Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе

тике оригинал может быть составлен в нескольких экземплярах, обладающих равной юридической силой;

(2)копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющей юридической силы1. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике с использованием фотографий, аппаратов факсимильной связи. Свободная копия создается, как правило, машинописным способом, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Копии, воспроизводящие часть документа, называются выписками;

(3)повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу, именуется дубликатом2 и сопровождает-

ся отметкой «Д у б л и к а т».

5.Ïî способу документирования выделяют письменные (рукописные, машинописные, типографские, электронные), графиче- ские, фото-, фоно-, аудио- и кинодокументы.

6.Ïî степени сложности различают простые и сложные документы. Простые документы содержат изложение одного вопроса, сложные — нескольких.

7.Ïî степени унификации документы делятся на индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц:

(1) индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа;

(2) типовые — документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений (типовой технический регламент, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.);

(3) трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст

ñпробелами, заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации;

(4)примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

(5)анкета — способ представления унифицированной части текста, при котором постоянная информация располагается

1ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2Òàì æå.

21

в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким способом смоделированы приказы по приему и увольнению персонала и другие документы.

8. Ïî степени ограниченности доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом имеют разную степень секретности (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы).

2.2. Общие требования к оформлению документов

Ïîä оформлением документов понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования1. Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридиче- скую силу документов.

Юридическая сила документа — свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления2.

Основные правила составления и оформления документов Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в Российской Федерации общегосударственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации3.

В теории управления выработаны общие требования4, которым должен отвечать документ:

(1)законность — все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативным правовым актам, определяющим действия участников процесса управления;

(2)достоверность — сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается;

1ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2Ñì.: Òàì æå.

3ÃÎÑÒ Ð 6.30—2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Стандартинформ, 2003.

4Ñì.: Колесник Е.Н. Некоторые проблемы управленческого документирования // Тез. сообщ. на девятой Междунар. науч.-практ. конф. 5—6 декабря 2002 г. М.: ВНИИДАД, 2003; Басаков М.И. Документационное обеспечение управления. Ростов н/Д, 2013.

22

(3)однозначность — положения, приведенные в тексте документа, не должны быть истолкованы двояко, по-разному;

(4)непротиворечивость — сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть несогласованными между собой;

(5)конкретность — текст документа должен быть определенным;

(6)полнота — текст документа должен содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления;

(7)понятность — все сведения должны быть изложены ясным языком;

(8)мотивированность — содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа;

(9)юридическая значимость (ñèëà) — управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты. Юридическая сила придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые буду основывать на нем свои действия;

(10)соответствие требованиям унификации и стандартизации.

Унификация и стандартизация Ñóòü унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости.

Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, — это унифицированная система документации (УСД)1.

Унифицированные системы управленческой документации сводятся в нормативный документ — Общероссийский классификатор управленческой документации (ÎÊÓÄ)2. Он предназначен для реше-

1ÃÎÑÒ Ð 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011—93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 ¹ 299). М.: Изд-во стандартов, 1994.

23

ния следующих задач: (1) регистрации форм документов, (2) упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве, (3) сокращения количества применяемых форм, (4) исключения из обращения неунифицированных форм документов, (5) обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации, (6) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления, (7) рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Ñóòü стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению, оформлению, документообороту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ÃÎÑÒ Ð)1

èëè стандарта организации. По традиции стандарты организаций, предприятий и фирм обозначаются аббревиатурой СТП — стандарт предприятия.

В процессе документирования предъявляются определенные требования и к иным параметрам документов.

Требования к структуре документа Каждый документ состоит из трех основных частей:

(1)вводной (или шапки), включающей сведения об авторе документа, его номер и дату;

(2)содержательной (тексты, таблицы), передающей основное содержание документа;

(3)оформляющей в обязательном порядке и содержащей подпись (подписи) должностного лица, возможно, оттиск печа- ти. Структура содержательной части документа может быть различной в зависимости от вида документа. Так, в приказах текст формулируют отдельными пунктами. Положения, инструкции и регламенты принято делить на разделы и подразделы.

1 Стандарты, обозначаемые «ГОСТ» без буквы «Р», являются стандартами бывшего СССР, действующими в настоящее время на территории Российской Федерации и стран СНГ. Их называют межнациональными стандартами.

24

Требования к стилю оформления документа Отличительная особенность документа — официально-деловой стиль изложения его содержания, означающий,

(1)использование нормированного современного литературного русского языка;

(2)нейтральный тон изложения, характеризующийся повествовательной манерой изложения и отсутствием экспрессивности;

(3)лексическое и оформительское единообразие;

(4)лаконичность изложения, предполагающая краткость и ясность используемых формулировок. Общее правило — объем письма (по одному вопросу) не должен превышать двух страниц;

(5)точность и однозначность изложения, обеспечивающие адекватное восприятие текста автором и его адресатом, исклю- чающие возможность разночтения или иного толкования документа;

(6)исключение канцеляризмов, избитых выражений, старомодных, архаичных слов и оборотов, элементов разговорной, обиходно-бытовой речи, жаргонизмов, сленга и т.д.;

(7)применение устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Их наличие — следствие четкой регламентированной деятельности, повторяемости управлен-

ческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Приведем несколько примеров «стандартных конструкций», используемых при составлении документов:

Довожу до Вашего сведения, что… В связи с изложенным прошу продлить срок…

Уважаемый Петр Иванович, информируем Вас о том, что…

Требования к размеру и качеству бумаги, применяемой в доку-

ментировании Качество бумаги определяется десятками параметров, такими как плотность, белизна, яркость, жесткость, непрозрач- ность, абразивность, толщина, пористость, кислотность и др.:

(1)плотность — характеристика бумажного листа, означающая отношение его веса (в граммах) к площади (в квадратных метрах). Необходимо запомнить, что офисная техника лучше всего работает на бумаге плотностью 80—90 г/мм2. Пределы плотности используемой бумаги указываются в характеристиках техники;

25

(2)толщина — неуловимый параметр. Она зависит от плотности и спрессованности. Теоретически чем больше толщина, тем выше жесткость;

(3)белизна (яркость) — основной показатель качества бумаги. Чем бумага белее, тем качественнее, так как на ней отчетливее виден отпечаток. Белизна традиционно оценивается в процентах (93—95%) — чем выше, тем лучше, но не более 100% — это абсолютное значение;

(4)непрозрачность — параметр, особенно важный для двухсторонней печати и копирования. Если бумага слишком прозрачная, текст будет просвечивать с обратной стороны листа. Чем выше плотность, тем выше непрозрачность;

(5)абразивность — способность бумаги нарушать при контакте гладкость другого тела, например роликов оргтехники или фоторецептора. Абразивная бумага может серьезно повредить технику;

(6)пористость (воздухопроницаемость) — важна, если в офисной технике используется вакуумный механизм подачи бумаги. При использовании пористой бумаги вакуумный перенос затрудняется и бумага застревает. Кроме того, на пористой бумаге качество изображения будет хуже;

(7)кислотность — также важная характеристика. Высокая кислотность сокращает срок хранения бумаги. Бумага быстрее разрушается. Чем ниже кислотность, тем лучше качество бумаги. Практически все современные типы бумаги — бес-

кислотные.

Иногда в описании офисной бумаги упоминается некая категория или класс (например, «бумага относится к категории C»). Категория качества (класс) определяется совокупностью физических, химических и электрических качеств бумаги, а также упаковкой. Существуют следующие классы: класс A. Бумага высшего сорта. Самая высокая степень белизны — 95—98%. Высокая однородность. Не содержит смол. Обеспечивает самую высокую производительность как при односторонней, так и при двухсторонней печати и копировании; класс B. Стандартная универсальная офисная бумага. Белизна 92—95%; класс C. Бумага начального уровня. Обеспечивает базовую работоспособность техники. Белизна менее 92%.

Действующий в нашей стране более полувека стандарт на размеры бумаги1 устанавливает три ряда потребительских форматов — А, В, С. Исходным форматом является формат А0, площадь которого приблизительно равна 1 кв. м с габаритными размерами

1 ÃÎÑÒ 9327-60 Бумага. Потребительские форматы. М., 1960.

26

84 ½ 1189 мм. Каждый последующий размер получается из предыдущего делением большей стороны пополам.

Потребительские форматы бумаги (мм)

Форматы группы B используются для печати книг. Форматы группы C — для конвертов и имеют простое соответствие: в конверт формата C4 входит несложенный лист формата A4, в конверт формата C5 — лист A4, — сложенный пополам, в C6 — A4 — сложенный в два раза и т.д.

Документы, создаваемые в Следственном комитете России, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 ½ 297 мм), A5 (148 ½ 210 мм), допускается применение листов бумаги формата A3 (420 ½ 297 мм) и формата A6 (105 ½ 148 мм) или в виде электронных документов.

Требования к размеру полей документов

Поля документа — пространство между краем листа бумаги и текстом. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (в мм)1: 20 — левое, 10 — правое, 20 — верхнее, 20 — нижнее. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги, верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. Это минимальные размеры полей. Дальнейшее их сокра-

1 ÃÎÑÒ Ð 6.30—2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

27

щение приведет к невозможности оформления и последующего хранения документов, но увеличение размеров полей допустимо.

20 мм

10 мм

20 мм

20 мм

20 мм

Аналогичные требования предъявляются к размерам полей документов, создаваемых Следственным комитетом Российской Федерации.

Требования к оформлению в документах дат и чисел В настоящее время в документировании применяются два способа написания дат документов — цифровой и словесно-цифровой.

Цифровым способом, кроме реквизита «Дата» (на текстах), дата оформляется только при визировании документа, написании резолюции, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, заполнении электронной карты документа в автоматизированных системах документооборота.

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для да-

28

ты, она проставляется в указанном месте. Если место для даты не отмечено, дата проставляется ниже реквизита «Подпись».

Если обозначение даты состоит только из года, слово ãîä пишется полностью:

план на 2013 год, смета на 2013 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание:

âоктябре 2013 г.

âоктябре-ноябре 2013 ã.

âI квартале 2013 г.

âпервом полугодии 2013 г.

Таким образом, слова ãîä, ãîäû сокращаются, если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала и полугодия.

При написании многозначных чисел производится их группировка справа налево по три цифры: 15 680 030; 15 680. Разделителем групп может быть только пробел, использовать с этой целью точку или запятую недопустимо.

Требования к изготовлению документов В целях обеспечения единого стиля оформления документов установлены определенные требования к их изготовлению. Как правило, управленческие документы изготавливаются на компьютерах и используются в электронном виде или распечатываются.

ÂСледственном комитете России при подготовке документов на компьютере используется текстовый редактор Microsoft Word с применением шрифта Times New Roman, размеры шрифта 13, 14, 15, а также электронные шаблоны бланков документов. При печа- тании таблиц можно использовать шрифты других размеров.

Текст документа печатают, отступив 2—4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», на бланках А4 — через полтора межстроч- ных интервала. На бланках А5 — через один межстрочный интервал. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

Âдокументах, составленных на двух и более страницах, вторая

èпоследующая страницы нумеруются. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами над верхней границей текстового поля (в колонтитуле) без кавычек, дефисов и слова страница (ñòð., ñ.), центрированным способом. Размер шрифта цифр должен соответ-

29

ствовать размеру шрифта текста документа или быть меньше его на два кегля.

При исполнении, визировании и подписании документов используются чернила синего, фиолетового или черного цвета.

2.3. Бланки документов и их виды

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа1. Государственный стандарт устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 ½ 297 мм) и А5 (148 ½ 210 ìì)2.

В органах СК России используются следующие виды гербовых

бланков документов.

1. Общий угловой гербовый бланк документов следственного органа, учреждения, организации используется для изготовления исходящих документов любых видов (кроме письма), имеющих наименование: информационных писем, обзоров, заданий, поручений, представлений и других официальных документов, инициативно подготовленных авторами документов.

ОБРАЗЕЦ общего углового гербового бланка документов

Следственного комитета Российской Федерации

1ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2ÃÎÑÒ Ð 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

30