1. Примеры модульного построения систем автоматизации доу

Directum

В системе выделены три модуля: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия». Для контроля движения и исполнения документов могут строится различные схемы взаимодействия модулей. Это зависит от сценариев перемещения документов, принятых в организации, а также уровня автоматизации участников документооборота. Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в «электронный» документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

Модуль «Управление электронными документами» системы DIRECTUM обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio и CorelDraw, звуки, видео и пр.)

Модуль “Управление деловыми процессами”

Кроме работы с документами, Корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM предназначена для автоматизации взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов.

Модуль “Канцелярия”

Если модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» нацелены на «безбумажную» технологию работы с документами и предназначены для всех сотрудников организации, то модуль «Канцелярия» предназначен для работы именно с бумажными документами

Состав системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота включает в себя

Модуль “Администрирование”

Данный модуль позволяет вести администрирование системы “Directum”

Босс-Референт

В состав системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных функциональных модулей. Каждый модуль соответствует конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации в системе делопроизводства.

Модуль Регистрация документов предназначен для контроля за входящей и исходящей документацией. Функциональные возможности модуля включают в себя:

• регистрацию входящих и исходящих документов, регистрацию обращений граждан

• автоматический ввод документов с бумажных носителей в систему документооборота предприятия с одновременным распознаванием текста

• подготовку и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации

• создание новых документов и рассылку их сотрудникам на ознакомление и согласование

В системе БОСС-Референт предусмотрены широкие возможности для регистрации входящей и исходящей служебной корреспонденции (в том числе повторных и ответных документов, отдельных пунктов и сопроводительных документов), различных нормативных правовых актов, писем и обращений граждан. На каждый регистрируемый документ в системе БОСС-Референт заводится отдельная электронная карточка, с помощью которой пользователи системы могут отслеживать всю историю движения документа по подразделениям. Для регистрации документов могут применяться несколько независимых программных счетчиков (нумераторов), что позволяет реализовать практически любую систему нумерации документов.

Модуль Контроль исполнения предназначен для повышения трудовой дисциплины сотрудников, он позволяет:

• создавать и хранить поручения, вести контрольную карточку поручения

• контролировать исполнение поручений с различными приоритетами исполнения

• получать извещения о просроченных документах

• создавать личные документы-памятки для планирования своей работы

Модуль Согласование обеспечивает:

• контроль создания документа и прохождения его по различным инстанциям

• подготовку и согласование исходящих документов

• передачу визированных входящих документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

Модуль Планирование помогает:

• осуществлять индивидуальное планирование деятельности сотрудника

• планировать и координировать деятельность подразделений и взаимодействие сотрудников

• настройка механизма делегирования полномочий на доступ и работу с системой

Модуль Наша организация обеспечивает:

• хранение информации о структуре организации и ее сотрудниках

• оперативный доступ сотрудников к справочнику организации

Модуль Внешние контакты используется для:

• планирования, ввода и хранения информации по работе с внешними организациями, ведения истории взаимоотношений с этими организациями

• контроля выполнения намеченных встреч и телефонных контактов

Модуль Новости необходим для:

• информирования сотрудников о внутренних новостях организации

• предоставления для работы необходимой внешней информации политического, законодательного, экономического и другого характера

• проведения конференций в коллективе — организация обсуждений какой-либо задачи (создание темы дискуссии, комментариев сотрудников, резюме по итогам обсуждения)

Модуль Справочники и шаблоны содержит стандартизованную информацию, с которой работают остальные модули. В числе функциональных возможностей модуля:

• создание и хранение шаблонов документов

• ввод и редактирование справочной информации, необходимой для заполнения регистрационных карточек документов

• ввод и хранение информации об организациях-контрагентах и их представителях

• централизованное хранение данных по различной тематике с возможностью "подписки" сотрудников на интересующую их информацию

Помимо стандартного набора функциональных модулей, обеспечивающих поддержку основных процессов организации делопроизводства, в системе могут быть предложены дополнительные модули, позволяющие оптимизировать различные бизнес-процессы:

Модуль Контроль договоров предназначен для:

• регистрации и ведения истории всех контактов с организациями-контрагентами, поставщиками, клиентами

• учета и хранения договоров, планирования и контроля всех работ, связанных с выполнением условий договоров

• централизованного хранения данных по различной тематике с возможностью "подписки" сотрудников на интересующую их информацию

Модуль Инженерное обеспечение — это хранилище информации о различных объектах инженерного хозяйства, позволяющий:

• планировать и контролировать выполнение работ по обслуживанию объектов

• регистрировать заявки от сотрудников на ремонт оборудования

• контролировать договора и финансовые расчеты инженерных служб

По желанию заказчика специалисты компании АйТи могут разработать другие специфические функциональные модули, обеспечивающие поддержку индивидуальных задач конкретной организации, идеально интегрирующие систему БОСС-Референт в существующую информационную систему предприятия.

Модульная структура, единый стандарт доступа к информации и наличие встроенных средств разработки позволяют не только легко адаптировать БОСС-Референт к любым изменениям структуры организации, но и развивать систему собственными силами заказчика.

Дело-Предприятие

Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы»

Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов

Подсистема ведения пользователей предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав доступа к информации и функционалу системы.

Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.

Опционные подсистемы: Web-доступ, ЭЦП и шифрование, поточное сканирование

2. Обеспечивающие подсистемы комплексных систем автоматизации ДОУ

1. Техническое обеспечение

• сервер баз данных; (WWW-сервер в случае интернет/интранет архитектуры; Почтовый сервер )

• персональные ЭВМ, объединённые в единую локальную (корпоративную) сеть;

• коммуникационные средства для подключения пользователей к системе автоматизации;

2. Программное обеспечение

комплекс системных программных средств:

операционная система сервера (Unix, Windows);

операционная система персональных ЭВМ (Windows 98, 2000);

СУБД (ORACLE 9.2); Lotus

комплекс прикладных программных средств системы на примере Дело: дело-предприятие, архив и т.д.

прикладные программы (MS Office); (Web-браузер в случае интернет/интранет технологии)

3. Нормативно-методическое обеспечение использования комплексной системы автоматизации ДОУ

Эффективное использование корпоративной технологии доку­ментооборота основывается на ее закреплении в регламентирующих документах, существовании «писаных правил» работы сотрудников. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофунк­циональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют к себе вопросы норма­тивно-методического обеспечения [28].

Иногда можно встретиться с некоторой недооценкой необходи­мости закрепления новых процедур работы в организационно-рас­порядительных документах организации. Логика рассуждений в этом случае примерно такая: автоматизацией занимались и раньше, но никакие документы, кроме инструкции по делопроизводству, не утверждались. Сегодня ситуация меняется, поскольку, как уже отме­чено выше, произошел переход к качественно новым компьютер­ным системам.

Безусловно, инструкция по делопроизводству — это основной документ, определяющий организацию и технологию работ с доку­ментами, в том числе в условиях автоматизации, хотя можно заме­тить, что в практике деятельности предприятий и организаций, осо­бенно созданных в последнее десятилетие, встречаются и иные под­ходы. Например, предприятие решает вопросы оптимизации своей работы. При этом устранение недостатков в организации делопроиз­водства и документооборота на предприятии рассматривается только применительно к конкретным задачам (или, как сейчас чаще гово­рят, к бизнес-процессам). Предлагаемые процедуры работы включа­ются в описания бизнес-процессов, а до новой инструкции по дело­производству дело не доходит. При всей полезности оптимизации отдельных бизнес-процессов следует также иметь в виду и общие вопросы организации ДОУ на предприятии в целом.

Вместе с тем содержание и характер работы в условиях корпора­тивной технологии выходит за рамки традиционного делопроизвод­ства и традиционной инструкции по делопроизводству (порядок подключения пользователей к системе, ведение справочников, рабо­та с электронными файлами и т.п.). Если подобные вопросы вклю­чать в инструкцию по делопроизводству, то можно получить много­страничный документ с разнородной информацией, название кото­рого не будет отвечать его содержанию. Поэтому возникают норма­тивно-методические документы с другими названиями (например, «Инструкция по документационному обеспечению управления»), более учитывающие особенности работы в условиях корпоративных систем документооборота.

Для конкретной автоматизированной системы ее разработчики составляют «Руководство пользователю». Однако этот документ также не может удовлетворить все потребности, связанные с регла­ментацией документооборота. «Руководство пользователю» высту­пает скорее как справочное пособие, путеводитель по системе. В нем, как правило, дается характеристика всех возможных операций, и при внесении изменений в программное обеспечение может по­требоваться переработка «Руководство пользователю». Регламента­ция же функций конкретных категорий работников требует закреп­ления в организационно-распорядительных документах, в которых должны быть определены обязанности работников по выполнению конкретных функций и операций в автоматизированной системе (к примеру, вносить резолюции и отмечать передачу документа, делать формальные и тематические связки документов, прикреплять к электронной карточке файл документа и т.п.). Требования подобно­го рода носят скорее административный характер и потому вряд ли уместны в «Руководстве пользователю».

Не всегда удобно перегружать подобными требованиями и долж­ностные инструкции работников, поскольку эти требования могут носить единый характер для всех пользователей автоматизированной системы. К тому же есть вопросы, которые должностными инструк­циями или инструкциями по делопроизводству не регламентируются.

Отсюда возникает необходимость в подготовке специального нормативно-методического документа по работе с корпоративной системой документооборота. Могут быть изданы отдельные, но взаимоувязанные по требованиям документы, регламентирующие работу службы ДОУ и структурных подразделений, поскольку функции пользователей системы будут различаться.

Отметим вопросы, требующие регламентации в связи с внедре­нием комплексной системы автоматизации ДОУ.

Общие положения по использованию комплексной системы автоматизации ДОУ назначение системы; порядок установки клиентских мест; регламентация доступа к базе данных; роль службы ДОУ в условиях применения комплексной системы автоматизации ДОУ; требования к подготовке пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ.

Категории документов, работа с которыми осуществляется в комплексной системы автоматизации ДОУ: классификация документов применительно к специфике орга­низации; разграничение функций по регистрации конкретных кате­горий документов; виды документов, для которых используется передача электронных файлов и требования к представлению информации; категории документов, подлежащих сканированию.

Виды работ с документами: перечень видов работ по входящим, исходящим и внутренним документам для службы ДОУ и структур­ных подразделений; требования к заполнению реквизитов электрон­ных карточек документов и выполнению основных операций; рабо­та исполнителей с документами; контроль за исполнением поруче­ний; порядок передачи на исполнение бумажных документов и их электронных образов.

Контроль за правильностью заполнения информационных полей: организация контроля за правильностью заполнения реквизитов электронных карточек документов и выполнению основных опера­ций; обязанности работников при выявлении отступлений от типо­вых процедур работы в автоматизированной системе (прохождение документа не соответствует типовой технологии или обнаружение неправильно введенной информации); порядок исправления некор­ректных действий пользователей.

Ведение справочников комплексной системы автоматизации ДОУ: организация ведения системных справочников (классификаторов) и порядок внесения изменений (например, в справочники структуры и должностных лиц органи­зации, корреспондентов, видов документов и т.п.); требования к заполнению информационных полей классификаторов.

Основные функции и права системных технологов (админист­раторов): настройка системы в соответствии с требованиями к организации документооборота и действующей структурой органи­зации; ведение справочников системы; сопровождение системы и взаимодействие со службами технической поддержки; работа с пользователями; участие в организационно-методической работе; обязательность указаний системных технологов (администраторов) о порядке пользования системой.

Данный перечень отражает вопросы, имеющие достаточно об­щий характер. Практика последних лет показала устойчивость этого комплекса вопросов, с которыми сталкиваются организации различ­ных отраслей при внедрении систем автоматизации документообо­рота. Вместе с тем перечень не является исчерпывающим и его кон­кретное наполнение зависит как от специфики организации, так и от возможностей внедряемой технологии.

Из приведенного перечня видно, что к числу наиболее сущест­венных вопросов нормативно-методического обеспечения использо­вания комплексной системы автоматизации ДОУ относится также определение функций системного тех­нолога, т.е. специалиста, выполняющего прикладное администриро­вание системы, ее настройку на конкретную технологию документо­оборота и тем самым обеспечивающего работу остальных пользова­телей. Без такого рода специалистов использование комплексной системы автоматизации ДОУ невозмож­но. Поэтому важно, чтобы их было как минимум двое (чтобы в слу­чае отсутствия одного из них было кому решать текущие вопросы). В организациях, в которых внедряется комплексной системы автоматизации ДОУ, сейчас обязанности та­кого рода специалистов различаются.

Во-первых, обязанности системных технологов поручают как спе­циалистам служб ДОУ, так и специалистам подразделений информа­тизации. На наш взгляд, возможно использовать и тот, и другой ва­риант или даже оба (один технолог из службы ДОУ, а другой — из подразделения информатизации). Вопрос заключается только в ква­лификации специалистов, причем не только в их компьютерной под­готовке, но и знании ими предметной области ДОУ.

Во-вторых, нередко функции системных технологов поручают работникам в дополнение к уже имеющимся обязанностям. Этот ва­риант допустим, но важно, чтобы было найдено их разумное сочета­ние. К тому же в крупных организациях по мере расширения мас­штабов использования корпоративной системы документооборота сфера деятельности системного технолога расширяется.

Ниже приведен примерный перечень функций системного техно­лога, который может быть использован при распределении конкрет­ных обязанностей между работниками.

Работа с пользователями:

• участие в обучении новых пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ;

• изучение новых версий программного обеспечения и доведе­ние изменений в технологии до пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ;

• консультации пользователей по вопросам функционирования комплексной системы автоматизации ДОУ;

• •исправление ошибочных действий пользователей.

Ведение справочников комплексной системы автоматизации ДОУ:

• подключение новых пользователей к работе в системе (веде­ние справочника пользователей);

• ведение справочника организаций и проверка правильности внесения информации в этот справочник пользователями комплексной системы автоматизации ДОУ;

• систематическое внесение изменений в справочник организа­ционной структуры и должностных лиц;

• ведение справочника «Номенклатура дел»;

• внесение информации в другие справочники, имеющиеся в комплексной системы автоматизации ДОУ.

Настройка и сопровождение комплексной системы автоматизации ДОУ:

• настройка системы на актуальную структуру организации и технологию документооборота (во взаимодействии с руководите­лем службы ДОУ);

• контроль за соблюдением технологической дисциплины;

• контроль личных настроек пользователей;

• учет случаев сбоев в работе системы, информирование разра­ботчика о зафиксированных ошибках в работе программного обеспечения;

• совместно с руководителем службы ДОУ и системным администратором подготовка предложений по совершенствованию программного обеспечения.

Организационно-методическая работа:

• участие в разработке документов, регламентирующих работу пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ;

• участие в проверках организации работы с документами и ис­пользования комплексной системы автоматизации ДОУ в структурных подразделениях;

• участие в мероприятиях, проводимых службой ДОУ, по совер­шенствованию организации делопроизводства и документооборота в учреждении.

В целом система корпоративной регламентации ДОУ в настоя­щее время может включать в себя :

• организационные и распорядительные документы, подписы­ваемые или утверждаемые руководством организации и обязатель­ные к применению всеми структурными подразделениями (напри­мер, приказ о внедрении системы; порядок установки клиентских мест; график подключения подразделений; временный порядок рабо­ты на период опытной эксплуатации системы; порядок (регламент) работы с документами после внедрения системы в постоянную экс­плуатацию; инструкция по делопроизводству и другие документы);

• организационно-методические документы, подготовленные профильными подразделениями (службой ДОУ, подразделением информатизации и др.), рекомендации по технологии работы, в том числе по конкретным бизнес-процессам;

• информационно-методические и справочные материалы, в том числе информация, размещаемая в Интранет-сети организации, типовые компьютерные формы, шаблоны документов [28, 29].

Последнее обстоятельство заслуживает специального внимания, так как развитие новых информационных технологий привело к еще одной возможности, важной для корпоративного регулирования ДОУ. В современных условиях использование интернет-технологий и информационно-справочных систем становится существенным элементом информационного обеспечения сотрудников по вопросам ДОУ и использования корпоративной системы документооборота. При использовании данной формы работы представляется возмож­ность не только ответить на конкретные вопросы по организации и технологии документооборота, но и одновременно оперативно довести эту информацию до сведения всех пользователей сетью Интранет- организации.

К рассмотренным вопросам нормативно-методического обеспе­чения в условиях автоматизации важно добавить, что корпоратив­ное регулирование ДОУ связано с использованием не только мето­дов регламентации, но и компонентов корпоративной культуры.

Корпоративная культура — это именно то, что «склеивает» или даже «цементирует» отдельные элементы управления организацией, включая коллектив ее работников. Поэтому одной из функций корпо­ративной культуры, имеющей важное значение и при организации работы с документами, является регулирующая, т.е. формирование и контроль форм поведения, характерных для данной организации, дополняющих или заменяющих в отдельных случаях использование административного воздействия. Носителями корпоративной куль­туры выступают люди. Но устоявшаяся корпоративная культура приобретает самостоятельное значение и становится атрибутом орга­низации в целом, средством корпоративной идентификации [27].

Формирование корпоративной культуры вовсе не означает, что внутри организации не существуют какие-либо субкультуры. Доми­нирующая культура выражает ключевые ценности, разделяемые большинством. Субкультуры проявляются, как правило, в доста­точно крупных организациях, формируясь на основе специфических функций подразделений (функциональные службы), местных усло­вий (территориальные отделения), особенностей структуры коллек­тива и состава работников. Возможен и иной вариант — в организа­ции не существует доминирующей культуры (либо она пока не сформировалась), а имеются отдельные разрозненные субкуль­туры. В этом случае организационная сплоченность, а иногда и управляемость организацией в целом оставляет желать лучшего. Внедрение корпоративной системы документооборота, которая при­звана выполнять связующую роль, создает предпосылки для повы­шения степени взаимодействия структурных подразделений, форми­рования особенностей стиля работы и деловых контактов, характер­ных для организации в целом

Методическое и нормативное обеспечение предложение Интертраст

Методические документы

• Перечни документов с обязательной ЭЦП

• Регламент электронного документооборота

• Памятка пользователя по работе с ключами

• Памятка пользователя по работе с ЭЦП

• Документация администратора информационной безопасности

• Порядок разрешения конфликтных ситуаций

Нормативная база

• Приказ об организации электронного документооборота

• Типовая заявка на получение пользователя ключа подписи

• Типовые Акты о выдаче ключа, подключении и т.д.

• Доверенность на выполнение подписи другим лицом

• Уведомление о компрометации ключ подписи