
Business Toolkits. Реорганизация финансовых функций предприятия. 204 слайда
..pdf
... и заканчивается своевременным и правильным уч¸том всех |
|||||||||
произвед¸нных расходов |
|
|
|
|
|
||||
|
|
Инструмент 2: Стандартный Процесс Цикла Затрат: |
Диаграмма 2В |
|
|||||
|
Финансовый Отдел |
8 |
|
|
Бухгалтерия |
11 |
|||
|
|
|
|
|
|||||
От Диаграммы 2Б |
Рабочий |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ôàéë |
|
|
|
|
|
|
Транзитный |
|
|
поставщика |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
рабочий файл |
||
Àêò |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(при наступлении |
|
|
|
|
|
|
||
ïðè¸ìêè |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
даты платежа) |
|
|
|
|
Ïëàò¸æíîå |
|
||
1 |
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
поручение 2 |
|
|
Баланс/Àêò |
|
Ñ÷¸ò |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
При¸мки-Сдачи 1 |
|
|
|
|
|
|
Выписка |
|
|
|
Заказ на |
|
|
|
|
|
Àêò |
||
|
|
|
|
|
|
|
банка |
||
|
|
покупку |
|
|
|
|
|
ïðè¸ìêè 2 |
|
|
|
Контракт на |
|
|
|
|
|
Заказ на |
|
|
|
покупку 2 |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
покупку 3 |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Баланс/Àêò |
|
|
|
|
|
|
|
Транзитный |
|
При¸мки-Сдачи 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Служебная |
|
|
|
Есть ли деньги? |
|
|
рабочий файл |
|
записка по услуге |
||
Обсудить |
|
|
|
|
|
|
Ñ÷¸ò |
||
Íåò |
Одобрена проплата? |
|
|
|
|
|
|||
|
|
Äà |
|
|
|
|
|
|
|
|
Подготовка плат¸жного |
|
|
Свериться с данными из |
Данные |
|
|||
|
поручения и подпись его в |
|
|
транзитного рабочего |
согласованы |
|
|||
|
|
бухгалтерии |
|
|
|
файла и подписать |
? |
|
|
|
|
|
|
|
|
плат¸жное поручение |
Íåò |
Обсудить |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Äà |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Àêò |
|
5 |
4 |
|
|
|
|
|
|
ïðè¸ìêè 1 |
|
|
|
|
|
Внести в журналы |
||
|
Баланс/Àêò |
|
3 |
Áàíê |
|
9 |
и подшить |
|
|
|
|
2 |
Обработка |
|
|||||
|
При¸мки-Сдачи 1 |
|
|
первичные |
|
||||
|
Заказ на |
|
Ïëàò¸æíîå |
|
плат¸жного |
|
|
||
|
|
поручение |
|
|
документы |
|
|||
|
покупку 2 |
|
|
поручения |
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
Контракт на |
Ëîã |
|
|
|
|
|
|
|
|
покупку 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ñ÷¸ò 2 |
|
Доставить |
5 |
Ïëàò¸æíîå |
|
Àêò |
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
ïëàò¸æíîå |
4 |
поручение 1 |
Журнал |
ïðè¸ìêè 2 |
|
|
|
|
|
|
3 |
|
Заказ на |
||
|
|
|
|
поручение в банк |
|
|
|
||
|
|
|
|
Ïëàò¸æíîå |
|
|
покупку 3 |
||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
поручение 2 |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
Баланс/Àêò |
||
|
|
5 |
|
10 |
|
Выписка |
|
|
При¸мки-Сдачи 2 |
|
|
|
|
|
банка |
|
|
Служебная |
|
|
|
4 |
|
|
|
Банковский файл |
Главная |
записка по услуге |
|
|
|
3 |
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
по компании |
книга |
Ñ÷¸ò |
||
|
|
Ïëàò¸æíîå |
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
поручение |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Выписка |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
банка |
Направить в |
|
|
|
Конец |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рабочий файл |
||
|
|
|
|
бухгалтерию |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Файл поставщика |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
roff4r/22 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|

Пояснения к Диаграммам 2Б and 2В
∙Бухгалтерия первой выявляет расхождения между тем, что бы ло заказано, получено и указано в сч¸те-фактуре поставщика. Если сущес твуют какие-либо расхождения по перечисленным пунктам, отдел, отвечающий з а финансовую сделку (две первых цифры финансового кода), отвечает за ус транение расхождений.
∙Ответственность также повышается за сч¸т введения проце дуры утверждения отделом.
∙Если предприятие воспользовалось услугой, то цикл прохож дения документов не меняется. Между поставщиком услуг и отделом, отвечающим з а услугу, после согласования подписывается двухсторонний акт при¸мки-с дачи работ или баланс потребления, который впоследствии направляется в бухгал терию.
∙Картотека поставщика поможет систематизировать все пре дстоящие оплаты и направить средства на самые необходимые ресурсы.
∙Картотека покупателя и поставщика всегда обновляются, та к что в любой момент можно вывести последнюю информацию для проведения анали за.
∙Раз в месяц проводится расширенное заседание финансовой оперативки. Задачей оперативки является обзор состояния финансовых сделок и их координация между отделами. Участниками оперативки явля ются финансовый отдел, бухгалтерия и отделы, задействованные в циклах выр учки и затрат.
roff4r/23

Вариант сроков документооборота по циклу затрат
Высшее руководство отвечает за устанавление базовых сро ков прохождения документов, за изменение сроков или обучение сотрудников , если эти сроки нарушаются
∙Запрашивающий отдел направляет запрос на закупку не позд нее, чем за 20 дней до срока закупки.
∙Отдел Закупок должен сделать все возможное для подписани я контракта в течение 3 дней, и уложиться в срок закупки.
∙Финансовый отдел утверждает или отвергает закупку в тече ние 2 дней
∙Акцептующий отдел отправляет Акт о приемке не позднее утр а следующего дня.
∙Если предприятие воспользовалось услугой, то акты при¸мк и-сдачи работ или баланс потребления услуги должен быть направлен в бухгалтерию не позднее второго числа месяца, следующего за отч¸тным.
∙Финансовый отдел готовит документы на оплату, проводит их через банк, получает выписку банка и направляет документы в бухгалте рию в тот же день.
Примечание: График документооборота можно контролировать путем проставления на документе даты его оформления перед его передачей.
roff4r/24

Содержание семинара
Занятие 1: Введение в финансовую функцию и ее процессы
Занятие 2: Обзор организационных структур Занятие 3: Элементы финансовой функции Занятие 4: Процесс цикла доходов Занятие 5: Процесс цикла расходов
Занятие 6: Процессы цикла бартера и наличности
Занятие 7: Роль и ответственность отделов в организации Занятие 8: Планы реорганизации и внедрения Занятие 9: Домашнее задание
roff6r/1

Шаг 4: Создать улучшенные варианты основных процессов
•Подшаг 4.1: Принципы разработки процессов
•Подшаг 4.2: Полезные инструменты документооборота
•Подшаг 4.3: Организация хранения документации
•Подшаг 4.4: Иерархия утверждения покупок
•Подшаг 4.5: Инструмент 1 - Стандартный процесс цикла доходов
•Полшаг 4.6: Инструмент 2 - Стандартный процесс цикла расходов
• Подшаг 4.7: Введение к бартерным операциям
•Подшаг 4.8: Инструмент 3 - Процесс поступления бартерных товаров
•Подшаг 4.9: Инструмент 4 - Процесс использования бартерных
товаров
•Подшаг 4.10: Инструмент 5 - Процесс наличности
•Подшаг 4.11: Выводы
roff6r/2

Стандартизируйте бартерные операции, насколько это возм ожно
Бартерные сделки ...
∙обусловлены условиями российской экономики:
–бартер может помочь компании справиться с конкуренцией
–бартер может ускорить оборачиваемость в случае некоторы х слабо-платежеспособных покупателей
–бартер может привести к расширению сбыта
∙будут присутствовать в России в течение нескольких следу ющих лет
∙не вписываются в стандартные циклы выручки или затрат
∙трудоемки
∙в высокой степени подвержены нарушениям
Зачем стандартизировать?
∙снижаются трудозатраты, связанные с выполнением этих опе раций
∙уменьшается возможность нарушений
∙появляется возможность строгого уч¸та
roff6r/3

Несмотря на то, что бартерные операции могут быть достато чно сложными, каждая бартерная сделка имеет стандартные
характеристики поступления и использования
Формализация прихода и расхода в бартерных операциях облегчит управление бартером
Поступление
бартера
Будет
представлено
бартера Использование
Вариант 1
Продажа
сторонним
организациям
Вариант 2
Обмен на сырь¸ и услуги
IВключая отгрузку в сч¸т долга
Вариант 3
Обмен на другие товары
Вариант 4
Выплата
зарплаты
Будет представлено
Мотивирован
продажей
Будет представлено
Будет представлено
Мотивирован
закупкой
Не представлено: прохождение документов такое же, как в случае обмена готовой продукции на бартер
Не представлено: простой процесс
roff6r/4

Объединив три этих цикла, мы можем начертить схему полног о процесса бартерной сделки
•Пластзавод, производящий пластмассовые детали, хочет обменять 1000 приборных панелей на 10 автомобилей ВАЗ
•Зная, что панели требуются на ВАЗе, представитель отдела сбыта связался с ВАЗом. Последующий процесс показывают девять шагов Цикла выруч ки.
•10 Лад были доставлены на Пластзавод и были приняты соответствующие меры по оформлению операции. Это отражено в Цикле поступления бартера.
•Менеджер отдела сбыта позвонил по телефону в Москву автомобильному дилеру. Циклом использования бартера завершается бартерная операция П ластзавода.
Цикл доходов
1. |
2. |
3. |
4. |
5. |
6. |
7. |
8. |
9. |
Заявка на |
Переговоры с |
Утверждение |
Подписание |
Запуск |
Производство |
Отгрузка |
Выставление |
Ó÷¸ò |
продажу |
покупателем |
продажи |
контракта |
производства |
продукции |
покупателю |
ñ÷¸òà |
сделки |
|
Поступление Бартера |
|
Использование Бартера |
|
||||||
10. |
11. |
12. |
13. |
14. |
15. |
16. |
17. |
18. |
19. |
|
Доставка |
Ó÷¸ò |
Переговоры |
Утверждение |
Подписание |
Выставление |
Регистрация |
||||
Приемка |
Взаимозач¸т |
Доставка |
||||||||
товаров |
|
сделки |
|
с покупателем |
продажи |
контракта |
|
счета |
операции |
Последовательное использование трех циклов помогло Пла стзаводу провести бартерную операцию максимально точно. Пластзавод смог продать ВАЗу панели и получил приб ыль от продажи автомобилей Лада автомобильному дилеру.
roff6r/5

Шаг 4: Создать улучшенные варианты основных процессов
•Подшаг 4.1: Принципы разработки процессов
•Подшаг 4.2: Полезные инструменты документооборота
•Подшаг 4.3: Организация хранения документации
•Подшаг 4.4: Иерархия утверждения покупок
•Подшаг 4.5: Инструмент 1 - Стандартный процесс цикла доходов
•Полшаг 4.6: Инструмент 2 - Стандартный процесс цикла расходов
•Подшаг 4.7: Введение к бартерным операциям
• Подшаг 4.8: Инструмент 3 - Процесс поступления бартерных товаров
•Подшаг 4.9: Инструмент 4 - Процесс использования бартерных
товаров
•Подшаг 4.10: Инструмент 5 - Процесс наличности
•Подшаг 4.11: Выводы
roff6r/6

Поступление бартера должно быть организовано по тем же
принципам, что и операции с денежными средствами
Цикл Бартера: Поступление
|
Проведение |
Получаение Услуг: |
|
|
независимой |
||
|
Отделы Услуг и |
||
|
оценки |
Коммерческий отд. |
|
От Цикла |
Отдел |
|
Получение Сырья: |
доходов |
|
||
|
|
||
Продаж |
|
Коммерч. отдел и |
|
|
|
||
|
Отдел закупок |
||
|
|
Получение других |
|
|
* Оценка |
продуктов: |
|
|
Плановый и коммерч. |
||
|
предлагаемых |
||
|
Отделы |
||
|
товаров |
||
|
|
|
К Циклу доходов
Ответственный отдел= Отдел, который открыл сделку
Критическая
Операция
|
Отдел |
|
Поставщик |
|
|
|
|||
|
|
|
||
Основная |
1. Доставка |
|||
Функция |
товаров |
|||
|
|
|
|
или услуг |
Создает |
Контролирует иПроводит |
Контролирует иУстраняет |
||
независимую утверждает |
централизованный |
утверждайте |
расхождения с |
|
приемку |
сделки |
взаимозач¸т |
сделки |
поставщиком |
Акцептующий Бухгалтерия |
Финансовый |
Бухгалтерия |
Ответственный |
|
||||||||||||||||||||||||||||
Отдел |
|
Отдел |
|
|
Отдел |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||
2. Приемка |
3. Уч¸т сделки |
4. Формальный |
5. Ó÷¸ò |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
6. Сверка |
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||
взаимозач¸т |
взаимозач¸та |
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Исправление имеет место только в случае, если Финансовый отдел не смог провести формализованный взаимозач¸т
roff6r/7