Контрольные вопросы:

1. Какова сущность понятия «планирование»?

2. Какова методология планирования?

3. Каковы основные принципы планирования?

4. Что представляет собой стратегическое планирование и каковы его основные этапы?

5. Как классифицируются планы в зависимости от временной ориентации?

Тема 7. Внешняя и внутренняя среда организации

Организация понятие очень распространенное во всем мире, во многом универсальное и поэтому очень удобное. У него много разных значений, каждое из которых позволяет при знакомстве с ним более глубоко понять, что же это такое?

Так, организацию можно рассматривать в качестве средства, с помощью которого принято достигать в рыночных условиях поставленных целей.

Организацию можно рассматривать как основную часть рыночной экономики, которых в последней бесчисленное множество. Из организаций состоит структура экономики любой страны; без организаций не возможна жизнедеятельность общества.

Успешно развивающейся рыночной экономике необходимо великое множество организаций. Оно должно усиливаться и, как в природе, обновляться. От этого экономика приобретает устойчивость и силу, способность делать жизнь людей благополучнее и богаче.

Каждая организация обычно функционирует или действует в определенном экономическом пространстве, которое принято называть рынком, сегментом рынка или нишей.

Люди объединяются в организации потому, что объединение помогает им достигать таких целей, которые они не в состоянии достичь поодиночке. Принято считать, что если объединились хотя бы два человека – это уже организация.

Организация – социальная общность, состоящая из группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или системы целей.

Можно сказать, что основными составляющими любой организации являются:

• люди, входящие в данную организацию;

• задачи, для решения которых данная организация существует;

• управление, которое формирует, мобилизует и приводит в движение потенциал организации для решения стоящих перед ней задач.

Различают: формальные и неформальные организации.

Неформальные организации возникают спонтанно, но люди вступают во взаимодействие друг с другом регулярно.

Формальные организации – это группы, созданные по воле руководства для организации производственного процесса; их первейшей функцией по отношению к организации является выполнение конкретных задач и достижение определенных, конкретных целей.

Основное сходство формальных и неформальных организаций – это то, что они образовываются для достижения определенных целей.

Организация – это всегда система. Она может быть более или менее совершенной, но как система она будет обладать определенными признаками. А именно, все части системы должны быть взаимосвязанными, а не случайно соединенными и взаимозависимыми друг от друга. Например, в организации должны соответствовать друг другу кадры, технологии, техника, используемые материалы и другие компоненты.

Для того, чтобы организация могла добиться своих целей, задачи должны быть скоординированы. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. Оно представляет собой неотъемлемую часть любой человеческой деятельности, которая в той или иной степени нуждается в координации. Это и производство, и государство, города и территории, отрасли, больницы и университеты, церкви и органы социального обеспечения.

Английское слово «менеджмент» происходит от латинского слова «манус» - рука; первоначально оно относилось к сфере управления животными и означало искусство управления лошадьми. В современной экономической, переводной литературе «менеджмент» и «управление» являются синонимами.

Словарь английского языка дает четыре определения термина «менеджмент»:

1. Способ, манера общения с людьми.

2. Власть и искусство управления.

3. Особого рода умения и административные навыки.

4. Орган управления, административная единица.

В современной теории и практике под менеджментом понимают процесс руководства (управления) отдельным работником, рабочей группой и организацией в целом.

Сущность и содержание процесса управления проявляется в его функциях. Управление – это интегрированный процесс планирования организации, координации, мотивации и контроля, необходимый для достижения целей организации.

Среда – это совокупность объективных условий , в которых осуществляется деятельность фирмы. Различают внутреннюю и внешнюю среду предприятия.

Внешняя среда – это комплекс факторов, оказывающих непосредственное влияние на производственную и финансово-хозяйственную деятельность компании.

Информация о внешней среде необходима, чтобы определить существующие возможности и угрозы для фирмы.

Менеджерам важно учитывать влияние внешних факторов на организацию, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставки ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Менеджер должен уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию, подбирать методы и способы реагирования на внешние воздействия. Организации вынуждены приспосабливаться к среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Руководители оценивают внешнюю среду по трем параметрам:

1.Оценка изменений, которые воздействуют на разные аспекты текущей стратегии. Например, повышение цен на ракетное топливо создало разнообразные проблемы для авиалиний. Последние должны постоянно оценивать динамику цен на топливо в рамках процесса стратегического планирования.

2. Определение факторов, представляющих угрозу для текущей стратегии фирмы. Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству быть готовым к потенциальным угрозам.

3. Определение факторов, представляющих больше возможностей для достижения общефирменных целей путем корректировки плана.

Анализ внешней среды помогает получить важные результаты. Он дает организации время для прогнозирования возможностей, время для составления плана на случай непредвиденных обстоятельств, время для разработки системы предупреждения на случай возможных угроз и время на разработку стратегий которые могут превратить прежние угрозы в любые выгодные возможности.

Теория менеджмента рассматривает фирмы как системы двух основных типов: закрытая и открытая.

Закрытая система условно предполагает относительную независимость фирмы от окружающей внешней среды. Такая система обычно характерна: для начального этапа развития рыночных отношений при незначительной роли государства в их регулировании и при общем невысоком уровне развития экономики страны.

Рост конкурентной борьбы между товаропроизводителями, устойчивое превышение объемов предполагаемых к реализации товаров и услуг по сравнению со спросом на них, активная роль государства в развитии рыночных отношений и ряд других факторов приводят к «раскрытию» закрытой системы. Всякая зависимая от внешней среды организация является открытой системой.

Влияние различных факторов внешней среды оказывает все большее воздействие на предпринимательскую деятельность.

Все факторы внешней среды можно условно разделить на две основные группы: прямого и косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия.

Потребители – один из основных для любого предприятия факторов, они определяют какую продукцию производить и по какой цене ее можно продавать.

Поставщики материальных, трудовых и финансовых ресурсов – обеспечение предприятий ресурсами является актуальной проблемой, особенно финансами и качественными трудовыми ресурсами.

Конкуренты – фактор, определяющий стратегию, цели и задачи предприятия.

Законы и государственные органы – формируют нормативную базу создания и функционирования предприятия, фискальную политику (федеральная и местная власть).

Профсоюзы – могут оказать радикальное влияние на деятельность организации (сокращение рабочего дня, повышение зарплаты, улучшение условий труда).

Среда косвенного воздействия.

Оказывает побочное воздействие на предприятие, однако в ряде случаев последствия могут быть существенными.

Состояние экономики – уровень цен и тарифов, инфляция, платежеспособный спрос, банковская политика, курс национальной валюты и др. Текущее и прогнозируемое состояние экономики может иметь драматическое влияние на цели организации. Некоторые факторы в экономической окружающей среде должны постоянно диагностироваться и оцениваться. Среди них: темпы инфляции или дефляции, уровни занятости, международный платежный баланс, стабильность доллара США за рубежом и налоговая ставка. Каждый из этих факторов может представлять либо угрозу, либо новую возможность для фирмы. Что для одной организации представляется экономической угрозой, другой может восприниматься как возможность.

Научно-технический прогресс – высокий уровень научно-технического прогресса вынуждает производственные фирмы разрабатывать и внедрять новые технологии.

Политика – оказывает существенное воздействие на бизнес, особенно в динамично развивающихся и нестабильных странах и регионах. Активное участие лидеров бизнеса и предпринимательских фирм в политическом процессе является четким указанием на важность государственной политики для организации. Точнее говоря, руководство должно следить за нормативными документами федерального правительства и местных органов; отношением политиков к антитрестовской деятельности; кредитами федерального правительства и штатов для финансирования долгосрочных вложений; возможностями для получения ссуды, а также за соглашениями по тарифам и торговле, направленными против других стран и активно заключенными с другими странами. Поскольку правительство постоянно и активно принимает участие в деловых вопросах, для организаций было бы разумным следить за политической деятельностью.

Социальные факторы – это традиции, принятые в той или иной стране, в том числе по отношению к женщинам, людям разного цвета кожи, молодежи, людям преклонного возраста.

Международные события – международный бизнес намного сложнее, чем бизнес внутри страны. Формы реализации международного бизнеса могут быть самыми разными: экспорт, совместные предприятия, лицензирование, прямые вложения финансовых средств в экономику страны.

Внутренняя среда – определяет характер и успешность деятельности организации (предприятия).

Информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей.

Анализ внутренней среды позволяет лучше уяснить цели и задачи организации. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.

Анализ внутренней среды проводится по следующим направлениям:

1. Производство:

• объем, структура, темпы производства;

• номенклатура продукции предприятия;

• обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость их использования, система контроля запасов;

• наличный парк оборудования и степень его использования, резерв мощностей, техническая эффективность мощностей;

• местонахождение производства и наличие инфраструктуры;

• экология производства;

• контроль качества, издержки и качество технологий; патенты, торговые марки и т.п.

2. Персонал:

• структура, потенциал, квалификация, количественный состав работников;

• производительность труда;

• текучесть кадров;

• стоимость рабочей силы;

• интересы и потребности работников.

3. Организация управления:

• организационная структура, система управления;

• уровень менеджмента;

• квалификация, способности и интересы высшего руководства;

• фирменная культура;

• престиж и имидж фирмы;

• организация системы коммуникаций.

4. Финансы и учет:

• финансовая устойчивость и платежеспособность;

• прибыльность и рентабельность (по товарам, регионам, каналам сбыта, посредникам);

• собственные и заемные средства и их соотношение;

• эффективная система учета, в том числе учета издержек, формирования бюджета, планирование прибыли.

Элементы внутренней среды организации( предприятия):

Структура – взаимосвязь составных частей чего-либо. Структура управления – это взаимоотношения подразделений предприятия. В основу любой структуры управления положен принцип разделения труда. В менеджменте различают горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Цели – желаемое состояние объекта, результат какой-либо деятельности. Правильная формулировка, достижение поставленных целей является важнейшим фактором внутренней среды предприятия. Цели могут быть разнообразными – стратегическими, тактическими. Основными целями компании в условиях рыночной экономики является производство продукции для удовлетворения потребностей покупателей и получения стабильной прибыли.

Задачи – решаются для достижения поставленных целей. В менеджменте различают следующие основные задачи: работа с персоналом, работа с предметами и средствами труда, работа с информацией.

Технологии – влияние технологий на управление достаточно велико; стандартизация упрощает требования к работнику (стандартная пища фаст-фуд и по индивидуальному заказу в ресторане).

Персонал – руководители и подчиненные люди с индивидуальными особенностями (потенциал человека, потребности, восприятие, ценности, влияние коллектива, лидерство).

Для достижения поставленных целей и выполнения соответствующих задач менеджер должен создать организационную структуру предприятия, которая представляет собой совокупность подразделений и должностей, связанных отношениями и подчинением.

Процесс создания организационной структуры управления обычно включает три основных этапа:

• определение типа организационной структуры (линейная, функциональная, матричная и др.);

• выделение структурных подразделений (аппарат управления, самостоятельные подразделения, целевые программы и др.);

• делегирование и передача на нижестоящие уровни полномочий и ответственности.

Основные методы проектирования организационных структур.

Существует четыре метода проектирования организационных структур:

1.Метод аналогии состоит в выработке на основе анализа передового опыта типовых структур управления для предприятий.

2.Экспертный метод – изучается организация; выявляются и осмысливаются ее наиболее существенные специфические особенности, «узкие места» в работе аппарата и вырабатываются рекомендации;

3.Метод структуризации целей – предусматривает выработку системы целей организации и ее последующее совмещение с разработанной структурой (системный подход и графическое описание с качественным анализом, обоснование вариантов)

4.Метод организационного моделирования – разработка формализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и ответственности в организации становится моделью построения организационной структуры.