Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе
.pdfбодного доступа на законном основании и в отношении которой ее обладателем введен режим коммерческой тайны.
Законом определен перечень сведений, в отношении которых не может быть установлен режим коммерческой тайны:
(1)содержание учредительных документов юридического лица, документов, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
(2)содержание документов, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
(3)данные о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
(4)данные о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
(5)данные о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест, о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
(6)данные о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
(7)данные об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
(8)данные о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
(9)данные о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.
11
Правила делопроизводства в федеральных органах исполни-
тельной власти1 Это основной общегосударственный нормативнометодический документ по организации документационного обеспе- чения управления. Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Они определяют:
(1)единые требования по созданию документов;
(2)требования к организации документооборота;
(3)основы документального фонда федерального органа исполнительной власти;
(4)особенности работы с электронными документами. Федеральные органы исполнительной власти на основе настоя-
щих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Для установления единой структуры инструкций по делопроизводству, закрепления в них технологии основных делопроизводственных операций в соответствии с российскими законами ВНИИДАД разработал методические рекомендации2.
Правила хранения документов в делопроизводстве и ведомст-
венном архиве Федеральное архивное агентство установило Основные правила работы архивов организаций3. Они определяют:
(1)требования к номенклатурам дел, порядок их составления, согласования, утверждения, заполнения и хранения;
(2)организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов;
(3)правила оформления дел (нумерация, подшивка, оформление обложки, описей и т.д.) и передачи дел в архив;
(4)порядок выделения и уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
1 Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. ¹ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации» // СЗ РФ. 2009. ¹ 25. Ст. 3060.
2Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. ¹ 76.
3Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив: ВНИИДАД, 2002.
12
Исходными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов при их отборе на хранение и уничтожение, являются перечни. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом РФ и являются нормативными документами общего действия1.
Собственные перечни разрабатываются организациями на основе типового перечня преимущественно в тех случаях, когда ведомственная система документации содержит большое количество специфических документов.
Требования к составу управленческой документации, правилам их подготовки, оформления Такие требования закреплены и в разработках Госстандарта2, отражающих результаты унификации и стандартизации управленческой деятельности.
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. ¹ 65 утвержден ÃÎÑÒ Ð 6-30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»3, определены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания и утверждения документов.
1Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. приказом Минкультуры РФ от
25августа 2010 г. ¹ 52. Ст. 5140; перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные органы; Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммер- ческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справ. пособие. М.: ВНИИДАД, 1996.
2Госстандарт России — Государственный комитет РСФСР по стандартизации,
метрологии и сертификации (с 1991 г. является правопреемником Госстандарта СССР), в 1992 г. реорганизован в Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации, в 2004 г. преобразован в Федеральную службу по техническому регулированию и метрологии, ныне Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) при Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации.
3 ÃÎÑÒ Ð 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Стандартинформ, 2003.
13
ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»1 предъявляет требования к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения.
ÃÎÑÒ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»2 нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. Стандарт содержит 140 терминов.
ÃÎÑÒ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы»3 устанавливает стандартные форматы для производства бумаги и подготовки документов.
ÃÎÑÒ Ð ÈÑÎ 15489-12007 «Система стандартов по информа-
ции, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»4 регулирует процессы управления документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы, а также содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.
ÃÎÑÒ 53898-10 «Системы электронного документооборота. Взаи-
модействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»5 определяет формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами.
Использование стандарта повышает культуру оформления документов и способствует закреплению требований к их официальности.
1ÃÎÑÒ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1984.
2ÃÎÑÒ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.
3ÃÎÑÒ 9327-60 Бумага. Потребительские форматы. М.: Изд-во стандартов, 1960.
4ÃÎÑÒ Ð ИСО 15489-12007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М.: Стандартинформ, 2007.
5ÃÎÑÒ Ð 53898-2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению. М.: Стандартинформ, 2010.
14
1.2.Правовые акты СК России, регламентирующие работу с документами
На основе государственных правовых актов и нормативно-мето- дических документов каждая организация разрабатывает свои требования к работе с документами, закрепляя их в правилах, регламентах, инструкциях.
1. Основным ведомственным правовым актом, устанавливающим организацию системы документационного обеспечения управления подразделений центрального аппарата, следственных органов и учреждений Следственного комитета, является Èíñò-
рукция по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации1, которая определяет и документально фиксирует принципы политики Следственного комитета в области управления документами.
Цель этой политики — создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени.
Инструкция устанавливает:
(1)подразделения и лиц, которые отвечают за единый порядок документирования и организацию работы с документами в органах Следственного комитета;
(2)виды документов, используемые для документирования распорядительной, организационной и информационной деятельности Следственного комитета;
(3)общие правила подготовки и оформления документов;
(4)правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
(5)порядок копировально-множительных работ и оформления копий документов;
(6)порядок приема, обработки и распределения входящих документов;
(7)порядок подготовки и отправки исходящих и внутренних документов;
(8)порядок учета объема документооборота;
1 Утверждена приказом Председателя Следственного комитета Российской Федерации от 18 июля 2012 г. ¹ 40.
15
(9)порядок регистрации документов;
(10)категории документов, подлежащих обязательному контролю;
(11)порядок их постановки на контроль;
(12)технологии контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
(13)типовые сроки исполнения;
(14)правила формирования в дела отдельных категорий документов;
(15)порядок разработки и использования номенклатуры дел;
(16)порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
(17)правила подготовки дел к хранению;
(18)требования к описанию и оформлению дел;
(18)порядок передачи дел в архив;
(20)особенности работы с электронными документами.
2. Базовый документ в области архивного дела, устанавливающий организацию системы документации и сроки хранения документов, Перечень документов, образующихся в процессе деятельности
Следственного комитета Российской Федерации и подведомственных ему учреждений с указанием сроков хранения1. Перечень позволяет:
(1)систематизировать документальный фонд СК России по его функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел;
(2)определять конкретные сроки хранения документов различ- ной видовой принадлежности, образовавшихся в деятельности СК России, применяя к ним срок, установленный в Перечне по отношению к категории или виду документов;
(3)выявлять значение тех или иных видов документов для деятельности СК России и осуществлять их отбор на архивное хранение или выделение к уничтожению;
(4)соблюдать правила формирования документов в дела, т.е. не
подшивать в одно дело документы с разными сроками хранения;
(5)обосновывать решения, принимаемые Центральной экспертной комиссией (ЦЭК), экспертными комиссиями (ЭК) следственных органов, учреждений Следственного комитета и экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных архивов;
1 Утвержден приказом Председателя Следственного комитета Российской Федерации от 11 июня 2014 г. ¹ 50.
16
(6)обеспечивать сохранность документов в целях качественного формирования архивного фонда Следственного комитета и
Архивного фонда Российской Федерации.
3.Приказом Председателя СК России «О гербовых бланках документов Следственного комитета Российской Федерации»1 установлен порядок использования гербовых бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации в органах Следственного комитета России.
Приказом определено изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте с геральдическим щитом на бланках — в Центральном аппарате; во всех других следственных органах, учреждениях и организациях, входящих в систему Следственного комитета, — в одноцветном варианте без геральди- ческого щита.
4.Приказ Председателя Следственного комитета «О работе в системе Следственного комитета Российской Федерации с докумен-
тами, заверенными печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации»2 определяет виды документов, подлежащих заверению печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации и устанавливает порядок учета документов, заверенных гербовой печатью.
1 См.: приказ Председателя Следственного комитета Российской Федерации
¹8 от 15 января 2011 г. «О гербовых бланках документов Следственного комитета Российской Федерации».
2 См.: приказ Председателя Следственного комитета Российской Федерации
¹15 от 20 января 2011 г. «О работе в системе Следственного комитета Россий-
ской Федерации с документами, заверенными печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации».
17
Глава 2
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1.Управленческая документация. Классификация документов
Понятия «документирование» и «документ» В практике управления используется информация различных видов — социальноэкономическая, научная, техническая, культурная и т.д. Преобладающая часть управленческой информации (до 90%), согласно общим требованиям законодательства, должна в обязательном порядке фиксироваться, закрепляться. Фиксация информации осуществляется в виде документов на бумажном носителе или в электронном виде и определяется понятием «документирование».
Документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель1.
В соответствии с законодательством в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ2.
Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти3.
1Статья 2 ФЗ от 27 июля 2006 г. ¹ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». См.: ÑÇ ÐÔ. 2006. ¹ 31. Ñò. 3448
2Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. ¹ 477 // СЗ РФ. 2009 ¹ 25. Ст. 3060.
3Статья 11 ФЗ от 27 июля 2006 г. ¹ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». См.: ÑÇ ÐÔ. 2006. ¹ 31. Ñò. 3448
18
Сформировалось несколько способов документирования: текстовое, кино-, фото-, видеодокументирование, электронное.
В управленческой практике СК России преобладает такой способ документирования, как принтерная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснения, рапорты, создаются и рукописным способом. Независимо от способа документирования его итогом является документ.
Понятие «документ» имеет свои истоком слово docco, что переводится с латинского как «извещаю», «учу». Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I, применив его в значении «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий характер документа как носителя информации, предназначенной для организации и координации совместной деятельности людей, утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений России вплоть до 1920-х годов термин «документ» почти не употреблялся. Как тождественные использовались такие понятия, как «грамота», «акт» и в особенности — «деловая бумага»1.
Впервые законодатель определил понятие «документ» в 1994 г. в Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документов» как материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения2.
Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, — официальность.
Официальные документы — документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер3.
Необходимо отличать официальные документы управленческого документооборота от официальных документов — предметов преступления, которые, помимо общих требований, предъявляемых к
1Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебник. 2-е изд., испр. и доп. Ростов н/Д: Феникс, 2013. С. 6.
2Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. ¹ 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» // http://www. consultant.ru/
3Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. ¹ 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» // http://www. consultant.ru/
19
документу, должны предоставлять права или освобождать от обязанностей1.
Особую категорию официальных документов составляют служебные документы (приказы, распоряжения, служебные письма, акты протоколы и др.).
Служебный документ — официальный документ, созданный юриди- ческим или физическим лицом, оформленный или удостоверенный в установленном порядке2.
Служебная документация в практике управления именуется
управленческой документацией3.
Классификация документов В процессе документооборота находится порядка 214 видов документов. Их принято классифицировать по различным основаниям.
1.Ïî видам деятельности — научно-технические, технологиче- ские, проектно-сметные, нормативные, управленческие, по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статисти- ческие, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, социальному обеспечению и др.
2.Ïî происхождению — служебные, подготовленные организацией, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
3.Ïî срокам хранения — документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет (временного хранения) и свыше 10 лет (долговременного хранения).
4.Ïî степени подлинности — подлинники (оригиналы), копии
èдубликаты:
(1)подлинник (официального) документа — первый (или единственный) экземпляр официального документа4. Синоним понятия «подлинник» — «оригинал». В управленческой прак-
1См.: п. 35 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от
9июля 2013 г. ¹ 24 «О судебной практике по делам о взяточничестве и об иных коррупционных преступлениях».
2ÃÎÑÒ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.
3В дальнейшем здесь, в тексте пособия, понятия «официальный документ», «слу-
жебный документ» и «управленческий документ» будут использоваться как синонимы в значении документа, призванного обеспечить управленческий процесс.
4 ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
20