Business Toolkits. Реорганизация финансовых функций предприятия. 204 слайда
..pdf
Шаг 6: Определить полномочия и обязанности отделов в новой
финансовой структуре
Этапы плана структурной перестройки финансовой функции
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разработать план |
|
|
Ценность |
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
реализации |
|
|
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Новой |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Øàã 6 |
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разрабîтать новую организацию |
|
финансовой |
|
||||||||||
|
|
|
|
|
|
Разработать новые |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
Øàã 5 |
|
|
|
|
|
|
функции |
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
процессы |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
äëÿ |
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
|
|
Оценить |
Опред |
|
åëèòü öåëè |
|
Step 4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
Øàã 3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
компании |
|
|
||
|
|
текущие процессы |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Понять принципы |
Øàã 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ценность до |
|
Øàã 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Оценить |
|
|
|
|
|||||||
|
Разъяснить обязанности |
Реализовать план |
|
|
|
|
|
||||||||||||||||
изменений |
|
|
|
|
|
результаты |
|
|
|
|
|||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Время
roff7r/11
Используйте следующие принципы при распределении полно мочий и
обязанностей
∙Поручайте финансовые функции только отделам из финансовых служб.
∙Предотвратите появление узких мест в работе высшего руководства пут¸м передачи ответственности за текущие решения подчиненным.
∙Детально установите, ‘кто хозяин’ конкретных заданий.
∙Четко разделите функции и ответственность бухгалтерского и финансового руководства .
∙В каждом отделе установите уровневое утверждение для проведения конкретных операций.
∙Предотвратите дублирование функций.
∙Составьте описание служебных обязанностей и требований для конкретных должностей.
Финансовый
Директор
Финансовый Плановый Бухгалтерия отдел
отдел
roff7r/12
Упражнение #5
Составьте список полномочий и обязанностей каждого из следующих отделов с разделением на следующие категории:
общие и специфические по циклам: доход, затраты и бартер.
Отделы:
∙Финансовый
∙Плановый
∙Бухгалтерия
∙Закупок
∙Сбыта
roff7r/13
Финансовый отдел отвечает за управление финансовыми
ресурсами компании и утверждение сделок
Основные функции Финансового отдела
|
Цикл доходов |
|
|
|
Цикл расходов |
|
|
|
|
|
|
1. |
Утверждает контракты на продажу проверив их, |
|
|
1. |
Выносит окончательное утверждение о закупках |
проанализировав цены, проверив файл покупателя и |
|
|
|||
|
|
проверив имеющиеся фонды, проанализировав |
|||
проконсультировавшись с основным руководством; |
|
|
|||
|
|
цены закупок и проконсультировавшись с |
|||
утверждает продажи в кредит (уровневое утверждение) |
. |
||||
|
|
|
|
руководством (уровневое |
|
2. |
Готовит заказы на производство для Произв. |
|
|
||
|
утверждение). |
||||
отдела, который запускает процесс производства |
|
|
|||
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
3. |
Устраняет расхождения между отгрузкой готовой |
|
|
|
|
продукции, начальным заказом на продукцию и |
|
2. |
Ежедневно проверяет рабочий файл, чтобы |
||
контрактам на продажу, сравнивая документы на |
|
определить, кому необходимо проплатить сегодня |
|||
отгрузку с информацией о всех продажах |
|
|
|
|
|
4. |
Выставляет сч¸т за отгруженную продукцию |
|
|
3. |
Утверждает плат¸жные поручения в соответствии |
5. |
Готовит анализ структуры счетов к получению |
|
|
с полученными счетами, проверив документы и |
|
|
|
|
|
проанализировав имеющиеся фонды. |
|
6. |
Ежедневно проверяет рабочие файлы по |
|
|
||
|
(уровневое утверждение) |
||||
продажам, чтобы проследить поступления по счетам |
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
7. |
Проводит сбор дебиторской задолженности |
|
|
4. |
Разбирается с неутвержд¸нными плат¸жными |
|
|
поручениями. |
|||
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
8.Сравнивает рабочий файл счетов по продажам с |
|
|
|
|
|
поступлениями на сч¸т и даннами из кассового |
|
5. |
Проверяет и утверждает заявки на выдачу |
||
журнала, распределяет поступления по счетам |
|
наличных (уровневое утверждение) |
|||
и контрактам: экспорт, Россия, аренда, бартер, т.д. |
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
9. |
Поддерживает и обновляет рабочий и |
|
|
6. |
Доставляет платежные поручения в банк |
постоянный файлы покупателя. |
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|
||
10. Периодически готовит выписку по покупателю |
|
|
7. |
Поддерживает и обновляет рабочий и |
|
11. Вед¸т карту уч¸та договоров |
|
|
постоянный файлы поставщика |
||
|
|
|
|
|
|
roff7r/14
Финансовый Отдел поддерживает отношения с финансовыми
организациями
Ключевые функции Финансового Отдела
|
Общие |
Бартерные Сделки |
|
|
|
|
|
1. |
Контролирует наличность путем составления |
1. Поступления: Сравнивает Акт при¸мки бартера |
|
со всей информацией в рабочих файлах поставщика/ |
|||
плат¸жного календаря |
|||
покупателя, готовит Акт об ошибке, уведомляет |
|||
|
|
||
2. |
Вед¸т переговоры о выдаче банковского кредита, |
||
руководство, добивается разрешения вопроса |
|||
обсуждает его условия и обслуживает кредит |
|||
от ответственного отдела - куратора сделки |
|||
|
|
||
3. |
Укрепляет и поддерживает отношения с банками и |
|
|
инвестиционными учреждениями |
2. Поступления: Готовит акты взаимозач¸та по всем |
||
4. |
Помогает плановому отделу в подготовке, анализе и |
||
оформлении инвестиционных предложений, |
поступившим бартерным товарам |
||
|
|||
координируя свою работу с нужными руководителями. |
|
||
5. |
Проводит взаимозач¸т (в основном для бартерных |
3. Использование: Утверждает и визирует |
|
сделок) с поставщиками и покупателями |
бартерные контракты, проверив их условия и проведя |
||
|
|
консультации с руководством (вкл. отгрузку в кредит) |
|
6. |
Прогнозирует поступление денежных средств |
||
|
|
|
|
7. |
Помогает плановому отделу в разработке и |
4. Использование: Устанавливает предельные сроки |
|
периодическом обновлении прайс-листа |
реализации бартера |
||
|
|
|
|
8. |
Помогает группе управленческого уч¸та в |
5. Использование : Выставляет сч¸т по бартерным |
|
подготовке ежемесячного пакета финансовых |
контрактам на основе сравнения контракта с |
||
документов для руководства |
документами об отгрузке |
||
|
|
||
10. Собирает и систематизирует информацию о |
6. Использование : Для возможного использования |
||
финансовых рынках (ставки по кредитам, % инфляции) |
|||
бартерных товаров в обмен на закупку сырья, |
|||
11. Проводит все необходимые операции с ценными |
проверяет заказ на покупку в виде бартера, контракт, |
||
бумагами |
Акт об оценке бартера для утверждения сделки; |
||
12. Вед¸т картотеку по расч¸там с бюджетом |
подписывает заказ на покупку и визирует контракт. |
||
|
|
|
|
roff7r/15
Бухгалтерия проверяет документы, учитывает сделки, обнов ляет
журналы и готовит стандартные отчеты и выписки
Ключевые функции Бухгалтерии
|
Цикл доходов |
|
Цикл расходов |
|
|
|
|
|
|
1. |
Заверяет выставленный сч¸т на основе |
1. |
Сравнивает контракт на закупку, заказ на покупку, |
|
материального пропуска и устраняет расхождения |
Акт приемки, документы об отгрузке, сч¸т поставщика |
|||
|
|
и устраняет любые расхождения |
||
2. |
Выписывает приходно-кассовый ордер |
|||
3. |
Своевременно учитывает продажи и |
2. |
Оперативно отражает покупку и счета к оплате |
|
соответствующие поступления |
||||
|
|
|||
|
|
|
|
|
4. |
По получении банковской выписки и кассового |
3. |
Сравнивает все документы по покупке с копией |
|
банковской выписки и плат¸жным поручением. |
||||
журнала, вносит изменения в журналы, которые |
||||
Относит оплаты к исходному сч¸ту от поставщика и |
||||
отражают закрытие счетов к оплате |
||||
устраняет расхождения |
||||
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
Бартерные Операции |
4. |
Оперативно устраняет погашенные счета к оплате |
|
|
|
|
|
|
1. |
Поступления: сравнивает Акт при¸мки бартера |
5. |
Утверждает заявки на получение наличности на |
|
со сч¸том продавца бартера или заказом на покупку в |
проверяя незакрытые балансы потодч¸тных лиц |
|||
виде бартера и устраняет расхождения . |
6. |
Выписывает расходные ордера |
||
|
|
|
|
|
2. |
Поступления: оперативно оформляет поступление |
|
Общие |
|
бартера и вносит изменения в журналы, которые |
|
|||
|
|
|||
отражают закрытие счетов к оплате |
1. |
Закрывает журналы в конце каждого месяца |
||
|
|
|||
|
|
|
|
|
3.Использование: сравнивает выставленный сч¸т и |
2. |
Принимает участие в процессе взаимозач¸та |
||
|
|
|||
материальный пропуск и устраняет расхождения |
3. |
Руководит группой управленческого уч¸та |
||
если неободимо |
|
|
||
4. |
Готовит необх. гос. статистические отчеты |
|||
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
5. |
Готовит все необходимые налоговые отчеты и |
|
4. |
Использование: оперативно оформляет продажу |
расч¸ты, следит за законодательством |
||
бартерных товаров и соотв. счет к оплате (или |
|
|
||
6. |
Проверяет кассовый журнал |
|||
предоплату в виде отгруженного бартера) |
||||
|
|
|||
|
|
7. |
Вед¸т уч¸т бизнес-единиц |
|
|
|
|
|
|
roff7r/16
Являясь неотемлемой частью бухгалтерии, группа управлен ческого уч¸та должна удовлетворять все информационные запросы
руководства
С течением времени, группа управленческого уч¸та может взять на себя обязанности независимой группы внутреннего аудита
Ежемесячный пакет финансовых документов, который готовит группа управленческого уч¸та, включает:
Финансовый
Директор
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Бухгалтерия |
|
Финансовый |
|
Плановый |
|||||
|
|
отдел |
|
отдел |
||||||
|
|
|
|
|
|
|||||
∙Баланс.
∙Подробный отч¸т о прибылях и убытках (в формате переменные-постоянные расходы и в стандартном формате)
∙Отч¸т о движении денежных средств.
∙Отчеты об использовании прибыли.
∙Анализ точки безубыточности.
∙Анализ продаж с точки зрения вклада на покрытие постоянных расходов.
∙Коэффициентный анализ.
∙Анализ факторов затрат, изменений реальных затрат за прошедший период, анализ отклонений, включающий плановые издержки и нормативные производственные издержки.
roff7r/17
Не принимая непосредственного участия в процессах, плано вый
отдел поддерживает работу финансового отдела и бухгалте рии
∙ |
Разрабатывает прогнозные планы производственной |
|
|
|
|
Финансовый |
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
Директор |
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
деятельности совместно с отделом сбыта и |
|
Бухгалтерия |
|
Финансовый |
|
Плановый |
||||||
|
|
|
|
|
|||||||||
|
производственным отделом. |
|
|
отдел |
|
отдел |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
∙Разрабатывает ежеквартальные бюджеты и утверждает бюдж еты отделов и подразделений компании.
∙Разрабатывает и отслеживает производственные издержки и нормативы потребления
∙Рассчитывает сметные издержки для всех видов продукции/услуг, включая трансферты между подразделения ми компании.
∙Занимается ценнообразованием (при участии других отдело в).
∙Оценивает балансы незаверш¸нного производства пономенклатурно по состоянию на первый день каждого меся ца.
∙Разрабатывает инвестиционные меморандумы, бизнес-планы , предложения и т.д. совместно с финанасовым отделом (несет конечную ответственность)
∙Контролирует контракты с целью определения направления затрат и их соответствие законодательным документам
∙Готовит необходимые ведомственные и государственные фо рмы статистической отчетности совместно с отделом маркетин га
∙Делает расчеты расходов на социальную сферу
roff7r/18
Структура финансовой службы значительно влияет на други е отделы
Ключевые функции Отдела Сбыта
|
Цикл доходов |
|
Бартерные операции - поступления |
|
|
|
|
|
|
1. |
Вед¸т переговоры с потенциальными покупателями |
|
1. |
В начале переговоров (из цикла выручки), |
|
определяет возможность продаж за бартер, если да, |
|||
и совместно с производственным и финансовым |
|
|||
|
то оценивает ликвидность бартерных товаров в |
|||
отделами определяет, стоит ли стремиться к продаже |
|
|||
|
консультациях с другими отделами |
|||
|
|
|
||
|
|
|
|
|
2. |
Готовит проект контракта на продажу на основе |
|
2. |
Запрашивает оценку предлагаемого бартера. |
переговоров с покупателем и обсуждения с др. отд. |
|
|||
|
Сравнивает стоимость предлагаемых и отдаваемых |
|||
3. |
Отправляет покупат. окончат. проект к-та на подпись |
|
товаров |
|
|
|
|
|
|
4. |
Визирует у Финансового директора |
|
3. |
Готовит проект контракта согласно циклу Выручки |
проекта контракта на продажу |
|
|||
|
|
|
||
|
|
|
|
|
Ключевые функции Отдела снабжения |
|
|
||
Бартерные операции - использование |
|
|
Цикл расходов |
|
|
|
|
|
|
1. |
Оценивает возможность использования бартерных |
|
1. |
Проверяет необходимость выполнения заявок на |
товаров для покупки сырья |
|
покупку |
||
|
|
|
|
|
2. |
Запрашивает и участвует в подготовке Акта об |
|
2. |
Определяет покупателя, обсуждает условия покупки, |
оценке бартера |
|
готовит проект контракта и заказ на покупку |
||
|
|
|
|
|
3. |
Сравнивает итоги Акта об оценке со стоимостью |
|
3. |
Получает необходимые одобрения |
предлагаемых товаров |
|
|||
|
|
|
||
|
|
|
|
|
4. |
Готовит контракт на покупку в виде бартера и |
|
4. |
Выработает окончательные проекты контракта на |
получает одобрение от Финансового директора |
|
покупку и отправляет продавцу |
||
|
|
|
|
|
5. |
Подписывает контракты и выписывает документы |
|
5. |
Поддерживает соответствующую систему файлов. |
на отпуск |
|
|||
|
|
|
||
|
|
|
|
|
roff7r/19
Обзор ключевых ролей и полномочий в предлагаемой финансо вой
организации
Финансовый
Директор
• Финансовый директор |
|
|
|
|
|
|
|
|
Бухгалтерия |
Финансовый |
|||||||
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
отдел |
|
||
–Финансовый Директор берет на себя полную ответственность за финансовую функцию в организации. Согласовывая свою деят ельность
с Генеральным директором, Финансовый директор занимаетс я постановкой финансовых целей, правил и методов. Он отвеча ет за поддержание контактов с финансовыми учреждениями и акци онерами, а также за за обеспечение достаточного финансирования при минимально возможных финансовых затратах. Он оценивает итоги работы компании, возглавляет бюджетный процесс и составление отчетности , а также поддерживает принятие решений на всех этапах с помощью финансового анализа. Он обеспечивает соблюдение норм рос сийской финансовой отчетности и налоговых законов. Он также отвеч ает за найм и подготовку квалифицированных финансовых сотрудников для поддержания непрерывной работы финансового менеджмента в компании.
•Финансовый менеджер
–Финансовый менеджер поддерживает Финансового директора в ежедневных финансовых операциях. Он отвечает за организа цию слаженной работы Финансового отдела и процессов докумен тооборота. Он разрабатывает четкий процесс утверждения закупок, кон тролирует управление денежной массой, прогнозирует денежные поток и и составляет плат¸жный календарь. Он своевременно проводит взаимозач¸т и следит за прибыльностью бартерных операци й для компании. Он отвечает за выставление счетов и оформление плат¸жных поручений, а также за сбор поступлений. Он также системати зирует всю доступную финансовую информацию.
Плановый
отдел
roff7r/20