1. Описание объекта исследования.

Описание объекта исследования включает в себя:

• описание организационной структуры объекта;

• анализ функций и организации ДОУ объекта;

• определение уровня автоматизации ДОУ объекта;

Организационная структура объекта представляется в виде блок – схемы. В ней определяется орган управления объектом, подразделения объекта и связь между ними.

При анализе функций и организации ДОУ объекта определяются:

• подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления;

• технология работы с документами;

• систематизация документов: организация централизованного хранения документов, формирование дел, построение информационно – справочного аппарата для их поиска;

• потоки движения документов на различной стадии их подготовки (представляются в виде блок – схемы, либо в виде оперограмм подготовки и принятия решения)

• требования к защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа.

• проблемы, возникающие при работе с документами.

При определении уровня автоматизации ДОУ объекта описывается:

• компьютерная сеть объекта (представляется в виде блок схемы);

• используемое аппаратное обеспечение;

• используемое программное обеспечение: системное и прикладное.

Аппаратное и программное обеспечение описывается для сервера и типового клиента.

Раздел заканчивается выводом

1. Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно – технических требований к системе автоматизации доу.

В этом разделе определяются:

• делопроизводственные процессы, подлежащие автоматизации;

• перечень критериев систематизированных по группам, предъявляемых к программному обеспечению для автоматизации ДОУ.

Примером такой систематизации может служить следующий вариант.

Функциональные требования к ПО:

• Делопроизводство: регистрация документов, контроль исполнения, поиск регистрационной карточки, подготовка статистических данных, учет передачи подлинников и копий документов, ведение номенклатуры дел.

• Организация электронного архива: полно – функциональный поиск.

• Обеспечение задач электронного документооборота: ЭЦП, средства криптозащиты, регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.

• Управление документооборотом: управление потоками документов внут­ри организации, передача документов на испол­нение, контроль за движением (передачей) доку­ментов, определение их местонахождения, получение сводок по документообороту, регули­рование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов, контроль за действиями пользователей.

Системно – технические требования:

• Программная реализация: технология клиент – сервер, технология интернет\интранет, поддержка стандартов открытых систем, СУБД (Oracle, MS SQL, Informix, Lotus Domino – выбирается один из вариантов), наличие средств разработки приложений, дружелюбный интерфейс

• Сетевая ОС для серверной части: Windows NT 4.x Server (Microsoft Corp.), Solaris 2.6 (Sun Microsystems), AIX (IBM Corp.), Novell Netware (Novell Corp.), SCO UNIX (Santa Crus Operations) – выбирается один из вариантов;

• Сетевая ОС для клиентской части: Windows NT Workstation, Windows 95, 98

• Эксплуатационные требования: надежность, безопасность системы, администрирование системы, количество одновременно работающих поль­зователей - до 100, средний объем документопотока (в год) - до 700000, ориентировочная цена системы (50 рабочих мест)

• Адаптационные возможности: простота установки, удобство настройки системы, возможность развития системы.