Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Business Toolkits. Реорганизация финансовых функций предприятия. 204 слайда

..pdf
Скачиваний:
39
Добавлен:
24.05.2014
Размер:
1.91 Mб
Скачать

Шаг 4: Создать улучшенные варианты основных процессов

Подраздел 4.1: Принципы разработки процессов

Подраздел 4.2: Полезные инструменты документооборота

Подраздел 4.3: Организация хранения документации

Подраздел 4.4: Иерархия утверждения закупок

• Подраздел 4.5: Инструмент 1 - Стандартный процесс цикла доходов

Подраздел 4.6: Инструмент 2 - Стандартный процесс цикла затрат

Подраздел 4.7: Введение к бартерным операциям

Подраздел 4.8: Инструмент 3 - Процесс поступления бартерных

товаров

Подраздел 4.9: Инструмент 4 - Процесс использования бартерных

товаров

Подраздел 4.10: Инструмент 5 - Процесс наличности

Подраздел 4.11: Выводы

roff4r/2

Обозначения на схемах документооборота

К каждому процессу будут даваться пояснения, которые допо лнят схемы, но не повторят их

РЕШЕНИЕ ИЛИ АНАЛИЗ

КОМПЬЮТЕРНЫЙ

ÔÀÉË

ВНУТРЕННИЙ

ДОКУМЕНТ

ВНУТРЕННИЙ

ÎÒרÒ

ОТЧ¨Т ОБ ОЦЕНКЕ ТОВАРОВ

ДОКУМЕНТ ДЛЯ ВНЕШНЕГО ПОЛЬЗОВАНИЯ

roff4r/3

КОРЕШОК

ÑרÒÀ

ПРОЦЕСС

ДОКУМЕНТЫ НА ОТПУСК БАРТЕРА

ПЕРЕГОВОРЫ С УЧАСТНИКАМИ РЫНКА ИЛИ ПРОЦЕСС ОЦЕНКИ

ГЛАВНАЯ КНИГА

счет-фактура

ГОТОВАЯ ПРОДУКЦИЯ

СЫРЬ¨ И МАТЕРИАЛЫ

КОНЕЦ ВНЕШНЕГО ПРОЦЕССА

КОНЕЦ

ВНУТРЕННЕГО

ПРОЦЕССА

ПАПКА

РАБОЧАЯ ПАПКА

РЕШЕНИЕ

РУКОВОДСТВА

ПОТОК ПРЕДМЕТОВ (ДОКУМЕНТОВ, ...)

ПОТОК ИНФОРМАЦИИ

ПЕРЕХОД НА/С ДРУГОЙ ДИАГРАММЫ

ВНУТРЕННИЙ

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ - ЛОГ

Начните разработку улучшенных вариантов процессов с

обобщ¸нного уровня на основе вышеизложенных принципов ...

Цикл доходов

Важнейшая

деятельность

Централизуйте

Организуйте

Централизуйте

Запустите

Способствуйте

Организуйте

контакты с

независимое

контакты с

производство

производству

доставку

покупателем

утверждение

покупателем

 

 

 

 

 

Покупатель

Отдел

Финансовый

Отдел

Финансовый

Отдел

Отдел

 

 

Отдел

Продаж

Отдел

Продаж

Отдел

Производства

Отгрузки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основная

Функция

1. Запрос

2. Переговоры

3. Утверждение

4. Подписание

5. Запуск

6. Произв -во

7. Отгрузка

о покупке

с покупателем

продажи

контракта.

Производства

продукции

покупателю

Важнейшая

Централизуйте

Контролируйте и Предъявляйте

 

деятельность

выставление

утверждайте

долговые обязат. к

счетов-фактур.

сделки

оплате

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Финансовый

 

Финансовый

Покупатель

Отдел

 

Бухгалтерия

 

 

 

 

Отдел

 

Отдел

è Áàíê

 

 

 

 

 

 

10. Обеспечение

 

Основная

8. Выставление

9. Ó÷¸ò

11. Оплата и

возврата

Функция

счетов

сделки

оформление

средств

 

 

 

 

Контролируйте и

Принимайте

Регистрируйте

подтверждайте

решения, опираясь

поступления

сделки

на информацию

Финансовый

Бухгалтерия

Руководство

Отдел

 

 

12. Регистрация

13. Ó÷¸ò

14. Отчеты для

поступлений

сделок

руководства

roff4r/4

...а в качестве следующего шага детально разберите каждый ш аг

Вопросы, на которые нужно ответить по каждому этапу разра ботки процесса:

Îäèí ýòàï

Централизуйте Контакты с Покупателями

Важнейшая

деятельность Покупатель Отдел продаж

Отдел

1. Запрос о2. Переговоры с покупке покупателем

Основная

Функция

Какие документы следует подготовить?

Сколько документов следует подготовить?

Сколько нужно копий каждого документа?

Кто должен получить копию документа?

Каков порядок оформления документов?

Сколько времени необходимо для оформления документа и как часто он требуется?

Какой отдел отвечает за оформление?

Где, как и какие документы нужно хранить?

Какой отдел или сотрудник и на каком этапе обладает полномочиями принимать и утверждать решения?

Кто контролирует/утверждает выполнение процесса?

Последовательное, напрерывное письменное общение

Простота

Принципы

 

 

Одна задача -

 

 

один отдел

Контроль за документами

 

 

Хранение

Сильный внутренний контроль

 

roff4r/5

При разработке процессов пользуйтесь методом “пошагово й

детализации: Øàã 1

Пример:

 

Отдел Сбыта имеет право

Централизует переговоры

Отдел

 

со всеми покупателями

планирования

 

отвергнуть покупателя

 

 

 

 

 

 

подает

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Покупатель

 

 

Отдел Продаж

прайс-лист

 

 

 

1

 

2

 

 

 

Запрос

 

 

Первоначальные

 

 

 

 

 

 

переговоры

 

 

 

Централизуйте

íà

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

покупку

 

 

 

 

 

 

Контакты с

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Покупателями

 

 

 

 

 

Критическая

 

 

 

 

Ценник

 

 

 

 

 

Интересный

 

Операция

 

Отдел

Конец

Íåò

 

 

Покупатель

 

заказ?

 

 

продаж

 

 

 

Обсуждение с

 

 

 

 

 

Äà

 

 

 

Бартерная

другими отделами,

 

 

 

 

сделка?

 

вкл. наличие на

 

 

 

 

Äà

 

 

складе

 

Отдел

 

 

Ñì.

 

 

Подготовка проекта

 

1. Запрос о 2. Переговоры с

Öикл Бартера

Íåò

 

контракта и

 

 

 

 

 

 

направление в

 

 

покупке

покупателем

Îò

 

 

 

 

 

 

Финансовый отдел

 

 

 

 

Цикла Бартера

 

 

 

Основная

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Àêò îá

 

2

 

Функция

 

 

 

 

 

 

 

 

 

оценке

 

3

 

 

 

 

 

бартера 1

2 Проект

 

 

 

 

 

 

 

контракта 1

 

Ôàéë

Ëîã

продаж

 

roff4r/6

При разработке процессов пользуйтесь методом “пошагово й

детализации: Øàã 2

Пример:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Покупатель

1

Отдел Продаж

2

 

 

Централизуйте

Запрос

 

Первоначальные

 

 

 

 

переговоры

 

 

 

íà

 

 

 

 

Контакты с

 

 

 

 

 

 

 

 

 

покупку

 

 

 

 

 

Покупателями

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Критическая

 

 

 

Ценник

 

Операция

 

Отдел

 

 

 

Покупатель

 

 

Интересный

 

продаж

Конец

Íåò

 

 

 

заказ?

 

 

 

 

Бартерная Äà

Обсуждение с

 

 

 

 

другими отделами,

Отдел

 

 

Äà

сделка?

вкл. наличие на

 

1. Запрос2о.Переговоры с

 

складе

 

 

 

 

 

 

Ñì.

 

Подготовка проекта

 

 

покупке покупателем

Öикл Бартера

Íåò

контракта и

 

 

 

 

Îò

направление в

 

Основная

 

 

 

 

 

 

Цикла Бартера

 

Финансовый отдел

 

Функция

 

 

 

 

 

 

 

 

Àêò îá

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

оценке

3

 

 

 

 

 

бартера 1

2 Проект

 

 

 

 

 

 

контракта 1

 

 

 

 

Ôàéë

Ëîã

 

 

 

 

 

продаж

 

 

Если предлагается бартерная

 

 

 

 

 

 

 

операция, ее следует рассм.

 

 

 

 

с учетом цикла бартера.

 

 

 

 

Предполагается, что результатом

 

 

 

 

цикла бартера является

 

 

 

 

Акт об оценке Бартера

Нач. отдела направляет проект контракта

 

 

 

 

на утверждение в Финансовый Отдел.

 

Копии: 1-Покупателю 2 - Отд. Сбыта 3 - Фин. Отд. для анализа

roff4r/7

При разработке процессов пользуйтесь методом “пошагово й

детализации: Øàã 3

 

 

 

 

 

Пример:

 

 

Отдел сбыта имеет право

Централизует переговоры

Плановый

 

 

отвергнуть покупателя.

со всеми покупателями.

Отдел

 

 

 

 

 

 

 

подает

 

 

 

 

 

 

 

прайс-лист

 

 

 

 

Покупатель

1

Отдел Продаж

2

 

 

Централизуйте

 

 

 

Направить

 

 

Контакты с

 

 

Первоначальные

 

 

Запрос

 

Проект

 

 

Покупателями

 

переговоры

 

 

íà

 

Критическая

 

Контракта

 

 

покупку

 

 

Операция

Покупатель

Отдел

 

 

 

íà óòâ â

 

 

 

Финотдел

продаж

 

 

Ценник

 

 

 

 

 

 

 

 

Конец

Íåò

Интересный

 

 

 

 

 

заказ?

 

 

 

 

 

 

 

 

Отдел

 

 

 

Бартерная Äà

Обсуждение с

 

1. Запрос2о.Переговоры с

другими отделами,

 

покупке покупателем

 

сделка?

вкл. наличие на

 

 

Äà

 

складе

 

 

 

 

 

 

 

Основная

 

 

 

Ñì.

 

Подготовка проекта

Копии:

Функция

 

 

 

Öикл Бартера

Íåò

контракта и

 

 

 

Îò

направление в

1 - Покупателю

 

 

 

 

 

 

 

 

Финансовый отдел

 

 

 

 

Цикла Бартера

 

2 - Отд. Сбыта

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

Àêò îá

3 - Ôèí. îòä.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

оценке

3

 

 

 

 

 

для анализа

 

 

 

 

 

бартера 1

2 Проект

Если предлагается бартерная

 

 

 

контракта 1

 

 

 

 

 

 

операция, ее следует рассм.

 

Ôàéë

Ëîã

 

 

 

продаж

 

 

с учетом цикла бартера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Предполагается, что результатом

 

 

 

Суммирует ликвидность.

цикла бартера является

 

Зарегистр.

Предполагается подготовка

Акт об оценке Бартера

 

 

в течение Цикла Бартера.

 

Одна копия остается в отделе документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

для того, чтобы иметь полную

 

 

 

roff4r/8

 

 

картину всех продаж.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Цикл доходов начинается с поступления заказа на продажу и

 

переговоров ...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Инструмент 1: Стандартный процесс коммерческого цикла:

Диаграмма 1А

 

 

Покупатель

1

Отдел Продаж

2

Финансовый Отдел

3

Производственный Отдел

6

Запрос

 

 

Первоначальные

 

 

3

Акт оценки

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

бартера 2

 

Заказ на

 

 

 

íà

 

 

переговоры

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проект

 

 

 

производство

 

 

покупку

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

контракта 1

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ценник

 

 

 

 

Ценник

 

Производство товаров в

Примечание: Процесс

 

 

 

 

 

 

 

 

Оконч.

 

 

 

Производственного цикла требует

 

 

 

Интересный

 

 

Íåò

 

 

 

соответствии с

 

Конец

Íåò

 

 

одобрение

 

 

 

отдельного описания в виде диаграмм.

 

 

заказ?

 

 

 

 

 

производственным

 

 

 

 

 

 

 

продажи и

 

Консультации с

Подразумевается, что контроль

 

 

 

 

 

Обсуждение с

 

 

 

графиком, упаковка,

 

Бартерная

Äà

 

 

 

условий

 

руководством

качества является частью

 

 

другими отделами,

 

 

подготовка сертификата,

 

сделка?

 

 

вкл. наличие на

 

 

 

 

 

 

производственного процесса. Учитывая

 

 

 

 

Конец

 

 

 

передача товаров/

 

Äà

 

 

 

складе

 

 

Äà

 

 

 

документов на стадию

специфику Производственного цикла в

 

Ñì.

 

Подготовка проекта

 

 

 

 

 

каждой компании, данный процесс

 

 

 

 

 

 

 

контроля качества в ОТК

 

 

 

 

 

 

Файл покупателя

 

Диаграмму 3Б

 

 

 

 

 

детально не представлен.

 

Íåò

 

контракта и

 

 

Одобрение и

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Îò

 

 

направление в

 

 

визирование

 

 

 

 

 

 

Диаграммы 3Б

 

Финансовый отдел

 

 

контракта

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Àêò îá

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

оценке

 

3

 

 

 

3

 

Акт оценки

 

 

 

 

 

 

бартера 1

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

бартера 2

Сертификат

Сертификат

 

 

 

Проект

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

контракта 1

 

 

Контракт на

 

 

Сертификат

 

 

 

 

 

 

продажу 1

 

 

Заказ на

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

производство

Заказ на

 

Ôàéë

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

производство

 

Ëîã

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

продаж

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подпись контракта, подготовка письма-

4

 

Контракт на

 

 

5

 

 

 

 

 

подтверждения и помощь

 

 

 

продажу 3

 

 

 

 

 

 

 

производственному отделу в составлении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Файл данных

 

 

 

производственного графика

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ïî

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

На Диаграмму 1Б

 

 

 

 

 

 

 

 

Подготовка

 

 

производству

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заказа на

 

Рабочий

Ëîã

 

 

 

 

Контракт на

Контракт на

Контракт на

 

производство

 

ôàéë

(Карта

 

 

 

 

 

 

 

 

покупателя

 

 

 

 

продажу 1

продажу 2

продажу 3

 

 

 

 

ó÷¸òà

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подтверждение

Подтверждение

 

 

 

4

 

договоров)

 

 

 

 

1

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заказ на

 

 

 

 

 

 

 

 

Ôàéë

 

 

 

 

производство 1

Ëîã

 

 

 

 

Покупателю

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

продаж

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Примечание: Заказ на производство выполняет только роль разрешения начать производство, и не дублирует документ с аналогичным на

 

званием подготавливаемый в рамках Производственного цикла.

 

 

roff4r/9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснения к Диаграмме 1А

Цикл доходов описан в варианте оплаты после отгрузки това ра. В случае предоплаты движение документов не меняется за исключени ем блока оплаты, который переносится из Диаграммы 1Б и Диаграммы 1В ( см. далее) и вставляется после подписания контракта сторонам и. Бартерные продажи будут рассмотрены отдельно.

Предполагается, что отдел сбыта централизует функцию сбы та предприятия и отвечает за ее выполнение. Данный отдел мож ет, к примеру, быть организован в три группы: продажи по России, п родажи на экспорт и бартерные продажи третьим лицам.

Перед принятием заказа на производство продукции предпр иятие должно оценить его рентабельность. Прайс-лист должен составлять ся на основе результатов совокупного анализа всей доступной информа ции, проведенного плановым отделом: расчета фактической себе стоимости, проводимого в рамках отдела, анализа информации о текущих рыночных ценах, полученной из отдела продаж, и анализа цена-прибыль ность, провед¸нного финансовым отделом.

Утверждение продажи, функция учета продажи и управление о тгрузками должны распределяться между финансовым отделом, бухгалт ерией и

отделом сбыта.

Примечание: Процесс производства - это отдельный процесс, и его рассмотрение выходит за рамки настоящего семинара.

roff4r/10

... проходит через стадии отгрузки, выставления сч¸та и

последующего отражения в бухгалтерии ...

Инструмент 1: Стандартный Процесс Цикла Выручки:Диаграмма 1Б

Отдел Отгрузки

 

7

Финансовый Отдел

8

Бухгалтерия

9

 

 

 

 

От Диаграммы 1А

 

 

 

Документы на

 

Рабочий файл покупателя

 

Îò À

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

отгрузку 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заказ на

 

 

 

Ïëàò¸æíîå

Материальный

 

 

 

 

 

производство 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

требование-

пропуск

 

 

 

 

 

Сертификат 3

 

 

 

Заказ на

 

 

Контракт на

 

поручение 2

 

 

производство 2

 

 

 

 

продажу 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сертификат 3

 

 

 

 

 

 

Внести в журналы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сертификат 2

 

 

Данные

 

 

 

и подколоть

 

 

 

Íåò

 

 

первичные

 

 

 

 

 

совпадают?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

документы

 

 

 

 

 

 

 

Обсудить

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Äà

 

 

 

 

 

 

Сравнение и подготовка

 

 

 

Выставление сч¸та

 

 

 

 

документов на отгрузку и

 

 

 

и оформление

 

Журнал

Материальный

 

материального пропуска

 

 

 

необх. документов

 

пропуск

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ïëàò¸æíîå

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

требование-

 

Материальный

3

 

 

 

 

 

 

 

поручение 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

пропуск

2

 

 

 

 

4

 

 

 

 

Заказ на

Документы

 

 

Документы на

 

 

 

 

 

производство

 

 

 

3

 

 

 

 

на отгрузку

 

 

отгрузку 3

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

Главная

 

 

 

 

 

Заказ на

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

книга

 

 

 

Ëîã

 

 

производство 3

 

Ïëàò¸æíîå

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

требование-

 

 

Рабочий файл

 

 

 

 

 

 

 

поручение

 

 

 

Подготовка к

 

 

Сертификат 3

 

 

продаж

 

 

 

 

 

 

 

отгрузке товаров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контракт на

 

 

Конец

 

 

и документов

 

 

 

 

 

 

 

 

продажу 3

Ëîã

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Мат. пропуск

Документы на

Документы на отгрузку

 

 

 

 

 

 

 

 

отгрузку 2

 

 

 

 

 

 

 

Сертификат

Заказ на производство

 

 

 

 

 

 

 

Документы

 

 

Рабочий файл

 

 

 

 

на отгрузку

 

 

Сертификат 3

 

 

 

 

 

 

 

 

покупателя

 

 

 

 

1

Файл данных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

по отгрузке

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Отдел охраны

 

На Диаграмму 1В

 

 

 

 

 

Материальный

Ñì.

 

 

 

 

 

 

 

 

Покупателю

 

 

 

 

 

пропуск

À

 

 

 

 

 

 

Покупателю

Проверка

 

Ëîã

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

roff4r/11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Соседние файлы в предмете Экономика