Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе

(5)проверку правильности оформления документа;

(6)подписание документа (при необходимости — утверждение);

(7)регистрацию;

(8)отправку;

(9)подшивку документа в дело.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами аналогичен схеме работы с исходящими документами:

(1)составление проекта документа исполнителем;

(2)проверка правильности оформления документа;

(3)подписание руководителем (в необходимых случаях утверждение);

(4)регистрация.

На этапах исполнения и завершения работы с внутренними документами порядок работы с ними аналогичен работе с входящими документами: (1) передача исполнителю, (2) исполнение резолюций и подшивка исполненных документов в дело.

Регистрация, учет и движение в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, в следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета исходящих и внутренних документов выполняются управлением и отделами документационного обеспечения, подразделениями делопроизводства, работниками делопроизводства.

После подписания исходящие и внутренние документы передаются в двух экземплярах на регистрацию в отделы документационного обеспечения, подразделения делопроизводства, работникам делопроизводства.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи исполнителем документа на отправку превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований, предъявляемых к оформлению документов, работник отдела документационного обеспечения, работник подразделения делопроизводства, работник делопроизводства возвращают документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывают об этом руководителю подразделения.

После регистрации первый экземпляр (подлинник) документа направляется адресату, а второй экземпляр (копия) — исполнителю с регистрационным номером и датой для приобщения в номенклатурное дело.

Зарегистрированный подлинник исходящего документа подлежит отправке, внутреннего документа — помещается в номенклатурное дело для последующего использования в информационносправочной работе.

91

Отправка исходящих документов осуществляется в следующем порядке.

Документы отправляются в запечатанных конвертах, на которых указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт допускается помещать несколько документов, адресованных одному корреспонденту.

Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов.

Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и (или) получе- ния адресатом.

Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес.

Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения получения заказных писем помещается подразделениями документационного обеспечения в соответствующие номенклатурные дела.

Документы массовой рассылки отправляются в соответствии со списком рассылки документа, который составляется исполнителем исходящего документа и подписывается руководителем. Список рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в соответствующее номенклатурное дело.

Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета.

4.4. Учет объема документооборота

Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период1.

Для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организаций в целом необходим учет документооборота.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Следственный комитет и создаваемых им, ведется в целях рационального распределе-

1 ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

92

ния документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

При подсчете объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учи- тываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота1.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ2.

Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учи- тываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным подразделения, осуществляющего копироваль- но-множительные работы, в целях определения загрузки техниче- ских средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного подразделения и определения численности работников.

Следственные органы, учреждения и организации представляют сведения об объеме документооборота в управление к 1 февраля и к 1 августа, которое по итогам каждого полугодия обобщает состояние этой работы.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управлением и представляются руководству Следственного комитета в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера. Сведения об объеме документооборота помогают установить количество информации, необходимой для функционирования аппарата управления, и степень загруженности подразделений и должностных лиц.

1Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. ¹ 477 //СЗ РФ. 2009. ¹ 25. Ст.3060.

2Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. ¹ 76.

93

ФОРМА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СВЕДЕНИЙ ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

___________________________________________________________

наименование подразделения ЦА, территориального следственного органа

çà__________________20____ã.

Таблица ¹ 1

ИТОГО

94

Таблица ¹ 2

Руководитель подразделения центрального аппарата (территориального следственного органа)

Следственного комитета _______________ ________________

95

Глава 5

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОСПРАВОЧНОЙ РАБОТЫ

5.1.Общие правила регистрации документов

ворганах СК России

Регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения1. Основное назначение регистрации — обеспечение доказательства создания документа и его вклю- чения в систему управления документами, а дополнительным — упрощение поиска документа. Именно регистрация позволяет сформировать базу данных о документах, в целях обеспечения информа- ционно-справочной работы и контроля исполнения документов. При регистрации документу присваивается идентификатор (регистрационный индекс), который является уникальным внутри системы управления документами. Таким образом, регистрация формализует включение документа в систему управления документами2.

Существует три формы организации регистрации документов в зависимости от работы с документопотоками — централизованная, децентрализованная и смешанная.

Ïðè централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций.

Ïðè смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децен-

1ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2ÃÎÑÒ Ð ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М.: Стандартиформ, 2007.

96

трализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Независимо от формы организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип — однократность. Этот принцип исключает повторность регистрации документа при его передаче из одного структурного подразделения в другое и предполагает фиксацию информации о документе в избранной регистрационной форме только один раз.

Система регистрации может быть традиционной (ручной) или автоматизированной. Нередко организации используют сочетание ручных методов регистрации документов с автоматизированными технологиями.

Основные регистрационные формы В настоящее время это журналы и регистрационные карточки.

Ïðè журнальной форме регистрации сведения о документах заносятся в регистрационные журналы. В нормативной базе современного делопроизводства не содержатся утвержденные формы регистрационных журналов. К основным видам журналов, необходимым для полноценного учета, относят журналы входящих, исходящих и внутренних документов.

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ (пример)

Несмотря на надежность и простоту, журнальная форма учета документов имеет ряд недостатков, что прежде всего обусловлено усложнением поиска необходимой информации, поскольку инициативный документ зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него — в другом. Не исключена и повторная регистрация документов при передаче из подразделения в подразделение, что влечет несоблюдение основного принципа регистрации — однократности.

97

Карточная форма регистрации позволяет сделать процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она широко применяется в большинстве организаций. Типовая форма регистрационной карточки (РК) была разработана в 1970-е годы и закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются каждой организацией самостоятельно.

Традиционная регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних.

ТИПОВАЯ ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ

Лицевая сторона

1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31

Корреспондент

В последнее время все большее распространение получают автоматизированные системы регистрации, которые позволяют заполнять регистрационные формы на компьютере и создавать электронную базу документов организации.

АИК «Надзор» В Следственном комитете регистрация документов и другие процедуры документооборота осуществляются с применением автоматизированного информационного комплекса «Надзор».

Вся входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция подлежит обязательной централизованной регистрации в АИК «Надзор», а при его отсутствии — в учетных формах на бумажных носителях, в которые включаются основные реквизиты поступивших документов:

регистрационный номер документа (присваивается);

гриф документа (при его наличии);

дата поступления (дата регистрации);

корреспондент (от кого поступил документ);

98

исходящий номер документа, присвоенный ему корреспондентом;

дата подписания документа корреспондентом;

кто подписал поступивший документ;

состав документа (количество листов документа, листов приложения, томов, электронных носителей информации);

способ доставки;

номер заказного отправления;

вид документа (например, акт, постановление о продлении сроков содержания под стражей и т.п.);

с каким документом связан (номер связанного документа);

краткое содержание документа (о чем документ);

регион действий, свершившихся фактов, событий;

сопроводительный документ (номер, от кого поступил, дата, кто подписал);

номер контрольного производства, материала проверки или уголовного дела;

исполнитель документа (Ф.И.О. или индекс подразделения);

плановый срок исполнения;

фактический срок исполнения;

сведения о списании документа (когда, куда).

При регистрации входящего документа с использованием АИК «Надзор» сведения о нем вносятся в регистрационную карточку.

Регистрационный номер входящего документа состоит из:

(1) индекса группы:

ВХСОП — входящие из следственных органов Следственного комитета ГРСК (ЮЛСК) — обращения граждан и представителей юридических лиц

ОГДСК — обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ ЧСФСК — обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания РФ

УЕССК — обращения Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека УРФСК — обращения Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации

ПППСК — обращения полномочных представителей Президента РФ ГЛСК — обращения глав субъектов Российской Федерации

ПЗСК — парламентский запрос ЗГДСК — запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ

ВХСК — входящие иных органов государственной власти и организаций

99

(2)разделителя «–»

(3)порядкового номера по группе

(4)разделителя «–»

(5)последних двух цифр года регистрации документа

(6)разделителя «/»

Например:

ВХСОП-125—14/

Краткое содержание должно отражать суть вопроса (вопросов), изложенного(ых) в документе, и отвечать на вопросы «÷òî?», «когда?», «ãäå?», «êòî?», «êåì?».

Срок исполнения документа отмечается в верхней части РК на шкале дат, отметкой в верхнем ряду числа, а в нижнем — месяца планируемой даты исполнения документа, в графе «год» указываются последние две цифры текущего года либо следующего за ним.

ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

100