38..Методика изучения субд Access. Создание отчетов и форм.

Одним из способов просмотра и распечатки итоговых сведений из БД явл. Создание отчетов. Под отчетом понимается документ, содержание которого формируется по определенному запросу на онове информации, размещенной в БД. В отчетах данные представляются в удобном виде. Отчеты выводятся на экран монитора или распечатываются на принтере. СУБД Access представляет пользователю несколько способов создания отчетов: Автоотчет, Мастер отчетов, Конструктор. Отчеты явл. самостоятельными объектами БД и формируется на основе таблиц или запросов. После просмотра полученного отчета, он м.б. сохранен. Чтобы создать отчет с помощью Мастера нужно выполнить след .действия: 1) Открыть БД и дважды щелкнуть о надписи Создание отчета с помощью мастера в окне БД. 2) В окне Создание отчетов, поочередно активизируя названия таблиц БД в списке Таблицы и запросы, перенести все необходимые поля из окна Доступные поля в окно Выбранные поля. 3) В окне Создание отчетов, последовательно нажимая клавишу Далее, м. при необходимости указать вид представления данных, уровень их группировки, выбрать порядок сортировки и стиль оформления данных, а в последнем окне нажать Готово. В рез-те на экране монитора появится отчет. Сделанный отчет м. размещаться сразу на нескольких страницах и выводится в печать в книжной или аьбомной форме, аналогично документу текстового редактора Word с помощью команд меню: Файл – Печать - … Подготовка отчетов с помощью Конструктора осущ-ся несколько по-иному. Сначала пользователь создает и сохраняет отчет с помощью мастера. Затем в окне Конструктора м. изменить размещение элементов в отчете, выделить некоторые элементы, изменить или отредактировать.

СУБД Access позволяет создать формы в режиме Конструктора и мастера. Для подготовки формы необходимо в окне БД выполнить послед-ть команд: Формы – Создать - …В окне Новая форма проедлагаются 2 основных способа: Конструктор и Мастер Форм, а также автоформы в столбец, лентоная, табличная, сводная таблица, сводная диаграмма и др. В окне Новая форма нужно выбрать в качестве источника данных нужную таблицу или запрос. Это очень важно, когда форма создается в многотабличной БД или в ней уже есть несколько запросов. Быстрое создание форм обеспечивают Мастер форм и Автоформы, однако эти способы не всегда удовлетворяют пользователя и часто ограничивают возможности оформлении форм.

Создание форм в Мастере форм: осущ-ся двойным щелчком левой клавиши мыши по тексту Создание форм с помощью мастера в окне БД. Мастер форм открывает окно Создание формы, в котором пользователь задает имя таблицы для формы и выбирает доступные поля , а потом определяет внешний вид формы. Щелкнув левой клавишей мыши по кнопке Далее, пользователю необходимо указать стиль формы, задать имя формы и щелкнуть Готово. В последнем окне Создание формы м. открыть готовую форму для ввода данных или даже изменить макет созданной формы. Для оформления формы Мастер формы предлагает пользователю выбрать стиль ее оформления, с помощью которого задается тип шрифта, его размер, вид, цвет фона, эффекты: тень, прозрачность.

Создание форм в Конструкторе: явл. Более сложным процессом, чем с помощью Мастера. 1)Выбрать Формы – Создать в окне БД - указать пункт меню Конструктор в окне Новая форма, а также выбрать источник данных = таблицу, на основе которой создается форма. В рез-те выполненных действий откроется окно для конструирования формы и спец. окно со списком полей таблицы. 2) Перетянуть с помощью мыши со Списка полей в Область данных необходимые поля таблицы. Если список полей не открывается одновременно с Областью данных, он м. б. открытс помощью спец. значка Список полей на панели Стандартная. При перетягивании каждого поля в Область данных в нем размещаются Надпись (имя) и Текстовое поле (данные). Если размер Области данных недостаточен, его м. изменить аналогично тому, как это делается при изменении размера любого окна. Если элементы Надпись и Текстовое поле не полностью иллюстрируется в форме, то м. б. изменены их размеры. Пользователь также м. изменить положение этих элементов в Области данных и их размещение относительно один одного. Эти изменения м.б. выполнены с помощью маркеров и мыши, после выделения нужных элементов. Работать с элементами Надпись и Текстовое поле в области данных нужно очень аккуратно. При перемещении элементов нужно обращать внимание на сетку и линейки по горизонтали и вертикали. Щелкнув Готово, пользователь м. изменить или отредактировать ее текст. После окончания переноса полей из Списка полей и окончания их размещения с помощью кнопки Автоформат на панели Стандартная пользователь м. выбрать стиль оформления формы. Конструирование формы заканчивается ее сохранением. Формы, созданные в Мастере форм м.б. изменены в Конструкторе.