Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Председателя Следственного комитета Российской Федерации

Если согласование осуществляют письмом, протоколом. Гриф согласования исполнитель оформляет следующим образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу Председателя Следственного комитета Российской Федерации от 5 июля 2012 г. ¹ 165-ф

СОГЛАСОВАНО

письмо Военно-промышленной комиссии при Правительстве Российской Федерации От 16 апреля 2012 г. ¹ 1686п-46

С помощью согласования может расширяться круг лиц, ответственных за составленный документ. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких должностных лиц, согласование может оформляться следующим образом:

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования формата A4. В этом случае, на основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Реквизит 15 «Âèçà». Обеспечивает внутреннее согласование документа, т.е. согласование в пределах одной организации. Реквизит «Виза» состоит из должности и подписи лица, визирующего документ, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты подписания.

Например:

Руководитель управления кадров

Визы в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета России, следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета при согласовании нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, аналитических записках, рапортах, справках и других документах) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему краю текстового поля документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При внешнем согласовании визирование проектов документов может исполняться следующим образом:

(1)все визы проставляются на проекте документа;

(2)на копиях проекта документа, рассылаемых одновременно нескольким адресатам для обеспечения своевременного согласования;

(3)на отдельных листах согласования формата А4.

52

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта постановления Правительства Российской Федерации

_____________________________________________________

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний)

Руководитель ____________________ управления

И.О. Фамилия

Подпись

Äàòà

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем), прилагаются к указанному проекту (его копии) и передаются ответственному исполнителю.

Реквизит 16 «Подпись должностного лица». Включает наименование должности и специальное, воинское звание (классный чин) лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия).

Реквизит «Подпись» отделяется от текста документа или отметки о наличии приложения пробелом в два межстрочных интервала и печатается с межстрочным интервалом «точно 12 пт».

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

53

Например:

Допускается использовать сокращенное наименование должности — без указания полного наименования Следственного комитета и не указывать специальное, воинское звание (классный чин) при оформлении документов, предназначенных для внутреннего документооборота в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета или между ними, в следственных органах, учреждениях, организациях Следственного комитета.

Например:

Следователь по особо важным делам личная подпись А.М. Карпов

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, а при равенстве должностей фамилии располагаются по алфавиту.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы государственной власти, подписи располагают на одном уровне, например:

Реквизит 17 «Гриф утверждения документа». Санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, организаций.

Гриф утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: (1) утверждением документа руководителем,

(2) изданием специального распорядительного документа.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения и проставляется в верхнем правом углу документа.

Например:

54

УТВЕРЖДАЮ Председатель Следственного комитета Российской Федерации

генерал-полковник юстиции А.И. Бастрыкин

Äàòà

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (без кавычек), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Председателя Следственного комитета Российской Федерации от 21 января 2011 г. ¹ 18-Ф

Гриф утверждения может проставляться на следующих документах:

(1)планах, правилах, инструкциях, графиках работы, повестках заседаний коллегий, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов;

(2)должностных регламентах федеральных государственных гражданских служащих;

(3)финансово-хозяйственных документах — сметах, счетах, ведомостях, балансах, отчетах, альбомах учетной документации, актах передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, актах списания имущества, актах ревизий, проверок, инвентаризации;

(4)архивных документах — актах передачи архивных дел на постоянное хранение, актах приема-передачи дел, актах унич- тожения документов с истекшими сроками хранения и др.

Реквизит 18 «Оттиск печати». Заверяет подлинность подписи должностного лица, подписавшего документ.

Печати подразделяются на: (1) гербовые (с изображением Государственного герба Российской Федерации»); (2) простые (печати с надписью по центру «для пакетов», «отдел кадров» и др.).

55

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица1.

Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать проставляется в месте, обозначенном отметкой «МП».

Оттиском печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в органах СК России заверяются следующие процессуальные документы2:

(1)постановления о производстве обыска, выемки;

(2)постановления о возбуждении перед судом ходатайства об избрании в качестве меры пресечения заключения под стражу, домашнего ареста, залога;

(3)постановления об изменении или отмене меры пресечения в виде заключения под стражу;

(4)постановления о возбуждении перед судом ходатайства о наложении ареста на имущество и постановления об отмене ареста на имущество;

(5)постановления о принятии процессуальных решений и постановления (ходатайства) о производстве процессуальных действий, требующих согласия руководителя следственного органа либо судебного решения; запросы о правовой помощи, материалы по экстрадиции и др.; постановления о переводе подозреваемых и обвиняемых, содержащихся в следственных изоляторах, в изоляторы временного содержания, из одного следственного изолятора — в другой;

(6)постановления о переводе осужденных из исправительных учреждений в следственные изоляторы;

(7)письма о конвоировании подозреваемых и обвиняемых, содержащихся под стражей, для участия в следственных действиях;

(8)письменные разрешения на предоставление подозреваемым и обвиняемым, содержащимся под стражей, свидания с родственниками и иными лицами;

(9)вкладыши к служебным удостоверениям работников СК России, прикомандированных для участия в следственных группах.

1Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. ¹ 76.

2См.: приказ Председателя Следственного комитета от 20 января 2011 г. ¹ 15 «О работе в системе Следственного комитета Российской Федерации с документами, заверенными печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации».

56

Реквизит 19 «Отметка о заверении копии» применяется для подтверждения идентичности копии (выписки из документа) подлиннику документа. Оформляется на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слова «Верно» или «Копия верна»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати (штампа), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование подразделения)

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количе- ства листов копии (выписки из документа), например:

«Всего в копии ____ л.».

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Заверенные копии документов могут прошиваться с фиксацией концов нитей прошивки наклеиваемой полоской бумаги, на которую проставляется печать.

Возможно оформление данного реквизита на отдельной бирке с последующей наклейкой ее на прошитый документ с заверением оттиском печати.

Реквизит 20 «Отметка об исполнителе». Содержит информацию о должностном лице, подготовившем документ. Включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и код города при необходимости. Отметка проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и выравнивается по левому краю текстового поля. Для исполнения отметки используется шрифт размером (кеглем) 10.

Например:

В.А. Петров 237—41—53 (495)

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием подразделения.

57

Реквизит 21 «Указания по исполнению документа (резолюция)».

Надпись, которая делается руководителем на поступившем документе при его рассмотрении. Резолюция включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя, краткое содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем непосредственно на документе (на свободном месте в верхней части первой страницы документа) или на отдельном листе бумаги формата А6 (105х148 мм).

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ДЛЯ РЕЗОЛЮЦИИ

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СЛЕДСТВЕННОГО КОМИТЕТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

________________________________________________

И.О. Фамилия

«___»_________20___ã.

ê ¹ ______ îò _______

При наличии нескольких исполнителей первой в резолюции указывается фамилия ответственного исполнителя, например:

Власову М.В. Ивановой А.М.

Прошу подготовить проект ответа к 15.02.2014 Подпись Дата

Реквизит 22 «Отметка о контроле за исполнением документа».

Обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «Ê», словами

58

«Особый контроль», «Контроль», надписывается или проставляется в виде оттиска штампа.

Реквизит 23 «Отметка об исполнении документа». Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет находиться документ, подписи исполнителя документа или руководителя подразделения центрального аппарата следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета Российской Федерации, расшифровки подписи (указания инициалов имени и отчества, фамилии подписавшего лица) и даты, например:

В дело ¹ 01—14 Подпись С.И. Иванова 22.05.2014

Отметка об исполнении документа располагается на лицевой стороне первой страницы документа с резолюцией об исполнении на свободном от текста месте. Данный реквизит является свидетельством завершения работы над документом.

Реквизит 24 «Отметка о поступлении документа». Служит подтверждением факта принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документов.

Отметка о поступлении документа содержит фамилию и инициалы имени и отчества должностного лица, получившего документ, его подпись и дату поступления документа (при необходимости указываются время поступления и количество листов отдельно для основного документа и приложений), проставляется на первом листе входящих документов в правом углу нижнего поля.

59

Глава 3

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ СЛЕДСТВЕННОГО КОМИТЕТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Из всего их многообразия документов можно выделить следующие основные группы:

(1)организационные документы — представляют собой комплекс взаимосвязанных документов, определяющих структуру, функции и задачи организации, права, обязанности и ответственность руководства и сотрудников (учредительный договор, устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и др.);

(2)распорядительные документы — документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач (приказы, распоряжения, указания, решения);

(3)учетно-расчетные (бухгалтерские) документы — документы, позволяющие осуществлять синтетический и аналитический учет в организации (годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризации, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

(4)информационно-справочные документы — сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения (акты, письма, протоколы, докладные записки, справки, телеграммы и пр.).

60