7. Выбор и поставка необходимых для внедрения сэд аппаратно-программных средств;

8. Поставка и инсталляция сэд;;

9. Адаптация и настройка СЭД; см. п.2 модификация;

Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» является настраиваемость на ту уникальную схему документооборота, которая сложилась на предприятии. В свою очередь схема документооборота определяется организационной структурой предприятия и правилами ведения делопроизводства в организации. Под организационной структурой предприятия будем понимать состав и организационную подчиненность подразделений предприятия, а также перечень сотрудников подразделений, непосредственно участвующих в работе с документами, т.е. обладающих правом наложения резолюции либо являющихся исполнителями документов. Таких сотрудников в дальнейшем будем называть должностными лицами. Настройка системы на организационную структуру предприятия прежде всего позволяет упорядочить и локализовать поиск РК документов, исполняемых различными должностными лицами.

На рисунке 1-2 приведена упрощенная модель доступа к РК документов, исполняемых в различных подразделениях. После того, как документ зарегистрирован (будем считать, что это входящий, то есть поступивший извне документ), его РК оказывается в картотеке (см. Рис. 1-2). В момент первичной регистрации документу присваивается регистрационный номер и определяется должностное лицо, которому предстоит определить дальнейшее движение документа (в РК вписывается фамилия). Например, таким лицом может быть директор предприятия.

Наложение на документ резолюции должно быть отражено в РК вводом самой резолюции: внесением фамилий автора и исполнителя резолюции, а также текста резолюции (если текст есть). Для этого необходимо предварительно отыскать РК в картотеке. В общем случае система дает возможность выполнить поиск РК документа в картотеках, задав в качестве критерия поиска регистрационный номер документа или фамилию того лица, которому направлен документ. Но при достаточно большом количестве карточек в картотеке такой поиск может занять много времени, дополнительное время потребуется на формирование поискового запроса. Кроме того, если доступ к карточкам будет осуществляться только через поиск по всей картотеке, то пользователи будут иметь возможность доступа не только к "своим", но и к "чужим" документам.

Рис. 1-2 Схема создания кабинета в системе «Дело»

Кабинеты

Чтобы избежать подобных проблем, система «Дело» предоставляет возможность автоматического выделения из всей совокупности РК, находящихся в картотеке, тех РК документов, исполнение которых в текущий момент времени зависит от определенных должностных лиц (или лица). При ведении традиционного делопроизводства все документы, исполнение которых в текущий момент времени зависит от определенного должностного лица, попадают на его рабочий стол.

В системе «Дело» аналогом рабочего стола должностного лица и является кабинет, а соответствующие должностные лица будут называться владельцами кабинета. Например, после наложения руководством резолюций (и назначения исполнителей), в картотеке появились карточки документов, среди исполнителей которых есть кто-либо из сотрудников подразделения 1 (на Рис. 1-2 эти карточки выделены темным цветом). Создание кабинета, владельцами которого являются все должностные лица подразделения, приведет к тому, что в кабинет попадут дубликаты всех РК документов, исполнение которых требует участия кого-либо из сотрудников подразделения (см. Рис. 1-2). Но при необходимости можно настроить систему так, что у кабинета будет произвольное число владельцев, например, только один владелец. В этом случае в кабинет будут попадать документы, относящиеся только к данному должностному лицу. Количество кабинетов, создаваемых в системе, не ограничивается.

После того как кабинет создан, доступ пользователя к документам может быть ограничен совокупностью РК, попавших в "свой" кабинет. Такой подход очень удобен при внедрении безбумажной технологии: исполнитель "видит" только предназначенные ему документы. Для ускорения поиска и разграничения доступа к документам в организациях со значительным документооборотом целесообразно делить одну большую картотеку на несколько картотек подразделений. Подобное деление также может и должно производиться, если какое-либо подразделение ведет свое собственное делопроизводство, т.е. документ может быть создан (зарегистрирован) внутри подразделения. В этом случае кабинеты будут создаваться уже при картотеках подразделения. Пример такой организации хранения РК продемонстрирован на Рис. 1-3.

При настройке системы «Дело» можно повторить организационную структуру предприятия, создав кабинеты, как минимум, по количеству самостоятельных подразделений. В этом случае делопроизводители различных подразделений будут обращаться за документами в "свои" кабинеты. Так, в картотеке 1 (см. Рис. 1-3) накапливаются регистрационные карточки документов, требующих наложения на них резолюций руководством. После наложения резолюций на бумажные документы делопроизводитель (секретарь) находит их РК в кабинете 1 и вводит текст резолюции и фамилии назначенных исполнителей. Как только резолюция введена, соответствующая РК документа дублируется в картотеке подразделения (картотека 2 или картотека 3), при которой создан кабинет, владельцем которого является должностное лицо, назначенное исполнителем документа. Одновременно карточка появляется в кабинете исполнителя (см. Рис. 1-3). Если в качестве исполнителя определено не конкретное должностное лицо, а подразделение, то карточка окажется в кабинете, среди владельцев которого есть начальник подразделения.

Рис. 1-3 Пример настройки системы «Дело» на организационную структуру предприятия

В ходе работ на один и тот же документ может быть наложено несколько резолюций. На Рис. 1-3 иллюстрируется случай, когда на документ, попавший в кабинет 3, накладывается очередная резолюция, в соответствии с которой исполнителем является один из владельцев кабинета 4 (например, сотрудник отдела 2). В этом случае РК документа дублируется в картотеке 3, с которой ведется работа в кабинете 4 (см. Рис. 1-3).

Замечание. Если подразделение ведет собственное делопроизводство, то возникновение РК в картотеке подразделения может быть связано не только с пересылкой документа исполнителю–сотруднику данного подразделения, но и в результате создания документа (регистрации документа) внутри подразделения.

Папки кабинетов, предназначенные для исполнения документов

Из примера, приведенного на Рис. 1-3 следует, что, работа со всеми карточками картотеки 3 ведется только в кабинете 4. Однако это не означает, что создание кабинета в данном случае является бесполезным и лишним. Карточки, попадая в кабинет, не остаются без движения. В зависимости от того, на каком этапе исполнения находится документ в текущий момент времени, его РК попадает в отдельный массив – так называемую папку кабинета. Таким образом, область для поиска требуемой карточки еще более сужается, давая пользователю возможность обращаться непосредственно к интересующей его папке. С другой стороны, с точки зрения разграничения прав доступа к информации, доступ к любой из папок кабинета для части пользователей может быть закрыт. Всего таких папок в кабинете пять (см. Рис. 1-4).

Рис. 1-4 Движение РК по папкам кабинета

Папка «Поступившие» Попадая в кабинет из картотеки, РК документа ложится в папку Поступившие (документы, созданные в текущем кабинете, минуют эту папку и попадают в папку На исполнении). Таким образом, в папке накапливаются записи о документах, требующих от владельцев кабинета либо исполнения, либо вынесения резолюции. Обратившись к папке (открыв папку), пользователь увидит список, каждая строка которого содержит основные реквизиты документа

Замечание. Запись о документе, направленном владельцу кабинета, появляется в папке в момент ввода резолюции и, таким образом, может рассматриваться как уведомление о скором получении бумажного документа

Папка «На исполнении» В папке На исполнении хранятся РК документов, принятых владельцами кабинета к исполнению и находящихся в работе. При этом по отношению к документу владельцы кабинета могут быть разделены на две группы:

• непосредственные исполнители документа, т.е. те должностные лица, фамилии которых указаны в наложенной на документ резолюции в качестве исполнителей документа;

• должностные лица, которые должны определить дальнейшую судьбу документа – либо наложить на него еще одну резолюцию, либо перенаправить документ другому должностному лицу (если, например, документ попал к нему по ошибке), либо списать документ в дело.

Если документ попал в кабинет по резолюции, не требующей контроля (фамилия владельца кабинета указана в резолюции в качестве исполнителя документа), то РК документа будет находиться в папке На исполнении до тех пор, пока пользователь не сообщит системе о завершении работы с документом (об исполнении документа). Выполнение этой процедуры сопровождается оформлением отчета о проделанной работе, после чего РК документа удаляется из папки и кабинета. Теперь РК исполненного документа можно будет найти только воспользовавшись функцией Поиск

Если же документ попал в кабинет по контрольной резолюции (документ поставлен на контроль исполнения), то факт завершения работы исполнителем является необходимым, но не достаточным условием. РК документа покинет папку (и кабинет) только после того, как в системе будет отражено снятие документа с контроля автором резолюции (либо другим пользователем, которому даны соответствующие права), т. е. после утверждения отчета исполнителя.

Если документ направлен владельцу кабинета для принятия им какого-либо решения, то таким решением может быть:

• Удаление из кабинета РК документа в том случае, если документ не требует исполнения (например, направлен для ознакомления).

• Перенаправление документа другому должностному лицу в том случае, если принятие решения по документу лежит вне компетенции данного должностного лица. В результате выполнения этой операции РК документа покидает папку На исполнении и кабинет и ложится в папку Поступившие того кабинета, владельцем которого является другое должностное лицо.

Замечание. Если должностные лица, между которыми происходит передача документа, являются владельцами одного и того же кабинета, то РК остается в папке На исполнении данного кабинета.

• Наложение неконтрольной резолюции. После внесения в РК документа фамилий исполнителей и текста резолюции (если он есть), РК ложатся в папку Поступившие тех кабинетов, владельцами которых являются должностные лица–исполнители документа. Поскольку документ с неконтрольной резолюцией не требует контроля исполнения, то с наложением резолюции работу владельца кабинета с документом можно считать завершенной. Поэтому для того, чтобы РК документа покинула папку На исполнении, пользователю достаточно сообщить системе о завершении работы с документом (командой Удалить запись).

• Наложение контрольной резолюции. В отличие от предыдущего случая, наряду с пересылкой РК в кабинеты исполнителей РК ложится и в папку На контроле (см. Рис. 1-4). Тем самым в системе отражается факт, что на автора резолюции (или на должностное лицо, которому это вменено в обязанность и предоставлены соответствующие права) возлагается дополнительная функция – контроль исполнения документов с его резолюцией. РК контрольного документа может покинуть папку На исполнении только после того, как документ снят с контроля (т. е. покинул папку На контроле);

• Составление проекта резолюции (контрольной или неконтрольной).

Замечание. Данный случай является достаточно редким и отражает порядок, при котором, например, секретарь-референт составляет текст проекта резолюции, а руководитель утверждает проект. При этом и секретарь-референт, и руководитель должны быть владельцами одного и того же кабинета.

Составление проекта резолюции сопровождается дублированием РК документа в папках У руководства и На рассмотрении (см. Рис. 1-4). О назначении этих папок будет рассказано ниже.

Папка «На контроле» В папке На контроле хранятся РК документов, на которые владельцем кабинета была наложена контрольная резолюция. Это резолюция, в которой указаны не только фамилии исполнителей и что они должны сделать, но и срок ее исполнения. Периодически открывая эту папку, пользователь может проверять исполнение резолюций, чему способствуют следующие возможности системы:

• строка списка хранящихся в папке РК документов, соответствующая не исполненной в срок резолюции, окрашивается в красный цвет;

• в строке исполненной резолюции, т. е. резолюции, по которой от всех исполнителей был получен отчет об исполнении (достаточно отчета ответственного исполнителя), появляется специальный маркер в виде значка «+». Если автор контрольной резолюции (или лицо, уполномоченное проверять исполнение резолюций) удовлетворен качеством работы исполнителей, то он снимает исполненный документ с контроля – в РК документа вносится дата фактического исполнения резолюции. Выполнение этой операции приводит к тому, что:

• РК документа удаляется из папки На контроле;

• дубликаты РК документа удаляются из папок На исполнении тех кабинетов, владельцы которых являются исполнителями документа.

Папки «У руководства» и «На рассмотрении» Как уже отмечалось выше, данные папки используются в случае наложения на документ проекта резолюции. При этом устанавливается следующий порядок утверждения резолюции:

• должностное лицо (например секретарь-референт) принимает к исполнению документ (РК документа попадает в папку На исполнении) и составляет проект резолюции. В результате ввода в РК проекта резолюции дубликаты РК одновременно оказываются в папках У руководства и На рассмотрении;

• руководитель знакомится с текстом проекта резолюции, в случае необходимости редактирует его и накладывает резолюцию на документ. После этого сам руководитель или секретарь-референт вводит в РК окончательный текст резолюции и рассылает РК по исполнителям. При этом РК удаляется из папки На рассмотрении;

• секретарь-референт периодически открывает папку У руководства, в которой отображается список документов, находящихся на утверждении у руководителя. Тем самым он имеет возможность проанализировать этот список и, при необходимости, обратить внимание руководителя на желательность быстрого рассмотрения или утверждения какого-либо документа

Как только руководитель утверждает проект резолюции (см. предыдущий пункт), данный факт отображается в папке У руководства – в поле План этой РК появляется специальный маркер в виде значка «+». Пользователь для сведения просматривает текст утвержденной резолюции и выполняет операцию рассылки документа, в результате которой РК документа удаляется из папки У руководства и помещается в папки Поступившие тех кабинетов, владельцы которых назначены исполнителями документа (в папку На исполнении, если исполнитель является владельцем этого же кабинета).

Замечание. Если резолюция контрольная, то РК документа также помещается и в папку На контроле кабинета, владельцем которого является руководитель (автор, указанный в резолюции).

Внимание. Должностные лица, определенные в системе как владельцы кабинета, чаще всего не являются пользователями системы и традиционно работают только с бумажными документами. В этом случае все описанные выше функции (ввод в РК текстов резолюций и отчетов исполнителей, сообщение системе об исполнении документов, снятие документа с контроля и т. п.) осуществляются за них персоналом, отслеживающим движение бумажных документов и имеющим доступ к кабинетам (папкам кабинетов) и к соответствующим функциям системы.

Замечание. Доступ к РК документа, в которую необходимо внести значение какого-либо реквизита (например, текста резолюции), можно получить не только через папку На исполнении, но и найдя РК в картотеке с помощью функции Поиск. Также, например, оперативный контроль исполнения может осуществляться не в ходе работы с папкой На контроле, а в результате поиска в картотеке всех документов с определенной плановой датой исполнения или всех документов, автором резолюций которых является определенное должностное лицо.

Папки кабинетов, предназначенные для работы с проектами документов

Помимо перечисленных папок, «кабинет» пользователя может содержать папки, предназначенные для работы с проектами документов. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих функций:

• создание РК проекта документа;

• согласование проекта документа;

• утверждение проекта документа;

• регистрация готового документа, созданного на основе проекта

Папка «Управление проектами» Папка Управление проектами содержит перечень РК проектов документов, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета

Папка «На визировании» В папку На визировании поступают РК проектов документов, присланных на визирование владельцам данного кабинета

Папка «На подписи» В Папку На подписи поступают РК проектов документов, присланных на утверждение владельцам данного кабинета.

Справочники системы

Все вышеизложенные правила, поддерживаемые системой и связанные с передачей документа в определенные картотеки и перемещением документа между кабинетами и папками подразумевают, что в системе «Дело» должна храниться модель организационной структуры предприятия. Эта модель должна отражать следующие ключевые особенности:

• сколько подразделений существует на предприятии и какова их структурная подчиненность;

• какие из подразделений имеют собственную картотеку;

• списочный состав должностных лиц каждого подразделения;

• какие кабинеты и при каких картотеках (подразделениях) созданы, а также кто является владельцами созданных кабинетов;

• поскольку должностное лицо, как правило, не является пользователем системы, то должен существовать списочный состав пользователей системы;

• какими правами доступа обладает каждый пользователь системы (с какими картотеками, кабинетами, папками, грифами доступа пользователь имеет право работать).

Все эти данные содержатся в справочниках системы – оформленных по определенным правилам списках. Настройка системы, осуществляемая системным технологом, как раз и заключается во вводе данных в эти справочники.

Перечень справочников, обеспечивающих настройку на организационную структуру предприятия, приведен в таблице 1-1.

Таблица 1-1

Наименование справочника	Назначение справочника
Подразделения	Хранит информацию о структурной подчиненности подразделений, их списочном составе, а также о наличии картотек у подразделений. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК (например, автор резолюции или исполнитель), значениями которых должна быть фамилия должностного лица
Кабинеты	Хранит информацию о созданных в системе кабинетах и списки владельцев кабинета
Пользователи	Хранит информацию о пользователях системы, их идентификаторах и паролях, правах доступа

Наряду с этими справочниками существует еще целый ряд справочников, в которых содержится информация, используемая при заполнении реквизитов РК. В этих справочниках хранятся все допустимые значения того или иного реквизита РК. Таким образом, заполнение реквизита во многих случаях сводится к выбору одного из значений из соответствующего справочника, что уменьшает вероятность появления ошибок при вводе информации, а также ускоряет процесс ввода.

Линейный справочник представляет собой простой список, каждый элемент которого является одним из возможных значений реквизита РК.

Иерархический справочник содержит списки нескольких уровней иерархии. Например, при выборе фамилии исполнителя документа вначале будет сформирован список верхнего уровня иерархии, состоящий из наименований подразделений предприятия. При выборе какого-либо подразделения раскроется список отделов подразделения (если такое деление предусмотрено организационной структурой), а уже после выбора отдела станет доступным список должностных лиц – сотрудников выбранного отдела.

При описании работы с иерархическими справочниками, элементы, которые содержат список значений более низкой степени иерархии, будут называться вершинами. Конечные элементы справочника (например фамилии должностных лиц в приведенном выше примере) будут называться листьями.

Настройка системы на правила делопроизводства

К моменту внедрения системы «Дело» на предприятии, как правило, уже существуют устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам можно отнести:

• порядок первичной регистрации документа;

• порядок формирования регистрационного номера документа;

• порядок отслеживания движения документов от одного исполнителя к другому;

• порядок подшивки (списания) документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

• порядок рассылки исходящих документов.

Решения, заложенные в системе «Дело», ориентированы на использование правил делопроизводства, принятых в России.

Первичная регистрация документов

Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой «Дело» поддерживаются три базовые группы:

• входящие;

• исходящие (внутренние);

• письма и обращения граждан.

Группа Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции.

Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов, а также для регистрации проектов документов.

Группа Письма и обращения граждан – для регистрации поступающих в организацию писем граждан

Система допускает деление каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно делить на более мелкие подгруппы и так далее. Например, группу Исходящие можно разделить на подгруппы Отправляемые документы и Внутренние документы, а подгруппу Внутренние документы – на подгруппы Приказы, Распоряжения, Инструкции и т. д. Деление на подгруппы определяется правилами документооборота и нуждами справочно-аналитической работы.

Состав подгрупп и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике Группы документов.

В зависимости от того, к какой базовой группе отнесен документ, его РК содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп документов также определяется действующими российскими нормативными документами.

При этом возможности автоматизации привносят некоторую специфику в работу с РК:

• реквизиты заполняются путем выбора значений из справочников системы. Перечень справочников, обеспечивающих ввод данных в РК, приведен в таблице 1-2;

• практически все значения реквизитов РК при выполнении поиска могут являться критериями отбора. Таким образом, система дает возможность формировать достаточно сложные поисковые запросы, результатом выполнения которых является подборка документов, удовлетворяющих заданным параметрам поиска.

Таблица 1-2

Наименование справочника	Назначение справочника
Список организаций	Хранит наименования и адреса организаций, с которыми ведется переписка. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК, значениями которых должно быть наименование организации (например, Корреспондент или Адресат)
Граждане	Хранит фамилии и адреса граждан, с которыми ведется переписка.
Группы документов	Хранит информацию о группах документов, объединенных по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки
Стандартные тексты	Хранит стандартные формулировки, используемые при формировании значений реквизитов РК: текстов резолюций, краткого содержания документа, отчетов исполнителей, оснований для снятия с контроля, оснований для списания в дело. ЗАМЕЧАНИЕ. Тексты могут вводиться и с клавиатуры
Рубрикатор.	Хранит наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той или иной рубрике (теме), что в дальнейшем может быть использовано при формировании запроса на поиск документов одной тематики.
Виды доставки.	Хранит стандартный список возможных видов доставки документа (например, почта, фельдсвязь и т. п.), используемый для формирования реквизита РК Доставка.
Типы связок	Хранит список стандартных типов связок между документами (например, "в исполнение – исполнено", "в отмену – отменено"). Например, если регистрируемый документ отменяет действие какого-либо другого документа (документов), то путем выбора из справочника между ними может быть установлена связка "в отмену – отменено". При этом появляется возможность перехода по связке от одного документа к другому. То есть, работая с документом, отменившим действие других документов, можно быстро вызвать любой из отмененных документов.
Типы реестров.	Содержит список типов реестров – списки документов, отправляемых из организации одним или несколькими пакетами. Справочник используется при работе с функцией Реестры внешней отправки
Статус заявителя	Используется при формировании справочника Граждане. Хранит информацию о социальном статусе и социальном положении граждан.
Номенклатура дел.	Хранит заголовки дел, в которые подшиваются документы, согласно номенклатуре дел, принятой на предприятии.
Дополнительные реквизиты	Хранит информацию о дополнительных реквизитах (текстовые, числовые и т. д.).
Грифы доступа.	Хранит список возможных грифов доступа (например, "общий", ДСП), используемый для формирования реквизита РК Гриф доступа.
Типы виз	Содержит стандартные формулировки, используемые при визировании проектов документов. Другой задачей, возникающей на этапе первичной регистрации, является определение должностного лица, которому должен быть передан документ для принятия по нему конкретного решения (наложение резолюции, списание в дело, перенаправление в другую организацию и т. п.).

В системе «Дело» предусмотрены два основных сценария первичной регистрации.

Первый из них соответствует случаю, когда в адрес предприятия ежедневно поступает большое количество корреспонденции и в задачи первичной регистрации входит присвоение регистрационного номера и передача документа в подразделение или должностному лицу в соответствии с какими-либо формальными правилами. Так, если в документе не указан адресат в явном виде (например, "Директору"), то он может быть передан в какое-либо подразделение в соответствии со своей тематической направленностью (например, все дилерские договоры передаются в отдел маркетинга). Обычно такой порядок принят в больших организациях, имеющих экспедицию. При реализации данного сценария системой «Дело» поддерживается режим автоматической передачи документа в соответствии со значением, установленным в момент первичной регистрации для реквизита РК Кому (кому адресован документ).

При этом:

• если значением реквизита является наименование подразделения, то документ передается в кабинет, среди владельцев которого есть руководитель этого подразделения;

• если задана фамилия должностного лица, то документ передается в кабинет данного должностного лица;

• если значение не задано (например, пользователь, осуществляющий первичную регистрацию, не знает, кому передать документ), то документ передается в подразделение и кабинет, заданные в системе в параметрах регистрации.

После того, как документ оказался в каком-либо кабинете, его дальнейшая регистрация поручается более квалифицированному персоналу, в результате чего документ либо перенаправляется в другое подразделение, либо начинается его исполнение (на документ накладывается резолюция и т. д.).

Второй сценарий предусматривает случай, когда первичная регистрация производится квалифицированными сотрудниками. В этом случае формирование основных реквизитов РК может сопровождаться и принятием каких-либо решений по документу. Например, документ может быть сразу списан в дело или на него может быть наложен проект резолюции.

Если же принимается решение о передаче документа другому должностному лицу (например, для наложения на него резолюции), то, в отличие от предыдущего сценария, заполнение реквизита РК Кому не приводит к автоматической передаче документа. Для того чтобы документ попал в другой кабинет, требуется выполнить операцию пересылки документа, указав при этом фамилию очередного должностного лица (или подразделения). Данный порядок отражает достаточно распространенный случай, когда в качестве адресата в РК документа проставляется одно должностное лицо, а фактическое решение по документу принимается другим.

Отслеживание движения документов

Эта возможность системы «Дело» ориентирована на такую технологию делопроизводства, при которой должностные лица продолжают работать с бумажными документами. В этом случае правила делопроизводства предписывают ведение журнала передачи документов, в котором отмечаются все перемещения оригинала и копий документа от одного должностного лица к другому. Такой порядок призван повысить исполнительскую дисциплину и снизить вероятность утери документа.

Система «Дело» поддерживает автоматизированное ведение такого журнала по каждому из документов, зарегистрированных в системе.

Списание документов в дело

Исполненные документы списываются (подшиваются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. По установленным стандартам номенклатура дел отражает установленные в организации правила группировки документов по темам для обеспечения упорядоченного хранения исполненных документов. Целесообразно организовать раздельное ведение дел в основных структурных подразделениях. Затем внутри каждого такого раздела определяются заголовки дел, отражающие основное содержание подшиваемых в них документов, вводится индексация дел (индекс, как правило состоит из цифрового или буквенного обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела) и текущий год номенклатуры. Таким образом, по индексу (номеру) дела можно судить, в каком подразделении был списан документ и к какой разновидности документов он относится.

Система «Дело» реализует вышеизложенный порядок составления номенклатуры дел в ходе настройки справочника Номенклатура дел. Сама же процедура списания документа в дело сводится к внесению отметки о списании в журнал передачи документов, что сопровождается выбором значения индекса (номера) дела из справочника Номенклатура дел.

Рассылка документов

Документы, подлежащие отправке внешним адресатам, оформляются в системе в виде списков, которые могут быть объединены в реестры рассылки. Система формирует стандартные выходные печатные формы реестров, в том числе реестр почтовой рассылки, реестр отправки фельдсвязью и реестр рассылки телеграмм, а также обеспечивает формирование отдельных расписок и печать надписей на конвертах. В момент отправки документа в его РК вносится признак отправки (проставляется дата отправки). Признак отправки документа входит в параметры поиска документов, что дает возможность контролировать процесс рассылки документов (например, может быть сформирован запрос на поиск документов, подлежащих отправке, но еще неотправленных).

Выше уже отмечалась роль справочников как важнейшего эле­мента КСД (гл. 6). Учитывая то обстоятельство, что именно справоч­ники (их состав и вводимая в них информация) обеспечивают настройку системы на особенности документооборота организации, важно рассмотреть некоторые общие подходы, позволяющие повы­сить эффективность использования системы. Конкретные же требо­вания к ведению справочников зависят от характеристик используе­мого программного продукта.

В первую очередь выделим ряд практических рекомендаций по разработке справочника групп или видов документов для его ввода в систему автоматизации документооборота. При ведении данного справочника желательно выделять группы документов по номиналь­ному признаку, а не по корреспондентскому или другим признакам, поскольку возможности для систематизации и поиска документов создаются и другими справочниками, используемыми в большинстве современных систем автоматизации документооборота (например, справочники корреспондентов, структуры организации, номенкла­тура дел и др.). Это связано, в частности, с тем, что классификация документов по номинальному признаку имеет более стабильный характер, в то время как справочник корреспондентов более подви­жен вследствие создания, реорганизации и ликвидации юридических лиц. Позиции в справочнике видов документов могут выделяться также с учетом особенностей технологии работы с отдельными кате­гориями документов и необходимости разграничения функций по их регистрации. Например, могут быть выделены отдельные права на регистрацию входящей служебной переписки, обращений граждан, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу, исходящей переписки, внутренней переписки и др.

При вводе в КСД справочника групп или видов документов важ­но также указать правила присвоения регистрационных номеров по каждой группе документов.

Регистрационный номер входящего документа служебной пере­писки или писем граждан может состоять только из порядкового номера или включать индекс группы документов и порядковый номер, например Г-5708. Регистрационный номер исходящего документа может включать индекс дела по номенклатуре и порядковый номер, например 12-3-7/5708. Регистрационный номер приказа по основной деятельности и приказа по личному составу может включать буквен­ный индекс этой группы документов и порядковый номер, например ОД-55 или ЛС-288. Внутренние документы могут также иметь свой буквенный индекс (к примеру, ВН). В этом случае он может вклю­чаться в регистрационный номер, например, ВН-16/155.

Кроме того, при ведении справочника групп или видов докумен­тов важно определить, для каких групп документов используется общая (сквозная) нумерация, а где нумерация по группам докумен­тов ведется раздельно. При этом важно исключить возможность по­явления в пределах года документов с одинаковыми регистрацион­ными номерами. Как показывает опыт, целесообразно применять сквозную нумерацию документов по группе «Входящие», за исклю­чением группы «Письма, заявления и обращения граждан».

Существуют свои особенности при формировании и ведении справочника организаций (т.е. корреспондентов, с которыми ведется переписка). Структура этого справочника формируется в зависимо­сти от отраслевой принадлежности организации и характера ее взаи­мосвязей с другими учреждениями, организациями и предприятиями. К числу основных требований к качеству этого справочника яв­ляется его гибкость. С учетом этой особенности в ходе эксплуата­ции КСД и по мере наполнения справочника организаций возможно оптимизировать его структуру. Внесение информации в справочник организаций особенно активно ведется на начальном этапе эксплуа­тации КСД. По мере наполнения справочника потребность вносить в него новые наименования организаций возникает все реже.

Например, в числе разделов справочника могут быть выделены:

• федеральные органы власти;

• органы власти субъекта Российской Федерации, на территории которого действует организация;

• кредитные организации (банки);

• налоговые органы;

• предприятия, акционерные общества, биржи;

• фонды;

• организации просвещения, науки, культуры.

Здесь названы лишь некоторые позиции, так как у каждой орга­низации могут быть свои специфические корреспонденты и парт­неры. Кроме того, важно соблюдать единообразие в написании наименований организаций (т.е. включать в справочник однотипный состав информации об организациях).

Практика показывает, что многократно экономится время пользо­вателей при поиске информации в базе данных, если в наименова­нии организации указывать город. К примеру, ООО «Восход» могут существовать в различных городах, и если переписка организации ведется с различными регионами, то соблюдение этого правила будет полезным.

Кроме того, при внесении в справочник наименований организа­ций важно применять только общепринятые сокращения и не делать произвольных сокращений слов, поскольку потом будут возникать неудобства в пользовании справочником, в том числе при поиске документов.

Справочник видов доставки также важен для эффективной орга­низации работы, особенно с учетом использования разнообразных каналов передачи информации, в том числе электронной почты. К примеру, в этот справочник могут быть включены следующие способы доставки документов:

• почта;

• почта заказная;

• факс;

• курьер;

• телеграф;

• электронная почта.

Этот справочник при необходимости может быть дополнен пози­циями, отражающими поступление документа по нескольким каналам связи, например, «электронная почта + почта» или «факс + почта».

Если в программном продукте предусмотрен такой справочник, то он может быть использован при составлении поисковых запросов. Например, для поиска документов с учетом вида доставки, подсчета количества документов по каждому способу доставки для анализа документооборота, в том числе расходов на доставку документов.

Дополнительные возможности для справочной и аналитической работы по документам создает справочник связок (или ссылок). Использование ссылок позволяет при просмотре электронной кар­точки одного документа увидеть регистрационные данные других документов, связанных с ним, и при необходимости их просмотреть. Документы могут быть связаны между собой тематически (связка «тематически») и формально (например, «во исполнение — испол­нен», «повторный — первичный», «во изменение — изменен», «в отмену — отменен» и др.).

Справочник типовых текстов заполняется исходя из конкретного состава и тематики документации. Включаются наиболее часто употребляемые словосочетания и предложения, используемые для заполнения поля аннотации документа (о чем документ, заголовок к тексту) в электронной регистрационной карточке. Например: «Сводные данные по ...». В дальнейшем типовые тексты могут использоваться при составлении поисковых запросов.

Кроме того, может быть справочник наиболее часто употребляе­мых резолюций руководства, содержащий словосочетания и предло­жения, используемые для заполнения поля с текстом резолюции.

Например:

• Прошу рассмотреть

• Примите к исполнению

• Прошу доложить

• Прошу подготовить ответ

• Для обобщения

• К сведению

• На исполнение

• Прошу дать предложения

• Прошу принять участие

• Прошу принять необходимые меры

В число справочников КСД может быть также включена номенк­латура дел организации. При внедрении современных систем авто­матизации документооборота номенклатура дел может приобрести новое информационное качество и специфические характеристики. Зачем же нужно вводить в систему автоматизированного доку­ментооборота номенклатуру дел, если существует техническая воз­можность обратиться к электронным файлам документов?

Во-первых, при использовании КСД электронные файлы доку­ментов могут охватывать не весь, а лишь часть документооборота организации (подробнее об этом говорится в гл. 12). Соответственно ознакомление с содержанием документов, не имеющих электронных файлов, возможно лишь путем поиска соответствующих дел по номенклатуре.

Во-вторых, в случае необходимости обратиться к подлиннику документа на бумажном носителе для ознакомления с его различны­ми атрибутами или подготовки его заверенной копии, имеющей юридическую силу, важно обеспечить оперативный поиск докумен­тов в делах. Это также обеспечивается формированием дел в соот­ветствии с номенклатурой.

В-третьих, факт завершения исполнения документа (в соответст­вии с действующими нормативными документами по делопроизвод­ству) должен быть оформлен списанием документа в дело.

В-четвертых, индексы номенклатуры дел используются при при­своении регистрационных номеров документов, чаще всего исходя­щих. При применении автоматизированных систем одним из факто­ров уменьшения трудозатрат является автоматическое номерообразование в соответствии с принятой в организации структурой регистрационного номера (для отдельных групп документов — с использованием необходимого индекса по номенклатуре дел).

По этим причинам закономерно вытекает требование к про­граммным решениям в области автоматизации документооборота о важности включения номенклатуры дел в число справочников компьютерной системы.

Между тем это обстоятельство учитывалось не во всех разработ­ках, активно рекламировавшихся на рынке программных продуктов по автоматизации делопроизводства и документооборота в послед­ние годы. В частности, имелись разработки, в которых в электрон­ной регистрационной карточке отмечается факт списания документа в дело (проставляется дата списания в дело), но внесение информа­ции о номере дела не предусмотрено. В этом случае работа с номенклатурой дел практически не отличается от традиционной ручной технологии.

Существуют программные продукты систем автоматизации доку­ментооборота, в которых номенклатура дел используется в качестве системного справочника. Вместе с тем конкретные решения относи­тельно принципов построения и ведения таких классификаторов предлагаются различные. В частности, известны разработки, в кото­рых классификатор номенклатуры дел содержит лишь наименования заводимых в делопроизводстве дел без указания их индексов. Понятно, что это ограничивает информационно-поисковые возмож­ности и при большом количестве заводимых в делопроизводстве дел оперативный поиск документов будет затруднен. Иными словами, отсутствие в КОД качественного справочника «Номенклатура дел» приводит к тому, что поиск бумажного документа в делах осущест­вляется рутинным способом и не дает экономии времени и трудозатрат.

Целесообразным представляется решение, предусматривающее использование номенклатуры дел как одного из системных справоч­ников (иерархического типа) с полным составом ее обязательных показателей (граф). При этом пользователь имеет возможность опе­ративно найти сведения о зарегистрированном документе в компью­терной системе, а также при необходимости обращения к документу на бумажном носителе получить исчерпывающую информацию о списании документа в дело (дата списания, номер дела по номенк­латуре с возможностью раскрытия содержания соответствующей позиции номенклатуры). Соответственно экономится время на фи­зический поиск документа в делах. Именно в этом случае номенкла­тура дел приобретает новые информационные характеристики и становится дополнительным инструментом управления документо­оборотом. По сути, номенклатура дел существует в двух формах — традиционной (бумажный документ со всеми свойственными но­менклатуре дел атрибутами, включая гриф утверждения) и компью­терной в качестве системного справочника, для которого имеется своя технологию ведения.

Какие же вопросы в первую очередь встают перед руководителя­ми и специалистами службы ДОУ в связи с ведением номенклатуры дел в условиях применения КОД и элементов электронного доку­ментооборота?

Распределение ответственности между подразделениями или должностными лицами по составлению и ведению номенклатуры дел в традиционной и электронной формах. В организации с разви­той структурой и большим объемом документооборота важно регла­ментировать порядок подготовки и согласования номенклатур дел подразделений и организации в целом, имея при этом в виду необ­ходимость согласования ее не только с архивом, но и со специали­стами, отвечающими за организацию документооборота в условиях КСД. Так, за архивом сохраняются функции организации работы по подготовке номенклатуры дел, уточнения заголовков и согласова­ния сроков хранения дел. Однако вместе с тем важно отследить отражение в номенклатуре дел всех групп документов, регистрируе­мых в автоматизированной системе, обеспечить взаимоувязку ин­дексов номенклатуры дел с индексами справочника структурных подразделений и др.

Конкретные подходы к составлению номенклатуры дел подраз­делений и организации в целом. Существование номенклатуры дел не только в бумажной, но и в электронной форме определяет допол­нительные возможности оптимизации состава заводимых дел с уче­том потребностей повседневного использования.

Для организаций со сложной структурой и большим объемом документооборота создается реальная технологическая возмож­ность подготовить сводную номенклатуру в качестве единого доку­мента, а не механического объединения номенклатур дел подразде­лений. Необязательно включать в номенклатуры дел подразделений копии распорядительных документов данной организации, посту­пившие для сведения (тем более если в КСД имеются электронные файлы этих документов), поскольку хранение их подлинников пре­дусмотрено в делах соответствующего подразделения. Достаточно составить номенклатуру дел, обеспечивающую однократное списа­ние в дело зарегистрированных в системе документов. За счет этого достигается сокращение физического объема номенклатуры и ее лучшая обозримость.

Пользование номенклатурой дел как справочником компьютер­ной системы может стимулировать новшества в такой, казалось бы, далекой от автоматизации области, как выбор заголовков дел, по­скольку программой может быть предусмотрена возможность уско­ренного поиска дел по номеру или по отдельным словам, входящим в заголовок дела. Для удобства просмотра номенклатуры на экране можно использовать усовершенствованную модель построения заго­ловков. Вместо пространного предложения с перечислением всех признаков заведения дела, удобнее использовать заголовки, состоя­щие из двух-трех назывных предложений (по ключевым словам). При этом состав информации, включаемой в заголовок дела, должен сохраняться. Например: «Налогообложение. Переписка с ...» или «Налогообложение. Физические лица. Справки о ...».

Порядок ведения справочника номенклатуры дел в компьютер­ной системе и связанные с этим программно-технические решения. Функциональные характеристики программного продукта автома­тизации документооборота могут предусматривать составление про­екта номенклатуры дел и его согласование в электронной форме. Поскольку при традиционной технологии на стадии подготовки про­екта номенклатуры дел на очередной год нередко возникают допол­нительные трудозатраты при перепечатках ее промежуточных вари­антов, представляется существенным упрощение этой задачи с использованием новых возможностей. К примеру, новый порядок работы может быть следующим. Проекты номенклатуры дел вводятся в КСД уполномоченными пользователями структурных подразделе­ний. Пользователи службы ДОУ, в чьи обязанности входит согласова­ние проекта, при необходимости вносят в него коррективы, а затем утверждают его. Номенклатура из статуса «проект» переходит в ста­тус «действующая» и в соответствии с ней документы могут форми­роваться в дела. При необходимости в течение года внести в номенк­латуру изменения или дополнения соответствующие предложения структурных подразделений после согласования со службой ДОУ вносятся в справочник КСД. В результате в течение всего года в данном справочнике поддерживается полнота и актуальность информации.

Учет электронных документов и баз данных. По мере расшире­ния применения электронных документов возникают и новые про­блемы организации их учета и хранения, в том числе отражения в номенклатуре дел организации. Значительная часть этих вопросов находится пока в стадии обсуждения. В частности, предлагается отражать в номенклатуре дел те электронные документы, базы дан­ных, информация которых отсутствует на бумажном носителе. Для обеспечения учета и сохранности баз данных, ведение которых пре­дусмотрено распорядительными или другими документами органи­зации, в номенклатуре дел следует указать не только название этой базы данных, но и на каком сервере хранится информация, осущест­вляется ли резервное копирование

10. Перенос и конвертация данных из унаследованных систем; см. п. 4 опытная эксплуатация;

11. Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;;

12. Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД

13. Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации.;

3. Обеспечение внутреннего электронного документооборота

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Учитывая, что программно-техниче­ское вопросы, включая средства криптозащиты, играющие во многом ключевую роль в применении электронного документооборота, составляют предмет рассмотрения специальных публикаций [56], в данной книге автор полагает целесообразным остановиться на вопро­сах, связанных с остальными тремя компонентами информационного менеджмента — информационными ресурсами, процедурами и пра­вилами работы, персоналом. При этом существует достаточно боль­шой комплекс вопросов организационного и методического харак­тера, связанных с информационно-документационными аспектами.

В настоящее время расширяется круг организаций, использую­щих электронную почту и интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе ис­пользование электронной почты еще не является электронным доку­ментооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта — это только средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе и документов.

Специалисты в области технического обеспечения информацион­ных процессов довольно часто под электронным документооборо­том понимают технические возможности передачи информацион­ных сообщений (файлов документов) по каналам связи. Но докумен­тооборот включает в себя и другие задачи работы с документами, рассмотренные в предыдущих главах настоящей книги. Поэтому электронный документооборот должен представлять собой целост­ную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими доку­ментами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Учитывая, что программно-техниче­ское вопросы, включая средства криптозащиты, играющие во многом ключевую роль в применении электронного документооборота, составляют предмет рассмотрения специальных публикаций [56], в данной книге автор полагает целесообразным остановиться на вопро­сах, связанных с остальными тремя компонентами информационного менеджмента — информационными ресурсами, процедурами и пра­вилами работы, персоналом. При этом существует достаточно боль­шой комплекс вопросов организационного и методического харак­тера, связанных с информационно-документационными аспектами.

В настоящее время расширяется круг организаций, использую­щих электронную почту и интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе ис­пользование электронной почты еще не является электронным доку­ментооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта — это только средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе и документов.

Специалисты в области технического обеспечения информацион­ных процессов довольно часто под электронным документооборо­том понимают технические возможности передачи информацион­ных сообщений (файлов документов) по каналам связи. Но докумен­тооборот включает в себя и другие задачи работы с документами, рассмотренные в предыдущих главах настоящей книги. Поэтому электронный документооборот должен представлять собой целост­ную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими доку­ментами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Использование корпоративных систем автоматизации докумен­тооборота является конкретным шагом к внедрению и расширению применения элементов электронного документооборота.

Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соот­ветствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о доку­менте, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он введен в систему). Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри органи­зации среди пользователей системы.

Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволя­ет пересылать информацию о документе и его файл абонентам поч­товой системы, не являющимся пользователями данной корпоратив­ной системы автоматизации документооборота.

С позиций организации документационного обеспечения управ­ления можно выделить два уровня организации внедрения и исполь­зования элементов электронного документооборота:

• документооборот внутри организации;

• внешние коммуникации организации.

Безусловно, часть вопросов внешнего и внутреннего электронно­го документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена². Однако вопросы внутреннего электронного документооборота в основном касаются корпоративного регулирования ДОУ, а вопросы внешнего выходят за эти рамки и должны регулироваться государственными и межведомственными актами, соглашениями сторон, участвующих в обмене электронными документами [24, 30].

При организации использования внутреннего электронного доку­ментооборота (или документооборота в рамках одной корпоративной системы) перед любой организацией неизбежно возникают вопросы:

• для каких категорий документов использовать электронный документооборот внутри организации;

• в каких форматах создавать и хранить электронные документы;

• как сочетать использование электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота.

В условиях применения корпоративных информационных систем управленческие документы (их тексты или отсканированное изобра­жение) могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников данной организации.

Как показывает анализ отечественной и зарубежной практики деятельности учреждений и организаций, в настоящее время суще­ствуют два основных подхода к использованию электронных фай­лов в системе автоматизации документооборота:

во-первых, возможно вводить файлы для всех категорий доку­ментов (сканировать все документы или использовать файлы, полу­ченные при компьютерной подготовке документов); во-вторых, возможно вводить файлы выборочно. Первый подход позволяет довольно полно использовать техноло­гические и информационные возможности системы, однако здесь присутствуют ограничения ресурсного характера (техническое обес­печение, трудозатраты персонала). К тому же востребованность отдельных групп документов в информационно-справочной работе может быть очень низкой. Поэтому, по мнению автора, более пер­спективным на данном этапе является другой подход, основанный на классификации документов и выделении тех их видов, потреб­ность в обращении к которым возникает наиболее часто. Прежде всего это документы:

• поступающие из вышестоящих органов власти и управления;

• поступающие от корреспондентов, переписка с которыми имеет особое значение для организации (например, государствен­ные организации или особо важные партнеры, корпоративные кли­енты);

• распорядительные документы организации (приказы по основ­ной деятельности, распоряжения);

• исходящая переписка (конкретные группы документов, выде­ляемые по корреспондентскому признаку, уровню подписания или конкретным вопросам) и т.п.

Электронную форму может также иметь внутренняя переписка между подразделениями организации.

Исходя из состава документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объе­ма подлежат сканированию (к примеру, до 15—20 страниц, до 30 страниц и т.п.). Возможно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации не характерны или если позволяет кадровое и тех­ническое обеспечение.

Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа. При этом вопрос о выборе формата прикрепляемого файла, на наш взгляд, заслуживает самого пристального внимания.

Графические форматы (например, .(.tif, .pdf) дают возможность по­лучить при сканировании изображение документа со всеми его рек­визитами. Однако при вводе в информационную систему по файлам в графическом формате типа .tif нельзя провести полнотекстовый поиск. Поэтому использование графических файлов удобно, если аннотация документа в электронной регистрационной карточке дос­таточно подробно описывает его содержание. Распечатанный графи­ческий файл документа может быть при необходимости заверен тра­диционным способом (отметка о заверении копии и печать).

Текстовые форматы записи файлов (такие, как, .doc, .rtf) позво­ляют провести полнотекстовый поиск в базе данных. Однако при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние при­знаки документа, остается только его текст.

Поэтому с учетом состава документооборота конкретной органи­зации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации доку­ментооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Целесообразно проанализировать, для каких документов какие форма­ты файлов подходят больше (к примеру, для внутренней переписки удобно использовать текстовый файл, созданный исполнителем). Для отдельных категорий документов можно применять одновре­менно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не только по обеспе­чению документооборота, но и справочно-информационной работы. Решать вопрос надо с учетом состава документации учреждения, технической оснащенности, трудозатрат персонала организации на разных стадиях работы.

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить ра­боту по созданию файла документа в графическом формате доста­точно оперативно. При этом исключается возможность пропустить трудно замечаемые погрешности в результатах распознавания (к примеру, появление или пропуск запятой в многозначной сумме). Распечатанный графический файл документа может быть при необ­ходимости заверен традиционным способом (отметка о заверении копии и печать).

Трудозатраты при сканировании и распознавании текстов доку­ментов с верификацией содержания файла по бумажному оригиналу могут быть существенными. Оправданы они в том случае, если на последующих этапах работы возникает экономия времени на аналитико-синтетическую обработку документов.

Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, подготовленный исполните­лем документа. Однако всегда существует вероятность ошибки, т.е. что будет передана какая-то из более ранних версий документа, а не окончательная — не тот текст, который был подписан руководи­телем. К тому же в тексте подлинника могут быть отдельные рукопис­ные правки (знаки препинания, исправление отдельных букв и т.п.).

Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. К примеру, могут быть предложены следующие варианты регламентации. В случае осуществления сканирования до­кумента работник, выполняющий сканирование и распознавание текста документа, несет ответственность за идентичность текста прикрепляемого к регистрационной карточке электронного файла и бумажного документа. Если же в корпоративную систему вводит­ся файл документа, подготовленный его исполнителем, то ответст­венность за качество подготовки текста и его соответствие бумажно­му подлиннику документа несет исполнитель.

Обозначенная выше задача сочетания использования электрон­ных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота имеет несколько аспектов.

Вероятнее всего, часть документов сохранит в обозримом буду­щем бумажную форму существования. Кроме того, неизбежно сосу­ществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.

Технология работы с входящими документами может быть сле­дующей. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производятся его регистрация, сканирование (с распо­знаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документо­оборота. После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом.

Параллельное обращение бумажных документов и их и элек­тронных копий. При этом в базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на докумен­тах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в систему автоматизации докумен­тооборота. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и ана­литической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, пред­ставляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе.

Работа преимущественно с электронными файлами докумен­тов. После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в службе ДОУ или в подразделении, осуществ­лявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с элек­тронными файлами этих документов.

Доводилось наблюдать некие «переходные» варианты техноло­гии. Например, работа ведется с электронными файлами, но парал­лельное хождение имеет своеобразный «бегунок», на котором пишутся резолюции и делаются отметки об исполнении (сотрудники расписываются в выполнении своей части работы). После чего это «бегунок» присоединяется к бумажному оригиналу и подшивается в дело вместе с ним. Хотя полностью электронным такой документо­оборот назвать нельзя, использование подобных технологий позво­ляет соблюдать некоторые значимые для организации формальности.

Иной вариант — вся работа ведется с электронными образами документов, и даже руководители сами вносят резолюции в корпо­ративную систему. Соответственно на бумажном документе резолюции и делопроизводственные пометы отсутствуют. Такая ситуация требует нормативного регулирования. В частности, на уровне кор­поративных норм (к примеру, в инструкции по делопроизводству или другом регламентирующем документе) может быть предусмотре­но следующее. В случае ввода резолюций в корпоративную систему документооборота непосредственно руководителями, принимающи­ми решение, и отсутствии при этом резолюции на оригинале входя­щего документа на бумажном носителе при оформлении документа в дело (прежде всего документов длительного хранения) возможно осуществлять распечатку всех резолюций документа работником службы ДОУ или уполномоченным пользователем автоматизирован­ной системы в подразделении. При этом работник, выполнивший распечатку, должен ее заверить в установленном порядке.

В нормативных и методических документах по вопросам дело­производства, издававшихся 10 лет и более назад, обычно содержа­лось положение о том, что внутренняя переписка не регистрируется и следует принимать меры по ее сокращению, что было обусловлено задачами повышения оперативности работы и снижения трудоза­трат на изготовление документов и их регистрацию. В реальности во многих крупных организациях внутренняя переписка существует и играет достаточно важную роль в обосновании принимаемых решений. В современных условиях работа с внутренними докумен­тами в корпоративной системе документооборота, включая их реги­страцию, сама по себе не должна рассматриваться как проявление излишней бюрократизации. Напротив, применение новых информа­ционных технологий и связанных с ними возможностей управления документацией и контроля за исполнением поручений, использова­ние элементов электронного документооборота способствуют боль­шей четкости и оперативности в решении вопросов.

Электронный документооборот внутренних документов в прин­ципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входя­щими документами. Но при работе с внутренней перепиской воз­можности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Процедуры сканирования с распознаванием или без распозна­вания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могут быть исключены. С учетом анализа состава внут­ренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного доку­мента (эти вопросы должны быть регламентированы с учетом специфики организации). К примеру, служебная записка может изна­чально создаваться в электронном виде, регистрироваться в корпо­ративной системе документооборота и рассматриваться лицом, кото­рому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе. Таким образом, работа с внутренними документами в корпоратив­ной системе документооборота представляет собой своего рода модель для освоения элементов электронного документооборота сотрудниками организации.

Более сложными выглядят процессы электронного документо­оборота внутри организации при согласовании и визировании про­ектов документов на стадии их подготовки. Здесь возможно сосуще­ствование бумажных и электронных версий документов. Достаточно тщательной проработки требуют управленческие процедуры и опре­деление требуемой последовательности рассмотрения и согласова­ния проекта, организации совместной работы над проектами. Функ­циональные возможности используемой системы автоматизации документооборота должны предусматривать совместную работу над проектом, автоматизацию процедуры регистрации подписанного (утвержденного) проекта с заполнением соответствующих полей электронной регистрационной карточки.

Самостоятельное значение имеет вопрос об использовании средств подтверждения достоверности документов во внутреннем электронном документообороте. На наш взгляд, если программным обеспечением корпоративной системы документооборота преду­смотрена идентификация пользователей на основе паролей и разви­тая система протоколирования действий пользователей, то элек­тронную цифровую подпись использовать не обязательно (так как всегда можно установить по протоколу системы, кто зарегистриро­вал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и т.п.). Вместе с тем в ряде ситуаций согласования про­ектов документов использование ЭЦП может быть желательным. Оптимальные технологические варианты поможет выбрать практика применения элементов электронного документооборота.

При работе с исходящими документами (например, приказами, письмами) во внутреннем электронном документообороте можно вводить в корпоративную систему файлы документов в справочно-информационных целях для последующего обращения к ним сотрудников данной организации. При этом в систему может вво­диться как текстовый файл (для контекстного поиска), так и графический файл с внешними атрибутами бумажного документа. Использование электронных файлов исходящих документов связано с проблемой внешнего электронного документооборота.

Кроме рассмотренных аспектов проблема внутреннего электронно­го документооборота соприкасается также с достаточно сложными во­просами организации ведомственного архивного хранения и исполь­зования электронных документов и электронных копий бумажных до­кументов. Решение многих из этих вопросов еще предстоит.