Основы делопроизводства. Учебное пособие

ской, экономической, социальной и иной деятельности. К этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы

опутях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб. Работа с входящими документами организуется в строго

определенной последовательности, которая предусматривает следующие основные этапы:

1)доставку и прием документов;

2)первичную обработку документов;

3)предварительное рассмотрение документов;

4)рассмотрение документов руководством предприятия;

5)передачу документов на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

6)осуществление контроля за исполнением документов;

7)прием исполненного документа, его помещение в дело;

8)последующее хранение и работу с документом (до передачи его на уничтожение и (или) списание).

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями дея-

71

тельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Работа с исходящими документами организуется в строго определенной последовательности, которая предусматривает следующие основные этапы:

1.проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

2.регистрацию документов;

3.подготовку документов к отправке;

4.передачу подготовленных документов на отправку;

5.помещение контрольных экземпляров отправленных документов в дела;

6.последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их на уничтожение и (или) списание).

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся:

организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения.

протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д.

В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные

72

способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Работа с внутренними документами организуется в строго определенной последовательности, которая предусматривает следующие основные этапы:

1)подготовку предварительного варианта текста документа;

2)уточнение предварительного варианта текста документа;

3)согласование уточненного варианта текста документа;

4)оформление окончательного варианта текста документа;

5)утверждение (подписание) документа;

6)регистрацию документа;

7)тиражирование документа;

8)передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям);

9)помещение контрольного экземпляра документа в дело;

10)последующее хранение и работу с документом (до передачи его на уничтожение и (или) списание).

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют 3 направления движения:

руководству организации,

руководству структурных подразделений,

непосредственно специалистам.

Соотношение этих потоков неравномерно – наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой – получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

73

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба документационного обеспечения управления может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т. е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным – многие документы составляются на нескольких страницах,

74

что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов – однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

рассчитать численность службы делопроизводства.

Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация придает документу юридическую силу [9, с. 254]. На основе регистрационных данных строятся учет документов, поиск и контроль исполнения.

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Служба документационного обеспечение управления регистрирует не все документы. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе документационного обеспечения управления на эти документы ставится лишь дата поступления. Служба разрабатывает перечень документов, регистрируемых в структурных подразделе-

75

ниях (чаще всего помещается в приложении к инструкции по делопроизводству).

Регистрация документа должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он не регистрируется повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.

Пример регистрационного индекса: 51/03-14, где 51 – порядковый регистрационный номер; 03-14 – индекс дела по номенклатуре дел (03 – индекс структурного подразделения, в котором исполнен или составлен документ, 14 – порядковый номер дела в соответствующем разделе номенклатуры).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т. д.

Возможно использование собственной системы буквенных индексов, например индекса л/с – по личному составу.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т. д. Порядковые регистрационные индексы (номера) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 112, протокол № 1, акт № 3.

Регистрационные индексы присваиваются входящим и внутренним документам в пределах календарного года.

Существуют несколько систем регистрации документов, применяемых в организациях и учреждениях:

− централизованная, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним служащим. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам организации и устанавливает единый порядок регистрации, поэтому является наиболее эффективной и применяется в органах власти;

76

−децентрализованная, которая предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях);

−смешанная, когда часть документов с учетом специфики организации регистрируется централизованно, а другая – в структурных подразделениях.

Для регистрации документов используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки. Выбор регистрационной формы зависит от объема регистрируемых массивов документов.

Журнальная форма применяется при небольшом количестве регистрируемых документов. В организациях используются несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, некоторых видов документов. Ведение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер. Современные средства оргтехники позволяют вести журнал на отдельных листах-бланках с одновременным вводом информации в компьютер.

Регистрационно-контрольные карточки позволяют вести оперативную информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. Карточки печатаются в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. д.) и контрольную картотеку. Контрольносправочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки предназначена для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения

ивыполняет контрольную функцию. Карточки располагаются по фамилиям исполнителей, названиям структурных подразделений, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения карточки перемещаются из первой части картотеки во вторую, в соответствующие разделы и рубрики.

Назначение второй части картотеки – поиск уже исполненных документов. Форма систематизации карточек: по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентируются, т. е. порядок расположения их реквизитов определяется службой документационного обеспечения управления. Комплекс ре-

77

гистрационных журналов и регистрационно-контрольных карточек составляет информационно-поисковую систему организации.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением. Состав показателей, которые должны быть введены в информационно-справочную систему, и правила заполнения показателей нормативно закреплены в ГСДОУ.

Одной из важнейших задач делопроизводства является организация контроля исполнения документов. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает:

постановку документа на контроль;

проверку своевременного доведения документа до исполни-

теля;

проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя организации.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения управления и ответственные исполнители. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Ответственность за контроль в целом по организации несет ее руководитель. Контроль входит в должностные обязанности руководителей всех рангов. Важное условие эффективности контроля за исполнением документов – его централизация.

В организациях составляется и утверждается руководством перечень документов, подлежащих контролю за исполнением (помещается в приложении к инструкции по делопроизводству).

Состав документов, подлежащих обязательному контролю:

документы директивных и вышестоящих органов;

распорядительные документы организации;

78

важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

В функции службы документационного обеспечения управления входят регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

Операции службы:

формирование картотеки контролируемых документов;

направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов. Порядок проверки исполнения заданий:

1) последующих лет – не реже одного раза в год; 2) последующих месяцев текущего года – не реже одного раза

вмесяц;

3) текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (не реже одного раза в месяц) обобщаться и анализироваться службой документационного обес-

79

печения управления и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины.

Вывод. Организация работы с документами в организациях предполагает создание оптимальных условий для всех видов работ с документами по всему их жизненному циклу, начиная с момента создания или получения до передачи на архивное хранение или уничтожение.

В документационном обеспечении организации с точки зрения особенностей обработки можно выделить три группы документов: поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в организациях, как уже отмечалось, разрабатывается Инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов, порядок их регистрации и организации контроля исполнения документов.

Вопросы для самопроверки

1.Что такое документооборот и как осуществляется подсчет объема документооборота?

2.В чем заключается цель документооборота?

3.Назовите основные принципы организации документооборота.

4.Какие потоки документов принято различать в составе документооборота?

5.Что такое регистрация документов и какова ее основная цель?

6.Какие формы регистрации документов существуют?

7.Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?

8.Какова цель контроля исполнения документов?

9.Каковы основные этапы работы подразделения, осуществляющего контроль исполнения документов?

80