2. Группа, обеспечивающая функции службы доу

Основные недостатки традиционных методов работы с документами (проектами документов) для сотрудников службы ДОУ (канцелярии, общего отдела) выражаются в основном в трудоемкости поиска того или иного документа по запросу, проведения справочно-аналитической работы и организации рассылки, контроля исполнения поручений. Составление отчетов, многократное копирование документа для рассылки и организация самой рассылки отнимает много времени и сил делопроизводителей

Любая автоматизированная система, пусть даже несложная, отчасти снимает эти проблемы. Значительно облегчается поиск регистрационной карточки документа по заданным атрибутам и составление отчетов по подготовленным заранее шаблонам. Именно поэтому во многих регионах функционируют автоматизированные системы, разработанные силами штатных ИТ-специалистов для нужд сотрудников службы ДОУ.

Как правило, эти системы представляют из себя некие электронные картотеки, зачастую функционирующие только в локальном или малом сетевом режиме (на 3-5 пользователей) Соответственно, эти картотечные системы практически не помогают при поиске самого текста документа в бумажных папках. Даже регистрационную карточку документа в такой системе будет невозможно найти, если неизвестны атрибуты документа, поскольку поиск по тексту документа отсутствует, как и сами электронные тексты

Комплексные системы автоматизации ДОУ позволяют организовать систему электронного документооборота и автоматизации делопроизводства отвечающую потребностям организации, обеспечивающую, в том числе, работу нескольких канцелярий. Делопроизводители получают средство для описания и регистрации документов, быстрого поиска документов, связывания документов, относящихся к одному вопросу, для передачи документов руководителям или в другие удаленные канцелярии, контроля исполнения поручений, справочно-аналитической работы.

3. Исполнители

Исполнителями в той или иной мере являются большинство сотрудников в организации, в т. ч. руководители различного уровня. Все они периодически получают документы для исполнения или ознакомления. Кроме того, для выполнения своих служебных обязанностей и принятия управленческих решений, им необходимо обращаться к определенным документам, возможно принятым очень давно и по рассылке не полученным

Отсюда и вытекают основные проблемы традиционных методов работы с документами для исполнителей.

Найти нужный документ или, тем более, группу документов очень сложно. Необходимо обращаться в канцелярию с запросом на поиск, который составить не всегда просто или вообще возможно. Далее приходится ждать – от нескольких часов до нескольких дней и даже недель в зависимости от сложности запроса. Но и длительное ожидание не гарантирует, что искомый документ будет найден. Решение же многих задач требует достаточно быстрого принятия мер.

Другое неудобство заключается в том, что полученные по рассылке в бумажном виде документы следует хранить, причем желательно в систематизированном виде, т. к. никогда заранее не известно, какой документ и когда может в последствии пригодится. В результате – заставленные полки и опять сложности с поиском в бумажных папках. На практике же отработанные документы, чаще всего, отправляются в мусорное ведро, а при возникновении необходимости приходится обращаться в канцелярию.

При использовании комплексной системы автоматизации ДОУ исполнители всех уровней получают средство для построения взаимодействия в рамках рабочих групп, сбора рецензий и замечаний по подготовленному исполнителем документу, поиску внутриорганизационной информации по интересующему их вопросу, планированию своей работы, организации своего рабочего места, информированию сотрудников. Удаленные исполнители получают возможность в удаленном режиме поддерживать контакт с организацией, в том числе получать необходимые им данные, документы, информацию, а также получать (давать) поручения, информировать об исполнении, контролировать исполнение (получая и работая с содержанием необходимых электронных документов.