Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе

Текст акта может содержать только констатацию фактов. В этом случае заключительная часть не содержит выводов и рекомендаций.

Перед подписями при необходимости может быть указано количество листов приложений к акту, количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа, отделяется от остальной части текста межстрочным интервалом 12 пт).

Например:

2-й экз. — направлен в следственное управление Следственно-

Акт подписывают председатель комиссии, участники комиссии и все присутствовавшие при его составлении лица, указанные в акте.

Служебное письмо

Служебное письмо — это обобщенное наименование вида (видов, групп) документов различного содержания, служащих средством общения СК России и следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета и их должностных лиц в процессе осуществления функций с органами государственной власти и иными государственными органами, учреждениями, организациями и частными лицами.

Служебные письма оформляются на общих угловых гербовых бланках документов и угловых гербовых бланках для писем следственных органов, учреждений, организаций СК России шрифтом

¹14.

Âорганах Следственного комитета служебными письмами оформляются:

(1) доклады Президенту РФ и в Правительство РФ об исполнении их актов и поручений;

(2) информация в Администрацию Президента РФ и в Аппарат Правительства РФ о рассмотрении обращений, направленных из них в Следственный комитет и по другим вопросам;

71

(3)отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

(4)ответы на обращения;

(5)ответы на запросы органов государственной власти, организаций и учреждений;

(6)запросы СК России;

(7)инициативные обращения руководителей подразделений центрального аппарата, следственных органов, учреждений, организаций по вопросам их компетенции.

Служебные письма имеют следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (является необязательным реквизитом в случаях внутренней переписки Следственного комитета и его следственных органов);

наименование Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета;

справочные данные;

адресат;

äàòà;

исходящий номер служебного письма (регистрационный номер);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

заголовок (при необходимости);

текст служебного письма;

отметка о наличии приложений;

виза (при необходимости);

подпись;

отметка об исполнителе.

Текст служебного письма должен отвечать требованиям: официальности, деловитости, конкретности адресата, целесообразности и лаконичности формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение.

Текст служебного письма, как правило, предваряется официальным обращением к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющимся от предыдущего реквизита пробелом в два-три одинарных межстрочных интервала и от других частей текста — восклицательным знаком и пробелом в два межстрочных интервала.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

72

Уважаемый Матвей Сергеевич! Уважаемая Антонина Петровна!

Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги! Уважаемые господа!

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:

Уважаемый гражданин Хохлов! Уважаемая госпожа Михайлова!

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

Уважаемый господин директор! Уважаемый господин редактор!

Âпереписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение, либо изложение текста ответа (письма) без обращения.

Âотдельных случаях обращение может быть соединено со вступительной фразой текста. При этом вместо восклицательного знака

âконце обращения ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...

Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, как правило, оформляются без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, может быть изложена в следующем виде, например:

73

подтверждение:

Ваше письмо от... ¹... получено; В Следственном комитете Российской Федерации рассмотрено…;

обоснование действия:

Âсоответствии с положениями Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации...;

Âсвязи с (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...;

Âцелях (совершенствования контроля, использования полномо- чий и др.)...;

благодарность:

Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников; Заранее благодарим за возможную помощь;

просьба:

Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...; Просим (направить, исключить, оказать содействие, оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...;

сопровождение:

Направляем копию постановления...; Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...;

напоминание:

Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...; Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного поручения ¹ от истекает 13.02.2014;

предложение:

Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность руководителя отдела процессуального контроля; Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта.

74

Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Следственного комитета.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма с абзацного отступа от левой границы текстового поля и выполняется собственноручно подписывающим его должностным лицом Следственного комитета, например:

Ñуважением,...

Ñнеизменным уважением,...

Ñглубоким уважением,...

Ñблагодарностью и уважением,...

Ñуважением и пожеланиями успехов в работе,...

Докладная записка и рапорт

Докладная записка — внутренний информационно-аналитический документ, адресованный Председателю СК России, первому заместителю (заместителю) Председателя СК, руководителю подразделения центрального аппарата СК, руководителю следственного органа, учреждения, организации СК, и содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с мотивированными выводами и предложениями.

Рапорт — краткий письменный доклад работника СК своему непосредственному руководителю или вышестоящему руководителю подразделения центрального аппарата СК, следственного органа, учреждения, организации СК по различным вопросам служебной деятельности (служебное сообщение о выполненном задании, о результатах рассмотрения служебных документов и принятом решении, о допущенном проступке и т.д.).

В докладных записках и рапортах в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий подразделений центрального аппарата Следственного комитета, должностных лиц Следственного комитета, территориальных следственных органов.

Докладные записки и рапорты оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом размером 14 с межстрочным интервалом «одинарный» без реквизитов гербового бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма.

75

Докладные записки (рапорты) имеют следующие реквизиты:

адресат;

вид документа;

текст докладной записки (рапорта);

дата документа;

регистрационный номер (в случае регистрации);

подпись;

âèçà;

отметка об исполнителе.

Адресатами докладных записок являются Председатель Следственного комитета и его первый заместитель, заместители, руководители подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета, должностные лица центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, решение которых необходимо получить по вопросам, отраженным в докладных записках.

Адресат рапорта — непосредственный руководитель работника Следственного комитета — автора рапорта — или другое должностное лицо центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, которому автор рапорта (заявления) направляет письменное служебное сообщение.

Âреквизите «Адресат» обязательно указываются должность, специальное (воинское) звание, фамилия и инициалы должностного лица Следственного комитета, которому направляется докладная записка или рапорт.

Âдокладных записках и рапортах, являющихся внутренними документами, допускается специальное или воинское звание, классный чин адресата не указывать.

Требования к тексту докладной записки и его стилистические особенности соответствуют требованиям к тексту служебного письма.

Структура докладной записки включает обращение, вступительную фразу, мотивировочную часть (информационно-аналитическое содержание) и заключение.

Âзаключении докладной записки излагаются выводы и предложения, подтверждаемые доводами мотивировочной части и требующие положительного решения должностного лица, которому адресована докладная записка.

Âслучае приложения к докладной записке других документов или их проектов в конце текста об этом делается отметка в следующей форме:

76

Справка о результатах проверки... прилагается Проект распоряжения прилагается Проект письма (ответа)... прилагается

Завершается докладная записка заключительной фразой, например:

Прошу Вашего согласия...

Докладывается на Ваше решение Докладывается в порядке исполнения поручения (в порядке информации)

В тексте рапорта существо вопроса, о котором докладывается руководителю, излагается кратко и точно. Обращение к адресату рапорта не используется.

Вступительная фраза, как правило, отражает основания для доклада, например:

Во исполнение поручения...

Довожу до Вашего сведения о том, что...

Завершающая фраза рапорта выражает вывод, который требует согласования с руководителем, например:

Полагаю возможным приобщить обращение... к номенклатурному делу без ответа заявителю

Просьбу о принятии конкретного решения по существу рапорта, например:

Âсвязи с изложенным прошу продлить срок исполнения...

Âсвязи с изложенным прошу считать поручение исполненным

Принятое решение по существу докладной записки или рапорта (заявления) оформляется рукописным указанием по исполнению документа (резолюцией) и личной подписью должностного лица, которому был адресован документ, поставленной в левом верхнем углу первого листа.

До представления соответствующему должностному лицу Следственного комитета докладные записки и рапорты (заявления) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета.

77

На рапорте (заявлении) визы проставляются на лицевой стороне документа ниже подписи автора рапорта, ближе к нижней границе текстового поля.

При визировании докладной записки отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается текст докладной записки, проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра докладной записки ближе к нижней границе текстового поля или в нижней части лицевой стороны последнего листа второго экземпляра докладной записки, который после регистрации помещается в соответствующее номенклатурное дело.

Телеграммы. Факсограммы. Телефонограммы

С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм), факсограмм, телефонограмм.

Телеграмма Текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.1 Телеграмма используется в тех слу- чаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтовым отправлением) доставка адресату.

Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами одному получателю или с одинаковым текстом — разным адресатам. При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.

Телеграмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в двух экземплярах и заверяется печатью отправителя.

Телеграммы имеют следующие реквизиты.

1. Наименование вида документа. Наименование вида документа — «Ò Å Ë Å Ã Ð À Ì Ì À» печатается прописными буквами в разрядку (с интервалом, разреженным на 2,5 пт), отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (при его отсутствии — от верхней границы текстового поля) и выравнивается по центру.

1 Ñì.: Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. ¹ 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» // http://www. consultant.ru/

78

2.Категория телеграммы. В правом верхнем углу от верхней границы текстового поля документа указывается категория телеграммы, например «правительственная», «срочная». В случае направления простой телеграммы категория не указывается.

Категория телеграммы определяет срок ее доставки. Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между административными центрами субъектов Российской Федерации, а также внутри любого населенного пункта (поселения), имеющего телеграфную связь, должны составлять:

(1) для телеграмм категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации» — не более 2 часов;

(2) для телеграмм категорий «высшая правительственная», «правительственная» и «срочная» — не более 4 часов;

(3) для телеграмм категории «обыкновенная» — не более 8 часов. Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между иными населенными пунктами (поселениями), имеющими телеграфную

связь, должны составлять:

(1) для телеграмм категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации» — не более 2 часов;

(2) для телеграмм категорий «высшая правительственная», «правительственная» и «срочная» — не более 4 часов;

(3) для телеграмм категории «обыкновенная» — не более 12 часов. Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу

оформления, подачи или доставки, разделяются на виды:

(1) «с уведомлением о вручении телеграфом» (с отметкой «уведомление телеграфом»);

(2) «с уведомлением о вручении телеграфом «срочное»» (с отметкой «уведомление телеграфом срочное»);

(3) «с доставкой в срок, указанный отправителем» (с отметкой «вручить (дата)»);

(4) «с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи» (с отметкой «почтой заказное») и т.д.

3.Адресат. При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в реквизите «Адресат» телеграммы указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса — полный почтовый адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется.

79

4. Текст телеграммы. Телеграмма не должна содержать более 300 слов1. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя. Рекомендуется использовать не более 50 слов, без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации.

Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки «точка», «запятая» и «кавычки», а также «скобка» могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.

Âадресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, — в родительном падеже.

Âадресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся полностью или сокращенно — «стр», «корп» и «кв». Такие слова, как «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п., пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать полностью или сокращенно — «кр», «обл», «рн», «с», «дер», «ул», «пер» и «д» или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

5. Дата и регистрационный номер документа. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа,

âконце — приводится исходящий номер документа (номер контрольного производства (переписки) отправителя, регистрационный номер телеграммы), исполненный арабскими цифрами (буквами) без указания знака «¹».

6. Подпись, виза, отметка об исполнителе. После номера указы-

ваются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму, и проставляется его подпись. Ниже реквизита «Подпись»

1 Ñì.: Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. ¹ 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» // http:// www. consultant.ru/

80