- •Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения
- •Задачи комплексных систем автоматизации доу
- •Пользователи систем автоматизации доу
- •Организации
- •Персонал
- •Авторы-разработчики, и согласователи проекта документа
- •Группа, обеспечивающая функции службы доу
- •Исполнители
- •Сотрудники обеспечивающие прикладное администрирование системы, ее настройку на конкретную технологию документооборота (в системе “Дело-Предприятие это системные технологи”)
- •Администраторы информационных систем
- •Архитектура комплексных систем автоматизации доу
- •Комплексные системы автоматизации на базе лвс организации
- •Территориально-распределенный вариант комплексной системы автоматизации доу
- •Структура комплексных систем автоматизации доу
- •Модули комплексных систем автоматизации доу
- •Примеры модульного построения систем автоматизации доу
- •Функции комплексных систем автоматизации доу
- •Используемые технологии в комплексных системах автоматизации доу
- •Потоковый ввод бумажных документов (на примере Дело-Предприятия)
- •Управление потоком работ)
- •Классификация систем автоматизации доу
- •Соответствие стандартам отечественного делопроизводства
- •Разработчик системы
- •По отношению к задачам делопроизводства
- •По типу организации на которые системы рассчитаны
- •Используя в качестве основы систематизации функциональный признак, выделяют:
- •При проектном подходе к классификации ас доу выделяются:
- •При использовании иерархического признака возможна следующая классификация:
- •Выбор и внедрение комплексных систем автоматизации доу
- •Выбор комплексной системы автоматизации доу
- •Подходы к созданию комплексных систем автоматизации доу
- •Требования, которым должна удовлетворять комплексная система автоматизации доу
- •Этапы выбора системы автоматизации
- •Описание объекта исследования.
- •Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно – технических требований к системе автоматизации доу.
- •Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки.
- •Поиск программных продуктов.
- •Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.
- •Отбор программных. Продуктов, удовлетворяющих функциональным требованиям и системно – техническим характеристикам.
- •Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением.
- •Выбор программного обеспечения для системы доу.
- •Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации доу.
- •Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.
- •Внедрение комплексной системы автоматизации доу
- •Выбор организации поставщика и внедренца системы
- •Этапы внедрения системы автоматизации
- •Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения комплексной системы автоматизации
- •Выполнение пилотного проекта;
- •Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения сэд;;
- •Выбор и поставка необходимых для внедрения сэд аппаратно-программных средств;
- •Поставка и инсталляция сэд;;
- •Обеспечение внешнего электронного документооборота
- •Эффект от внедрения комплексной системы автоматизации
- •Перспективы развития комплексных систем автоматизации доу
Выбор организации поставщика и внедренца системы
Важно решить, кто будет внедрять систему в организации.
На практике встречаются следующие основные варианты ответов:
Внедрение осуществить полностью собственными силами,
Реализовать проект «под ключ» силами внешней компании-консультанта,
Привлечь руководителя проекта от внешней компании-консультанта,
Привлечь экспертов по продукту от внешней компании-консультанта.
Основными вариантами являются, конечно, 1 и 2. Варианты 3 и 4 являются «промежуточными». В таблице ниже приведено общее сравнение этих вариантов.
|
Вариант |
Преимущества |
Недостатки |
1 |
Внедрение полностью собственными силами |
|
|
2 |
Реализация проекта (или его этапов) «под ключ» силами внешней компании-консультанта |
|
|
3 |
Привлечение руководителя проекта от внешней компании-консультанта |
|
|
4 |
Привлечение экспертов по продукту от внешней компании-консультанта |
|
|
К выбору фирмы-поставщика и внедренца комплексной системы автоматизации ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения комплексной системы автоматизации ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе комплексной системы автоматизации ДОУ необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика комплексной системы автоматизации ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации. При этом при выборе комплексной системы автоматизации ДОУ необходимо учитывать ряд следующих важных моментов:
Достаточно большое разнообразие комплексных систем автоматизации ДОУ (как отечественной, так и зарубежной разработки), представленных на российском рынке;
За немногие годы существования отечественного ИТ-рынка уже были случаи, когда достаточно известные и внешне благополучные компании или уходили с рынка — примером является уход весной 2002 г. с отечественного рынка делового ПО компании НикосСофт — или же прекращение развития и модернизации своего ПО, что означает, фактически, уход с рынка — примером служит прекращение также весной 2002 г. развития ПО "БОСС-Корпорация" компанией АйТи);
В общем случае при выборе фирмы-поставщика и внедренца комплексной системы автоматизации ДОУ нужно учесть следующие требования:
Серьезность фирмы (наличие известного имени на рынке, проведение и участие в специализированных мероприятиях, финансовая стабильность компании, наличие своего постоянного офиса, желания сохранить и укрепить свой рыночный имидж за счет успешной реализации очередного проекта внедрения комплексной системы автоматизации ДОУ, наличие представительств в регионах и др.); На примере систем
Размер фирмы, наличие у нее достаточных ресурсов для выполнения проекта внедрения в договорные сроки;
Соответствующий кадровый состав: наличие в фирме достаточно большого и стабильного коллектива разработчиков и внедренцев комплексной системы автоматизации ДОУ; уровень образования сотрудников; На примере информации с сайта Docflow2004
Опыт фирмы в разработке и внедрении комплексной системы аввтоматизации ДОУ в аналогичных предприятиях и организациях (лучше всего, если есть возможность посмотреть внедрённые комплексные системы автоматизации ДОУ в работе и пообщаться с их пользователями); На примере списка клиентов системы “Дело”
Существуют ли в фирме-разработчике технология и стандарты по программированию, как они оформлены (узаконены) и поддерживаются;
Наличие технологической и методической документации (задокументированная технология внедрения, технологическое описание комплексных систем автоматизации; методики и программы обучения администраторов и пользователей; типовые договора поставки и внедрения систем) На примере систем Ланит, 1С
Возможность обучения (количественный состав, опыт работы и квалификация сотрудников компании, занимающихся обучением администраторов и пользователей; наличие учебных помещение; техническое оснащение учебных помещений)
Поддержка долговременной работы системы автоматизации (гарантийная техническая поддержка; дистанционная техническая поддержка(по телекоммуникационным каналам связи); консультации в компании; выезд специалистов по технической поддержке в организации
Наличие необходимых для работы лицензий (на примере Дело-Предприятие)
ЛИЦЕНЗИЯ на право осуществлять проектирование средств защиты информации; ЛИЦЕНЗИЯ на право осуществлять производство средств защиты информации; ЛИЦЕНЗИЯ на право осуществлять деятельность по техническому обслуживанию шифровальных средств; ЛИЦЕНЗИЯ на право осуществлять деятельность по распространению шифровальных средств; ЛИЦЕНЗИЯ на право осуществлять разработку и (или) производство средств защиты конфиденциальной информации
При выборе оборудования предпочтение отдается надежной, сертифицированной технике промышленной сборки отечественных производителей, что гарантирует бесперебойную работу техники и установленных программных продуктов, однако следует учесть, что цены на компьютерную и периферийную технику подвержены изменениям, модели техники могут меняться