Глава 1. Управление государственными закупками

При изучении темы необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях: прокьюремент, принципы прокьюремента, элементы прокьюремента, модели закупок , средства закупок.

В результате изучения дисциплины студенты должны знать цели, задачи и функции подразделений предприятия по реализации целей госзаказа.

1.1 Цели и задачи прокьюремента

Управление государственными закупками лежит в сфере закупочной логистики, и построена на принципах прокьюремента, которые обеспечивают прозрачное проведения процедур по исполнению государственным и муниципальных заказов.

Деятельность логиста в сфере закупок связана с выполнением следующих задач:

- создание надежного и беспрерывного материального потока в компанию;

- тесное взаимодействие с подразделениями, использующими эти материалы, изучение их запросов;

- поиск подходящих поставщиков, тесное взаимодействие с ними и формирование выгодных отношений;

- закупка необходимых материалов приемлемого качества, и нужного количества, и гарантия их доставки в нужное время и место;

- обеспечение приемлемых цен и условий поставки;

- проведение подходящей политики запасов и инвестиций в них;

- быстрое перемещение материалов через цепи поставок, экспедирование доставок в случае необходимости, мониторинг текущих условий, в том числе изменений цен, возникновения дефицита, появления новых продуктов и т.д.

Часть этих задач решается с использованием совокупность практических методов и приемов, инструментов, применяемых в процессе организации закупок, предоставления объектов в аренду, распределения заказов в ходе осуществления конкурсных торгов, концессию с целью рационализации процедур, облегчения их для участников, соблюдения справедливости, предотвращения коррупции.

Включающая в себя все эти задачи, методы и приемы и форма управленческой технологии носит название прокьюремент (от англ. procurement - приобретение, поставка)

Прокьюремент означает также деятельность, обеспечивающую поиск и соединение компаньонов будущей сделки, заключение договоров, соглашений.

Часто в определение прокьюремента включают конкретизацию, касающуюся конкурсных закупок, например: "Прокьюремент - совокупность практических методов и приемов, позволяющих максимально обеспечить интересы заказчика при проведении закупочной кампании посредством конкурсных торгов" . Однако гораздо целесообразнее рассматривать проблемную область шире.

Прокьюремент - совокупность методов, позволяющих максимально эффективно удовлетворять потребности организации (заказчика) в товарах, работах и услугах.

Таким образом, прокьюремент представляет из себя взаимосвязанную систему включающую:

- планирование закупок;

- определение целесообразности предложенной закупки;

- регламентирование закупок;

- проведение закупок;

- контроль закупок (рисунок 1.1)

Одним из основных инструментов прокьюремента являются конкурентные закупки, в первую очередь - торги (конкурсы, тендеры).

Рис. 1.1. Элементы прокьюремента

Несколько слов о терминологии конкурентных закупок

Благодаря методам прокьюремента заказчик получает возможность повысить эффективность и подконтрольность проводимых им закупок. Эффективность в итоге имеет денежное выражение - экономия средств бюджета организации. Подконтрольность также, в конечном счете, ведет к снижению затрат - закупается только то, что объективно необходимо заказчику.

Потребности должны удовлетворятся в максимально полном объеме и в приемлемый срок , с лучшим из возможных соотношений цены и качества. Для этого важно точно определить, что именно из предлагаемого на рынке наиболее соответствует нуждам организации и приобрести это на наилучших условиях.

Первую задачу решают маркетинговые исследования и постоянный мониторинг рыночного предложения специалистами, а также обращение при необходимости к высококвалифицированным консультантам. Вторую - конкурентные способы закупок и мастерство специалиста по закупкам, ведущего перед заключением контракта переговоры с поставщиками.

Таким образом, главной целью прокьюремента является наиболее эффективное удовлетворение объективных потребностей организации в товарах, работах и услугах.

Эта проблема весьма характерна для крупных организаций, в том числе, использующих конкурентные методы в своих закупках. Нередко они выбирают лучшего контрагента на открытом конкурсе, с замечательными корпоративными скидками, но оценка самой потребности в закупке не проводится, или же она носит весьма поверхностный характер.

По этой причине, прежде чем производить закупку, специалист по прокьюременту должен убедиться в том, что запланированное к закупке удовлетворяет потребностям организации. Возможно, эта задача будет возложена и на кого-то другого, но она должна быть решаема в обязательном порядке.

Тем более, что описанная проблема может возникать вовсе не случайно. Например, специалист по снабжению входит в сговор с поставщиком и проводит закупку по фиктивным заявкам подразделений. "По бумагам" она якобы распределяется конечным потребителям, а на деле даже и не поставляется - но деньги исправно перечисляются и делятся участниками аферы. Или, в более мягком варианте, продукция поставляется, быть может, даже и не по завышенным ценам, но организации она совершенно не нужна.

Различных вариаций на эту тему может быть великое множество, поэтому вопросы контроля за используемыми ресурсами и объективностью потребностей в дополнительных весьма актуальны.

Принципы и способы выбора контрагента во многом зависят от предмета закупки. Условно можно выделить три категории:

- Товары - предметы любого вида и описания, в том числе сырье, изделия, оборудование, программные продукты, электрическая энергия, а также услуги, сопутствующие поставкам товаров, если стоимость таких сопутствующих услуг не превышает стоимости самих товаров.

- Работы - любая работа, связанная со строительством, реконструкцией, сносом, ремонтом или обновлением здания, сооружения или объекта, в том числе подготовка строительной площадки, выемка грунта, возведение, монтаж оборудования или материалов, отделочные работы, а также сопутствующие строительные услуги, если стоимость этих услуг не превышает стоимости самого строительства. 

- Услуги - любой предмет закупок помимо товаров (работ). Любые нематериальные продукты, в том числе интеллектуальные, работы - все, что связано со строительством и ремонтом, товары - материальные продукты, а также «серийное».

Некоторые специалисты к этим категориям относят и по иным критериям, например - любые нематериа со строительством программное обеспечение.

Подобное разделение имеет место как в мировой закупочной практике , так и в российском законодательстве, которое отдельно регламентирует договора поставки, выполнения подрядных работ и оказания услуг (например, Гражданский кодекс РФ, часть II).

Соответственно, различаются и механизмы выбора контрагента. Так, при закупке серийных товаров главными критериями выбора будут, скорее всего, цена и условия поставок, а для закупки консультационных услуг - квалификация и опыт исполнителя.

Задачи прокьюремента

Для обеспечения бизнеса ресурсами в свою очередь необходимо решить три задачи:

1) Правильное определение и планирование потребностей в ресурсах.

2) Своевременный выбор оптимального предложения требуемых ресурсов из существующих на рынке.

3) Эффективное использование имеющихся ресурсов.

Определение и планирование потребности в ресурсах. В большинстве организаций, как коммерческих, так и государственных, приобретение ресурсов осуществляется на основе годового или (и) квартального планирования. Рассмотрим одну из достаточно часто применяемых схем работы.

Подразделения составляют перечень необходимых для их успешной работы товаров, работ и услуг, на основании которого готовится смета планируемых расходов.

Сметы планируемых расходов подразделений корректируются в соответствии с планируемыми к поступлению финансовыми ресурсами - планом доходов . На их основе готовится план закупок.

Выбор оптимального предложения. При выборе оптимального контрагента лучших результатов удается достичь при использовании методов конкурентных закупок, таких как открытые конкурсы, запрос предложений и т. п. Однако, даже идеально организованного с процедурной точки зрения конкурса не всегда достаточно.

Также важно иметь максимально полную информацию о существующих поставщиках и предлагаемой ими продукции и услугах, а также суметь заинтересовать их в участии в проводимых закупках.

Последнее нередко требует больших усилий, так как, благодаря большому числу нарушений при проведении конкурсов другими заказчиками, недоверия к ним у поставщиков более чем достаточно.

Эффективное использование ресурсов. В целом, вопрос эффективности использования ресурсов выходит за пределы закупочной тематики, но недоучет его в планировании закупок приводит к снижению эффективности всей системы обеспечения организации.