3. Облік розрахунків з підзвітними особами.

Під звіт видається готівка на операційні, господарські та витрати, пов’язані з відрядженням, на визначені термін і мету. Підзвітна особа після закінчення встановленого терміну зобов’язана надати звіт про витрати цих коштів за призначенням і пред’явити підтверджувальні документи, а також внести до каси невикористану суму.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Термін відрядження визначається керівником підприємства і не може перевищувати: 1) в межах України – 30 календарних днів; 2) за кордон – 60 календарних днів.

Реєстрація осіб, що виїздять у відрядження і прибувають у місце відрядження на підприємствах здійснюється у таких документах: 1) журнал реєстрації посвідчень про відрядження; 2) журнал обліку працівників, що прибули у відрядження.

Середній заробіток за час перебування працівників у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків, рахунків готелів, страхових полісів.

Для працівників підприємств усіх форм власності встановлено такі норми добових витрат, коли до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не включають витрати на харчування для відряджень в межах України – 25 грн.

У триденний термін після повернення з відрядження працівник має подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти.

Авансові звіти складаються також за підзвітні суми, використані для оплати господарських послуг, купівлю товарно – матеріальних цінностей. До цих звітів додають відповідні підтверджувальні документи (чеки, квитанції, акти). Звіти затверджує керівник підприємства. Готівка видана під звіт, але не використана повинна бути повернена до каси підприємства з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після видачі її під звіт. (по відрядженнях – у 3 - денний термін після повернення з відрядження).

Бухгалтерський облік виданих під звіт коштів ведуть на активно – пасивному рахунку № 372 «Розрахунки з підзвітними особами». На дебеті відображають суми видані під звіт з каси або одержані за чеками, грошовими переказами через органи зв’язку, а на кредиті – суми, що підтверджуються відповідними звітами і документами а також внесені до каси готівкою для погашення невикористаних авансів. Сальдо субрахунку може бути як дебетове, так і кредитове. Синтетичний облік на субрахунку № 372 ведеться за допомогою журналу – ордеру №3 і відомості 3.2., а при використанні спрощеної системи бухгалтерського обліку застосовується розділ І Відомості 3 – М. Аналітичний облік ведеться в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт із зазначенням залишку боргу на початок місяця сум, виданих під звіт і списаних згідно із звітами, залишки боргу на кінець місяця.

Облік операцій при розрахунках з підзвітними особами:

1. видано під звіт на господарські потреби, або на витрати по відрядженнях: Д 372 К 30;

2. придбання підзвітною особою матеріальних цінностей: Д 201, 203, 205, 207 К 372;

3. списання витрат на відрядження та інші грошові витрати, пов’язані з господарською діяльністю: Д 23, 91 К 372;

4. вирахуванні із зарплати перевитрати підзвітних сум (за які підзвітні особи повністю не відзвітувалися): Д 66 К 372;

5. повернення до каси невикористаної підзвітної суми: Д 30 К 372;

6. суми використані понад встановлені суми: Д 949 (інші витрати операційної діяльності) К 372.