Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе

ФОРМА КНИГИ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ ОБ ОТКАЗЕ В ВОЗБУЖДЕНИИ УГОЛОВНОГО ДЕЛА

111

ФОРМА КНИГИ РЕГИСТРАЦИИ СООБЩЕНИЙ О ПРЕСТУПЛЕНИИ (КРСоП)

___________________________________________________________________________________

(наименование следственного органа Следственного комитета Российской Федерации)

Начата «___»___________________________20___г. Окончена «___»________________________20___г.

112

Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в том числе поступившие из органов государственной власти и иных государственных органов и принятые следственными органами Следственного комитета к своему производству, регистрируются по алфавитной картотеке и учитываются в книгах учета уголовных дел.

В следственные органы Следственного комитета уголовные дела направляются (отправляются куда-либо) с сопроводительными документами, которые регистрируются как входящие или исходящие документы.

Основанием для регистрации и учета уголовного дела, возбужденного и принятого к производству в Следственном комитете, является копия постановления о возбуждении и принятии к производству, которая регистрируется как внутренний документ.

Для уголовных дел формируется картотека уголовных дел. Уголовные дела регистрируются на регистрационных карточках

уголовных дел.

ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ УГОЛОВНОГО ДЕЛА (РкУД)

Лицевая сторона

На оборотной стороне РкУД фиксируются сведения о фигурантах, проходящих по уголовному делу.

Передача уголовных дел осуществляется по книге учета исходящих дел.

Регистрация и учет вещественных доказательств осуществляются в порядке, установленном приказом Председателя Следственного комитета Российской Федерации от 30 сентября 2011 г. ¹ 142 «Об утверждении Инструкции о порядке изъятия, учета, хранения и передачи вещественных доказательств, ценностей и иного имущества по уголовным делам в Следственном комитете Российской Федерации».

5.4. Организация информационно-справочной работы

Обеспечение быстрого поиска документов (данных о документах) — одна из функций службы делопроизводства и позволяет своевременно получить необходимую информацию, определить, в каких документах содержатся требуемые сведения, найти нужную документацию.

Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, в организациях создаются различного рода информационно-поисковые системы (ИПС). Основой для построения любой ИПС служит система регистрации документов, которая используется в организации.

Информационно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РК и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью ñïðà-

вочных картотек.

Различают справочные картотеки, построенные по следующим признакам:

(1)ïî корреспондентскому — названия рубрик в картотеке соответствует названиям корреспондентов, с которыми ведется обмен документами;

(2)ïî географическому — рубрики картотеки соответствуют географическим названиям;

(3)ïî хронологическому — порядок расположения карточек в картотеке определяется датами (поступления, отправления, исполнения документов, совершения события и т.д.);

(4)ïî структурному — рубрики картотеки соответствуют структуре организации, а их названиями служат названия структурных подразделений;

(5)ïî номинальному — рубрики картотеки носят наименования видов документов (постановления, распоряжения, приказы, указания и пр.);

(6)ïî алфавитному — рубриками являются буквы русского алфавита (такой признак используется при формировании в Следственном комитете картотеки по обращениям граждан).

114

Основой для построения картотек может служить номенклатура дел. Если рубрики соответствуют статьям номенклатуры, то сохраняется такая же последовательность их расположения.

Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РК на неисполненные документы, а во вторую часть — РК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть.

Внутри каждой рубрики РК устанавливаются, как правило, по хронологии. Причем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РК на последний поступивший документ.

При использовании для регистрации журнальной формы справочная работа ведется путем полистного просмотра журнала и чтения сведений о зарегистрированных документах. При этом чем больше документооборот организации, тем больше времени требуется потратить на поиск информации об отдельном документе.

Если регистрация осуществляется в автоматизированном режиме, то возможности информационно-справочной работы значи- тельно расширяются и увеличивается скорость ее проведения.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в Следственном комитете программным обеспечением ÀÈÑ «Надзор», единой формой РК, в которой нормативно закреплен состав показателей, вводимых в ИПС.

Для поиска необходимой информации в автоматизированном режиме могут быть заданы следующие данные:

(1)категория документов (входящие, исходящие, внутренние);

(2)вид документа;

(3)регион;

(4)корреспондент или адресат;

(5)содержание (вопрос).

Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому из показателей РК или по их комбинации. Поиск сведений может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сформированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществляться в табличной форме.

115

Глава 6

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

И КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

6.1.Электронный документ

иэлектронный документооборот

Электронный документ представляет собой набор на компьютере некой информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненной на нем в форме файлов Word, Excel и т.п.

Впервые в России термин «электронный документ» официально определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. ¹ 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и сформулирован в нем как «документ, в котором информация представлена в электронноцифровой форме»1.

Электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы. Это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами и преследует задачу реализации концепции «безбумажного делопроизводства».

Передача электронных документов осуществляется в системе электронного документооборота. Система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Обязательное условие включения документа в систему электронного документооборота — его верификация (сравнение электронного образа документа с его подлинником). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника управления, выполняющего данную процедуру.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой

1 Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. ¹ 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // http://www. consultant.ru/

116

информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию1. Электронная подпись (ЭП) — это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя.

Ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи2. Он состоит из закрытого ключа (доступного только владельцу, с его помощью владелец может подписать создаваемый документ) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

Задачи электронного документооборота:

(1)обеспечение эффективного управления за счет автоматиче- ского контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

(2)поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

(3)поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

(4)оптимизация управленческих процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

(5)исключение бумажных документов из внутреннего оборота организации. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

(6)исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет нали-

чия оперативного электронного архива.

К преимуществам использования электронных документов относятся:

упрощение сбора, обработки и систематизации всей информации;

возможность оперативной передачи документов на любые

расстояния при рассылке их по электронной почте, в том

1ÔÇ от 6 апреля 2011 г. ¹ 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Российская газета. 2011. ¹ 5451. 8 апреля.

2Òàì æå.

117

числе возможность рассылки одновременно нескольким адресатам;

отсутствие необходимости наличия площадей для архивного хранения документов;

уменьшение количества времени, необходимого для создания нового документа, в связи с наличием базы шаблонов;

уменьшение расходования бумаги при работе с проектом электронного документа и внесении каких-либо изменений до вывода на печать.

К недостаткам использования электронных документов следует отнести:

необходимость наличия дорогостоящих технических средств для создания, работы и хранения документов, установки дополнительного специального программного обеспечения;

слабую защиту информации, содержащейся в документах, от несанкционированных изменений и копирования.

6.2.Особенности работы с электронными документами

В Следственном комитете Российской Федерации создаются и используются:

(1)электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

(2)электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Следственного комитета.

Документы, создаваемые в Следственном комитете и поступающие в Следственный комитет на бумажном носителе, включа- ются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации. Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи сотрудника Следственного комитета, выполняющего данную процедуру.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Следственного комитета реквизиты, содержащиеся в соответствующем файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

118

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется Председателем Следственного комитета Российской Федерации на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Председателем Следственного комитета по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исклю- чением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Следственного комитета. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота СК РФ используются следующие реквизиты:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

заголовок текста документа;

индекс дела;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Следственного комитета.

119

При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе1.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Следственном комитете программно-техни- ческих средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов (дел), на основании акта о выделении их к унич- тожению, утверждаемого Председателем Следственного комитета, указанные электронные документы (дела) подлежат уничтожению.

Поступившие из подразделений центрального аппарата Следственного комитета в архив Следственного комитета электронные документы передаются по описям с оформлением акта приемапередачи электронных документов на хранение в архив.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Следственного комитета могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Следственном комитете, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

1 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. ¹ 477 // СЗ РФ. 2009. ¹ 25. Ст. 3060.

120