Используемые технологии в комплексных системах автоматизации доу
Потоковый ввод бумажных документов (на примере Дело-Предприятия)
При большем потоке регистрируемых документов, а особенно - при переводе архивов в цифровой вид, задача сканирования и связывания файлов становится очень нетривиальной, и требует специальных технологий - так называемого поточного сканирования.
Для этого требуется как специальное аппаратное обеспечение (сканеры с возможностью распознавания штрих-кодов и сканирующие ручки), так и программная поддержка со стороны используемой системы автоматизации.
Подсистема «Поточное сканирование» предназначена для организации массового перевода бумажных документов в электронные образы, погружения их в хранилище системы «Дело» и автоматического установления ссылочной связки между регистрационной карточкой документа и его электронным образом. Подсистема позволяет выполнять обработку бумажных входящих, исходящих и внутренних документов, а также писем граждан.
Использование поточного сканирования документов значительно сокращает трудозатраты на ввод документальной информации в компьютер и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту.
Подсистема поточного сканирования состоит из специализированной программы печати штрих-кода, встроенной в функцию регистрации документа, а также сервера обработки изображений/распознавания текстов с подключенным к нему высокопроизводительным сканером, укомплектованного устройством автоматической подачи бумаги.
Технология использования подсистемы поточного сканирования сводится к выполнению следующих операций.
Регистрация документов
Регистрация документа, т.е. создание регистрационной карточки, выполняется по обычным правилам. После записи регистрационной карточки документа в базу данных системы «ДЕЛО» на первую страницу документа в определенном месте, задаваемом параметрами настройки, наносится штрих-код, содержащий уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки в узле сканирования.
Сканирование документов
Пакет зарегистрированных документов помещается в устройство автоматической подачи бумаги сканера, после чего вся обработка документов производится автоматически.
Ключевым элементом технологии поточного сканирования является использование штрих-кодов, наносимых на первые страницы документов. В штрих-коде хранится уникальный идентификационный номер документа, обеспечивающий автоматическое связывание документа и его регистрационной карточки. Штрих-код хранит набор дополнительных параметров обработки документов. Кроме того, штрих-код при поточном сканировании многостраничных документов используется как символ окончания предыдущего документа и начала нового.
Подсистема «Поточное сканирование» предоставляет пользователю широкий выбор опций обработки документов, позволяющих учесть специфику электронного документооборота организации, применяющей систему «Дело».
К таким опциям, в частности, относятся:
Расположение штрих-кода на документе. Предлагаются восемь стандартных вариантов расположения штрих-кода на краях листа (в каждом из углов). При недопустимости нанесения штрих-кода непосредственно на документе, возможна распечатка на чистом листе бумаги. При использовании двустороннего сканера штрих-код может располагаться на оборотной стороне документа. Также предоставляются средства для нестандартного размещения штрих-кодов на документе.
Способ создания и сохранения электронных образов обработанных документов. Возможно задание вариантов создания только графического изображения, только текстового файла или комбинированного - графического и текстового.
Формат изображения. Предлагаются различные форматы графического представления электронных образов документов, таких как TIFF, GIF, JPG, PNG.
Формат распознавания. Распознанные тексты документов можно загружать в базу данных системы «ДЕЛО» в разных форматах, таких как TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF.
Параметры распознавания, форматирования и сохранения электронного образа. Обеспечен доступ к настройкам пакета FineReader, относящимся к опциям распознавания, экспорта и форматирования текста.
Подсистема поточного сканирования использует программное обеспечение компании ABBYY, устанавливаемое на сервере обработки изображений/распознавания текстов: FineReader 4.0 Professional, ABBYY FineReader 6.0 Scripting Edition.
