книги из ГПНТБ / Либерман В.Б. Информационные основы автоматизации управления производством

но большее’ число массивов постоянной информации. Эти массивы используются при расчетах производственных программ, мощно­ стей, планов по труду и заработной плате, составлении плановграфиков цехам и участкам, распределении специфицированной программы выпуска по кварталам и месяцам и т. д.

Плановые расчеты тесно стыкуются с оперативным учетом про­ изводства, результаты которого сопоставляются в процессе управ­ ления с данными плана. В практике механизации оперативного уче­ та имеется немало примеров эффективного использования раз­ личных средств вычислительной техники. Оперативный учет основы­ вается в основном на данных с первичных документов, что значи­ тельно снижает его оперативность. Несмотря на недостаточное совер­ шенство механизированного оперативного учета производства при использовании клавишных и перфорационных вычислительных ма­ шин, он в значительной мере содержит элемент интегрированной обработки. Интеграция проявляется через объективную необходи­ мость сравнения плана с учетными данными, основанного на сопо­ ставимости плановых и отчетных показателей. Технически такое сравнение осуществляется применительно к уровню используемых машин и сопровождается (в той или иной степени) ручными опера­ циями. Наилучшие условия для интегрированной обработки плано­ вой и оперативной учетной информации существуют на электрон­ ных вычислительных машинах благодаря хранению в памяти не­ обходимых нормативно-плановых данных.

С точки зрения интегрированной обработки данных статисти­ ческая информация, на первый взгляд, выпадает из общей системы, экономической информации промышленного предприятия. Однако^ при внимательном рассмотрении обнаруживается технологическая связь механизированной обработки информации бухгалтерскогоучета и статистического. Эта связь выражается не только в том, что оба вида учета имеют один и тот же объект, но и в способе фор­ мирования статистических показателей. Статистическая отчетность, составляется по укрупненным показателям, как правило, не сов­ падающим с показателями аналитического и синтетического бух­ галтерского учета. Например, статистический отчет о расходе и перемещении материальных ценностей составляется по укрупнен­ ной номенклатуре, содержащей несколько сот наименований ма­ териалов, в то время как бухгалтерские отчеты составляются в раз­ резе номенклатурных номеров, количество которых на предприятии может превысить 15—20 тыс. Аналогичное положение характерно и для других форм статистической отчетности. Возникает проблема установления средствами вычислительной техники однозначного со­ ответствия между позициями бухгалтерской и статистической от­ четности. Наилучшим образом это достигается в условиях исполь­ зования электронных вычислительных машин.

Информационный аспект функционирования интегрированной: системы экономической информации чрезвычайно многогранен и мо­ жет быть рассмотрен с разных точек зрения. Наиболее целесообраз-

91

ным представляется анализ информационного аспекта в разрезах, тесно влияющих на степень интеграции и определяющих уровень ее эффективности: показатели и признаки; первичные и сводные документы; документооборот; нормативная база; метаинформация.

Практика механизированной и автоматизированной обработки плановых и учетных данных выработала отношение к показателями признакам как к предметам непосредственного воздействия вычис­ лительной техники и одновременно — продуктам этого воздействия.

Т а б л и ц а 4

Дублирование показателей в различных документах

Результаты изучения вопроса циркуляции экономических по­ казателей в процессе управления показывают дублирование их в различных функциональных подразделениях. Степень дублиро­ вания на разных предприятиях зависит от уровня организации уп­ равленческой деятельности, однако оно характерно для любого предприятия, осуществляющего управление не по интегрированной ■системе и не на ее основополагающих принципах. Формой прояв­ ления дублирования показателей и признаков является повторная ■фиксация их значений в разных документах. Например, с этой точ­ ки зрения интересны данные табл. 4, приведенные в книге В. Иса­ кова и М. Королева [16].

92

Из 25 реквизитов 15 повторяются в четырех документах, 19 — в трех и все они повторяются в двух документах. Из рассматривае­ мых документов два относятся к технологической документации и два — к учетной. Из-за полного дублирования реквизитов в техно­ логической и сопроводительной картах с информационной точки зрения один из этих документов не нужен и его использование может быть оправдано лишь необходимостью организационного ха­ рактера. В рабочем наряде на заработную плату содержится 75% реквизитов технологического порядка, а в накладной — 60%. Почти полностью совпадают реквизиты рабочего наряда и накладной, по­ казывая одинаковые данные учета производства. Каждый из приведенных в таблице реквизитов в среднем повторяется 3—4 ра­ за, что хорошо согласуется с данными других исследований.

Для сопоставления следует привести таблицу повторяемости по­ казателей в некоторых первичных документах, составленную сотруд­ никами ЦЭМИ (табл. 5) [17].

Среднее количество повторений по этой таблице равно 3, 1. Результаты исследования на многих машиностроительных пред­

приятиях показывают, что каждый реквизит встречается в среднем 3—4 раза в различных формах документов. Наибольшее число повторений приходится на те реквизиты, которые связаны с исполь­ зованием трудовых ресурсов. Например, нормативы времени, рас­ ценки, количество забракованных деталей на данной операции дуб­ лируются в пяти — шести документах. Второй по величине уровень повторяемости реквизитов падает на использование материальных ресурсов и соответствует приблизительно среднему уровню.

Одной из предпосылок функционирования интегрированной сис­ темы экономической информации является устранение дублирова­ ния показателей и признаков на основе тщательного анализа уп­ равления и циркулирующей информации. На методологическом принципе однократности строится вся структура последующей ин­ тегрированной обработки. Имеется в виду, что каждый акт произ­ водственно-хозяйственной деятельности предприятия (приходование и отпуск материалов, выпуск продукции, начисление заработ­ ной платы и др.) фиксируется только один раз и в одном первичном документе; все необходимые расчеты осуществляются на основе од­ нократных записей. Важным этапом, предшествующим созданию интегрированной системы, является определение состава показате­ лей, необходимых для решения каждой конкретной задачи, форму­ лирование круга задач управления и обеспечение сопоставимости выбранных показателей в различных задачах. Суть заключается В том, чтобы выявленный перечень показателей на любом уровне ■был минимальным и одновременно достаточным для вычисления показателей последующего уровня.

Требованиями, предъявляемыми к показателям и признакам в интегрированной системе, являются сопоставимость, минимальность, -однократность записи. Выполнение этих требований создает одну из предпосылок функционирования такой системы.

93

Носителями показателей и признаков являются первичные и сводные документы. На современном среднем машиностроительном предприятии применяются около 1200 различных форм первичных документов, а на крупных предприятиях — до 2000. Как правило, значительное количество разных форм документов является след­ ствием изолированности использования и обработки их в струк­ турных подразделениях предприятия. Многие формы документов возникают в меру потребности подразделений и их функции ограни^ чиваются рамками этих подразделений. В соответствии с группиров­ кой форм документов по их применению и формированию половина форм используется для разработки других документов. Автоном-- ность функционирования многочисленных документов, помимо обра^ зования большого количества форм, еще выражается в увеличении

94

'числа реквизитов, особенно признаков, имеющих стабильный ха­ рактер. Для машиностроительных предприятий характерным яв­ ляется наличие в каждом документе 14—16 реквизитов, из которых примерно 25% относятся к признакам.

Интегрированная система экономической информации предъяв­ ляет к первичной и сводной документации жесткие требования, вы­ полнение которых основывается на реализации совокупности ме­ роприятий, направленных на максимальное совершенствование этой документации. Пути совершенствования в данном случае имеют универсальный характер и формулируются для различных отраслей промышленности почти одинаково:

уменьшение числа форм документов, используемых в процессе управления предприятием;

изменение структуры и компоновки реквизитов в документах; ликвидация разнообразия форм документов, их унификация и

стандартизация; минимизация состава реквизитов в различных формах докумен­

должна осуществляться в неразрывной связи с совершенствованием документооборота. Документооборот, отражающий сложный про­ цесс управления производственно-хозяйственной деятельностью, сам отличается сложностью и, как правило, громоздкостью.

Характерной чертой большинства сложившихся схем документо­ оборота является запутанность маршрутов прохождения докумен­ тов, как следствие аналогичных взаимоотношений структурных под­ разделений предприятия.

Наличие многочисленных встречных потоков документов объяс­ няется не только характером экономических данных, определяю­ щим направление их циркуляции, но и рядом субъективных и объек­ тивных причин, действующих в традиционных условиях ручного уп­ равления. Стремление различных подразделений к «самбобеспечению» необходимой информацией порождает в широких масштабах параллелизм в документообороте. Анализ потоков информации в процессе управления промышленным предприятием показывает не­ равномерность распределения данных по структурным подразделе­ ниям. Наибольшее число форм документов поступает в бухгалте­ рию, затем планово-экономическим и производственно-диспетчер­ ским службам.

Совершенствование документооборота, рационализацию марш­ рутов движения информационных потоков необходимо проводить на основе требования интеграции каналов передачи информации:

95

движение документов должно осуществляться поступательно, а каналы движения должны быть максимально выпрямлены;

в каждом из спроектированных каналов должны циркулировать только первичные данные;

необходимо ликвидировать параллельные потоки документов на основе изменения и рационализации маршрутов их движения;

последовательность прохождения форм документов должна от­ вечать этапности обработки содержащихся в них данных, не опе­ режать и не замедлять установленный ритм функционирования интегрированной системы;

в каждое структурное подразделение должны поступать докумен­ ты, содержащие только ту информацию, которая является необхо­ димой для функционирования данного подразделения.

Важной стороной информационного аспекта интегрированной системы обработки данных является нормативная база, включаю­ щая различного рода данные многоразового использования в про­ цессе управления (технологические, материальные, трудовые нор­ мативы, цены, тарифы, коэффициенты, справочные реквизиты и другие).

Основой всех нормативов, применяемых в управлении производ­ ством, служат первичные нормативы, образующие путем расчетов сводные нормативы. Вследствие большого количества первичных и сводных нормативов возникает сложная проблема организации, хранения и корректировки их значений. Существующие методы уп­ равления, основанные на ручном разделении управленческого тру­ да, определили методологический подход к использованию норма­ тивной базы, в соответствии с которым многие десятки томов раз­ личных норм хранятся в разных отделах, дублируя порой одни и те же данные, без единой системы идентификации, поиска и внесе­ ния изменений. Аналогичное положение характерно и для других показателей многократного применения.

Нормативная база, являясь важным звеном интегрированной системы экономической информации, оказывает большое воздейст­ вие на нормальное функционирование системы, в значительной сте­ пени определяет ее эффективность. Интегрированная система обра­ ботки данных не может нормально функционировать на норма­ тивной базе, основанной на концепциях ручного управления.

Результаты исследования информации, циркулирующей в авто­ матизированной системе управления предприятием, показали, что подавляющая часть сведений, используемых в решении различных задач, носит условно-постоянный характер и содержится в норма­ тивных, расценочных и других аналогичных справочниках; осталь­ ные сведения поступают в виде фактических учетных данных из системы слежения.

Интегрированная система обработки данных предусматривает замену разрозненных справочников, каталогов и картотек единой формой организации всех сведений многократного использования. При этом вопрос о месте хранения не носит принципиальный ха-

96

рактер; при соблюдении основного направления в сторону центра­ лизации допустимо и определенное дублирование нормативно-спра­ вочных данных, размер которого уточняется степенью целесообраз­ ности.

Система организации, хранения, поиска и корректировки нор­ мативно-справочных данных должна основываться на их четкой классификации и предварительном отборе действительно необходи­ мых для управления показателей.

Принцип однократности записи каждого типа сведений в дан­ ном случае является доминирующим.

В проектировании и внедрении интегрированных систем обра­ ботки данных принимают участие многие специалисты различного профиля (экономисты, математики, инженеры, системотехники). Почти на всех этапах, кроме работников специализированных ор­ ганизаций, участие принимают потребители систем. Анализ зару­ бежной практики проектирования и внедрения автоматизированных систем управления показывает, что на основных этапах одновремен­ но работают 50—140 специалистов, выполняя разнообразный пе­ речень специфических функций. При руководстве такой разнород­ ной деятельностью появляются большие трудности методологическо­

разработчиками системы. К. Д. Изотов приводит следующее выска­ зывание Т. Макрея: «Главное затруднение в применении современ­ ной технологии в обработке информации бухгалтерского учета, повидимому, представляют сами работники учета» [18]. Парадоксаль­ ность этого высказывания только кажущаяся, так как она отражает глубинные процессы, сопровождающие внедрение новых средств и мётодов управления. В нем акцентируется внимание на недоста­ точной подготовленности кадров к созданию новых систем обработ­ ки учетной информации, на необходимости знаний в области математики, статистики, машинных методов.

Разработчики интегрированных систем обработки данных в про­ цессе создания выполняют и соответствующим образом оформля­ ют определенный состав работ, начиная с выявления перечня не­ обходимых показателей и форм первичных документов и кончая составлением алгоритмов, программ и методов обработки. Каждый вид работ регламентируется соответствующими инструкциями, на­ писанными на различных языках: математическом, алгоритмиче­ ском, машинном, естественном и др. Во всех инструкциях содержит­ ся, таким образом, информация о способах организации и обработ­ ки информации, т. е. ее более высокий уровень — метаинформация.

Метаинформация обладает примечательным свойством накопле­ ния, темпы которого непрерывно возрастают. Метаинформация — это опыт, а опыт — функция времени. Процесс проектирования ав-' томатизированных систем обработки данных сопровождается по­ иском и нахождением новых форм организации, методов и средств автоматизации, а практика внедрения систем корректирует эти

формы и методы, способствуя увеличению объемов метаинформа­ ции.

Накопление метаинформации в интегрированной системе обес­ печивает повышение ее эффективности и является источником совершенствования. Однако необходимо учитывать самовозраста­ ющий характер метаинформации, создающий угрозу превышения ее объема над объемом обрабатываемых данных. До определенного уровня должно происходить количественное накопление в системе метаинформации, после чего изменение ее целесообразно направить по качественному руслу (совершенствование действующих инструк­ ций, алгоритмов, программ).

Технический аспект функционирования интегрированной системы экономической информации касается вопросов применения средств вычислительной и организационной техники, а также технологии об­ работки данных.

В этой связи важно выяснить, может ли эффективно работать интегрированная система в условиях ручного труда, или для ее реализации требуются соответствующие технические средства. Затруднения, возникающие при попытке ответить на этот вопрос, основаны на недостаточности практического опыта эксплуатации интегрированных систем обработки данных, в частности таких, ко­ торые основаны на ручном труде.

Сотрудники ЦЭМИ считают, что интегрированная система обра­ ботки данных «может быть реализована как в условиях ручного труда, так и при применении счетно-перфорационных и электрон­ но-вычислительных машин» [17].

Одним из возможных вариантов технического исполнения инте­ грированной системы обработки данных признается такой, когда «вычислительная техника не используется, интеграция достигается за счет одних лишь методов скоординированной обработки дан­ ных» [11, с. 109].

Эта точка зрения представляется непродуктивной в практиче­ ском плане и противоречивой методологически. Поэтому нужно прежде всего уметь убедительно ответить на возникающий вопрос: почему нет «ручных» интегрированных систем и по какой причине их разработка на протяжении нескольких десятков лет не обсужда­ лась даже теоретически? В эти годы внедрения вычислительной техники были периоды количественного недостатка машин, ощути­ мо сказывалось отсутствие комплектующего оборудования, эксплуа­ тационные возможности выпускавшихся моделей не соответствова­ ли уровню потребности. В этих условиях проблема создания ин­ тегрированных систем обработки данных, основанных на ручном или полуручном труде, была бы очень актуальной, если бы ее уда­ лось практически разрешить. Но такую проблему специалисты не выдвигали, считая ее нереальной. Это совершенно не означает, что идея интеграции в те годы была малоизвестна. Еще в 1929 г. Ю. О. Любович предлагал пути «рационализации и машинизации учета как средство построения единой системы учета и планирования» [19].

98

К этому вопросу многократно возвращались специалисты и на разных уровнях решали его на основе использования вычислитель­ ной техники.

Многие разработанные и практически внедренные проекты комплексной механизации планово-учетных работ свидетельствуют о том, что разработчиков не привлекала проблема создания инте­ грированной системы обработки данных без применения техниче­ ских средств. Неактуальность такой проблемы особенно видна в настоящее время, когда производство высокоэффективных вы­ числительных машин и других средств управленческого труда по­ стоянно увеличивается, а их широкое использование для совер­ шенствования управления возведено в ранг хозяйственной страте­ гии. Альтернативой механизированного и автоматизированного тру­ да является ручной труд и в данном случае речь явно идет о замене машин в процессе управления людьми.

Интегрированная система обработки данных является наиболее совершенной и методологически неверна ориентация ее (даже Е одном варианте) на ручное исполнение. Несмотря на отсутствие новизны идеи, ее практическая реализация стала возможна с появ­ лением эффективных средств фиксации, передачи, обработки и хра­ нения данных. Именно недостаток таких средств тормозил работу

вэтом направлении.

Внастоящее время в основном созданы материальные условия

эффективной реализации интегрированных систем, поэтому разра­ ботка и практическое внедрение таких систем невозможны без мак­ симального учета этих условий. Характерно, что специалисты США связывают идею комплексной обработки информации с изобрете­ нием копировальной бумаги, когда возникла возможность однажды зафиксированные данные о хозяйственной операции использовать в качестве источника при последующей обработке. Претворение в жизнь этой идеи относят к 1954 г. в связи с появлением комплек­ та взаимно-дополняющих конторских машин, работавших с еди­ ным техническим носителем информации на перфоленте. В даль­ нейшем в систему комплексной обработки данных были включены перфорационные и электронные машины и телетайпная связь, сама же система была усовершенствована.

Необходимость базирования интегрированной системы обработ­ ки данных на всемерном применении современных технических средств особенно четко выявляется при решении вопроса создания и использования нормативно-справочной информации. Практика функционирования автоматизированных систем управления на московском заводе «Фрезер», Донецком машиностроительном заво­ де и других показывает такие объемы нормативно-справочной ин­ формации, что для записи и хранения их требуются сотни и тыся­ чи магнитных лент.

Автоматизированная система управления производством объеди­ нения Исикавадзима харима (Япония), функционирующая в соот­ ветствии с основными принципами интегрированной обработки

данных, оперирует нормативно-справочной информацией, размещен­ ной на 3000 магнитных лентах, а при полном развитии системы потребуется 10 000 магнитных лент. Поиск среди колоссальных мас­ сивов и своевременная обработка необходимых данных возможны только с помощью быстродействующих технических средств.

Всемерное использование обратных связей, характерное для системы интегрированной обработки данных в процессе управления, реально в том случае, если оно базируется на соответствующих вычислительных устройствах и оборудовании каналов передачи ин­ формации.

В отношении крупных и сравнительно сложных систем управ­ ления проблема «ручных» или машинных вариантов интегрирован­ ной обработки данных по общему признанию решается однозначно: без использования электронных вычислительных машин интегра­ ция практически неосуществима. В остальных случаях оснащение интегрированных систем техническими средствами должно про-' изводиться в соответствии с комплексом конкретных условий, ос­ новными из которых являются: объемы и необходимые темпы обра­ ботки информации; степень сложности информационных связей; ве­ личина предприятия и характер производства; структура управле­ ния.

В качестве основного оборудования могут выступать перфораци­ онные и электронные вычислительные машины в соотношениях, оп­ ределяемых каждый раз соображениями экономической эффектив­ ности. Клавишные вычислительные машины в любом варианте дол­ жны выполнять подсобную роль и применяться только совместно с перфорационными и электронными машинами.

Одним из технических аспектов функционирования интегриро­ ванной системы обработки данных является фиксация и передача информации. Автоматическая фиксация исходных данных на тех­ ническом носителе представляет наиболее совершенную форму интеграции источников информации и характерна для крупных ав­ томатизированных систем управления; во многих других случаях ис­ ходные данные фиксируются путем документированного оформле­ ния результатов наблюдений, измерений, простых подсчетов. Широ­ кому использованию технических средств для целей автоматиче­ ской фиксации данных во многом препятствует отсутствие юридиче­ ской силы машинных носителей, которая придается по действующе­ му законодательству лишь определенным образом оформленным документам. Постановлением Совета Министров СССР от 2 июля 1971 г. сформулирована задача внедрения в учет эффективных тех­ нических форм носителей данных, выполняющих функцию юриди­ ческих актов совершенных хозяйственных операций.

Интегрированная система обработки данных может быть реа­ лизована на основе двух основных типов каналов передачи инфор­ мации: проводного и документального. Первый тип применяется в сложных автоматизированных системах управления на очень круп­ ных предприятиях. Выбор способа передачи информации решается

100