Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спе

проставляется отметка об исполнителе, которая включает в себя фамилию исполнителя и номер его телефона.

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ

Ò Å Ë Å Ã Ð À Ì Ì À

«Срочная»

Курск Авиамоторная 16 Петрову Сергею Васильевичу

Необходимо предоставить документы о стоимости похищенного 23 мая 2014 г. телефона Samsung Galaxy S5 в Следственный отдел по Подольску ГСУ СК России по Московской области адрес Подольск Парадный проезд 12 (каб. 13) срок 6 июня 2014

Исп. Иванова, тел. 22—43 01.06.2014

Факсограмма (факс) Это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Средства факсимильной связи используются, как правило, для оперативного получения и направления справочно-информацион- ных документов, не требующих подтверждения их юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация, в том числе оформленная на гербовых бланках документов, не может быть использована в качестве официального документа без дополнительного получения другим видом связи подлинного экземпляра этого документа.

При передаче и приеме факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

(1)документы передаются по каналам факсимильной связи только за подписью руководителей подразделений центрального аппарата, руководителей следственных органов, учреждений, организаций СК России с визой непосредственного исполнителя;

81

(2)ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, несут исполнитель, подготовивший факсограмму для передачи, руководители подразделений центрального аппарата, руководители следственных органов, учреждений, организаций СК России;

(3)количество листов (формат A4) документа, передаваемого в течение одного сеанса связи, не должно превышать пяти;

(4)факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

(5)подлежащие передаче по телефаксу документы учитываются ответственными работниками в подразделениях в книгах учета с указанием: порядкового номера факсограммы, даты передачи, индекса подразделения (фамилии лица), передавшего факсограмму, адресата, краткого содержания, количе- ства листов, фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки;

(6)подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с приложением «отчета об отправке», в котором указываются: дата и время отправки, наименование корреспондента, номер его факса и подпись передавшего факсограмму лица;

(7)в случае когда подлинник документа уже отправлен почтовой связью, по факсимильной связи адресату в целях обеспечения оперативности может быть направлена его копия (второй экземпляр). На копии (втором экземпляре) перед отправкой проставляется отметка о дате отправки подлинника документа почтовой связью;

(8)поступившие факсограммы регистрируются работниками управления в АИК «Надзор» и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

(9)запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с ограничительными пометками

«Для служебного пользования».

Телефонограмма — вид информационно-справочного документа оперативного характера, используемый только для срочной переда- чи и фиксации информации особым способом: реквизиты и текст телефонограммы отправителем передаются получателю устно по телефону и записываются (фиксируется на бумажный носитель с помощью компьютерной печати) должностным лицом, принявшим телефонное сообщение.

82

Исполнителем отправителя и исполнителем получателя телефонограмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в одном экземпляре (исполнителем отправителя она приобщается к соответствующему номенклатурному делу или контрольному производству, исполнителем полу- чателя — передается на рассмотрение должностному лицу, которому она адресована).

Телефонограмма имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа;

адресат;

текст телефонограммы;

регистрационный номер;

подпись;

дата и время передачи телефонограммы;

отметка об исполнителе (передавшем телефонограмму и принявшем телефонограмму).

Наименование вида документа — «Ò Å Ë Å Ô Î Í Î Ã Ð À Ì Ì À» печатается прописными буквами в разрядку (с интервалом, разреженным на 2,5 пт) от верхней границы текстового поля и выравнивается по центру.

Âреквизите «Адресат» указываются должность, специальное или воинское звание, классный чин (при необходимости), фамилия

èинициалы должностного лица либо фамилия и инициалы физи- ческого лица, которому направляется информация.

Текст телефонограммы составляется объемом не более 30 слов, визируется исполнителем, при необходимости согласования — другими заинтересованными должностными лицами и подписывается должностным лицом, от имени которого передается телефонное сообщение.

Âтелефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

При необходимости быстрого или срочного получения ответной информации в телефонограмме указывается срок исполнения и в правом верхнем углу у верхней границы текстового поля (над наименованием документа) проставляется отметка «СРОЧНО».

Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, к ней прилагается список адресатов с номерами телефонов, по которым она передается.

При передаче телефонограммы нескольким адресатам дата, время и фамилия получателя указываются по каждому адресату в прилагаемом к телефонограмме списке рассылки.

83

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Ò Å Ë Å Ô Î Í Î Ã Ð À Ì Ì À

84

Глава 4

ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ В ОРГАНАХ СЛЕДСТВЕННОГО КОМИТЕТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.1.Документооборот: понятие, принципы

ихарактеристики

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки1.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверение, оформление и отправку2.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом3.

Основные требования к организации документооборота:

(1)оперативное прохождение документа — движение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени и труда;

(2)оправданное перемещение документа — движение документа, исключающее или ограничивающее его возвратные перемещения;

1ÃÎÑÒ Ð 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2Мигель И.Н. Документирование управленческой деятельности. М.: Флинта, 2014. С. 181.

3Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебник. 2-е изд., испр. и доп. Ростов н/Д: Феникс, 2013. С. 223.

85

(3)единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных видов документов.

Соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет исключения повторных и дублирующих операций по обработке документов. В свою очередь, ритмичность движения документов обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональному распределению нагрузки как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Основная задача организации документооборота — прямоточ- ность в движении документов и однократность их обработки.

Документооборот — это сложный технологический процесс, характеризующийся множеством параметров. Как технологический процесс документооборот делится на составляющие — документопотоки, т.е. сложившееся или организованное в пределах в пределах информационной системы движение документов в определенном направлении1.

Каждый документопоток отличается определенным направлением движения документной информации. Существуют горизонтальные, вертикальные, восходящие, нисходящие, входящие, исходящие и внутренние документопотоки.

Горизонтальные потоки связывают организации (структурные подразделения, должностных лиц) одного уровня управления. Вертикальные потоки связывают организации различных уровней.

Восходящие потоки — документы подчиненных органов, направляемые в вышестоящие инстанции. Нисходящие потоки — документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

Входящие документопотоки образуют все документы, поступающие в организацию, независимо от способа доставки. Исходящие документопотоки состоят из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Внутренние документопотоки составляют документы, создаваемые и используемые внутри организации.

Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения.

Каждый документ имеет свой достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от степени регламентации функций руководителя и принятой в организации технологии работы с документами.

1 Мигель И.Н. Документирование управленческой деятельности. М.: Флинта,

2014. Ñ.182

86

Для выбора оптимальных маршрутов движения документопотоков разрабатываются рациональные маршрутно-технические схемы их движения и обработки основных документов — оперограммы.

Оперограммы позволяют определить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных категорий документов и установить на этой основе оптимальный режим работы с документацией в организации.

Оперограмму документооборота следственного отдела по городу, району и приравненного к нему специализированного следственного отдела СК России можно представить следующей схемой:

4.2.Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Входящие документы — документы, поступающие в Следственный комитет. Технологическая цепочка движения и обработки входящих документов состоит из ряда этапов:

(1)прием и первичная обработка документов;

(2)предварительное рассмотрение и распределение;

(3)регистрация;

(4)рассмотрение документов руководством;

(5)исполнение резолюций и подшивка исполненных докумен-

òîâ â äåëî.

1. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции. Входящие документы доставляются в подразделения Следственного комитета средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, телефонной связи и электронной почтой.

Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской и специальной свя-

87

зью — срочная корреспонденция органов государственной власти; телефонной связью — факсимильные сообщения; электронной по- чтой — электронные сообщения.

Помимо указанных способов в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета имеются ящики с надписью «Для обращений и заявлений», предназначенные для направления личных писем, которые размещаются в доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика «Для обращений и заявлений» вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп «Из ящика для обращений и заявлений» и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

Независимо от способа доставки в первую очередь проверяется правильность доставки.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Поступившие в Следственный комитет заказные письма сверяются по записям в почтовых реестрах.

Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность упаковки документов.

При вскрытии конвертов по сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений к ним, несовпадении регистрационных номеров, а также неисправимом повреждении документов составляется акт. В акте обязательно указываются дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа.

Акт подписывают руководитель отдела документационного обеспечения, подразделения делопроизводства (их заместители, исполняющие их обязанности), работник делопроизводства и работник, вскрывший указанный конверт.

Конверты, в которых поступают документы, как правило, унич- тожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя или других необходимых реквизитов документа, если они отсутствуют в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.

Конверты с корреспонденцией, имеющие пометку «Лично», направленные из органов государственной власти на имя Председателя Следственного комитета и его первого заместителя, заместите-

88

лей, руководителей и их заместителей, подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета, не вскрываются, входящий номер и дата проставляются на конверте.

Корреспонденция, по содержанию не относящаяся к компетенции Следственного комитета, пересылается по принадлежности, если известен правильный почтовый адрес адресата, если неизвестен — возвращается оператору почтовой связи с отметкой «возврат» в накладной на передачу почтовых отправлений.

2. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Управление, отделы документационного обеспечения, подразделения делопроизводства, работники делопроизводства осуществляют предварительное рассмотрение входящих документов в целях их распределения.

При распределении документов уполномоченные сотрудники пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, маршрутными схемами движения документов.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр.

Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы передаются незамедлительно.

В вышестоящих следственных органах документы передаются не менее двух раз в день в соответствии с устанавливаемым графиком, в районных — по мере поступления.

Руководителям следственных органов, подразделений и исполнителям поступившие документы передаются с уже имеющимися производствами и делами.

3.Регистрация входящей корреспонденции. Документы передаются на регистрацию только после их первоначальной обработки.

Регистрация входящего документа подтверждается наличием регистрационного номера и даты регистрации документа, которые помещаются на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу.

Если в регистрируемом документе отсутствуют заголовок, то сотрудник, производящий предварительное рассмотрение, отмечает карандашом фразы, с наибольшей полнотой выражающие содержание документа.

4.Рассмотрение документов руководством. Документы, поступившие в структурные подразделения до 18 часов текущего рабоче- го дня, рассматриваются их руководителями по мере поступления,

89

документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, — до 10 часов следующего рабочего дня.

Поручения, содержащие отметку «срочно», и оперативные пору- чения рассматриваются руководителями подразделений в течение часа с момента их получения.

Рассмотрев документы в установленные сроки, руководители обязаны дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных пору- чений, указывается фамилия исполнителя.

Указание по исполнению документа (резолюция) пишется на самом документе либо на отдельном листе формата A6, подписывается и датируется.

Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Противоречие их друг другу не допускается.

В подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета документы для исполнения направляются только че- рез отделы документационного обеспечения, подразделения делопроизводства, работников делопроизводства.

Если в документе указано несколько исполнителей, то подлинник получает ответственный исполнитель (указанный в резолюции первым), а всем соисполнителям направляются копии.

5. Исполнение резолюций и подшивка исполненных документов в дело. Документ, переданный ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации, находится у него до окончательного решения вопроса. Исполнение резолюции осуществляется исполнителем в соответствии с установленным сроком. Когда работа с документом завершена, на нем проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Подшивка документа в дело осуществляется работниками отделов документационного обеспечения, подразделений делопроизводств.

4.3. Обработка исходящих и внутренних документов

Исходящие документы — документы, отправляемые Следственным комитетом. Внутренние документы — документы, находящиеся в обороте Следственного комитета.

Прохождение и обработка исходящего документа включает несколько этапов:

(1)составление исполнителем проекта документа;

(2)согласование проекта документа;

(3)доработку проекта документа (при необходимости);

(4)визирование (при необходимости);

90