- •Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения
- •Задачи комплексных систем автоматизации доу
- •Пользователи систем автоматизации доу
- •Организации
- •Персонал
- •Авторы-разработчики, и согласователи проекта документа
- •Группа, обеспечивающая функции службы доу
- •Исполнители
- •Сотрудники обеспечивающие прикладное администрирование системы, ее настройку на конкретную технологию документооборота (в системе “Дело-Предприятие это системные технологи”)
- •Администраторы информационных систем
- •Архитектура комплексных систем автоматизации доу
- •Комплексные системы автоматизации на базе лвс организации
- •Территориально-распределенный вариант комплексной системы автоматизации доу
- •Структура комплексных систем автоматизации доу
- •Модули комплексных систем автоматизации доу
- •Примеры модульного построения систем автоматизации доу
- •Функции комплексных систем автоматизации доу
- •Используемые технологии в комплексных системах автоматизации доу
- •Потоковый ввод бумажных документов (на примере Дело-Предприятия)
- •Управление потоком работ)
- •Классификация систем автоматизации доу
- •Соответствие стандартам отечественного делопроизводства
- •Разработчик системы
- •По отношению к задачам делопроизводства
- •По типу организации на которые системы рассчитаны
- •Используя в качестве основы систематизации функциональный признак, выделяют:
- •При проектном подходе к классификации ас доу выделяются:
- •При использовании иерархического признака возможна следующая классификация:
- •Выбор и внедрение комплексных систем автоматизации доу
- •Выбор комплексной системы автоматизации доу
- •Подходы к созданию комплексных систем автоматизации доу
- •Требования, которым должна удовлетворять комплексная система автоматизации доу
- •Этапы выбора системы автоматизации
- •Описание объекта исследования.
- •Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно – технических требований к системе автоматизации доу.
- •Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки.
- •Поиск программных продуктов.
- •Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.
- •Отбор программных. Продуктов, удовлетворяющих функциональным требованиям и системно – техническим характеристикам.
- •Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением.
- •Выбор программного обеспечения для системы доу.
- •Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации доу.
- •Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.
- •Внедрение комплексной системы автоматизации доу
- •Выбор организации поставщика и внедренца системы
- •Этапы внедрения системы автоматизации
- •Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения комплексной системы автоматизации
- •Выполнение пилотного проекта;
- •Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения сэд;;
- •Выбор и поставка необходимых для внедрения сэд аппаратно-программных средств;
- •Поставка и инсталляция сэд;;
- •Обеспечение внешнего электронного документооборота
- •Эффект от внедрения комплексной системы автоматизации
- •Перспективы развития комплексных систем автоматизации доу
Требования, которым должна удовлетворять комплексная система автоматизации доу
В основе архитектуры системы лежат бизнес-процессы (потоки работ), в ходе выполнения которых создаются и перемещаются документы;
В системе обязательно должна быть учтена специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.) -Сложившаяся в западных странах практика исходит из того, что текущая работа с конкретным документом осуществляется персонально соответствующим менеджером, а система управления документами ориентирована лишь на хранение исполненных документов в систематизируемых папках (аналогично нашему архивному хранению). Отечественная же технология предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот (термин, который отсутствует в западной управленческой традиции). Кстати, сама идея подобного учета и регламентации вполне адекватны современным реалиям управления с использованием компьютерных сетей;
Система должна выполнять все задачи документационного обеспечения в организации и другие функциональные требования: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполненим, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву; организацию групповой работы над документами (календарное групповое планирование, совместное использование информации, "доски объявлений", форумы и др.); Возможность работы через Internet/intranet; Наличие в системе модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами)
Возможность одновременного использования электронных и бумажных документов;
Простота и гибкость при установке, конфигурировании и эксплуатации; по опыту компании 1С время развертывания системы 1С Архив: 52% за 1 день; 26% не больше 1-й недели; 22% больше 1-й недели.
Использование распространенных платформ для организации групповой работы с документами; Все системы представленные на рынке можно разделить на следующие группы: а) работающие в среде Lotus Notes (системы от компнии “Интертраст” - OfficeMedia, “АйТи” - БоссРеферент) б) работающие в среде MS SQL Server (Directum) в) работающие в среде Oracle; в) работающие в среде собственной СУБД (Ефрат документооборот – СУБД НИКА); г) работающие в различных средах (системы от компании “Электронные офисные системы” Дело)
Наличие средств для организации конфиденциального документооборота c защитой информации от несанкционированного доступа; ЭЦП и шифрование с использование криптосредств во всем мире являются общепризнанными средствами обеспечения безопасности в системах электронного документооборота. Однако, политика информационной безопасности, в т.ч. в системах электронного документооборота, не сводится только к применению этих средств. В ряде случаев, например, в рамках локальной сети предприятия можно ограничиться более простыми средствами защиты. В других случаях применение только криптографических средств само по себе не гарантирует полной информационной безопасности
В АСДД "ДЕЛО", как и во многих других, используется авторизация пользователя по его имени и паролю, вводимому с клавиатуры. Данный метод сегодня не может считаться достаточно эффективным - пароль можно подсмотреть, подслушать или взломать. Тем более что, по общеизвестным данным, до 80% случаев неправомерного использования информации приходится на самих сотрудников компаний. Наиболее эффективным и удобным способом решения этой проблемы является использование программно-аппаратного комплекса (ПАК) "Мастер Паролей" компании "Рускард". Комплекс "Мастер Паролей" совмещает универсальность парольной защиты и надежные и удобные технологии авторизации при помощи смарт-карточек. Авторизационная информация хранится только на карточке и при необходимости вводится в требуемую программу.
Совместимость с сертифицированными средствами защиты информации;
Хорошая масштабируемость; Система электронного документооборота должна поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность должна определяться только мощность соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных (Oracle, Informix и др.)
В основе системы — открытая клиент-серверная архитектура;
Возможность интеграции с другими приложениями (CAD-системами, MRP/ERP-системами, системами финансового и управленческого учета, системами электронной почты и др.);
В настоящее время на предприятиях широко распространены различные приложения, обрабатывающие структурированные данные. Наибольшее число их можно отнести к двум классам: системы для учета финансово_хозяйственной деятельности (ERP_системы) и системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM_системы).
Однако в реальных бизнес_задачах пользователям этих систем приходится иметь дело с различными документами, представляющими собой другой тип содержания — неструктурированный, для управления которым используются другие системы. Так, бухгалтер наряду с учетом хозяйственных операций в ERP_системе озабочен архивированием первичных документов; менеджер службы сбыта, управляя заказами клиента в ERP и CRM_системах, работает с договорами, претензиями и ведет переписку с заказчиками; службы эксплуатации оборудования, зданий и сооружений ведут планирование технического обслуживания и ресурсов в ERP_системе, но при этом по роду работы постоянно обращаются к широкому спектру технической документации — руководствам по эксплуатации, чертежам объектов, регламентам технического обслуживания.
Необходимость постоянно переключаться между различными приложениями ведет к потерям рабочего времени, увеличению продолжительности бизнес_циклов и росту издержек. И чем крупнее предприятие, чем более интенсивны бизнес_процессы, тем сильнее эти издержки сказываются на его эффективности. Взаимодействие системы управления документами с приложениями, обрабатывающими структурированную информацию, способно революционным образом изменить эту ситуацию, значительно повысив производительность и существенно увеличив возврат инвестиций.
Продвинутые платформы (Documentum) обеспечивают интеграцию с продуктами ведущих поставщиков рынка ERP и CRM. Интеграция обеспечивает связь документов с бизнес_объектами данных систем, в результате чего доступ к связанным документам можно получить непосредственно через этот бизнес_объект прямо из интерфейса ERP или CRM_системы. Таким образом бухгалтер, например, может посмотреть все счета от данного поставщика, а менеджер по продажам — всю переписку с данным клиентом
Интеграция с системами проектирования. Чертежи и другая информация, которая готовится в системах PDM, CAD и им подобных, также размещаются в общем корпоративном хранилище в формате CAD или одном из растровых, получаемых при оцифровке бумажных архивов. Комплексная система автоматизации ДОУ обеспечивает для них высокий уровень безопасности и другие преимущества, часто отсутствующие в системах проектирования
Модульность системы и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств; Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Примеры. Золушка-Канцелярия Служебная корреспонденция - характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем. Решения и распоряжения - отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности. Письма граждан - характеризуется тем. что связующим началом пакета (пачки) писем является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам. CompaniMedia СМ-Портал 70 Специализированные рабочие места предметных специалистов, по направлениям деятельности; СМ-Делопроизводство 350; СМ-Обращения граждан 320; СМ-Заседания 80; СМ-Факс 150; СМ-Управление Персоналом 350; СМ-Планирование 50; СМ-Договоры 320; СМ-Клиенты и Контакты 80; СМ-Проекты 90; СМ-HelpDesk 30; СМ-TimeSheet 30; СМ-Библиотека электронных документов 50; Рабочее место администратора системы; СМ- Администратор 350; Отдельные рабочие места СМ-Делопроизводство: СМ-Входящие документы 150; СМ-Исходящие документы 150; СМ-Внутренние документы 150; СМ-Организационно-распорядительные документы 150 СМ-Поручения 110
Независимость от средств коммуникации - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие территориально-распределенных структур. Причем территориально разнесенные подразделения могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи, что особенно актуально в условиях низкого качества многих отечественных линий связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями; (Любые каналы связи: коммутируемые линии, х.25, TCP/IP, спутниковые каналы; Сетевые протоколы: TCP/IP, NetBIOS, SPX, X25, XPC; Почтовые протоколы: POP3, IMAP, LDAP; Почтовые шлюзы: SMTP, X400;100% гарантия доставки информации независимо от качества линий связи)
Поддержка русского языка, включая экранные сообщения и подсказки, сортировку данных и поиск информации по различным словам и выражениям;
Приемлемость по цене при поставке, внедрении и сопровождении.
Следует учесть, что затраты при создании комплексной системы автоматизации ДОУ складываются из:
Затрат на покупку технических средств, состоящие из затрат на:
компьютерную технику,
оргтехнику,
средства связи – модем ,
ЛВС и телефонные линии;
Затрат на покупку программных продуктов, состоящие из затрат на:
Программа ЭД
системные программные продукты и СУБД,
прикладные программные продукты, (MS Office, файн ридер, крипто про и др)
техническое сопровождение ПО;
Затрат на работы по внедрению, состоящие из затрат на:
затрат на установку и настройку программ на сервере и на клиентской части,
затрат на обучение пользователей,
затрат на ввод в эксплуатацию и сопровождение пользователей;
Затрат на провайдерские услуги – обеспечение доступа в Интернет.
Прейскурант на "коробочный" вариант поставки программных продуктов семейства "Дело"
Стоимость системы "Дело-Предприятие" под СУБД ORACLE (в долларах США) |
||||||
|
Стоимость одного рабочего места в локальной вычислительной сети |
|||||
Количество рабочих мест |
1-5 |
6-20 |
21-50 |
51-100 |
более 100 |
|
Цена за однорабочее место |
Платформа Windows NT, UNIX, Платформа Novell Netware |
320 |
290 |
240 |
200 |
по запросу |
Расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом. Например, стоимость системы на 35 рабочих мест составляет (320*5+290*15+240*15) = 9550 долларов.
Стоимость системы "Дело-Предприятие" под СУБД MS SQL (в долларах США) |
|||||
|
Стоимость одного рабочего места в локальной вычислительной сети |
||||
Количество рабочих мест |
1-5 |
6-20 |
21-50 |
51-100 |
более 100 |
Цена за одно рабочее место |
200 |
180 |
165 |
150 |
по запросу |
Расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом Например, стоимость системы на 35 рабочих мест составляет (200*5+180*15+165*15) = 6175 долларов.
Типовой комплект поставки системы "Дело-Предприятие" |
|
1. |
Серверное программное обеспечение |
2. |
Клиентское программное обеспечение |
3. |
Комплект документации: Введение в систему Руководство пользователя Руководство системного технолога Руководство администратора Руководство прикладного программиста Руководство пользователя "WEB-Дело", только для купивших опцию "WEB-Дело" |
Годовая техническая поддержка:
Горячая линия - электронная почта+телефон
Поставка новых версий системы
Выезд специалистов на объект заказчика (при невозможности оказать помощь по горячей линии)
Стоимость годовой технической поддержки системы составляет дополнительно 20% от стоимости системы. Стоимость СУБД не входит в стоимость системы
Стоимость систем "Дело-Секретарь" и временной версии системы "Дело-Предприятие" (в долларах США) |
|
Система "Дело-Cекретарь" (CD + комплект документации, кроме руководства пользователя "Подсистема Web") |
$290 |
Однопользовательский узел системы "Дело" (CD + комплект документации) |
по запросу |
Временная версия системы "Дело-Предприятие" на 3 месяца (CD + комплект документации, кроме руководства пользователя "Подсистема Web") Независимо от количества рабочих мест |
$100 |
Поставка систем осуществляется на носителе CD-ROM. В стоимость включен НДС. Все цены приведены в долларах США. Оплата производится в рублях по курсу ЦБ РФ + 1,5% на дату платежа.
Прейскурант на услуги и документацию
№ |
Наименование |
Цена для конечного пользователя (в долларах США) |
ДОКУМЕНТАЦИЯ |
||
1. |
Введение в систему |
7 |
2. |
Руководство администратора (инструкция по установке) |
10 |
3. |
Руководство системного технолога |
12 |
4. |
Руководство пользователя в 2 томах |
25 |
5. |
Руководство прикладного программиста |
15 |
6. |
Руководство пользователя (подсистема WEB) |
12 |
УСТАНОВКА И НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ |
||
1. |
Установка серверной части ПО |
70 |
2. |
Установка ПО на 1 рабочее место |
35 |
3.* |
Настройка системы на технологическую схему документооборота заказчика из расчета до 20 должностных лиц (в терминах системы) |
200 |
4.* |
Заполнение базовых справочников базы данных (подразделения, группы документов, грифы доступа, виды доставки, кабинеты и пользователи), в час |
30 |
5.* |
Заполнение вспомогательных справочников базы данных, в час |
20 |
6. |
Подготовка рабочей базы данных (создание и перенос отдельных справочников из учебной базы данных) |
50 |
7. |
Описание прав и регистрация пользователей из расчета до 20 рабочих мест |
70 |
8. |
Поэтапный ввод в действие (1 час для одного пользователя - в зависимости от количества рабочих мест из расчета на одного пользователя) |
25 |
9. |
Описание ролевых функций в условиях автоматизации документооборота (за каждое методическое пособие) |
100 |
10. |
Авторский надзор (день) |
180 |
ОБУЧЕНИЕ (на площадях Заказчика) |
||
1. |
Администратор базы данных системы (4 академических часа) |
100 |
2 |
Подготовка менеджера системы (до 3-х человек), (32 академических часа) |
800 |
3. |
Системный технолог (8 академических часов) |
200 |
4. |
Группа пользователей до 12 человек (20 академических часов) |
700 |
4.1. |
Краткий курс пользователя системы "Дело-Секретарь" (1 человек), (5 академических часов) |
120 |
4.2. |
Краткий курс пользователя системы "Дело-Предприятие" (1-2 чел.), (8 академических часов) |
200 |
4.3. |
Индивидуальное (1-3 чел.) обучение пользователя системы "Дело-Предприятие", (12 академических часов) |
450 |
5. |
Прикладной программист (12 академических часов) |
300 |
Наличие сертификатов качества (на примере Directum)
Компания DIRECTUM объявляет о получении сертификата Госстандарта России № РОСС RU.СП13.Н000012 на соответствие корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM требованиям нормативных документов по качеству разработки программных средств, в том числе для автоматизации делопроизводства и документооборота.
Целью сертификационных испытаний продукта "Корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM" версия 3.1.0 явилась проверка на соответствие требованиям следующих документов:
ГОСТ Р ИСО/МЭК 12119-2000 - Пакеты программ. Требования к качеству и тестирование.
ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294-93 - Информационная технология. Руководство по управлению документированием программного обеспечения.
ГОСТ Р ИСО 9127-94 - Системы обработки информации. Документация пользователя и информация на упаковке для потребительских программных пакетов.
ГОСТ 28195-89 - Оценка качества программных средств (Общие положения, подходы).
ГОСТ Р 51141-98 – Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
СТУ 115.007-2001 - Программные средства обеспечения делопроизводства и документооборота. Характеристики качества и методы их оценки. Общие технические требования.
документам разработчика: Руководства администратора, разработчика, пользователя.
Испытания проводились с 4 по 6 апреля 2005 г в испытательной лаборатории Органа по сертификации качества программно-дидактических тестовых материалов и технологий компьютерного тестирования.
В результате экспертизы на соответствие требованиям установлено, что документация на систему выполнена в соответствии с установленными требованиями, а комплексная система
Сертификаты Золушка-Канцелярия