Тема 13. Самоменеджмент

В процессе своей деятельности менеджеры вынуждены выполнять большой объем чисто формальной, рутинной работы, отнимающей много времени. Если составить список ежедневных дел менеджера, то основную их часть будет составлять именно рутинная работа. Речь идет об участии в совещаниях, инструктаже подчиненных, распределении заданий, подготовке и чтении отчетов, знакомстве с новыми элементами и методами в технологии управления, просмотре корреспонденции, проработке планов, деловых звонков и т.п. Данные обязанности зачастую выполняются неэффективно, что приводит к напрасной трате средств и времени. Кроме того, чрезмерное заполнение рабочего графика руководителя текущими делами лишает его возможности реагировать на происходящие изменения и замечать их в момент появления. В результате менеджер вынужден только бороться с последствиями уже произошедших изменений. Для сокращения затрат времени на «текучку» применяются технологии самоменеджмента.

Самоменеджмент – это процесс использования рациональных процедур, методов и приемов осуществления повседневной работы с целью оптимального использования своего времени.

Цель самоменеджмента – максимальное использование имеющихся возможностей как в личной, так и в профессиональной деятельности.

Самоменеджмент используется для преодоления внешних обстоятельств и сознательного управления своей жизнью.

Таким образом, самоменеджмент может применяться не только руководителями предприятия, но и абсолютно любым человеком.

Самоменеджмент позволяет добиться определенных успехов. Например, улучшается организация труда, экономятся затраты времени, снижается поспешность в работе и вероятность стрессовых ситуаций. Кроме того, растет удовлетворенность трудом и его мотивация, происходит рост уровня квалификации работника, использующего самоменеджмент. Уменьшение загруженности приводит к повышению качества выполняемой работы.

Самоменеджмент необходимо начинать с анализа стиля работы, используемого данным работником. Для этого проводят своего рода инвентаризацию рабочего времени, в ходе которой данные о видах деятельности заносят в определенные таблицы. Их называют таблицами анализа вида деятельности и расходов времени и листком дневных помех и перерывов в работе.

При заполнении таблицы анализа видов деятельности все виды своей деятельности заносят в определенные графы по следующему принципу: в графу «А» включается положительный или отрицательный результат оценки данной деятельности с точки зрения ее необходимости. Если данная деятельность не является необходимой, то результат «нет» автоматически заносится в графы «Б» и «В».

Таблица анализа видов деятельности и расходов времени на их осуществление

№ п /п	Вид деятельности	Интервал времени	Продолжительность мин	А	Б	В
		От…до

В графе «Б» оценивается оправданность произведенных затрат времени, а в графе «В» – сознательный характер определения временного интервала для выполнения данной работы.

Для проведения анализа необходимо подсчитать общую продолжительность работы по каждому из столбцов, где есть ответы «нет».

Далее соотносят общее время работ с временем по каждому столбцу с отрицательным ответом. Если окажется, что в 10% случаев наблюдается отрицательный ответ в графе «А», то можно сделать вывод о необходимости делегирования части своих полномочий и установления обязанностей другому сотруднику. То есть данную работу может выполнять и кто-то другой.

Если более чем в 10% наблюдается отрицательный ответ, относящийся к графе «Б», это свидетельствует о необходимости глубокого самоанализа. Вероятно, необходимы жесткая самодисциплина, увеличение концентрации или использование нетрадиционных способов выполнения работ. Ну и при том же условии применительно к графе «В» необходимо уделить большее внимание планированию рабочего дня.

Листок помех в процессе деятельности

№ п\п	Помехи	Продолжительность, мин.	Источник	Пометки, причины

После обработки данных из листка помех, возникающих в процессе работы, выявляются 5 основных, наиболее часто встречающихся причин бесполезного использования времени. Некоторые из них можно нейтрализовать. Именно на это и должен обратить внимание работник или менеджер, осуществляющий анализ в сфере самоменеджмента.

Функции самоменеджмента абсолютно идентичны функциям управления, только их действие всегда будет направлено на само лицо, осуществляющее их. Таким образом, и здесь выделяют функции организации, мотивации, планирования и контроля.

Функция планирования в данном случае заключена в формировании целей, которые можно разделить на личные и профессиональные. В самоменеджменте всегда существует одна главная цель и множество подцелей, которые могут изменяться с течением времени. Для планирования целесообразно воспользоваться таким инструментом, как «кривая жизни». Данная кривая отображает следующие параметры:

• течение жизни до настоящего момента;

• крупные успехи и неудачи;

• представление о своем будущем;

• до какого возраста человек предполагает дожить.

Обычно определяют небольшое число важнейших целей, которые желательно достичь до конца жизни. Затем они дифференцируются по временным критериям и с учетом окружающей обстановки. Данные цели разбиваются на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

Далее анализируют цели с точки зрения своих сильных и слабых сторон, чтобы определить, каких из данных целей можно реально достичь. Кроме того, знание сильных и слабых сторон позволяет определить более эффективные методы достижения данных целей.

Именно сформулированные цели должны отражаться в текущем плане дня. Он является важнейшей ступенькой планирования и реализации поставленных целей. При планировании рабочего дня необходимо учитывать, что 15% важных дел дадут 65% результата, а 65% мелких – только 15% общего итога.

Таким образом, в первую очередь необходимо выполнять важные и срочные дела. Для определения приоритетов в процессе выполнения различных заданий можно использовать принцип, разработанный Эйзенхауэром. Данный принцип состоит в том, что задания, обладающие низким уровнем важности и срочности, необходимо вычеркивать из плана своего рабочего дня.

Таким образом:

• задачи с низким уровнем важности, но высоким уровнем срочности необходимо быстро передать другому исполнителю;

• задачи, обладающие высоким уровнем важности, но низким уровнем сложности, необходимо отложить, определившись с датой их выполнения, либо, если это возможно, передать другому исполнителю;

• задачи, обладающие высокой степенью важности и высокой срочностью, необходимо выполнить в первую очередь и никому не делегировать.

Самоменеджмент может помочь управляющему устранить многие собственные недостатки, сделать свою работу более эффективной и, таким образом, способствовать совершенствованию процесса управления предприятием в целом.

Руководитель – это не только глава организации (подразделения), но и человек, ответственный за судьбу подчиненных ему людей. Поэтому забота о коллективе и о каждом работнике в отдельности – неотъемлемая черта хорошего руководителя. В ответ на заботу руководителя работник старается выполнить порученное дело лучше и быстрее, что в конечном счете повышает эффективность работы организации.

Менеджер должен также уметь организовывать свою личную работу. Речь идет прежде всего о выработке руководителем оптимального применительно к конкретным условиям режима собственного труда.

Правильная организация личной работы предполагает владение такими основными видами труда руководителя, как работа с документами, осуществление служебных контактов и бесед с посетителями, телефонные разговоры, проведение совещаний, контроль исполнения.

Работа с документами. Директора крупных организаций в нашей стране затрачивают на этот вид деятельности до 20% рабочего времени. Существуют различные направления экономии времени при работе с документами: сокращение избыточной информации, ограничение объема документов, поступающих к руководителю, путем делегирования полномочий и передачи права подписи документов ответственным исполнителям в рамках, предусмотренным законодательством. Подпись руководителя должны иметь наиболее важные документы.

Для экономии времени при оставлении документов целесообразно шире использовать технические средства. Например, применение диктофонов позволяет избежать черновиков документов и сократить время их подготовки в 2-3 раза, а при наличии диктофонно-машинописного бюро можно даже диктовать нужный текст по телефону.

Служебные контакты и беседы с посетителями. Беседы могут проводиться по инициативе руководителя или по просьбе подчиненных. Руководитель должен учить подчиненных рационально и четко излагать и обосновывать свои предложения, например, по следующей схеме: суть предложения или просьбы сотрудника; что намерен или может сделать он сам по этому вопросу; что мешает или тормозит осуществление его предложений; чего он хочет конкретно от руководителя; кто из работников непосредственно связан с затронутыми проблемами и сможет способствовать их решению.

При проведении бесед руководитель должен выслушать мнение подчиненного и по полученной в ходе беседы информации принять решение.

Для рационализации приема посетителей руководителю необходимо установить график их приема в зависимости от перечня служебных вопросов и категорий работников, а также выделить определенные дни недели и часы для приема сотрудников по личным вопросам.

Телефонные разговоры. Они занимают до 25% времени руководителя. При этом анализ показывает, что на многие из звонков руководитель вообще мог бы не отвечать, доверив решение вопроса секретарю или референту. Телефонные разговоры должны быть деловыми и краткими. Однако следует помнить, что по первому звонку создается впечатление о фирме. Поэтому менеджер должен учить подчиненных лаконично, точно и корректно отвечать на вопросы, задаваемые по телефону.