Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе

На оборотной стороне РК документа указываются фигурирующие в документе фамилии или названия организаций (должностные лица) со справочными сведениями о них, ролью в данном документе и принятых решениях.

Если при регистрации входящих документов используется технология штрихкодирования, то на документе печатается уникальный штрихкод, включающий регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др., или помещается наклейка со штрихкодом.

При регистрации исходящих и внутренних документов в регистрационные формы вносятся сведения о следующих реквизитах документов:

(1)регистрационном номере документа (присваивается);

(2)пометке о наличии информации ограниченного распространения;

(3)дате подписания (дата регистрации);

(4)составе документа (количество листов основного документа плюс количество листов приложения);

(5)адресате(ах) (куда или кому отправляется документ);

(6)номере связанного документа, например регистрационный номер входящего документа, на который дается ответ;

(7)подписавшем документ;

(8)виде (способе) отправления;

(9)дате отправления;

(10)виде документа;

(11)кратком содержании документа (о чем документ);

(12)регионе обжалуемых действий (свершившихся фактов, событий);

(13)номере контрольного производства, номере материала проверки или уголовного дела;

(14)исполнителе документа (Ф.И.О. или индекс подразделения);

(15)дате исполнения;

(16)Ф.И.О. работника, визирующего документ;

(17)дате визирования документа;

(18)сведениях о списании документа (когда, куда).

101

2. Регистрационный номер исходящего и внутреннего документа

состоит:

(1) из индекса группы Иссоп — для внутрикорпоративной переписки

Отск — для переписки по обращениям граждан и юридических лиц Иск — для ведомственной переписки Вн — для внутренних документов

(2)разделителя «—»

(3)индекса подразделения — создателя документа (отправителя)

(4)разделителя «—»

(5)порядкового номера по группе

(6)разделителя «—»

(7)последних двух цифр года регистрации документа

(8)разделителя «/»

(9)пометок ограниченного доступа к документу (при его на-

личии)

Например:

Иссоп-01-187-14/

ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ ИСХОДЯЩЕГО (ВНУТРЕННЕГО) ДОКУМЕНТА

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

102

Оборотная сторона РК для исходящего или внутреннего документа аналогична оборотной стороне РК для входящих документов.

Поскольку регистрация — одна из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, то существует необходимость в определении необходимости регистрации документа в зависимости от его содержания, авторства, вида, подлинности.

Существует правило, в соответствии с которым обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень.

В Следственном комитете не подлежит регистрации (фиксируется только дата поступления) следующая входящая корреспонденция:

(1)копии документов, в том числе полученные с использованием информационных систем общего пользования, справоч- ная информация, присланная для сведения;

(2)поздравительные письма и телеграммы;

(3)пригласительные билеты;

(4)бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные и т.п.), поступившие без сопроводительного письма;

(5)печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

(6)формы статистической отчетности, поступившие без сопроводительного письма.

5.2.Регистрация и учет обращений граждан

Письменные обращения граждан в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления1.

Поступающие в следственные органы, учреждения и организации СК России обращения и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые

1ÔÇ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от

2ìàÿ 2006 ã. ¹ 59-ÔÇ // ÑÇ ÐÔ. 2006. ¹ 19. Ñò. 2060.

103

для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).

Регистрация подтверждается наличием регистрационного номера и даты регистрации обращения, которые помещаются на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу.

Регистрационный номер включает начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения.

Например:

Ë-128

Регистрационными формами для обращений граждан являются алфавитная и ссылочная карточки.

Алфавитная карточка заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение.

Ссылочная карточка заводится на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

ФОРМА ССЫЛОЧНОЙ КАРТОЧКИ

Фамилия ___________________________________________________

Имя, отчество _______________________________________________

Дата, регион_________________________________________________

¹ _________________________________________________________

СМОТРИ: Фамилия_____________________________________________________

Имя, отчество_________________________________________________

104

Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.

В Следственном комитете при поступлении обращений создается (формируется) контрольное производство.

ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ КОНТРОЛЬНОГО ПРОИЗВОДСТВА

Следственный комитет Российской Федерации

_____________________________________________________________

(наименование управления)

_____________________________________________________________

____________________

(отдел)

КОНТРОЛЬНОЕ ПРОИЗВОДСТВО

¹ _____________

Фамилия ____________________________________________________

Имя _________________________ Отчество_______________________

На ___________листах

Контрольные производства заводятся по обращениям, принятым к разрешению в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета РФ, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета Российской Федерации, а также направленным в подчиненные следственные органы с установлением контроля.

Контрольные производства заводятся сразу же при поступлении документов особого контроля, международных следственных пору- чений, специальных донесений о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.

При регистрации в следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета обращений, по которым не заведены контрольные производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки и вместе с обращением передаются в соответствующее подразделение.

105

ФОРМА СПРАВКИ

Лицевая сторона

Фамилия_____________________________________________________

Имя, отчество_________________________________________________

Республика, край, область, город, район___________________________

Число жалоб, ранее направленных по одному и тому же вопросу в под- чиненные следственные органы, другие органы, в том числе ______

_____________________________________________________________

Первая: когда, куда, за каким номером направлена__________________

Номера переписок в других подразделениях________________________

Äàòà ________________________________________________________

Делопроизводитель ____________________________________________

Оборотная сторона

РЕШЕНИЕ ПО ЖАЛОБЕ

Принята к производству, номер (КП)_____________________________

Направлена: когда________________________________________________________

за каким номером_____________________________________________

êóäà ________________________________________________________

Фамилия и инициалы имени и отчества исполнителя________________

_____________________________________________________________

Делопроизводитель____________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Äàòà _____________________

По обращениям, направленным для разрешения в следственные органы, учреждения и организации Следственного комитета или органы государственной власти и иные государственные органы без контроля, контрольные производства не заводятся.

В следственном отделе по району, городу территориального следственного органа нумерация контрольных производств ведется в целом по отделу. Номер контрольного производства состоит из порядкового номера по книге учета с добавлением буквы «ж» и двух последних цифр года заведения.

Например:

58æ-14

Обращения, не принятые районным, городским следственным отделом к своему рассмотрению, направляются в органы государственной власти и иные государственные органы с сопроводительным письмом за номером соответствующего номенклатурного дела (мо-

106

жет дополняться буквенным индексом «р») с добавлением к нему двух последних цифр текущего года.

Например:

8ð-14

Копии писем подшиваются в соответствующее номенклатурное

äåëî.

Учет передачи первичных обращений в территориальных следственных органах может вестись с использованием карточек учета движения контрольного производства, которые рекомендуется заполнять на каждого заявителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере контрольного производства или направлении за номером соответствующего номенклатурного дела.

Карточки хранятся в подразделении делопроизводства или у работника делопроизводства, в порядке номеров и по годам.

В районных, городских следственных отделах с небольшим объемом документооборота (до 200 единиц) ведение карточек уче- та движения контрольных производств не является обязательным. Прохождение обращений, переписки по ним, а также результаты рассмотрения отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего переставляются в общую картотеку.

107

5.3.Регистрация и учет материалов проверок уголовных дел и вещественных доказательств

Материалы проверок сообщений о преступлениях, поступающих в Следственный комитет РФ (следственные органы, учреждения и организации Следственного комитета), регистрируются в Книге регистрации сообщений о преступлениях (КРСоП), после чего рассматриваются в порядке, установленном Уголовно-процессуальным кодексом РФ.

В следственных подразделениях центрального аппарата регистрационный номер материла по сообщениям о преступлениях состоит:

(1)из индекса подразделения

(2)разделителя «—»

(3)порядкового номера регистрации по книге учета сообщений

îпреступлениях с добавлением букв ïð

(4)разделителя «—»

(5)двух последних цифр года поступления сообщения о престу-

плениях

Например:

201-41ïð-14

В следственных подразделениях территориальных следственных органов регистрационный номер материла по сообщениям о преступлениях включает:

(1)порядковый номер регистрации по книге учета сообщений о преступлениях с добавлением букв ïð

(2)разделителя «—»

(3)двух последних цифр года поступления сообщения о преступлениях

Например:

56ïð-14

Решения, принятые по результатам рассмотрения сообщений о преступлениях, фиксируются в книге учета сообщений о преступлениях, а также регистрируются следующим образом:

(1)при возбуждении уголовного дела — в книге учета уголовных дел;

(2)при отказе в возбуждении уголовного дела — в книге учета материалов, по которым вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела.

108

ФОРМА КНИГИ УЧЕТА УГОЛОВНЫХ ДЕЛ

109

110