Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе

ности (территории), с которой связано содержание документов дела; дату (период), к которой относятся документы дела).

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка» и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Следственного комитета (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел «Переписка...» указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Если переписка ведется с одним корреспондентом, в заголовке дела указывается конкретный адресат, например:

Переписка с Генеральной прокуратурой Российской Федера-

ции по вопросам...

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название, каждый корреспондент отдельно не называется, например:

Переписка с территориальными следственными органами о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Полугодовые статистические отчеты территориальных следственных органов

При группировке в деле распорядительных документов, в том числе протоколов, в заголовке указывают вид документа во множественном числе, автора и год, например:

131

Приказы Председателя Следственного комитета за 2013 г. Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2012 г.

3.«Количество дел» отражает количество единиц хранения и заполняется по окончании календарного года.

4.«Срок хранения дела, номера статей по перечню» заполняется согласно утверждаемому приказом Председателя Следственного комитета Перечню документов Следственного комитета Российской Федерации с указанием сроков хранения и Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения1.

Сроки хранения дел, которые не вошли в перечни, устанавливаются экспертным путем. В графе «Срок хранения дела, номера статей по перечню» могут быть также проставлены следующие отметки: ДЗН (До замены новыми), ДМН (До минования надобности), ЭК (Экспертная комиссия), ЭПК (Экспертно-проверочная комиссия).

Например, отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение, на хранение в архив следственного органа или учреждение не передаются. Срок хранения данных документов определяется экспертной комиссией следственного органа, уч- реждения или подразделения, но не может быть менее трех лет.

Отметки ЭК или ЭПК означают, что часть документов дела может иметь политическое, научное, социально-культурное или историческое значение и после окончания срока хранения обязательно проходят экспертизу.

5.«Примечание» может включать отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел, о форме ведения дел (на бумажных и электронных носителях) и др.

Например, название типового или ведомственного перечня, ко-

торый был использован при составлении номенклатуры, обязательно вносят в данную графу.

1 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. ¹ 558; Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Следственного комитета Российской Федерации и подведомственных ему учреждений, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Председателя Следственного комитета Российской Федерации от 11 июня 2014 г. ¹ 50.

132

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____году в Следственном комитете Российской Федерации

133

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____году в подразделении

134

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СЛЕДСТВЕННОГО ОРГАНА ИЛИ УЧРЕЖДЕНИЯ

8.2. Правила формирования и оформления дел

Понятие «формирования дел» определено в ГОСТ Р 51141—98 как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела1.

Äåëî — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку2.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше

1ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2Òàì æå.

135

10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения1.

При формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования2:

(1)в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

(2)документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в дело вместе;

(3)документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

(4)в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

(5)приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;

(6)в дело группируются документы одного календарного года. Формирование дел в Следственном комитете представляет со-

бой приобщение подразделениями центрального аппарата Следственного комитета и следственными органами, учреждениями и организациями Следственного комитета исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Завершенные в делопроизводстве документы сдаются исполнителем в подразделение делопроизводства или работнику, ответственному за ведение делопроизводства, в 10-дневный срок для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В Следственном комитете установлен следующий порядок формирования дел:

(1)в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);

(2)запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, копии, черновики, документы, подлежащие возврату;

1Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. ¹ 477 // СЗ РФ. 2009. ¹ 25. Ст. 3060.

2Основные правила работы архивов организация. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.; Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. ¹ 76.

136

(3)по объему дело не должно превышать 250 листов. При нали- чии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и т.д.;

(4)документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;

(5)приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

(6)копии федеральных законов, актов Президента РФ, актов Правительства РФ и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства РФ формируются в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов;

(7)приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

(8)протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке

по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

(9)утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;

(10)переписка группируется, как правило, за период календар-

ного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документомзапросом.

Оформление дела состоит в подготовке дела к хранению в соответствии с установленными правилами1.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полное оформление дела Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (кадрам).

Полное оформление дела составляет комплекс работ, включающий подшивку или переплет дела, проставление нумерации листов в деле, оформление листа-заверителя и при необходимости внутренней описи документов, заполнение реквизитов обложки дела.

1. Подшивка и переплет дела. При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона. Переплет должен обеспечивать возможность свободного чтения текстов всех документов, дат, виз, резолюций. Текст доку-

1 ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

137

мента не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки.

В случае если текст документа расположен близко к левому полю листа, к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело.

2.Нумерация листов. Проставление нумерации в деле осуществляется черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу документа за рамкой текста арабскими цифрами (1, 2, 3, 4). Если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отдельно. В случае пропуска при нумерации листов дела возможно использовать литерные номера — к номеру, с которого на- чинается пропуск, необходимо добавить строчные буквы для пропущенных листов (например: 15а, 15б и т.д.).

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале конверт, затем каждое вложение. Фотографии, чертежи, другие иллюстрированные материалы, являющиеся самостоятельными листами дела, нумеруются в левом верхнем углу оборотной стороны листа.

3.Составление заверительной надписи. Заверительная надпись составляется для учета листов на отдельном листе-заверителе, который помещают в конце дела. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Âлисте-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов. Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи.

ФОРМА БЛАНКА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА Лист-заверитель дела ¹ ________

В деле прошито и пронумеровано_____________________________ листов

(цифрами и прописью)

В том числе литерные листы __________ пропущенные номера__________

+листов внутренней описи_________________________________________

Äàòà

138

4. Составление внутренней описи. Для учета ряда категорий документов составляется внутренняя опись. Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, документы ограниченного доступа и т.д.).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного срока хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на стандартном листе бумаги формата A4 по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Она подшивается в начале дела или подклеивается за верхний край к внутренней стороне его лицевой обложки.

Завершается опись итоговой записью, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи. Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи.

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела или производств ¹ ____________

Итого ________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________

Äàòà

5. Оформление обложки дела. Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-721.

1 ÃÎÑÒ 17914-72 Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, техниче- ские требования. М.: Изд-во стандартов, 1984.

139

Форма обложки дел длительных сроков хранения оформляется на листе бумаги и включает следующие реквизиты: наименование подразделения центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения и организации Следственного комитета, номенклатурный индекс, заголовок и дату дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела.

Срок хранения и указание на перечень документов со сроками хранения переносятся из номенклатуры дел после сверки по переч- ню документов или уточнения по решению ЭК. На делах постоянного срока хранения помещается надпись «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного срока хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией Росархива.

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА

код федерального архива_______

код федерального органа государственной власти ________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

(наименование органа и подразделения)

ÄÅËÎ ¹ _______ÒÎÌ ¹ ________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

(заголовок дела)

________________________________________________________________

140