Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе

ÓÄÊ [005.922:347.934](075.8) ÁÁÊ 60.844ÿ73-1+67.73-9

Ã77

Главный редактор издательства Н.Д. Эриашвили, кандидат юридических наук, доктор экономических наук, профессор,

лауреат премии Правительства РФ в области науки и техники

Гранкина, Анна Борисовна.

Ã77 Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Юриспруденция» / А.Б. Гранкина, А.Ж. Саркисян; под ред. А.М. Багмета. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. — 167 с.

I.Саркисян, Армен Жораевич.

ISBN 978-5-238-02635-0

Агентство CIP РГБ

Пособие предназначено для учебно-методического обеспечения дисциплины «Делопроизводство», включенной в образовательную программу специалитета Академии СК России.

Изложены базовые положения документационного обеспечения управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. В основу пособия положены требования, предъявляемые нормативными правовыми актами к оформлению документов. Приведено описание основных технологических операций их обработки и хранения.

ÁÁÊ 60.844ÿ73-1+67.73-9

ISBN 978-5-238-02635-0

© ИЗДАТЕЛЬСТВО ЮНИТИ-ДАНА, 2015 Принадлежит исключительное право на использование и распространение издания (ФЗ от 5 апреля 2013 г. ¹ 44-ФЗ).

Воспроизведение всей книги или любой ее части любыми средствами или в какой-либо форме, в том числе в интернет-сети, запрещается без письменного разрешения издательства.

комитете и общего уровня культуры делового общения. Неграмотно составленные документы — показатели общей некомпетенции сотрудников ведомства, незнания ими норм документирования, правил речевого и письменного этикета.

Внедрение в делопроизводство новых технологий обусловило необходимость изучения организации электронного документооборота, требующего применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Поэтому достаточное место в пособии уделено вопросам автоматизации и компьютеризации процессов документирования, подробно излагаются правила оформления документов, передаваемых по электронным каналам связи.

4

Глава 1

ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1.Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления

В соответствии с действующими нормами и правилами процесс создания управленческой документации и технология работы с документами требуют своего методологического и организационного обеспечения в виде особой отрасли деятельности людей. В старину отрасль, обеспечивающую документирование управлен- ческой информации и организацию работы с документами, называли «вершением дел», в настоящее время официально именуют терминами «делопроизводство», «или документационное обеспе- чение управления».

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами1.

Документационное обеспечение управления включает в себя:

(1)обеспечение процесса своевременного и правильного создания документов — документирование;

(2)организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления и структурных подразделениях — документооборот;

(3)хранение, систематизацию и уничтожение документов —

архивное дело.

1 ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

5

Нормативно-правовую áàçó документационного обеспечения управления составляет совокупность правовых актов и нормативнометодических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации:

(1)законодательные акты Российской Федерации;

(2)указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

(3)нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.)

общеотраслевого è ведомственного характера;

(4)законодательные акты субъектов Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Основные нормативные правовые акты

1.Исходный нормативный правовой акт, определяющий государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, — Конституция Российской Федерации. В ст. 29 Конституции РФ закреплено право каждого «свободно искать, получать, передавать и распространять информацию любым законным способом…».

Конституция имеет наивысшую юридическую силу на всей территории России. Это ее Основной закон. Конституция устанавливает иерархическую систему законодательных и правовых актов федерального уровня.

Акты, издаваемые местными органами самоуправления, определены в Федеральном законе «Об общих принципах местного самоуправления»1.

2.Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»2 определено использование в процессе документирования государственной символики Российской Федерации. Закон дает описание государственного герба, который представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увен- чан двумя малыми коронами и — над ними — одной большой ко-

1ÔÇ от 6 октября 2003 г. ¹ 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2003. ¹ 40. Ст. 3822.

2Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. ¹ 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»// СЗ РФ 2000. ¹ 52 (ч. 1). Ст. 5025.

6

роной, соединенными лентой. В правой лапе орла — скипетр, в левой — держава. На груди орла, в красном щите, — серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. Законом установлены органы государственной власти и управления, имеющие право помещать изображение герба на бланках: в многоцветном, одноцветном вариантах и одноцветном варианте без геральдического щита.

3. Документирование в Российской Федерации ведется на государственном языке. Вопросам использования русского языка в процессе создания документов посвящен ряд законов1.

Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. ¹ 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» устанавливает, что на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Официальное делопроизводство в республиках ведется на государственных языках республик. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.

Федеральным законом от 1 июня 2005 г. «О государственном языке Российской Федерации» указано на обязательное использование русского языка в деятельности по ведению делопроизводства в наименованиях, во взаимоотношениях органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, общественных объединений и граждан.

4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. ¹ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»2 определяет основы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, устанавливает

1 Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. ¹ 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» // Ведомости СНД и ВС РСФСР.1991. ¹ 50. Ст. 1740; Федеральный закон от 1 июня 2005 г. «О государственном языке Российской Федерации» // СЗ РФ. 2005. ¹ 23. Ст. 2129.

2 ÔÇ от 27 июля 2006 г. ¹ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // СЗ РФ. 2006. ¹ 31 (ч. 1). Ст. 3448.

7

правовые механизмы работы с информацией как объектом правовых отношений. Закон формулирует понятие базовых терминов в области использования современных автоматизированных технологий и при работе с документами (информация, документированная информация, электронное сообщение и др.).

5.Употребление наименований географических объектов в документах установлено Федеральным законом от 18 декабря 1997 г.

¹152-ÔÇ «О наименованиях географических объектов»1, который закрепляет правовые основы деятельности в области присвоения наименований географическим объектам и их переименования, а также нормализации, употребления, регистрации, учета и сохранения наименований географических объектов. Географические объекты — существующие или существовавшие относительно устой- чивые, характеризующиеся определенным местоположением целостные образования Земли: материки, океаны, моря, заливы, проливы, острова, горы, реки, озера, ледники, пустыни и иные природные объекты; республики, края, области, автономные области, автономные округа; города, в том числе города федерального значения, и другие населенные пункты; районы, административные районы, аймаки, кожууны, национальные районы, улусы, волости, поселковые советы, наслеги, сельские советы, национальные сельские советы, сельские округа, сомоны, станичные округа и другие административно-территориальные образования (адми- нистративно-территориальные единицы); железнодорожные станции, морские порты и речные порты, аэропорты. Присвоение наименований либо переименование станций метро и улиц в сферу регулирования указанного закона не входит. Эта деятельность относится к компетенции субъектов РФ.

6.Федеральный закон от 17 июля 1999 г. ¹ 176-ÔÇ «О почтовой связи»2 закрепляет правовые, организационные, экономические и финансовые основы деятельности в области почтовой связи в Российской Федерации, регулирует правоотношения, возникающие между операторами почтовой связи и пользователями услуг почтовой связи. Закон содержит определение ряда терминов, например: «почтовая связь», «услуги почтовой связи», «почтовый адрес», «поч- товый индекс», «почтовые отправления», «письменная корреспонденция» и др.

1ÔÇ от 18 декабря 1997 г. ¹ 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов» // http: // base. garant.ru/12106462

2ÔÇ от 17 июля 1999 г. ¹ 176-ФЗ «О почтовой связи» // http://base.garant. ru/180689

8

В соответствии с этим Законом Правительством РФ разработаны и утверждены Правила оказания услуг почтовой связи1, которые устанавливают права и обязанности операторов и пользователей почтовой связи и являются основой для построения всей работы по отправке и доставке корреспонденции.

7.Ключевой документ, регламентирующий организацию архивного дела, — Федеральный закон от 22 октября 2004 г. ¹ 125-ÔÇ «Об архивном деле в Российской Федерации»2. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом

âРоссийской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Статья 14 Закона устанавливает, что организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов во всех организациях независимо от организационно-правовой формы ведется на единых принципах.

8.Федеральными законами установлены условия отнесения информации к сведениям, составляющим тайну è обязательность соблюдения конфиденциальности подобной информации.

Статья 139 Гражданского кодекса Российской Федерации содержит принципиальное положение отнесения информации к тайне: информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами3.

Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определен Федеральным законом «О государственной тайне»4.

1Правила оказания услуг почтовой связи. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005. ¹ 221 // СЗ РФ. 2005. ¹ 17. Ст. 1557.

2ÔÇ от 22 октября 2004 г. ¹ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. ¹ 43. Ст. 4169.

3Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 г. ¹ 52-ФЗ // СЗ РФ. 1994. ¹ 32. Ст.3301.

4 Закон РФ от 21 июля 1993 г. ¹ 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 1 ноября 2010 г.) // СЗ РФ. 1993. ¹ 41. Ст. 8220—8235.

9

Указом Президента Российской Федерации определен перечень сведений конфиденциального характера, к которым относятся1:

(1)сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его лич- ность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

(2)сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

(3)служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна);

(4)сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

(5)сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна);

(6)сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Понятие «коммерческая тайна» раскрывает Федеральный закон «О коммерческой тайне»2. В соответствии с Законом коммерческая тайна — режим конфиденциальности информации, позволяющей ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или поручить иную коммерческую выгоду.

Информация составляет коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, когда к ней нет сво-

1 Óêàç Президента РФ от 6 марта 1997 г. ¹ 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» // СЗ РФ. 1997. ¹ 10. Ст. 1127; 2005. ¹ 39. Ст. 3923.

2 ÔÇ от 29 июля 2004 г. ¹ 98-ФЗ «О коммерческой тайне» // СЗ РФ. 2004. ¹ 32. Ст. 3283.

10