Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) оформляются частично, упрощенно: допускается помещать их в скоросшиватели, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3.Особенности оформления уголовных дел, материалов проверок сообщений о преступлениях и контрольных производств

Формирование уголовных дел в Следственном комитете возлагается на следователей, осуществляющих производство по этим делам.

Документы в уголовные дела подшиваются по мере их составления или поступления, а также допускается подшивка материалов дела по эпизодам, фигурантам и другим критериям, обеспечивающим логику расследования уголовного дела.

Все документы в уголовных делах должны быть подшиты или сброшюрованы не менее чем в четыре прокола. В случае необходимости допускается вложение документов, а также негативов, снимков, кинолент, диапозитивов, фонограмм допроса, кассет видеозаписи, носителей компьютерной информации, чертежей, планов, схем и других объектов в конверты, которые опечатываются и приобщаются к уголовному делу.

Материалы проверок сообщений о преступлениях формируются и оформляются в порядке, предусмотренном для формирования уголовных дел.

На каждое уголовное дело, материал проверки или обращение в Следственном комитете заводится контрольное производство (КП), включающее в себя копии перечисленных документов. В контрольное производство подшиваются только исполненные, правильно оформленные копии документов, относящиеся к разрешению уголовного дела, материала проверки или обращения, при наличии визы списания Â ÊÏ.

Âконтрольное производство не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики.

Запрещается подшивать в контрольное производство подлинники, которые должны находиться в уголовных делах.

Âкаждый том контрольного производства подшивается в коли- честве не более 250 листов. Если документов больше, формируется следующий том.

Приложения большого объема группируются в отдельные тома.

141

Все листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Внутренняя опись тома составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о заголовках, номерах, датах документов и номерах листов дела.

Обложка, внутренняя опись документов дела и лист-заверитель не нумеруются.

Листы контрольного производства, состоящего из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Контрольные производства подшиваются или брошюруются не менее чем в четыре прокола с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке к подшивке металли- ческие скрепления (скрепки, скобы, булавки) из документов удаляются.

Все контрольные производства постоянного срока хранения заключаются в твердую обложку.

В контрольное производство подшиваются следующие копии процессуальных документов:

(1)постановления о возбуждении уголовного дела;

(2)постановления о принятии уголовного дела к производству;

(3)постановления о выделении уголовного дела;

(4)постановления об изъятии и передаче уголовного дела;

(5)àêòà приема-передачи уголовного дела;

(6)протокола задержания подозреваемого, в случае освобождения — постановление об освобождении из ИВС;

(7)постановления о привлечении в качестве обвиняемого;

(8)постановления о возбуждении перед судом ходатайства об избрании меры пресечения в виде заключения под стражу;

(9)постановления об избрании меры пресечения в виде заклю- чения под стражу судом;

(10)постановления об избрании меры пресечения в виде заклю- чения под стражу судом (заочно);

(11)постановления о розыске обвиняемого;

(12)постановления о возбуждении перед судом ходатайства о продлении срока содержания обвиняемого под стражей;

(13)постановления о продлении срока содержания под стражей судом;

(14)постановления об избрании меры пресечения в виде подписки о невыезде и надлежащем поведении;

(15)подписки о невыезде;

(16)постановления об избрании меры пресечения на подписку о невыезде;

142

(17)постановления о возбуждении перед судом ходатайства о продлении срока предварительного следствия;

(18)постановления о частичном прекращении уголовного преследования;

(19)постановления о прекращении уголовного дела;

(20)постановления об отмене постановления о прекращении уголовного дела;

(21)постановления об отмене постановления о прекращении уголовного дела (уголовного преследования) и о возобновлении производства по уголовному делу;

(22)постановления о приостановлении предварительного следствия;

(23)постановления об отмене постановления о приостановлении предварительного следствия и о возобновлении предварительного следствия;

(24)постановления о возобновлении предварительного следствия;

(25)постановления о соединении уголовных дел;

(26)постановления о передаче уголовного дела для определения подследственности;

(27)обвинительного заключения;

(28)постановления о направлении уголовного дела в суд для применения принудительной меры медицинского характера;

(29)постановления о возвращении уголовного дела для производства дополнительного следствия;

(30)постановления о возвращении уголовного дела для пересоставления обвинительного заключения;

(31)сопроводительного письма о направлении уголовного дела

âнадзирающую прокуратуру в порядке ст. 220 УПК РФ;

(32)сопроводительного письма о направлении уголовного дела в суд;

(33)сопроводительного письма о направлении уголовного дела

âдругие органы;

(34)приговора суда;

(35)поручения следователя о проведении оперативно-розыск- ных мероприятий;

(36)письменного сообщения о задержании лица, подозреваемого в совершении преступления;

(37)письменных указаний по делу;

(38)копии плана расследования по делу;

(39)обращений, жалоб граждан и копии ответов на них, за исключением территориального следственного органа, где находится в производстве уголовное дело (в этом случае оригиналы обращений и жалоб граждан, а также ответы на них подшиваются в уголовные дела, в случае необходимости

143

копии данных обращений и ответов на них могут быть также приобщены к КП в данном территориальном следственном органе).

8.4. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации1.

Назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли2.

Âсвязи с этим одна из задач экспертизы ценности документов — определение сроков хранения.

Âрезультате проведения экспертизы ценности выделяются че- тыре группы документов с различными сроками хранения:

(1) документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

(2) документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в архиве организации;

(3) документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

(4) документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Экспертиза ценности документов проводится на основе Переч- ня систематизированного списка документов, содержащего нормативные указания о сроках их хранения3.

1ÔÇ от 1 октября 2004 г. ¹ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. ¹ 43. Ст. 4169.

2Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. ¹ 76.

3Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. ¹ 558; Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Следственного комитета Российской Федерации и подведомственных ему учреждений, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Председателя Следственного комитета Российской Федерации от 11 июня 2014 г. ¹ 50.

144

Экспертиза ценности документов в организации проводится при составлении номенклатуры дел, при регистрации документов и направлении их в соответствующее дело, при формировании, а также подготовке дел к последующему хранению и при выделении их к уничтожению.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ÝÊ).

В следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета постоянно действующие ЭК создаются приказами руководителя следственного органа, учреждения и организации. В центральном аппарате Следственного комитета помимо экспертных комиссий подразделений создается центральная экспертная комиссия (ÖÝÊ).

Деятельность ЭК в следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета субъектов Российской Федерации и районных следственных органах определяется соответствующими положениями, согласованными с уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и утвержденными руководителями.

Экспертные комиссии назначаются приказами руководителя следственного органа, учреждения и организации под председательством одного из руководящих работников. В состав ЦЭК (не менее пяти человек) и ЭК (не менее трех человек) включаются наиболее квалифицированные и опытные работники следственных органов, учреждений и организаций и делопроизводственные работники, другие специалисты подразделений.

ЭК в своей работе руководствуются законодательством Российской Федерации, федеральными законами «О Следственном комитете Российской Федерации» и «Об архивном деле в Российской Федерации», другими нормативными правовыми актами, а также приказами, указаниями и распоряжениями руководителей следственных органов, учреждений и организаций; методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (в части, не противоречащей Федеральному закону «О Следственном комитете Российской Федерации»), положениями о данных комиссиях, Переч- нем документов Следственного комитета Российской Федерации с указанием сроков хранения и Инструкцией по делопроизводству.

Центральная экспертная комиссия:

(1) рассматривает проекты ведомственного перечня документов, примерных номенклатур дел, нормативно-методичес- ких пособий по вопросам экспертизы ценности документов

145

и их подготовки к архивному хранению и дает на них заключения;

(2)рассматривает предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нор- мативно-методическими пособиями. Материалы по этим вопросам представляются на рассмотрение ЦЭК Следственного комитета, которая принимает по ним решения и направляет предложения на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

(3)дает рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

(4)участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников;

(5)осуществляет методическое руководство и контроль за работой экспертных комиссий подразделений и подчиненных следственных органов, учреждений и организаций;

(6)принимает участие в проведении экспертизы ценности документов;

(7)рассматривает сводную номенклатуру дел Следственного комитета, сводные описи дел на документы постоянного срока хранения, описи документов по личному составу и принимает решения об их согласовании;

(8)рассматривает акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

(9)рассматривает акты об утрате или неисправимом повреждении документов и принимает решения об их согласовании.

Центральная экспертная комиссия Следственного комитета принимает решения о согласовании проекта ведомственного переч- ня документов, а в случае необходимости и других документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, представляет их на рассмотрение Федерального архивного агентства.

Экспертные комиссии:

(1)принимают участие в проведении экспертизы ценности документов;

(2)организуют ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения;

(3)осуществляют методическое руководство разработкой номенклатур дел и рассматривают проекты номенклатур дел, дают им экспертную оценку и вносят их на рассмотрение ЦЭК, а при необходимости — на рассмотрение ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

146

(4)рассматривают годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу;

(5)рассматривают акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

(6)участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других нормативно-методических документов по делопроизводству, дают заключения на них;

(7)рассматривают акты об утрате или неисправимом повреждении документов;

(8)участвуют в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников.

8.5.Передача дел на архивное хранение

ипорядок их уничтожения

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника1.

Хранение архивных документов есть обеспечение их рационального размещения и сохранности2 в специальных местах — архивах.

Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов3.

В тех случаях, когда организация не создает своего архива или не располагает свободными площадями для его размещения, задача сохранения документов может быть решена с использованием депозитарной формы хранения.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением РАН) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти4. В настоящее время таким орга-

ном является Федеральное архивное агентство.

1ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2Òàì æå.

3Федеральный закон от 1 октября 2004 г. ¹ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. ¹ 43. Ст. 4169.

4Òàì æå.

147

Документы Следственного комитета, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, являются федеральной собственностью и после истечения сроков депозитарного хранения подлежат передаче на постоянное хранение в Госудрственный архив Российской Федерации.

По окончании года на дела, подлежащие сдаче на хранение в архив Следственного комитета, составляются описи дел.

Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания1.

Опись дел является учетным документов и справочником по содержанию дела. Опись составляется отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и на дела по личному составу.

Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

(1)каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

(2)графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

(3)заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

(4)одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

(5)графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются осо-

1 Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. М.: Росархив ВНИИДАД, 2002; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. ¹ 76.

148

бенности нумерации дел в описи (номеров с буквенными индексами и пропущенных номеров).

Описи на дела структурных подразделений Следственного комитета служат основой для составления сводной описи дел Следственного комитета, которые готовит архив для передачи дел на постоянное государственное хранение.

Сводные или отдельные описи дел постоянного хранения, составленные в архиве Следственного комитета для передачи в Государственный архив Российской Федерации, подлежат направлению на утверждение ЭПК Государственного архива Российской Федерации не позднее чем через шесть лет после завершения дел в делопроизводстве (не позднее чем через три года — для следственных органов субъектов Российской Федерации и районных следственных органов — в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела).

При подготовке дел структурных подразделений к передаче в архив работник архива проверяет правильность их формирования и оформления. При этом проверяется соответствие числа дел, вклю- ченных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. На обоих экземплярах описи делаются отметки о наличии каждого дела. В конце описи указывается число фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел.

Вместе с делами в архив передаются и регистрационные картотеки на документы, наименование которых также включается в опись.

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Следственный комитет Российской Федерации

___________________________________________________

(наименование подразделения)

149

В данную опись внесено _____________________ дел с ¹ _____________

(цифрами и прописью)

по ¹ _______________, в том числе литерные номера:

пропущенные номера:

Передал_____________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и ________________ регистрационно-контрольных карточек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника подразделения подпись расшифровка Дата

Принял _________________ дел и ________ регистрационно-контрольных

(цифрами и прописью)

карточек

Наименование должности сотрудника архива подпись расшифровка Дата

Дела, находящиеся на архивном хранении, при необходимости выдаются работникам Следственного комитета по решению соответствующего руководителя с оформлением карточки-заместителя.

150