56. Облік особового складу ор­ганізації.

Облік особового складу органі­зації забезпечується веденням особових карток працівників (П-2) , штатно-посадової книги (шта­тного формуляру) та алфавітної книги.

На працівників, яких прийма­ють на постійну, тимчасову ро­боту та роботу за сумісництвом заповнюються особові картки (П-2) .

Особова картка - це документ, в якому міститься найсуттєвіша інформація про особу.

Особова картка включає нас­тупні розділи:

І розділ – "Загальні відомо­сті" – в ньому відображається:

• прізвище, ім'я та по бать­кові працівника, дата та місце на­родження, номер та серія паспо­рта, домашня адреса;

• освіта;

• спеціальність за дипломом (свідоцтвом) ;

• кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) ;

• загальний, безперервний та спеціальний стаж роботи;

• останнє місце роботи, дата та причина звільнення;

• сімейний стан.

ІІ розділ – "Відомості про вій­ськовий облік" заповнюється ві­дповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних. Вказує­ться:

• група обліку;

• категорія обліку;

• військове звання;

• військово- облікова спеціа­льність;

• придатність до військової служби;

• назва райвійськкомату за місцем проживання;

• перебування на спеціаль­ному обліку.

ІІІ розділ – "Призначення та переведення" відображає дату прийому на роботу та всі переве­дення на інші посади, зміну ква­ліфікації. Всі записи з цього роз­ділу переносяться до трудової книжки.

ІV розділ – "Відпустки" міс­тить інформацію про надання що­річних і додаткових відпусток.

В разі звільнення працівника з підприємства в особовій карточці вказується дата та причина звіль­нення, номер наказу про звіль­нення і робиться запис про те що трудова книжка видана власнику.

Особові картки (П2) комплек­туються за структурними підроз­ділами підприємства та апарату управління.

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) – це осно­вний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан уко­мплектації персоналу підприємс­тва.

Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаю­ться їх особовим справам та осо­бовим карткам.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного роз­шуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про праців­ників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури підприємства та чи­сельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийом, переведення чи зві­льнення працівника. Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах (організаціях) з значною кількістю персоналу.

57. Арм менеджера персоналу (інспектора з кадрів) .

Комп'ютеризація кадрового ді­ловодства є однією з основних умов раціональної організації ді­ловодних процесів в організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фак­тором росту продуктивності та оперативності праці менеджерів.

Механізація та автоматизація кадрового діловодства повинна здійснюватись на підставі впоря­дкування системи документу­вання управлінської діяльності, уніфікації й скорочення кількості форм документів, які створюю­ться в організації.

Впроваджувати комп'ютериза­цію необхідно на всіх етапах ді­ловодства, починаючи з підгото­вки документів, їх копіювання, оперативного розмноження, екс­педиційної обробки, реєстрації та пошуку, швидкого транспорту­вання, закінчуючи контролем ви­конання та надійним зберіганням документації.

В якості прикладу можна при­вести систему управління персо­налом PersonPro, яка створена з метою автоматизації діяльності служби управління персоналом.

Основними функціональ­ними можливостями програми є:

1. Розробка організаційної структури організації.

2. Створення та редагування штатного розкладу організації.

3. Облік, зберігання та опера­тивний пошук даних про персо­нал організації.

4. Створення електронного варіанту особових справ співробі­тників, карток персонального об­ліку працівників (П2)

5. Створення бази даних кан­дидатів на вакантні посади.

6. Формування стандартизо­ваних типів документів (наказів з прийому на роботу, звільнення з роботи, відрядження, надання ві­дпустки тощо) .

7. Формування статистичної звітності з персоналу та кадрової роботи.

8. Організація обліку, збері­гання та швидкого пошуку внут­рішніх, вхідних та вихідних до­кументів.

9. Організація розсилки доку­ментації за допомогою електрон­ної пошти.

Отже впровадження комп'юте­рних технологій в кадровому ді­ловодстві дозволить підвищити ефективність діяльності праців­ників кадрової служби, зеконо­мити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганням докуме­нтації з персоналу організації.