Задания для самостоятельного выполнения.

1. Создать запрос, содержащий список номеров телефонов студентов группы П1. (отобрать поля Фамилия, Имя, Номер телефона).

2. Определить средний балл по группе.

3. Вывести список студентов, получивших хотя бы одну двойку.

4. Вывести количество двоек по каждой дисциплине.

5. Подсчитать количество оценок “5”, ”4”, ”3”, полученных студентами.

6. Вывести список студентов, у которых сумма баллов 15.

Лабораторная работа №17 Тема: Создание отчетов

Цель работы: Освоить способы создания отчетов

Основные сведения.

Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но не на экране, а на принтере. Кроме того, отчеты предоставляют возможности группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных. Они могут применяться для получения счетов, заказов, справок и других документов. Основная часть сведений для отчета берется из базовой таблицы или запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета.

Возможны следующие варианты создания отчетов:

• В режиме Конструктора;

• С помощью Мастера;

• Автоматическое создание отчета стандартного вида, в котором каждая запись запроса или таблицы представлена в виде названия и значения поля – Автоотчет в столбец.

• Автоматическое создание стандартного отчета, в котором данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке - Автоотчет ленточный.

• Создание отчета с диаграммой;

• Создание отчета для печати почтовых наклеек –Почтовые наклейки.

В отличие от форм при создании отчета возможна операция группировки данных в отчете.

Проще всего создать отчеты в столбец и ленточный. В этих случаях получаются простейшие отчеты, включающие все поля источника данных. После создания отчет доступен для просмотра или печати.

При создании отчета в режиме Мастера предлагаются различные варианты макетов отчета. Например, если создается отчет без группировки данных, предлагаются три варианта: в столбец, табличный и выровненный. Если необходима группировка, то предлагается шесть вариантов макетов отчета. Мастер отчетов автоматически создает отчет на основании выбранных пользователем полей таблиц или запросов. Этот способ создания отчетов наиболее удобен

В режиме Конструктора предоставляются более мощные средства, требующие больше времени для разработки отчета. Техника работы с Конструктором отчетов незначительно отличается от работы с Конструктором форм. В частности, при этом используется такая же панель элементов. Существенное различие отчета и формы заключается в том, что отчеты предназначены исключительно для вывода на печать. Поэтому в них можно отказаться от использования управляющих элементов для ввода данных: списков, полей со списком, переключателей и т.д.

Область окна Конструктора разделена на зоны – Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул и Примечание отчета. Высоту зон можно изменять при помощи мыши. Заголовок отчета выводится один раз – в начале отчета. Все, что находится в верхнем колонтитуле, выводится в верхней части каждой страницы. Поэтому он может быть использован для вывода заголовков столбцов при создании многостраничных отчетов. В нижнем колонтитуле могут быть отображены номера страниц. Для создания подобных полей удобно использовать построитель выражений.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.

1. В чем заключаются отличия форм и отчетов?

2. Какие варианты создания отчетов Вам известны?

3. На какие зоны разделена область окна Конструктора отчетов?

4. Как выполняется сортировка и группировка данных в отчете?

5. Каким образом задается нумерация страниц отчета?

6. Как пронумеровать записи в области данных отчета?

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.

Задание 1.

На основе таблицы Преподаватели создать отчет с группированием данных по должностям.

Для создания отчета:

1. открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать;

2. в открывшемся окне выбрать пункт Мастер отчетов;

3. щелкнуть по значку раскрывающегося списка в нижней части окна;

4. выбрать из появившегося списка таблицу Преподаватели;

5. щелкнуть по кнопке ОК. В появившемся окне выбрать поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля таблицы, поэтому щелкнуть по кнопке >>;

6. щелкнуть по кнопке Далее;

7. в появившемся окне присутствует перечень возможных полей группировки. Выделить по­ле «Должность»;

8. щелкнуть по кнопке >. Таким образом, вы задаете группировку данных по должности;

9. щелкнуть по кнопке Далее;

10. параметры появившегося окна можно оставить без изменений или задать сортировку по каким-либо полям щелкнуть по кнопке Далее;

11. в появившемся окне выбрать стиль оформления отчета;

12. щелкнуть по кнопке Далее;

13. в появившемся окне ввести название отчета Преподаватели;

14. щелкнуть по кнопке Готово. На экране появится сформированный отчет;

15. просмотреть отчет, выполнить настройку расположения полей управления в режиме Конструктора, если их расположение вас не устраивает.

Задание 2.

Создать отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппиро­ваны по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы — среднее значение оценок по всем предметам.

1. Для формирования отчета необходимо создать запрос, который будет содержать все необходимые данные для формирования отчета. Для создания запроса:

• на вкладке Запросы щелкнуть по кнопке Создать;

• выбрать Простой запрос и щелкнуть по кнопке ОК;

• из таблицы Студенты выбрать поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Номер группы», из таблицы Дисциплины — поле «Название дисципли­ны», из таблицы Оценки — поле «Оценки» и щелкнуть по кнопке Далее;

• щелкнуть еще раз по кнопке Далее;

• ввести название запроса Сессия и щелкнуть по кнопке Готово;

• закрыть запрос.

2. Для создания итогового отчета выполнить следующее:

• на вкладке Отчеты щелкнуть по кнопке Создать;

• выбрать Мастер отчетов, из раскрывающегося списка — запрос Сессия и щелкнуть по кнопке ОК;

• выбрать все поля запроса и щелкнуть по кнопке Далее;

• тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому щелкнуть по кнопке Далее;

• добавить уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне Номер группы и перенеся его в правое окно, щелкнув по кнопке >:

• щелкнуть по кнопке Далее;

• щелкнуть по кнопке Итоги, так как надо вычислять средний балл;

• поставить "галочку" в ячейке поля АVG (эта функция вычисляет среднее) и щелкнуть по кнопке ОК;

• щелкнуть по кнопке ОК, так как сортировка не требуется, потому что данны­ми являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;

• выбрать макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные. Щелкнуть по кнопке Далее;

• выбрать стиль отчета и щелкнуть по кнопке Далее;

• ввести название отчета Итоги сессии и щелкнуть по кнопке Готово.

На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл/Печать. После завершения необходимых вам операций закрыть окно просмотра отчета.