201–300 пользователей. Соответственно, увеличивается и объем предоставляемого дискового пространства – от 20 до 600 Гб. Существуети пробный периодбесплатногоиспользования.
Мобильная версия программы дает возможность участвовать в реализации проектов и вне офиса. Это особенно актуально для компаний, имеющих филиалы.
Программа включает 4 модуля, интегрированных в единую платформу (рис. 96).
Рис. 96. Модули программы
В данном пособии будет подробно рассмотрен модуль «Проекты»,который тесно связанис другими модулями.
Работа в программе ONLYOFFICE
Любой проект реализуют люди, поэтому сначала надо создать командупроекта (группу), выбравмодуль «Люди»(рис.97).
Рис. 97. Окно создания группы и профилей пользователей
138
Создав группу, которая будет работать над проектом, следует включить в нее участников (пользователей). Если в компании уже создана база сотрудников, то в группу выбираются нужные из этой базы. Для наших учебных целей введем новых пользователей. Создание нового профиля осуществляется по стандартной процедуре.
Модуль «Проекты»
На рис. 98 показаны возможности, предоставляемые сервисом при работе над проектом: создание задач (работ) проекта, выделение важных этапов (вех) проекта, создание документов, сопровождающих этапы проекта, обсуждение хода реализации проекта, создание отчетов по проекту.
Рис. 98. Модуль «Проекты»
Главное меню программы находится на левой панели окна «Проекты» (рис. 99). С помощью команд главного меню (слева на рисунке)создаютсяпроекты,вехи, задачи,диаграмма Ганта идр.
При открытии нового проекта необходимо ввести название и описание проекта и сделать настройки: назначить менеджера проекта, создать команду проекта, отредактировать структуру
139
проекта. В этом же окне можно установить флажок «Отслеживать этот проект», например, для руководителя подразделения, который не будет участвовать в проекте, но будет следить за ходом его выполнения. Фрагмент окна создания проекта приведен справа на рис. 99.
Рис. 99. Главное меню программы
Программа позволяет установить права доступа для каждого участника проекта, назначая или ограничивая доступ к отдельным опциям.
Следующим шагом после создания проекта является составление плана работ с помощью вех. Веха – это ключевой момент в процессе выполнения проекта. Окно создания вехи представлено на рис. 100.
Крайний срок вехи – это дата, к которой все задачи, связанные с ней, должны быть выполнены. Ключевые вехи (более важные) будут помечаться знаком красного ключа рядом с ее названием. Установленный флажок напоминания позволит вовремя реагировать на ход выполнения задач проекта.
140
Рис. 100. Окно создания вехи
После того как все задачи, связан-
ные с вехой, будут завершены, можно закрыть веху, сменив статус «Открыта» на «Закрыта».
В проект можно добавить столько вех, сколько нужно.
При вводе новой задачи проекта следует указать, связана ли она с одной из вех или решается вне вехи, установить дату начала, крайний срок и приоритет (рис. 101).
Иногда для выполнения задачи требуется разбить ее на подзадачи и распределить между отдельными сотрудниками. В этом случае программа дает возможность создать подзадачу и назначить сотрудников, ответственных за ее реализацию.
141
Рис. 101. Окно ввода задачи (фрагмент)
Список задач учебного
проекта по организации выставки представлен нарис. 102.
Задачу можно закрыть после ее завершения, выбрав левый раскрывающийся список.
Рис. 102. Список задач проекта
142
Открыв правый раскрывающийся список (рис. 103), можно выполнить любую из перечисленных операций: редактировать, добавить подзадачу, переместить в веху, оповестить ответственного исполнителя, учесть время и удалить задачу из списка.
График Ганта
Диаграмма Ганта – это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм).
Диаграмма является стандартом в практике управления проектами для отображения структуры перечня работ по проекту и составной частью всех программ по управлению проектами.
Проще всего открыть диаграмму Ганта на левой панели окна (см. рис. 99).
Диаграмма учебного проекта по организации выставки показана на рис. 104.
Рис. 104. Диаграмма Ганта
В окне диаграммы можно редактировать название задачи, назначить ответственных исполнителей, установить связь, закрыть задачу после ее завершения или удалить (рис. 105).
143
Рис. 105. Окно редактирования задач
Проведение обсуждений
В процессе работы над проектом могут возникать проблемы и вопросы, по которым программа дает возможность провести обсуждение с командой. Чтобы открыть обсуждение в рамках проекта, следует выбрать из левой панели главного меню (см. рис. 99) кнопку «Обсуждения». Появится ссылка для открытия обсуждения. Все участники команды проекта будут автоматически приглашены к дискуссии. Можно добавить и других сотрудников компаниик участиювдискуссии.
Получение отчетов о ходе проекта
Программа дает возможность сгенерировать отчеты, список которых показан на рис. 106. Эти отчеты позволяют следить за ходом выполнения проекта и быть в курсе всего, что происходит в проекте.
Приостановка, закрытие и удаление проекта
Проект можно приостановить или закрыть, изменив его статус. Для приостановки проекта можно не закрывать все вехи и задачи проекта, а закрыть проект невозможно с открытыми задачами. Для выполнения этих процедур следует выбрать проект из списка и из раскрывающегося меню выбрать соответствующий статус (рис. 107).
144
Рис. 106. Список отчетов
Рис. 107. Окно приостановки или закрытия проекта
Для удаления проекта следует открыть обзорную страницу проекта, щелкнув на названии проекта, и выбрать команду «удалить» (рис. 108).
Рис. 108. Окно обзорной страницы проекта (фрагмент)
145