятиям как «документирование», «делопроизводство», «документ», «документооборот», «реквизит документа», «подлинник документа» и «копия документа» и т. п. Правила содержат основные требования к бланкам. Новые правила приводят весь список реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти. Особое значение имеет VI раздел в новых правилах «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» и Приложение «Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

Основную роль в построении системы делопроизводства в органах государственной и муниципальной власти играют в настоящее время «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», как показано на рисунке:

Рис. Место Правил делопроизводства в нормативной базе документационного обеспечения управления

Каждая государственная и муниципальная организация на основе «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом специфики своей дея-

18

тельности. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Вывод. Успешное управление любым процессом, предприятием, бизнесом, государственной службой невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. Процедуры делопроизводства в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

Вопросы для самопроверки

1.Что такое делопроизводство? Какие цели и задачи делопроизводства Вы знаете?

2.Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

3.С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

4.Существуют ли различия в терминах «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»? Если есть, то какие?

5.Охарактеризуйте основные этапы развития делопроизводства в России.

6.Какие основные законы, нормативно-правовые акты регулируют делопроизводство в государственных и муниципальных организациях?

7.Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

8.Что представляют собой «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»? Когда и в связи с чем они были приняты?

19

1.2. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

План

1.Понятие документа. Признаки, свойства и функции документов.

2.Унификация и стандартизация документов.

3.Унифицированные системы документации.

Понятие документа. Признаки, свойства и функции документов

Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией – ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления

[13, с. 15].

В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. На ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

Носителем информации выступает документ.

Документ (с лат. «documentum» – «свидетельство», «способ доказательства») – материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве [7, с. 20].

Принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения – это «документ, создан-

ный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».

Официальный документ – это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

20