Основы делопроизводства. Учебное пособие

Экспертиза ценности документов – отбор документов на гос-

ударственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев [7, с. 317].

Фактически оценка документов происходит на всех этапах документационного обеспечения управления, воздействуя на форму документа, порядок его передачи исполнителям, установление системы регистрации, контроль за исполнением документов. Ценность документа определяет его место (ранг) в системе документационного обеспечения управления. Ценность документов различна: от ценности чисто оперативной, практической и до ценности материальной, культурной, исторической. Это определяет сложность и громоздкость системы определения сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критерии оценки происхождения: роль и место организации,

деятеля науки, культуры, политики в обществе, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания: значимость события, явления,

предмета и факта, отраженных в документах, значение зафиксированной информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, разновидность конкретного документа.

Критерии внешних особенностей: юридическая достоверность,

особенности передачи текста, материальная основа носителя информации, его физическое состояние, способ передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность, полнота изложения проблемы и т. д.

Ценность некоторых видов документов установлена законодательством и нормативными актами Российской Федерации. Сроки хранения значительного комплекса видов и разновидностей документов предусмотрены действующими перечнями государственной архивной службы.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

1) определение состава, установление сроков хранения документов, несущих оперативную информацию справочного характе-

91

ра или содержащих ценную информацию и подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы. При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы:

постоянного хранения;

долговременного (свыше 10 лет) хранения;

временного хранения;

2) установление профильности документов тому или иному государственному архиву.

В ходе определения профильности документов тому или иному архиву решается вопрос о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документы;

3) обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов;

4) определение уникальных и особо ценных дел и документов. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для

контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия (ЭК) – постоянно действующий орган, создаваемый для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и иную специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности организации.

Экспертная комиссия – совещательный орган при руководителе организации. В состав ЭК обычно входят один из заместителей руководителя организации, руководители службы ДОУ и ведущих структурных подразделений, наиболее опытные работники.

Задачи экспертной комиссии:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

то же на стадии подготовки документов к архивному хранению;

92

организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научнотехнической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

Основные функции экспертной комиссии:

организация и проведение совместно со службой ДОУ и архивной службой отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения;

методическое руководство экспертизой ценности документов организации, подготовкой их к архивному хранению, разработкой номенклатуры дел;

содействие и методическая помощь специалистам организации по вопросам ДОУ;

рассмотрение, принятие решения об одобрении и представление на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своей организации описей дел постоянного хранения;

то же на согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своей организации – сводной номенклатуры дел, описей дел по личному составу, актов об утрате или неисправимом повреждении документов;

то же на рассмотрение ЭПК архивного учреждения – предложений об изменении сроков хранения некоторых документов или установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

то же на утверждение руководителя организации – актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Основные результаты экспертизы ценности комплекса документов организации – разработка номенклатуры дел, составление описей дел и акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

На документы, отобранные к хранению, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу.

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда или коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Экспертиза ценности документов позволяет получить комплекс описей на дела, предназначенные для архивного хранения.

93

Все дела и отдельные документы, отобранные к уничтожению, включаются в специальный акт.

Реквизиты акта: наименование организации, наименование вида документа, дата, порядковый номер акта, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, основание отбора документов к уничтожению (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения), итоговая запись о количестве выделенных к уничтожению дел, гриф согласования с ЭПК архивного учреждения, подписи членов ЭК.

Графы таблицы акта: заголовок дела или групповой заголовок, дата дела или крайние даты документов, номера описей (номенклатур), индекс дела по номенклатуре или его номер по описи, количество дел (томов, частей), сроки хранения дела и номера статей по перечню примечания.

Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в архив организации.

Архивное хранение документов

Завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив организации или ведомственный архив.

Процедуры «предархивной» подготовки дел: оформление и описание дел. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения – частичному.

Полное оформление дела включает:

перегруппировку документов дела в хронологической последовательности с января по декабрь;

нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

составление внутренней описи документов для отдельных категорий дел;

составление заверительной надписи дел;

подшивку дела в твердую обложку (металлические зажимы не допускаются, скрепки и скобки должны быть по возможности удалены);

94

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью: 1) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хра-

нение; 2) подготовить полностью дела к архивному хранению, так

как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Сохранность документов (дел), состоящих на постоянном хранении, достигается посредством реализации комплекса мероприятий:

по созданию и поддержанию оптимальных условий хранения;

надлежащему соблюдению нормативных режимов хранения;

организации режима хранения документов, исключающего их утрату и обеспечивающего поддержание их в должном физическом состоянии.

Режим хранения документов (дел) представляет собой совокупность условий, в том числе:

температурно-влажностных (обеспечивающих предохранение документов и дел от повреждающего воздействия температуры и влаги);

инсоляционных (обеспечивающих предохранение документов и дел от ненормативного воздействия искусственного и естественного света);

санитарно-гигиенических (обеспечивающих предохранении документов и дел от биоповреждений, загрязнения и пр.);

охранных (обеспечивающих предохранение документов и дел от хищений, утрат вследствие несанкционированного выноса из мест хранения).

Специальные требования предъявляются к организации мест хранения документов (хранилищам) и их материальнотехническому оснащению. В частности, указанные помещения должны быть оборудованы металлическими стеллажами для размещения на них в строго определенном порядке документов (дел).

Вкачестве вспомогательного оборудования для постоянного хранения могут также использоваться металлические шкафы (сейфы), шкафы-стеллажи или стационарные отсеки-боксы с металличе-

95

скими перегородками и полками. При этом в хранилищах с естественным освещением стеллажи (шкафы открытого типа) следует устанавливать перпендикулярно стенам с оконными проемами. В хранилищах, не имеющих окон, стеллажи и шкафы устанавливаются исходя из особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла не допускается.

В рабочее время места хранения документов должны быть закрыты на ключ. Ключ находится у заведующего хранилищем. Правом на доступ к местам хранения документов, помимо заведующего и сотрудников данного хранилища, обладают также их прямые начальники. Прочие сотрудники отдела хранения документов допускаются к местам хранения только в сопровождении заведующего хранилищем (лица, его замещающего).

Все места хранения документов (помещения, стеллажи, сейфы, шкафы, полки) нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

Документы, состоящие на постоянном хранении, располагаются в пределах групп (отдельных фондов) в соответствии с данными учетных документов. Порядок расположения документов должен обеспечивать их оперативный и безошибочный поиск по учетным данным. С этой целью ведется учет документов, состоящих на постоянном хранении.

Учету подлежат все состоящие на постоянном хранении документы. Учет производится путем присвоения документам учетных номеров. Учет документов, состоящих на постоянном хранении, осуществляется уполномоченными сотрудниками отдела хранения документов. Последние фиксируют учетные данные в соответствующих журналах (книгах), а также вводят их в компьютерную базу данных (картотеку). Хранение учетных документов осуществляется в установленном порядке.

Вынос из мест хранения документов, состоящих на постоянном хранении, разрешается только при наличии специального пропуска, выдаваемого должностным лицам в установленном порядке. Выдача документов из хранилища и прием их обратно производится сотрудниками отдела хранения документов с обязатель-

96

ной полистной проверкой перед выдачей их из хранилища и при возвращении документов в хранилище.

Федеральный закон РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ.

Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Всвязи с вступлением в силу указанного закона необходимо обратить внимание на некоторые особенности организации постоянного хранения документов. Эти особенности в первую очередь затрагивают вопросы обеспечения и поддержания надлежащего режима хранения архивных документов.

Взависимости от принадлежности к государственной, муниципальной или частной собственности указанные документы могут храниться постоянно, депозитарно или временно. Такое хранение осуществляется:

в государственных (муниципальных) архивах;

в музеях, библиотеках и организациях РАН;

собственниками (владельцами) документов, в том числе негосударственными предприятиями (организациями) – по месту ведения основной деятельности либо в государственных (муниципальных) архивах, библиотеках и музеях в соответствии с заключенными договорами.

Депозитарное хранение документов – это хранение документов, отнесенных к Архивному фонду РФ, в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между организациями (органами), осуществляющими хранение, и Федеральным архивным агентством.

Постоянное хранение документов осуществляется бессрочно (то есть без определения сроков), а временное хранение – в соответствии со сроками, предусмотренными для соответствующих

97

видов документов статьей 22 Федерального закона РФ «Об архивном деле в РФ» и типовыми (примерными) перечнями документов. Сведения о предельных сроках временного хранения документов, определенные статьей 22 Федерального закона «Об архивном деле РФ», приведены ниже.

Статья 24 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» определяет особенности хранения архивных документов предприятий (организаций, учреждений) в случае реорганизации последних.

Так, при реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии подлежат передаче правопреемникам реорганизуемых государственных органов.

При реорганизации (изменении структуры) органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

Таким образом, юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов, однако запрещено создание тайных архивов.

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также и организация или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в целях использования.

Из определения следует, что, даже если в структуре организации нет специального подразделения – архива, нет в штатном расписании должности архивного работника (архивариуса, архивиста, заведующего архивом) – архив как «совокупность документов» все равно существует. В этом случае для ведения архива приказом руководителя организации должен быть назначен один из работников организации, компетентный в вопросах делопроизводства и архивного дела, который подчиняется непосредственно руководителю организации. Если есть такое подразделение, то чаще всего употребляется термин «архив организации».

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

98

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В течение всего установленного срока хранения документов в указанных архивах должна быть обеспечена организация их хранения в соответствии с установленными правилами, к которым можно отнести:

организацию приема и учета документов архива организации;

обеспечение сохранности документов архива организации путем создания оптимальных условий хранения, рационального размещения документов, создания страхового фонда; создание научно-справочного аппарата к документам архива организации;

организацию использования документов архива организации;

организацию передачи архивом организации документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение.

Документом, регламентирующим работу архива организации, являются Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Вывод. Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных сроков.

Впроцессе хранения документов в организации выделяется два этапа: оперативный и архивный.

Под оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации.

Исполненные документы передаются на хранение в архив. Подготовка исполненных документов к хранению включает:

экспертизу ценности документов;

оформление документов, сдаваемых в архив;

99

составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

обеспечение сохранности дел;

передачу дел в архив.

Все документы, как находящиеся в текущем делопроизводстве, так и сданные в архив на хранение, составляют документальный фонд организации. Документы же, прошедшие экспертизу ценности и переданные в архив (как правило, структурное подразделение организации, осуществляющее прием и хранение архивных документов), составляют архивный фонд.

Если организация определена государственной архивной службой Российской Федерации в качестве источника комплектования государственного архива, то комплексы ее документов принимаются в установленном порядке на государственное хранение.

Таким образом, иерархия комплексов документов восходит от уровня конкретной организации до общегосударственного уровня, что обеспечивает непрерывное пополнение Архивного фонда Российской Федерации и управление этим процессом.

Вопросы для самопроверки

1.Что называется экспертизой ценности документов и каковы

ееосновные задачи?

2.На основе каких критериев осуществляется экспертиза ценности документов?

3.Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.

4.Какая структура создается в организации для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов?

5.Какой нормативно-правовой акт регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов?

6.Перечислите особенности организации постоянного хранения документов, которые определены в Федеральном законе РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»?

7.Каковы сроки хранения дел, подлежащих передаче в архив организации?

100