Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе

ФОРМА КАРТОЧКИ-ЗАМЕСТИТЕЛЯ

1.Наименование и индекс дела _____________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

2.Количество листов в деле________________________________________

3.Кому выдано дело______________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи)

Управление (отдел)

Телефон ___________________

Кто разрешил Выдать дело: _____________________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи)

Дата Получил: _______________________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи)

Дата Выдал __________________________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи)

Дата Отметка о возврате _______________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи)

Äàòà

Выделение документов к уничтожению — выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению1.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся службой делопроизводства по месту создания документов и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению производятся после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые рассматриваются ЭК в едином порядке и утверждаются руководителем2.

1ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. ¹ 76.

151

Акт о выделении документов к уничтожению печатается на общем бланке следственного органа, учреждения или организации по унифицированной форме. Номера актам уничтожения присваиваются в пределах каждого года, начиная с номера 1.

Утвержденные к уничтожению документы уничтожаются в присутствии работника Следственного комитета либо передаются в измельченном виде, исключающем прочтение текста, организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Об этом делается соответствующая запись в конце акта о выделении к уничтожению документов и дел. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.

Уничтожение документов организуется работниками тех подразделений, которые проводили их отбор.

152

Словарь терминов1

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресант — отправитель. Адресат — получатель.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Вид документа — принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Äåëî — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование — запись информации на материальных носителях в установленном порядке.

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

1 Развернутый словарь терминов и определений см.: ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

153

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления документа.

Сканирование документа — получение электронного образа документа.

Система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Служебный документ — официальный документ, созданный юриди- ческим или физическим лицом, оформленный или удостоверенный в установленном порядке.

Унифицированная форма документа — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

154

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

155

Библиографический

список

Источники

1.Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г.

¹2-ÔÊÇ «О Государственном гербе Российской Федерации» // СЗ РФ 2000. ¹ 52 (ч. 1). Ст. 5025.

2.Закон РСФСР от 25.10.1991 ¹ 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» // Ведомости СНД и ВС РСФСР. 1991.

¹50. Ñò.1740; ÑÇ ÐÔ. 2002. ¹ 50. Ñò. 4926.

3.Закон РФ от 21.07.1993 ¹ 5485-1 «О государственной тайне» // СЗ РФ. 1997. ¹ 41. Ст. 8220—8235.

4.Федеральный закон от 29.07.2004 ¹ 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 25.12.2008) // СЗ РФ. 2008. ¹ 52. Ст. 6229.

5.Федеральный закон от 22.10.2004 ¹ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010) // СЗ РФ. 2010. ¹ 31. Ст.4196.

6.Федеральный закон от 1 июня 2005 г. «О государственном языке Российской Федерации» // СЗ РФ. 2005. ¹ 23. Ст. 2199.

7.Федеральный закон от 27.07.2006 ¹ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (в ред. от 27.07.2010) // СЗ РФ. 2010. ¹ 31. Ст. 4196.

8.Федеральный закон от 02.05.2006 ¹ 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010) // СЗ РФ. 2010. ¹ 31. Ст.4196.

9.Федеральный закон от 18 декабря 1997 г. ¹ 152-ФЗ «О на-

именованиях географических объектов» // СЗ РФ. 1997. ¹ 51. Ст. 5718.

10.Федеральный закон от 17 июля 1999 г. ¹ 176-ФЗ «О почтовой связи» // РГ. 2003. 10 июля.

11.Федеральный Закон от 28.12.2010 ¹ 403-ФЗ «О Следственном комитете Российской Федерации» // РГ. 2010, 30 декабря.

12. Óêàç Президента Российской Федерации от 30.11.1995 ¹ 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 30.09.2009) // СЗ РФ. 2009. ¹ 4 (ч. 2). Ст. 4684.

13. Óêàç Президента Российской Федерации от 06.03.1997 ¹ 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005) // СЗ РФ. 2005. ¹ 39. Ст. 3923.

156

14.Постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 ¹ 754 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» // СЗ РФ. 2005. ¹ 17. Ст. 1556.

15.Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 ¹ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации» // СЗ РФ. 2009. ¹ 25. Ст. 3060.

16.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков

хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010

¹558.

17.Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 ¹ 76.

18.ÃÎÑÒ 9327—60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. М.: Изд-во стандартов, 1960.

19.ÃÎÑÒ 17914—72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1984.

20.ÃÎÑÒ 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

21.ÃÎÑÒ Р 1.5—2002 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. М.: Стандартинформ, 2002.

22.ÃÎÑÒ Р 6.30—2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Стандартинформ, 2003.

23.Приказ Председателя Следственного комитета Российской Федерации ¹ 40 от 18.07.2012 «Об утверждении инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации» // Сборник основных приказов, распоряжений и указаний Председателя Следственного комитета Российской Федерации за 2011— 2012 гг. / Под ред. А.П. Короткова М., 2012.

Использованная и рекомендуемая литература

1. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебник. 2-е изд., испр. и доп. Ростов н/Д: Феникс, 2013.

157

2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. 3-å изд., перераб. и доп. М.: Инфра-М, 2012.

3.Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. М.: МЦФЭР, 2004.

4.Галахов В.В. и др. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ООО «ТК Велби»: Проспект, 2006.

5.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.: Инфра-М,

2004.

6.Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: Издательский дом МЭИ, 2010.

7.Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практ. пособие. М.: Юрайт-Издат, 2004.

8.Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002.

9.Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30—2003. 2-е изд. М.: МЦФЭР, 2006.

10.Санкина Л.В. Делопроизводство: Практ. пособие. М.: МЦФЭР. 2002.

11.Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая корреспонденция: Справочник. М.: МЦФЭР, 2004.

12.Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. М.: МЦФЭР, 2004.

158

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕННЫХ НАИМЕНОВАНИЙ

Федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным ведомствам

Федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам

160