5.4 Реализация проекта

После получения бизнеса начинается его детальная проработка отделом «Тарифов и Контрактов» совместно с отделом «Оперативным». Ведется работа с получателем, оговариваются все подробности доставки, возможные отклонения. При необходимости высылается человек на место доставки, для проведения предварительной оценки возможности разгрузки или перевалки груза.

Далее работу ведет в основном отдел «Оперативный». Примерно за 10 дней до прихода судна с грузом в порт начинается работа с документами. Отправитель предоставляет следующие документы:

• Коносамент (B/L)

• Коммерческий счет (INVOICE)

• Упаковочный лист (PACKING LIST) Получатель предоставляет следующие документы:

• Оригинал доверенности

• Копия лицензии склада временного хранения, где будет растамаживаться груз

• Копию справки из статистического управления с указанием кода ОКПО, ОКОНХ и пр.

• Копию информационного письма из налоговой инспекции о постановке на налоговый учет предприятия с указанием кода ИНН.

Как правило, в документах могут содержаться ошибки, вследствие которых документы не будут приняты таможней. Типовые ошибки - это неправильно указанный получатель/отправитель, номер или префикс контейнера, количество груза.

Также особенно часто содержаться ошибки в инвойсе, особенно по стоимости груза, что является очень грубой ошибкой и может привести к большим проблемам, задержки груза и, соответственно, неудобной ситуацией перед клиентом. Сотрудники «Оперативного» отдела контролируют своевременность получения вышеуказанных документов от отправителя/перевозчика/агента.

За 7 дней до прихода судна оформляется заявка на ж/д перевозку и подается в управление железной дорогой. Определяется необходимое количество и род подвижного состава. Подчас это бывает трудной задачей т.к. оборудование является негабаритным и необходимо разместить его так, чтобы партия груза требовала, как можно меньшее количество вагонов. Для этого используется «Упаковочный лист» с указанными размерами. Существуют даже специальные программы для автоматической эффективной загрузки любого транспортного средства посредством компьютера. Но они хороши в теории и, часто, не подходят для реальной работы. Возьмем полувагон. Известно, что идеального полувагона с ровными торцевыми и боковыми бортами нет т.к. подвижной состав в РФ старый и давно требует замены. У практически всех полувагонов борта погнуты и часто вогнуты внутрь на 10-40 мм. Такие цифры очень часто бывают критическими для перевозимого груза., И уменьшение ширины вагона в одном только месте на 20 мм, к примеру, может привести к тому, что груз не сможет быть погружен в уже заказанный вагон, а это уже дополнительные расходы для компании, уменьшение прибыли с перевозки.

При перевозке автотранспортом, находится подходящий перевозчик, способный перевезти негабаритные грузы автотранспортом, имеющий специальные транспортеры. С перевозчиком оформляется соглашение на перевозку и также подается заявка.

За 3 дня до прихода окончательно согласовывается коносаменты, инвойсы и другие документы.

Сюрвей

Если груз требует сюрвейерского осмотра или по желанию клиента, то мы за 2-3 дня до прихода судна или погрузки груза на судно (при экспорте) делаем заявку в компанию «Симес», с просьбой провести осмотр груза. К заявке прикладываем коносамент или экспортное поручение. Рапорт в электронном виде присылают обычно через сутки после осмотра. Оригиналы доставляют после подтверждения рапорта.

Работа с грузом

В день прихода груза экспедиторы в порту проводят осмотр выгруженного груза и фактическую проверку номеров пломб, размеров груза, - веса (из упаковочника, прикрепленного к грузу).

Заявку в «Технолпорт» на изготовление чертежей, крепление, изготовление крепежного материала, технологическое обеспечение обязательно требуется вызвать представителя ТЕХНОЛПОРТА.

Затем экспедиторы в порту и «оперативники» собирают пакет документов для таможенного оформления

• ДКД + 1 копия

• Электронный вид ДКД (2 копии на дискетах)

• Инвойс

• Коносамент

• Доверенность

• Справки ОКПО, ИНН

• Копия лицензии СВХ

• Разнарядка и инструкция по заполнению ж.д. накладных

• Копия соглашения с ТехПД

• Опись документов

• Коды и телеграмма Рубикона (ж/д экспедитора)

• копия доверенности на право подписи документов (на того, кто подписывает ДКД)

После этого производится транзитное оформление груза. Транзитное таможенное оформление производится в два этапа:

Первый этап: предварительная проверка документов Балтийской таможней, присвоение номера ДКД. Таможенный инспектор выдает поручение на досмотр.

Осуществление таможенного досмотра контейнера с грузом - «Альбатрос» оформляет Заявку стивидорной компании для выставления контейнера под досмотр на досмотровую площадку.

По результатам досмотра составляется Акт таможенного досмотра. Результат первого этапа - проставление таможенным инспектором штампа «Погрузка Разрешена» на разнарядке.

Второй этап: окончательная проверка всего пакета документов, включая оформленные во время погрузки товаросопроводительные документы и ДКД.

Результат второго этапа - штамп «Выпуск Разрешен», который проставляется таможенным инспектором на разнарядке и оформление Документа Контроля Доставки (ДКД).

В случае, если в процессе таможенного оформления обнаруживаются несоответствие данных коносамента и декларации в части не касающейся номера контейнера и пломб, «Альбатрос» обращается к агенту линии, который оформляет и предоставляет заверенное таможенным органом письмо о внесении изменений, на основании которого «Альбатрос» получает от ПКТ «Корректурный лист». Корректурный лист предоставляется в таможенный орган в дополнение к ТДУ.

После получения разрешительных отметок таможни и судоходной линии, «Альбатрос» осуществляет проводку ТДУ в сервисном центре ПКТ.

Автомобильная перевозка

1. Подача заявки автоперевозчику. Заявка составляется, по разработанной форме и высылается в адрес ответственного лица перевозчика по факсу.

2. Для получения технологического пропуска «Альбатрос» обращается к диспетчеру НКС и предоставляет:

• Копию ТДУ с отметками таможни

• распоряжение, заверенное агентом судоходной линии

• доверенность на представителя грузополучателя (передается один раз)

• паспорт представителя грузополучателя

• оформленные СМР или ТТН, содержащие информацию о транспортном средстве, на котором планируется вывоз контейнера

• оригинал акта таможенного досмотра, акта смены пломб (для грузов, оформляемых по процедуре ГТД)

3. Стивидорная компания включает погрузку на автомобиль в суточный план отгрузки.

3. Стивидорная компания осуществляет погрузку на автомобиль.

4. Водитель грузовика размещает и крепит груз на транспортном средстве.

6. При осуществлении перевозки в таможенном режиме производится окончательное оформление груза в таможне. Инспектор таможни ставит штамп «Выпуск разрешен» на разнарядку и направляющий штамп на автомобильную накладную, оформляет ДКД.

После отправки груза из порта, его ставят на слежение и производят ежедневный мониторинг для клиента. Обычно мониторинг осуществляется

специализированной компанией, которая в электронном виде оповещает «Альбатрос» о перемещении груза.

По прибытию груза на место назначения клиент либо сам уполномочивает лиц, для работы с грузом, его растарке, таможенной очисткой, либо это делают сотрудники «Альбатрос» из «оперативного» отдела, которые командируются в пункт прибытия груза и ведут работу на месте. В последнем случае процесс ускоряется т.к. командируются специалисты из «оперативного» отдела, которые уже знакомы со всеми особенностями обработки груза, видели «вживую» при отправке и, соответственно, уже имеют представление о разгрузке груза, проведении оформления и др. формальностей.