Основы делопроизводства. Учебное пособие

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность и др.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долго-

вечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средства письма [9, с. 25].

Итак, документ может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности. Все эти аспекты определяют многофункциональность документа.

Функции документов делят на общие и специальные [7, с. 24].

Основными общими функциями документов являются:

информационная (фиксация, хранение и передача информации);

коммуникативная (передача, обмен информацией);

социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции

исистемы ценностей).

Важнейшая среди названных функций – информационная. С помощью документа человек или автоматическое техническое устройство фиксируют факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека, какие либо изменения в состоянии любого объекта.

21

Специальными функциями документов являются:

правовая (закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе);

организационная (воздействие на группу или группы людей для организации и координации их деятельности);

управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации);

обучающая (передача знаний между людьми и поколениями);

познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений);

мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием).

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции – информационную, правовую, коммуникативную и социальную, мемориальную. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную,

адейственность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (коммуникативная, управленческая, правовая), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, социально-культурная, мемориальная).

В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой [10, с. 34]:

оригинал или подлинники. Это первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором или соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу;

копия или отпуск. Это документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все их внешние признаки, не имеющие, однако, юридической силы;

заверенные копии – копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу;

22

выписки. Выписка – это часть документа. На ней обязательно указывается, из какого документа сделана выписка, ставится подпись должностного лица и печать организации;

дубликаты. Это повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник. Дубликаты выдаются при утере или уничтожении подлинника документа.

Унификация и стандартизация документов

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию [7, с. 42].

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Унификация предполагает следующие требования к разработке унифицированных форм документов.

1.Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

2.Реквизиты форм документа размещают на основе форму- ляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-2001. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.

23

4.Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

5.В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

6.Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную

встроке.

7.При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

8.Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационнораспорядительную документацию.

9.Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

государственные (общероссийские);

отраслевые (ведомственные);

субъектов Российской Федерации;

формы документов объединений, предприятий, организаций. Формой юридического закрепления унификации документов

является стандартизация служебных документов. Стандартизация – это процесс установления и применения

стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель,

24

принимаемые за исходные, для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП). Документами по стандартизации являются также классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной ин-

формации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Внастоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и норма- тивно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Взависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на 3 группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

25

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ).

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (Действовал до 2003 года);

Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Таким образом, унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированные системы документации

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют уни-

фицированной системой документации (УСД).

26

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации – отраслевые министерства (ведомства). Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Государственный комитет РФ по статистике – за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ – за систему организа- ционно-распорядительной документации и т. д.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

унифицированная система организационнораспорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации. Среди действующих в настоящее время УСД центральное ме-

сто занимает Унифицированная система организационнораспорядительной документации (УСОРД). В Российской Федерации действуют стандарты, устанавливающие состав реквизитов и требования к оформлению реквизитов документов других систем документации.

Основные требования к составлению и оформлению органи- зационно-распорядительных документов установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М: Госстандарт России. 2003.

27

На основе международных стандартов в России разработан ГОСТ Р ИСО 15489.1-2007 «Управление документами. Общие требования». Этот стандарт регулирует процессы управления документами государственных и коммерческих организаций. Он был подготовлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций. В нем четко прописана процедура определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций. Важная отличительная особенность стандарта – изложенные в нем принципы ответственности: «ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всех сотрудников организации с тем, чтобы было предельно ясно, кто конкретно несет ответственность за работу с конкретными документами». Впервые указано, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, с учетом занимаемой должности и степени сложности работы с документами, а также то, что эта ответственность должна быть зафиксирована в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах, утвержденных руководителем организации.

Для российских пользователей стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007 представляет интерес еще и тем, что в нем представлен широкий набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота, например, таких как «метаданные», «конвертирование», «миграция» и др. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), уже не охватывает терминологию, присущую новому «электронно-цифровому» направлению в делопроизводстве. Стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т. д. Большой раздел

28

стандарта посвящен непосредственно процессам управления документами и контролю за ними. Функции контроля делятся здесь на контроль за действиями, совершаемые с документом, и контроль его местонахождения, что подчеркивает тесную связь стандарта с системами электронного документооборота.

Вывод. Документ – важный и необходимый атрибут власти и управления, средство передачи управленческой информации по каналам управленческой иерархии, форма закрепления управленческих функций, и т. д. В процессе управления документ выступает и как предмет труда менеджера, и как его результат.

Каждый документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций. Важнейшая среди названных функций – информационная.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты на унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций независимо от форм собственности и вида деятельности.

Вопросы для самопроверки

1.В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

2.Какое из определений документа вы считаете наиболее полным и почему?

3.Назовите основные свойства документа.

4.Что понимается под многофункциональностью документа?

5.Назовите и охарактеризуйте основные группы функций документа.

6.Как меняется действие функций во времени?

29

7.Каковы основные цели унификации и стандартизации документов?

8.Охарактеризуйте классификаторы технико-экономической

исоциальной информации.

9.Что понимается под унифицированной системой докумен-

тации?

10.Что такое Унифицированная система организационнораспорядительной документации (УСОРД)?

11.Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?

Тесты к разделу 1

1. Делопроизводство – это:

а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения;

б) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

в) запись информации на различных носителях по установленным правилам.

2. К числу основных законодательных актов, регулирующих трудовые отношения, относятся:

а) Трудовой кодекс Российской Федерации; б) устав организации;

в) коллективный договор между трудовым коллективом и работодателем.

3. Дайте определение понятию «информация»:

а) это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления;

б) это результаты, которых необходимо достичь; в) совокупность взаимосвязанных документов, используемых

в определенной сфере деятельности.

4. Основные требования к информации:

а) актуальность, достоверность, доступность, полнота; б) долговечность, прочность;

в) способность противостоять различным воздействиям окружающей среды.

30