4.4 Структура и штатная численность

Документ утверждается руководителем организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руково­дителя организации.

4.6 Приказы

Приказ — акт управления, издаваемый руководителями ор­ганов государственного управления, а также руководителями предприятий, учреждений, организаций, действующими на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед дайной организацией. По юридической природе приказ может быть нормативным актом (как правило, приказами руководителей организаций утверждаются положения, инструк­ции) и актом применения права (о назначении на должность, об установлении плановых заданий). По ряду вопросов руководители организаций могут издавать приказы только по согласованию с профкомом. Приказ вступает в силу с момента его издания, если иное специально не предусмотрено в самом приказе.

Приказ является одним из важнейших и наиболее часто со­ставляемых видов распорядительных документов. По содержанию приказы подразделяются на две группы:

• по основной деятельности;

• по личному составу (кадровые).

Делопроизводство по каждой из этих групп ведется отдель­но.

Приказы по основной деятельности издаются в связи с созда­нием, реорганизацией, ликвидацией организаций или их структур­ных подразделений; по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, финансирования, отчетности, реали­зации продукции, совершенствования структуры и организации работы предприятий; для утверждения положений, инструкций, правил и других подобных документов. Приказы могут изда­ваться не только в качестве инициативных, но и во исполнение указаний вышестоящих организаций. Издаются приказы и тогда, когда требуется довести до сведения руководителей структурных подразделений, должностных лиц документы, поступившие от органов государственного управления.

печатают прописными буквами на отдельной строке без отступа от левого поля документа и отделяют от констатирующей части двумя межстрочными интервалами. После слова «приказываю» ставится двоеточие. Далее с повой строки с абзаца, отступив два межстрочных интервала, печатают текст распорядительной части. К формулировкам этой части документа следует отно­ситься с большой ответственностью, не допуская неточности, расплывчатости и двузначности. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то распорядительная часть может делиться на пункты, которые ну­меруются арабскими цифрами (точка после цифры не ставится). Каждый пункт начинается с указания исполнителя и конкрет­ного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме («возложить», «обеспечить», «организовать», «подготовить», «разработать» и т. д.). В качестве исполнителей могут быть указаны организации, структурные подразделения, конкретные должностные лица. Исполнителя (фамилию, должность, наиме­нование организации или структурного подразделения) пишут в дательном падеже (кому). Можно указывать исполнителей и обобщенно: «начальникам цехов», «руководителям отделов». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему намеченных к выполнению работ и учитывать время доведения приказа до исполнителей.

Если издание приказа связано с какими-либо изменениями, проводимыми в организации, то в предпоследнем пункте назы­вают документы, утратившие силу или подлежащие изменению в связи с изданием данного приказа. В последнем пункте распоря­дительной части указывают лиц, па которых возлагают контроль исполнения приказа.

Приказы могут иметь приложения (графики, инструкции, положения, правила и др.), ссылки на которые следует давать в соответствующих пунктах текста; «Приложение» как самостоя­тельный реквизит в конце текста приказа не оформляется.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») — «Об итогах», «О мерах» — или состав­ляется при помощи отглагольных существительных: например, «О введении...», «О назначении...», «О создании...», «Об ут­верждении...».

Проект приказа подготовил: начальник отдела стандартизации

ВНУТРЕННИЕ ВИЗЫ Главный инженер 18.09.2001

Зам. директора но правовой работе 18.09.2001

Начальник управления качества 18.09.2001

В случае несогласия с проектом пишется особое мнение, кото­рое мотивируется. Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа. Перед подачей на подпись приказ тщательно выверяется. Особое внимание следует уделять срокам исполнения, правильности напи­сания фамилий, наименований подразделений, цифровым данным. Печатают приказ на специальном бланке с наименованием вида документа (см. приложение В.4).

Следует иметь в виду, что руководитель, осуществляющий

руководство на принципах единоначалия, имеет достаточно пол­номочий для подписания приказа без каких-либо согласований (за исключением случаев, предусмотренных законом, например, согласование с профкомом организации). Однако на практике для соблюдения правовой стороны приказы согласовываются с юрисконсультом; для соблюдения технических, экономических, финансовых и других аспектов требуются визы специалистов. Визы исполнителей нужны для уточнения возможности выпол­нения приказа но срокам и полномочиям исполнителей, а также для учета предложений самих исполнителей.

Руководитель организации подписывает только первый экзем­пляр, остальные экземпляры (обычно не менее пяти) заверяет секретарь и распределяет их следующим образом: 1-й экземпляр (подлинник") и 2-й экземпляр (копия) подшиваются в два от­дельных дела — приказы (подлинники) и приказы (страховые копии) для передачи по окончании года в архив организации; 3-й экземпляр остается в деле у секретаря (в канцелярии) и ис­пользуется в случае необходимости снятия копий для выдачи в установленном порядке работникам организации, представи­телям органов власти, другим заинтересованным организациям; 4-й экземпляр передается в структурное подразделение, подго­товившее проект приказа; 5-й экземпляр приказа тиражируется и рассылается в соответствии со списком на рассылку. Список на рассылку должен включать не только исполнителей и долж­ностных лиц, непосредственно отвечающих за контроль испол­нения приказа, но и структурные подразделения, работников которых необходимо ознакомить с приказом. Следует также направить приказы в профком, в редакции газеты и радио (если таковые имеются в организации), в бюро контроля исполне­ния поручений службы ДОУ (документациоиного обеспечения управления).

Примечание. Приказ как внутренний документ можно заверить так: ниже подписи руководителя проставляется отметка п/п (подлинник подписан), под­черкивается фамилия руководителя и ставится подпись секретаря.

Соответствующий стандартизованный украинский термин — «оригінал».

Подпись И. А. Сухов

Подпись А. В. Боков

Подпись Т. Н. Манукян

Подпись В. М. Волков