Современные информационные технологии в управлении знаниями

Оценка деятельности сообщества

Эффективность деятельности сообщества практики, как отмечают эксперты, определяется уровнем доверия. Очевидно, что по мере развития сообщества доверие между двумя участниками сообщества растет, опираясь на успешный опыт взаимных обменов знаниями. Постепенно природа обменов меняется: дав совет одному партнеру, индивид может получить полезную информацию от другого участника сообщества (так называемый обобщенный обмен). Успешная деятельность сообщества практики приводит к тому, что доверие к партнеру замещается доверием к сообществу в целом.

Набор полезных метрик для измерения состояния сообщества предложил Мартин Рид [50]. Среди них:

–количество комментариев к каждому топику. Чем больше оставляют комментариев, тем больше они вовлечены в жизнь сообщества;

–общее количество новых постов и комментариев. Сообщество, в котором публикуются 500 новых сообщений в день, вероятно, сильнее того, в котором публикуются только 10 сообщений. Хотя это тоже не всегда так. Эти 500 сообщений могут представлять собойпредложенияо продаже, рекламуи прочий спам;

–количество времени, которое участники тратят на сообщество. Если участник проводит в сообществе 10 секунд и затем уходит, значит, в сообществе есть проблемы: плохое качество контента или сложность пользования сайтом;

–количество обращений к внутреннему поиску. Если люди используют внутренний поиск по сайту сообщества, значит, они доверяют сообществу решение стоящих перед ними задач;

–количество ссылок, ведущих на сообщество с других сайтов. Чем больше ссылок, тем более интересным, по мнению других людей, является сообщество.

Таким образом, предоставление открытых виртуальных площадок для обмена знаниями в рамках тематических сообществ практики позволяет придавать знаниям форму, извлекать из них добавленную стоимость и тем самым осуществлять инновационный прорыв в экономике.

111

3.3.4. Сообщества обучающихся

Обучающиеся сообщества (learning community) – это,

как правило, неформальная группа людей, которые временно объединены в рамках изучения одной предметной области (учебного курса). Эти люди могут пересекать организационные границы. Они собираются, чтобы обсудить лучшие практики, различные вопросы или навыки, о которых группа стремится узнать более подробно. Члены группы могут встречаться непосредственно или же общаться опосредованно (форумы, чаты).

Основной идеей, реализованной в обучающихся сообществах, является идея совместного (взаимного) обучения.

На рис. 46 представлен цикл знаний в сообществах обучающихся.

Рис. 46. Обучающиеся сообщества

Примером организации такого сообщества может служить «открытый класс “Сетевые образовательные сообщества”»65. Одна из программ этого сообщества создает условия для развития у работников образования специальных компетенций, связанных с использованием социальных сервисов Интернета, учебных материалов и инструментов организации образовательного процесса нового поколения в профессиональной деятельности.

65 URL: http://www.openclass.ru/

112

3.3.5. Корпоративный портал

Понятие корпоративного портала родилось в недрах Интернета и было направлено на создание удобного входа в «Паутину». Почти сразу, в 1988 году, были предприняты попытки внедрить идеи и технологии интернет-портала в корпоративные информационные системы. В настоящее время все больше компаний строят свой главный вход в компанию через портал. Оправившиеся от последствий кризиса российские компании также начали проявлять интерес к созданию собственных корпоративных порталов, и этот интересв ближайшемвремени, вероятно, будетрасти.

Исторически корпоративные порталы начинали свое развитие с «корпоративных сайтов», включающих в себя новости компании и список сотрудников. При этом формирование контента такого сайта лежало на плечах специального сотрудника, который периодически обновлял информацию на сайте. На следующем этапе развития пользователи стали получать персонифицированный доступ к порталу, появилась возможность комментировать некоторые материалы и получать обновления информации по электронной почте.

При смене эпохи «web» на «web 2.0» произошел качественный пересмотр идеологии места портала в организации и его функций – наполнение содержания портала частично стало производиться силами сотрудниковкомпании врамках выделенных прав.

Корпоративные порталы уже имеют свою, хотя и не до конца устоявшуюся классификацию. В качестве примера приведем классификацию ведущего поставщика консультационных услуг на рынке информационных технологий и телекоммуникаций IDC66, основанную на различных типах контента и тех средств, которые предоставляются пользователям. В соответствии с этой классификацией выделяются следующие типы корпоративных порталов: информационные порталы, порталы для совместной работы, порталы экспертизы, порталы знаний (типы порталов перечислены в порядкевозрастанияих сложностиифункциональности).

66 URL: http://www.idc.com

113

Информационныйпорталсвязываетлюдейсинформацией.

Портал для совместной работы поддерживает различ-

ные средства взаимодействия людей с использованием компьютерных технологий.

Портал экспертизы связывает людей друг с другом на основании их опыта, области экспертизы и интересов.

Портал знаний комбинирует возможности перечисленных выше типов и представляет собой единое средство доступа

ккорпоративной информации, позволяющее сотрудникам взаимодействовать друг с другом, связывать информацию с коллективным пониманием, системой ценностей и опытом.

Корпоративный портал знаний представляет собой интегрированное веб-приложение класса B2E (business-to-employee), обеспечивающее пользователям (сотрудникам, клиентам, партнерам) единую точку доступа к предназначенным для них распределенным информационным ресурсам предприятия (сотрудникам, документам, приложениям), необходимым для принятия и реализации эффективных управленческих решений.

Если раньше порталы фокусировались в основном на контенте, то сейчас преобладает тенденция ориентации на людей. Порталы становятся похожими на социальные сети с профилями сотрудников, тэгами, RSS-подписками, закладками, блогами, форумами и другими социальными инструментами.

Корпоративный портал знаний компании является примером практического применения теории управления знаниями для получения конкурентных преимуществ путем более эффективного использования корпоративных знаний.

Свойства корпоративного портала знаний:

– портал должен способствовать сбору, структурированию

и передаче информации из различных источников (внешних

ивнутренних);

–порталдолжен обеспечивать поддержку команднойработы;

–портал должен способствовать появлению новых знаний в процессе взаимодействия людей;

–портал должен способствовать повышению удовлетворенности сотрудников от работы в компании.

114

На рис. 47 представлен пример дерева знаний портала [51].

Рис. 47. Дерево знаний портала

Корпоративный портал дает компании конкурентное преимущество за счет инструментов, помогающих наладить внутренние коммуникации, автоматизировать бизнес-процессы и документооборот. Но просто внедрить у себя в компании корпоративный портал недостаточно. Нужно сделать его «работающим». Для этого необходимо воспитать у сотрудников, основных носителей информации компании, лояльность к порталу, с которым сотрудники работают (должны работать) каждый день. Возможности и содержимое корпоративной информационной системы должны постоянно расширяться, а сотрудники должны знать, что получить доступ к новым функциям и новой информации можно на корпоративном портале.

Организация внутреннего взаимодействия сотрудников – основная функция корпоративного портала знаний. При этом обычно выполняются три основные функции: информативная,

115

коммуникативная и функция карьерного продвижения сотрудников. На страницах портала могут размещаться новости компании, ее достижения, стратегические и тактические решения высшего руководства, анонсируются корпоративные мероприятия и выкладываются отчеты о них после завершения, действует внутренняя доска объявлений. У каждого сотрудника может быть организована личная страница, с посещения которой начинается рабочий день для чтения адресованной ему информации.

В связи с этим в составе корпоративного портала могут быть следующие модули:

Библиотека документов портала, представляющая собой инструмент организации информации, средство формирования единой базы знаний компании.

Виртуальные проектные офисы для поддержки процессов управления проектами и формирования проектных команд сотрудников.

Маркетинговые планы и бюджеты. Сотрудники могут согласовывать маркетинговые планы и бюджеты, получать доступ к презентационным материалам, отзывам клиентов, сертификатам и лицензиям на продукцию и услуги. Внешним пользователям (партнерам, клиентам, дистрибьюторам и т.д.) может предоставляться возможность получения информации через интернет в соответствии с их правами доступа.

Аналитический модуль для формирования отчётов руководству, построения системы ключевых показателей эффективности, поддержки принятия решений, мотивации сотрудников.

Виртуальные офисы подразделений и филиалов, открываемых в рамках портала для публикации внутренних документов и новостей.

Адресная книга, позволяющая осуществлять быстрый поиск сотрудников с нужной компетенцией, контактная информация подразделений и партнеров, схема организационной структуры компании и другие справочные данные компании.

Календарь событий для организации совместной работы подразделений компании.

116

HR модуль для кадровой службы предприятия, в котором освещается информация о компании, ведется учет рабочего времени и планирование отпусков, публикуется информация по семинарам и тренингам, дням рождений, корпоративным мероприятиям.

Техническая поддержка.

Модули интеграции с информационными ресурсами и бизнес-приложениями компании.

Оптимальной программной платформой для создания корпоративного портала является Microsoft SharePoint Server. Обусловлено это тем, что порталы на SharePoint максимально полно интегрированы со всевозможными офисными приложениями. Благодаря взаимодействию с MS Office на портале можно хранить шаблоны создаваемых документов, а также создавать документы прямо на портале.

Эти особенности упрощают работу с документацией на портале. И, что немаловажно, сотрудникам гораздо проще адаптироваться к нововведениям, когда им не приходится осваивать

кардинально новый интерфейс, а есть возможность работать в привычной офисной среде.

Решения для создания корпоративного портала

Внастоящее время на рынке появляются готовые решения

для создания корпоративного портала.

Conteq Intranet Portal67

Это разработка компании «Conteq», которая работает на российском рынке с 2007 года и специализируется на создании продуктов и решений, повышающих эффективность управления предприятий на платформах Microsoft SharePoint и Microsoft Project Server.

Всостав решения входят пакет согласованных компонент (веб-частей SharePoint), дополняющий и расширяющий стандартную функциональность SharePoint 2010, а также шаблон структуры корпоративного портала.

67 URL: http://www.conteq.ru/solutions/boxes/intranet_portal/

117

Типовая структура корпоративного портала, созданного с использованием этого решения, может содержать следующие разделы:

Главная страница – основная точка входа на портал пользователя, содержит сводную информацию из внутренних разделов портала: Последние новости, Новые сотрудники, Ближайшие дни рождения, Текущий опрос, Важно!, Скоро, Информеры времени, погоды и валюты.

Компания – раздел, содержащий официальную информацию о компании: стратегические цели и задачи компании, ключевые показатели эффективности, информацию о руководстве компании, приемную директора, приказы и распоряжения по компании, реквизиты, календарьобщекорпоративныхмероприятий.

Сотрудники – основной раздел службы персонала. Содержит оганизационную структуру компании в виде иерархии подразделений и сотрудников, а также телефонные справочники в таб-

личном виде. Разделы с информацией о новых сотрудниках, о ближайших днях рождениях, награждениях, графиках отпусков. Библиотекишаблоновдокументов, ссылки наполезные ресурсы.

Подразделения – информация о направлении деятельности, сотрудниках, задачах и т.п.

Обучение и развитие – раздел, содержащий информацию по обучению сотрудников, календари учебных мероприятий, библиотеки тематической литературы, форумы и обсуждения узкоспециализированных вопросов, базы знаний и др.

Неофициально – отдельный раздел для свободного общения сотрудников, обмена фотографиями, новостями, мнениями, объявлениями.

Поиск – поиск по содержимому портала. Возможно объединение поиска по всем корпоративным ресурсам (не только на портале, но и в файловой системе, базах данных, других источниках) из этого раздела портала.

Подробную информацию об условиях, вариантах и стоимости разработки портала можно посмотреть на сайте компании

«Conteq».

118

Программа DeskWork68

Разработчиком программы DeskWork является компания «Softline»69, которая работает на рынке программного обеспечения с 1993 года и предлагает своим клиентам весь спектр услуг по внедрению программного обеспечения, обучению пользователей, технической, юридической поддержкам и др. Softline – авторизованный партнер крупнейших мировых производителей.

Корпоративный портал DeskWork – удобное средство взаимодействия сотрудников и организации коллективной работы, внедряется за минимальное время и с наименьшим бюджетом. С помощью DeskWork автоматизируются бизнес-процессы, сотрудникам предоставляется востребованная корпоративная информация, ускоряются процессы документооборота. Элементы социальных сетей позволяют укрепить командный дух.

Возможен выбор из нескольких вариантов готовых решений (рис. 48): базовый, стандарт, enterprise, SaaS.

Рис. 48. Решение для создания портала DeskWork

Базовая версия предоставляет возможность выбора дизайна портала из 4 уникальных шаблонов. Основные модули этой версии включают:

68URL: http://www.deskwork.ru/

69URL: http://softline.ru/

119

графическую структуру компании, отображающую взаимосвязи подчинения между подразделениями, ФИО руководителя подразделения, количество сотрудников в подразделении, адрес расположения подразделения, с возможностью перехода по гиперссылкам на страницу подразделения или на страницу руководителя подразделения;

адресную книгу (список сотрудников, телефонный справочник) с возможностью сортировки по любому из полей и поиска сотрудника по полям имени и фамилии. Модуль связан

смодулем «Графическая структура компании» и совместно использует информацию общих объектов, таких как пользователь, подразделение;

«универсальную систему информирования», которая позволяет записать непосредственно на портале (без применения дополнительного программного обеспечения) и рассылать пользователям портала видеосообщения, аудиосообщения, индивидуальные текстовые сообщения, общие текстовые сообщения в ленту новостей;

«входящие сообщения» – модуль оповещает пользователя о пришедших на его имя видео-, аудио- и индивидуальных текстовых сообщениях, отправленных с помощью «Универсальной системы информирования». Этот модуль работает независимо от того, открыт ли портал (или браузер) в данный момент у пользователя, поэтому является очень полезным для тех пользователей, кто на данный момент не зашел на портал;

«SMS-рассылку» – модуль позволяет отправить SMSсообщение конкретному пользователю или группе, задать режим отправления «прямо сейчас» или «отложенную отправку», указав необходимое время;

«аудиосообщения на городской и мобильный телефон» – модуль дает возможность записать непосредственно на портале (без применения дополнительного программного обеспечения) и отправить голосовое сообщение одному пользователю или группе сотрудников на обычные телефоны (городские и мобильные), задать режим отправления «прямо сейчас» или «отложенную отправку», указав необходимое время.

120