22 Заведующий копировально-множительным бюро

разделений предприятия, учреждения, организации. Организует прием технической и служебной документации для копирования и размножения, учет поступления материалов от подразделений, а также учет расхода материалов и выдачу готовой продукции заказчикам. Составляет графики выполнения копировальных и множительных работ, распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалифика­цией, проводит инструктаж работников. Определяет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение. Осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения копировальных и множительных работ, а также комплектностью материа­лов, сдаваемых заказчиками. Принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных материалов по технике выполнения копиро­вальных и множительных работ. Принимает меры по усовершенствованию организации труда работников бюро, внедрения передовых приемов и ме­тодов работы с целью снижения расходов, экономии материалов, улучше­ния использования оборудования и повышения производительности труда. Обеспечивает хранение документации, принятой в работу. Контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, со­блюдение правил эксплуатации оборудования и охраны труда в процессе выполнения копировальных и множительных работ. Изучает причины брака во время выполнения копировальных и множительных работ, принимает меры по его предотвращению. Руководит работниками бюро.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руково­дящие и нормативные документы органов высшего уровня, касающиеся выполнения копировальных и множительных работ; методы и средства выполнения копировальных и множительных работ; конструкцию, прин­ципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и мно­жительного оборудования; виды материалов, используемых в процессе выполнения копировальных и множительных работ, их свойства и техни­ческие характеристики; стандарты, инструкции и другие руководящие материалы по оформлению технической документации, нормы и расценки на выполнение копировальных и множительных работ; передовой отече­ственный и мировой опыт выполнения копировальных и множительных работ; основы трудового законодательства.

Квалификационные требования. Базовое или неполное высшее образо­вание соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист). Стаж работы на копировально-множительной технике — не менее 1 года.

предприятия. Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителю. Следит за своевременным рассмотрением и предостав­лением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступающих на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирова­ние. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает при его отсутствии полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефакс, телекс и др.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, уведомления участников о времени и месте проведения, повестке дня, ведение их регистрации), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информа­цию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует опера­тивности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их хранение и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы; положения, ин­струкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по деятельности предприятия и ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы обработки и оформления документов; архив­ное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами, техническими средствами обработки документов, устной и письменной документной информации, компьютерами и печатными машинами; стандарты системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения;