- •Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения
- •Задачи комплексных систем автоматизации доу
- •Пользователи систем автоматизации доу
- •Организации
- •Персонал
- •Авторы-разработчики, и согласователи проекта документа
- •Группа, обеспечивающая функции службы доу
- •Исполнители
- •Сотрудники обеспечивающие прикладное администрирование системы, ее настройку на конкретную технологию документооборота (в системе “Дело-Предприятие это системные технологи”)
- •Администраторы информационных систем
- •Архитектура комплексных систем автоматизации доу
- •Комплексные системы автоматизации на базе лвс организации
- •Территориально-распределенный вариант комплексной системы автоматизации доу
- •Структура комплексных систем автоматизации доу
- •Модули комплексных систем автоматизации доу
- •Примеры модульного построения систем автоматизации доу
- •Функции комплексных систем автоматизации доу
- •Используемые технологии в комплексных системах автоматизации доу
- •Потоковый ввод бумажных документов (на примере Дело-Предприятия)
- •Управление потоком работ)
- •Классификация систем автоматизации доу
- •Соответствие стандартам отечественного делопроизводства
- •Разработчик системы
- •По отношению к задачам делопроизводства
- •По типу организации на которые системы рассчитаны
- •Используя в качестве основы систематизации функциональный признак, выделяют:
- •При проектном подходе к классификации ас доу выделяются:
- •При использовании иерархического признака возможна следующая классификация:
- •Выбор и внедрение комплексных систем автоматизации доу
- •Выбор комплексной системы автоматизации доу
- •Подходы к созданию комплексных систем автоматизации доу
- •Требования, которым должна удовлетворять комплексная система автоматизации доу
- •Этапы выбора системы автоматизации
- •Описание объекта исследования.
- •Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно – технических требований к системе автоматизации доу.
- •Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки.
- •Поиск программных продуктов.
- •Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.
- •Отбор программных. Продуктов, удовлетворяющих функциональным требованиям и системно – техническим характеристикам.
- •Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением.
- •Выбор программного обеспечения для системы доу.
- •Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации доу.
- •Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.
- •Внедрение комплексной системы автоматизации доу
- •Выбор организации поставщика и внедренца системы
- •Этапы внедрения системы автоматизации
- •Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения комплексной системы автоматизации
- •Выполнение пилотного проекта;
- •Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения сэд;;
- •Выбор и поставка необходимых для внедрения сэд аппаратно-программных средств;
- •Поставка и инсталляция сэд;;
- •Обеспечение внешнего электронного документооборота
- •Эффект от внедрения комплексной системы автоматизации
- •Перспективы развития комплексных систем автоматизации доу
Выбор программного обеспечения для системы доу.
На этом этапе работы студент проводит осмысление полученной на предыдущих этапах информации делает вывод и принимает управленческое решение по выбору программного продукта.
Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации доу.
В разделе студент проводит описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации ДОУ: описываются основные модули системы и представляется блок – схема объекта с размещенными не ней модулями программного продукта.
Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.
Оценка экономической эффективности включает в себя:
Выбор измеряемых параметров, характеризующих процессы в системе.
Сравнение затрат на выполнение типовых операций.
Для оценки эффективности внедрения системы автоматизации ДОУ необходимо иметь набор измеряемых (параметров) метрик, которые характеризуют основные процессы, протекающие в информационной системе.
В качестве таких параметров выберим: объем документооборота в организации, время на выполнение операции с документами и стоимость выполнения типовых операци й над документами.
Оценка объема документооборота в организации может проводиться по следующим показателям:
объем входящих документов;
объем исходящих документов;
объем внутреннего документооборота;
объем документооборота в разрезе структурных подразделений;
объем документооборота в разрезе видов документов;
доля контрольных документов;
среднее число копий.
Оценка времени на выполнение операций с документами может проводиться по следующим показателям:
время регистрации одного документа;
время передачи документа на исполнение;
время пересылки документа между структурными подразделениями;
время поиска документов по известным атрибутам;
время поиска документа с неизвестными атрибутами;
время подготовки и согласования типовых документов;
время, затраченное на подготовку типовых отчетов.
Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами может проводиться по следующим показателям:
стоимость рабочего времени сотрудников;
стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, затраты, связанные с оплатой содержания архивных помещений и т.д.)
Сравнение затрат на выполнение типовых операций до внедрения системы автоматизации и после оформляется виде таблицы, вариант которой представлен в таблице 4.
Ввполняемая операция |
Среднее время выполнения до внедрения системы, мин |
Среднее время выполнения после внедрения системы, мин |
Число сотрудников, выполняющих операцию |
Ежемесячное количество операций |
Суммарные затратыв времени до внедрения системы, чел-дни |
Суммарные затратыв времени после внедрения системы, чел-дни |
Регистрация входящего документа |
3 |
1 |
4 |
3000 |
75 |
25 |
Регистрация исходящего документа |
3 |
1 |
2 |
500 |
6 |
25 |
Регистрация внутреннего документа |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
Подготовка типовых отчетов |
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа. |
|
|
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
|
… |
… |
Определив итоговые суммарные затраты времени в чел-днях, до внедрения системы автоматизации и после, можно зная стоимость рабочего времени сотрудника, определить ежемесячную экономию после внедрения системы автоматизации.
Курсовая работа, заканчивается выводом студента о целесообразности внедрения системы автоматизации в организации.
Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию комплексной системы автоматизации ДОУ. Продуманный процесс работы экспертов и использование многокритериального подхода позволяет сделать этот более взвешенным и согласованным. Этим создается важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы.