Глава 5. Разработка транспортной схемы перевозок негабаритного груза
5.1 Основные положения проекта
В данной главе проекта рассмотрена перевозка негабаритных мест из петербургского морского порта до города Оленегорск, подробна описана схема работы начиная с получения и обработки запроса клиента и заканчивая расчетами, необходимыми для обоснования выбора транспортных средств. В данном проекте рассматриваются два основных вида транспорта: железнодорожный и автомобильный. Т.к. нас интересует только транспортировка негабарита из морского порта, то считается, что груз будет выгружен в порту и стоимость данной операции включается в морской фрахт. Работа над перевозкой происходит следующим образом:
Изучение объема работы (проект)
Определение транспортной схемы
Выполнение работ (проекта)
5.2 Анализ объема работ
Получение бизнеса (т.е. перевозки) происходит различными путями. Клиент сам, основываясь на информации о компаниях (интернет, реклама, авторитет на рынке и др.) идет на контакт с той, которая заслуживает его внимания. Компания сама может участвовать в тендере и, в случае победы, получает бизнес. Это также может быть пролонгированный контракт с уже старыми клиентами. В любом случае работа компании начинается только тогда, когда клиент присылает запрос. Схему обработки запроса можно рассмотреть, основываясь на схеме, представленной на рисунке 5.1.
5.2.1 Получение запроса на перевозку и его обработка
Сначала менеджеру по продажам поступает запрос на выполнение услуги. В.запросе сформирована задача, которую следует выполнить. Простое описание перевозки с указанием пункта отправления и доставки, упаковочный лист и примерные сроки доставки. Проверяется, существует ли котировка и/или ставка с указанным объемом работ/услуг. Такая котировка может существенно упростить процесс работы и сократить время подготовки коммерческого предложения клиенту.
Менеджер по продажам передает информацию в отдел котировок, где происходит расчет стоимости выполнения данной услуги и составление транспортной схемы. Схемы строятся на основе:
маршрута перевозок
используемого вида транспорта
субподрядчиков
особых условий перевозок
схемы таможенного оформления
тарифов
сроков доставки
Для проработки транспортной схемы достаточно 2-4х встреч с клиентом, после чего контакты могут продолжаться по электронной почте или телефону, особенно, если встречи были подготовлены.
Изучается схема работы поставщика, его логистических возможностей. Например: производственные подразделения Schlumberger в США не занимаются упаковкой товара, это делают упаковщики, поэтому товар забирается ВСЕГДА у конкретного упаковщика. Упаковщики не имеют возможности затаривать контейнер, поэтому Экспедитор должен отработать вариант консолидации груза у себя на складе, где груз будет затариваться в контейнеры.
Изучаются логистические возможности получателя. Например: наличие ж/д ветки, возможность принимать и/или отправлять 20' или 40' контейнеры, выгружать тяжеловесное оборудование, или транспортировать тяжеловесное оборудование.
На основе этой информации составляется Коммерческое Предложение, которое передается клиенту на рассмотрение. Форма коммерческого предложения проста. Это простая факсовая форма в адрес клиента с необходимыми расчетами и планом перевозки груза.
Клиент рассматривает его, ведет переговоры с компанией и может выдвигать дополнительные требования, касающиеся сроков доставки, ставок и условий перевозки. В случае дополнительных требовании необходим пересмотр Коммерческого Предложения и составление нового с учетом новых требований клиента.
В случае подтверждения, клиент направляет компании письмо с сообщением о том, что его устраивает данное предложение.
На последней стадии, перед фактическим выполнением услуги. Отдел Котировок составляет особую передаточную форму для Оперативного отдела) содержащую информацию о перевозке необходимую для эффективной работы Оперативного отдела.
Возможные проблемы в схеме работы «Альбатрос»:
При котировании запроса могут возникнуть проблемы связанные с недостаточной информацией касательно описания груза полученной, от клиента. Например, могут быть указаны не все габаритные размеры или упущены некоторые существенные размеры, без которых невозможна точная котировка запроса. Т.е. все трудности сводятся к недостатку информации от клиента.
На этапе подготовки коммерческого предложения могут возникнуть трудности связанные с размерами груза. Например, ввоз\ввывоз груза в определенный район может быть затруднен из-за превышения какого-либо размера. Например, машина высотой 4 метра не пройдет под 3,5 метровым мостом или судно с осадкой 5 метров никак не пройдет по каналу с глубиной 3-4 метра. Трудность заключается в том, что не всегда можно подобрать оптимальный маршрут, вследствие чего может происходит удорожание перевозки и, соответственно, потеря в прибыли.
Затруднения, возникающие на пути создания коммерческого предложения, бывают вследствие неконкурентоспособных или слишком высоких ставок. Также отдел «Продаж и Маркетинга» может быть недоволен сроками исполнения котировки т.к. иногда необходимо оперативное получение котировки запроса, например, для быстрого сообщения ее клиенту. Условия выполнения котировки также важны. Имея различные условия перевозки, клиент получает более широкий выбор маршрутов следования грузов, более выгодный (интересный) для него.