36..Методика изучения субд Access. Основные элементы интерфейса. Создание таблиц, ввод и редактирование данных. Связывание таблиц.

БД, созданная в ACCESS состоит из: Таблиц – для постоянного хранения данных; Запросов – для формирования данных из таблиц по определенному шаблону и их дальнейшей обработки; Форм – для удобного ввода и просмотра данных; Отчетов – для удобного вывода заданной информации на печать; Макросов – для задания свойств открываемых объектов и настройки порядка их работы; Модулей – для упрощения вызова, ранее созданных функций.

Создание таблицы. Прежде чем создать таблицу, необходимо открыть базу данных, в которой MS Access будет хранить эту таблицу. Затем в окне базы данных следует выбрать закладку “Таблица”, нажать кнопку “Создать”, и в открывшемся окне диалога выбрать необходимый режим создания таблицы: “Мастер” или “Конструктор”.

а) с использованием конструктора таблиц. При конструировании любой таблицы вы будете иметь дело с мастером, состоящим из пяти основных элементов. Сверху располагаются три столбца, озаглавленные: “Имя поля”, “Тип данных”, “Описание”. В нижней части окна мастера есть две вкладки: “Общие” и “Подстановка”. В первом столбце пользователь имеет возможность задать любое имя столбца, при этом необходимо учесть, что в именах полей запрещено использовать символы ‘!’ , ’.’ , ’[’ , ’]’. Максимальная длина имени 64 символа. Не рекомендуется использовать в именах полей пробелы, т.к. в дальнейшем могут некорректно выполняться запросы. Следует помнить, что столбцы в таблице будут располагаться именно в том порядке, в котором вы их задали. Таким образом, желательно с самого начала продумать их последовательность с учетом удобства последующей эксплуатации всей таблицы в целом. После задания имени поля в СУБД Microsoft Access требуется указать тип данных, которые в этом поле предполагается хранить. Выделив столбец “Тип данных” поля, вы тем самым попадаете в список возможных значений, в котором нужно лишь указать желаемый вариант. В качестве типа данных поля можно использовать следующие стандартные типы: текстовый, поле МЕМО, числовой, дата/время, денежный, счетчик, логический, мастер подстановок…

Желательно, чтобы каждая ваша таблица содержала ключевое поле. Ключевым должно быть такое поле или их сочетание, которое однозначно описывает всю запись, то есть строку в таблице. Обычно в этом качестве используется нумерация строк. Поэтому первым полем любой таблицы зачастую задается поле с типом “Счетчик”, содержимое которого автоматически увеличивается на единицу при создании новой строки. Чтобы поле стало ключевым, в режиме конструктора, его следует выделить (то есть выделить всю строку этого поля) и вызвать контекстное меню, где выбрать “Ключевое поле”. Слева, возле данного поля, появится маленький ключик, который и символизирует, что данное поле является ключевым.

Сразу после сохранения на вкладке “Таблицы” рабочей области Microsoft Access появится соответствующая пиктограмма с заданным вами названием. В дальнейшем, эту таблицу можно открывать для просмотра (или заполнения), а также для модернизации.

Связывание таблиц. Для создания связей между таблицами в MS Access используется “Схема данных”, попасть в которую можно, выполнив команду “Сервис”® “Схема данных”. При этом появляется диалоговое окно “Добавление таблицы” , которое можно вызвать также нажатием на кнопку “Добавить таблицу” в окне “Схема данных”. Здесь необходимо выделить имя добавляемой таблицы и нажать на кнопку “Добавить”. После добавления всех таблиц, окно закрывается. Далее следует маркировать в одной из таблиц поле для связи, нажать на левую кнопку мыши, переместить поле во вторую таблицу, отпустить левую кнопку мыши. В появившемся диалоговом окне “Связи” установить флажок “Обеспечение целостности данных” и один или оба флажка: “каскадное обновление связанных полей”, “каскадное удаление связанных полей”. При помощи кнопки “Объединение” установить параметры объединения записей в полях. Проверьте тип отношений между записями и нажмите экранную кнопку “Создать”.