Современные информационные технологии в управлении знаниями
..pdfуниверсальный информер, позволяющий отображать разнообразную справочную информацию: курсы валют, пробки, погода, биржевые индексы и пр.;
«интернет-новости» – модуль позволяет в автоматическом режиме загружать новости разных информационных агентств из Интернета и показывать их на портале. Работает для любых источников новостей в Интернете, поддерживающих RSS трансляцию;
«контроль исполнения поручений» – модуль напоминает пользователю, которому назначена задача, о том, что ее необходимо выполнить. Напоминания приходят по электронной почте за 3, 2, 1 день до назначенной даты выполнения задачи. Если пользователь не выполнит задачу в срок, то напоминания о просроченных задачах приходят одновременно сотруднику, создавшему задачу (автору поручения) и исполнителю;
новых сотрудников. Модуль «Новый сотрудник» отображает недавно принятых на работу сотрудников, позволяя всему коллективу «в лицо» узнать о новых работниках, быстрее познакомиться с новым коллегой, постоянно быть в курсе процесса расширения своей компании;
«дни рождения сотрудников»;
«видеогалерею», позволяет загрузить и воспроизводить непосредственно на портале (без применения дополнительного программного обеспечения) файлы в формате flv, mp4, h.264, при этом можно разместить выбранный вами видеоролик на произвольные страницы портала;
«цитату дня, афоризмы и высказывания», модуль отображающий последовательно одно из сохраненных информационных сообщений. В комплекте поставляется несколько тысяч высказываний известных философов, политиков и других знаменитых людей. Модуль используется для привлечения сотрудников на портал и дополнения социальной функции портала. Также возможно внести свой набор сообщений, например, важнейшие новости от руководителей компании, которые будут циклично отображаться на странице портала;
121
«Мировое время», модуль отображающий графический циферблат часов, текущую дату, а также поясное время в любом количестве городов по вашему выбору;
«Отправку e-mail», модуль позволяющий составить письмо прямо сформы напортале, без запускапочтового клиента;
«Общий чат», модуль позволяющий пользователям обмениваться сообщениями в режиме реального времени на странице портала. Доступ имеют все пользователи конкретной страницы портала, то есть можно сделать общий чат компании, общий чат внутриотдела, общийчатотдельнойрабочейгруппы ит.п.;
контекстно-зависимую справочную систему («Помощь»)
ввиде вики-страниц, с помощью которой пользователи сами могут вносить информацию в раздел «Помощь», привязанную к конкретной странице портала – в тот же момент, когда создается эта новая страница с информацией на портале;
личные сайты для каждого пользователя, где можно хранить индивидуальные документы, заметки, контакты – аналог рабочего стола в офисе, чтобы создать сотруднику личное информационное «пространство». Каждый сотрудник может настроить свой личный сайт самостоятельно так, как ему удобно. Настройка модуля рассчитана на обычного пользователя (не на технического специалиста), то есть не использует инструменты, которые создают, хранят и обрабатывают код программ;
модуль доступа к порталу внешних пользователей, позволяющий настроить контролируемый доступ к определенным страницам портала для ваших партнеров / внештатных сотрудников / временных пользователей;
модуль переключения языка портала, дающий возможность менять язык отображения портала прямо в ходе работы («на лету»).
стандартные возможности платформы SharePoint Foundation 2010 по созданию библиотек документов и файлов
сверсиями, фотогалерей, списков контактов, форумов, блогов
собсуждениями, RSS-подписки и т.п.
122
Более подробное описание модулей, примеры шаблонов страниц портала можно посмотреть на сайте компании.
Модуль «DeskWork 4 Стандарт» дополнительно к базовой версии включает элементы системы электронного документооборота компании.
Есть возможность использовать DeskWork в аренду (SaaS). Об условиях аренды также можно узнать на сайте компании.
К сожалению, до сих пор многие руководители относятся к интернет-порталам с недоверием и не торопятся внедрять в своих компаниях. Измерить реальную отдачу и выгоду для компании от такого внедрения можно лишь приблизительно и чаще всего уже после запуска. Кроме того, портал не может решить сразу все существующие проблемы в организации.
123
4.НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОРГАНИЗАЦИИ ОБУЧЕНИЯ ПЕРСОНАЛА КОМПАНИЙ
Современные компании, действующие в условиях глобализации экономики и высокой конкуренции, вынуждены обратить внимание на эффективность организации своих бизнес-процессов, поддержание высокого качества выпускаемой продукции и услуг, быструю разработку и вывод на рынок новых продуктов. Для решения этих задач необходимо иметь персонал высокой квалификации, обладающийнеобходимымопытоми знаниями.
В настоящее время наблюдается тенденция к постоянному ускорению обновления оперативных знаний. Доля знаний, которую современный работник может удержать в голове, постоянно сокращается. Для современного сотрудника ключевыми теперь являются следующие вопросы: «Чего я не знаю? Как я смогу получить эти знания?». И чем быстрее сотрудник организации сможет найти ответы на эти вопросы, тем быстрее и качественнее он будет выполнять свою работу. Таким образом, средства обучения и управления знаниями должны упрощать и сокращать период доступа к необходимым и обновленным знаниям.
С другой стороны, как показали исследования, среднее время работы в одной организации едва превышает 1,5 года [55]. В связи с этим постоянно сокращаются временные рамки по адаптации и обучению работника, а основная нагрузка по обучению перекладывается со структур формального обучения на структуры неформального социального обучения. Все больший акцент в обучении персонала в организациях делается на обмен знаниями в процессе персонального взаимодействия между сотрудниками и в процессе взаимодействия посредствомкорпоративныхпорталов.
Приобретение современных знаний сотрудниками компаний требует новых образовательных технологий и создания новой системы профессионального обучения. При этом профессиональное обучение должно быть не только зоной ответственности
124
работодателя, но и зоной ответственности самих сотрудников. Постоянное поддержание соответствия своих профессиональных навыков сотрудники могут реализовать через так называемое неформальное обучение.
Многие передовые компании, в том числе и российские, начинают встраивать неформальное обучение в свою стратегию развития.
Неформальное обучение – один из способов повысить организационную эффективность и доказать при этом, что использование информационных технологий может поднять результативность бизнеса и сохранить кадры.
В контексте корпоративного обучения термином «неформальное обучение» описывают множество разных форм обучения, в том числе и создание сотрудниками компании так называемой персональной среды обучения. В западных источниках персональная среда обучения обозначается как PLE (Personal Learning Environment).
Общепризнанного определения персональной среды обучения нет. Эту среду можно понимать как элементы общего информационного поля, которое сотрудник настраивает согласно своим профессиональным интересам, так и набор сервисов, помогающих организовать персональное учебное пространство. Другими словами, PLE – это совокупность ресурсов, необходимых сотруднику для того, чтобы найти ответы на вопросы, возникающие в процессе реализации его профессиональной деятельности. Таким образом, персональная среда обучения – это не конкретное приложение или служба, а особый подход к реализации обучения.
Персональная среда обучения (PLE) должна дать возможность сотруднику обеспечить свои потребности в новых знаниях и навыках. Циклработывэтой среде состоитиз следующихэтапов:
Поиск и сбор нужной информации.
Фильтрация, обработка и хранение собранных данных.
Выполнение профессиональных задач на основе приобретенных знаний, втомчисле обмен знаниямисо своимиколлегами.
125
Эффективную поддержку этой работы обеспечивают технологии социального программного обеспечения Web 2.0. Как считают специалисты, Web 2.0 – это концепция образовательной системы, которая обеспечивает получение образования, адекватного обществу, выросшего из понятия «постиндустриальное» и перешедшее в понятие «информационное». Web 2.0 предлагает новое видение сервисов, основанных на дружественном интерфейсе, соучастии и сотрудничестве. Сервисы дают возможность самим пользователям создавать для себя персональную среду, обеспечивающую хранение информации, ее постоянное пополнение и использование для решения профессиональных задач, а также обмен ею со своими коллегами.
Основные инструменты персональной среды обучения представлены на рис. 49, а их характеристика дана в соответствующих разделах монографии.
Рис. 49. Инструменты PLE
126
Один из самых ярких примеров сервиса «эпохи Web 2.0» – сервис Google. Google – это несервер, хотя доставкапользователям сервиса и осуществляется массивом интернет-серверов. Это не браузер, хотя пользователь получает доступ к сервису именно через него. И это даже не прославленный поисковик. Google – сервис, который осуществляется в «пространстве» между браузером, поисковиком и целевым сервером. Большинство из сервисов Google – приложения, требующие от пользователя только наличия браузера, в котором они работают, и интернет-подключения. Это дает возможность использовать их в любой точке планеты и не быть привязанным кодному компьютеру. Полный список сервисов
иинструментов Google можно посмотреть, например, в Википедии. Среди них такие, как сервис для ведения блогов, e-mail, сервис создания социальной сети, сервис создания электронного курса, картографическийсервис, видеохостинги многое другое.
Своеобразный настраиваемый персональный портал сотрудника компании может быть создан сервисом iGoogle. При помощи разных подключаемых гаджетов можно одновременно пользоваться веб-поиском, просматривать видео на YouTube, почтовые сообщения, узнавать погоду, новости и т.д.
Социальная сеть, созданная корпорацией Google летом 2011 года (Google+), дает возможность создать персональную группу (круг в терминологии Google) для решения какой-то задачи, работы над проектом или совместного обучения. Настройки приватности задаются для каждого круга отдельно, что является одним из преимуществ сети Google перед Facebook.
ВGoogle+ поддерживается как обычный текстовый чат, так
исервис групповых видеоконференций, или, как это называется
врусской версии, «Видеовстречи». Но для общения с нужным человеком, необходимо заранее послать ему приглашение. Это одна из концепций разработчиков – никого не раздражать своей назойливостью и не мешать другим пользователям.
Идея PLE подразумевает постоянное обучение и требует активного участия сотрудников в организации собственного обучения и соответствующей мотивации.
127
С развитием технологий неформальное обучение стало гораздо проще и эффективнее для внедрения. Появилась возможность реализовывать так называемое электронное обучение, передающее знания и умения с помощью специальных программ и сетей. Электронное обучение предлагает сотрудникам постоянный доступ к электронным курсам и другим ресурсам.
Новые образовательные технологии определяют и поддерживают основные тренды использования электронного обучения в управлении персоналом 2012 года70:
Курс на интеграцию решений. Актуальным инструмен-
том, который позволяет добиваться эффективности бизнеспроцессов и анализа, является интеграция решений для управления обучением и управления талантами. Согласно исследованию компании «Bersin & Associates» под названием «Основа
производительности: Интеграция корпоративного обучения с управлением талантами»71 те организации, в которых эти системы эффективно интегрированы, в три раза чаще достигают лучших результатов в управлении персоналом и всегда получают лучшие экономические показатели. Ожидается, что в 2012 году эта тенденция должна начинать развиваться и в России.
Рост применения социальных медиа в неформальном обу-
чении. Для сотрудников социальные сети уже стали неотъемлемой частью их мышления, обучения и решения задач. Они не просто пассивно впитывают информацию, а ищут контент для принятия решений и обучения решению специфических проблем. Поэтому
для поддержки неформального обучения, совместной работы
имотивации должен быть создан портал социального обучения
иразработаны методы стимулирования активности пользователей. Это задачасотрудников службыуправления персоналом.
Распространение мобильного обучения. В связи с разви-
тием мобильных устройств и ориентацией многих сервисов нового Интернета, кроме прочего, на мобильные устройства актуальным становится поддержка мобильного обучения путем разработки небольших учебных модулей.
70URL: http://www.smart-edu.com/stati-e-learning/e-learning-trends-2012.html
71URL: http://www.bersin.com
128
Распространение SaaS-моделей72, а также эволюция и большая продуманность учебного контента. SaaS-модели идеально подходят для тех предприятий, которые не хотят утруждать себя хранением данных, обновлениями и исправлением программных и системных ошибок. Такая организация работы позволяет сосредоточиться на содержании обучения и не думать о поддержке систем. Но только сейчас руководители начинают осознавать, что чем популярнее становится то или иное SaaS- решение, тем выгоднее для компаний им пользоваться, если производитель готов изобретать инновации и прислушиваться к нуждам своих клиентов. Компанией Microsoft и Центром развития S+S разработан каталог Saas-решений73.
Признание актуальности этих трендов – это первый шаг организации к тому, чтобы получить от них максимальный эффект в наступающем году и во все следующие годы.
Движущей силой PLE является система многостороннего обучения в разных контекстах, а не в рамках одного обучающегося курса. Сотрудники могут использовать Интернет для поиска потенциально интересных форумов, виртуальных сообществ74 и обучающих вебинаров.
Особый интерес для корпоративного обучения представляют вебинары. Эта разновидность дистанционного обучения становится все популярнее – на рынке образовательных технологий появляются новые и новые компании, которые занимаются разработкой и поставкой решений для проведения вебинаров и интерактивных конференций. В настоящее время предлагаются десятки русифицированных платформ для проведения вебинаров. Одной из наиболее популярных платформ на сегодня является платформа Комди75.
72SaaS (Software as a Service) – бизнес-стратегия нового способа доставки сервиса приложения до его конечного потребителя, в которой приложение традиционно размещается в облачной среде самого поставщика приложения.
73URL: http://saascatalog.ru/
74Например, ассоциация e-learning специалистов (http://elearningrus.ning.com/); сообществоHR профессионалов(http://www.hr-portal.ru) идр.
75URL: http://comdi.com
129
Вебинары и виртуальные классы хороши тем, что позволяют проводить обучение в реальном времени, с непосредственным контактом между всеми участниками. Это обеспечивается средствами аудио- и видеосвязи, мгновенных текстовых сообщений в чате, совместной работы над различными файлами, использованием тестов и опросов и др. Таким образом, в виртуальной среде воссоздаются почти все возможности очного обучения. Некоторые специалисты считают, что в формате вебинаров можно проводить полноценные тренинги, которые ничуть не будут уступать в эффективности и увлекательности тренингам классическим.
Использование вебинаров позволяет снизить проблему издержек на традиционное очное обучение (помещение, оборудование, оплата труда).
Для большинства молодых людей (сотрудников компаний) работа с новыми технологиями – естественное продолжение использования средств Web 2.0 для общения и развлечений. Сознательное включение в персональную учебную среду потребует от них определенных усилий по самоорганизации и внутренней мотивации. Обучаемые должны овладеть способами непрерывного приобретения знаний, освоить навыки работы с любой информацией, в том числе с разнородными и противоречивыми данными, освоить технологию коллективной работы.
К сожалению, не все люди способны организовать собственное обучение без посторонней помощи и далеко не все способны самостоятельно осуществлять фильтрацию и отбор именно той информации, которая нужна им для профессиональной деятельности. Поэтому персональные среды обучения, безусловно, не являются универсальным подходом и требуют поддержки со стороны руководства и внешнего контроля со стороны службы управления персоналом.
Для организации неформального обучения необходимо:
–разработать методические указания, позволяющие направить неформальное обучениена решение требуемых задач компании;
–поощрять сотрудников к созданию персональных сред обучения и активному участию в обмене знаниями;
130