- •Предисловие
- •12 Некоторые рекомендации
- •8.2 Образец углового бланка
- •Введение
- •1 Документирование управленческой информации
- •1.1 Системы документации
- •1.2 Классификация документов
- •2 Составление и оформление документов
- •2.2 Датирование документа
- •2.3 Адресование документа
- •2.4 Согласование документа
- •36 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •2.5 Удостоверение документа
- •2.6 Текст документа
- •2.7 Отметки на документах
- •2.8 Требования к бланкам документов и размещению реквизитов
- •2.9 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств
- •2.10 Рекомендации по оформлению документов с помощью пк
- •3 Требования к тексту документа
- •3.1 Построение документа
- •3.1.1 Деление текста документа на структурные элементы
- •3.1.2 Заголовки
- •3.1.3 Нумерация структурных элементов
- •3.1.4 Перечисления
- •3.1.5 Структурные элементы сложных документов
- •3.1.5.1 «Предисловие»
- •3.1.5.2 «Содержание»
- •3.1.5.3 «Введение»
- •3.1.5.4 «Приложения»
- •3.2 Изложение текста документа 3.2.1 основные положения
- •3.2.2 Наименования организаций, продукции и их сокращения
- •3.2.3 Сноски
- •3.2.4 Примечания
- •3.2.5 Ссылки
- •3.2.6 Примеры
- •3.2.7 Сокращения
- •3.2.8 Условные обозначения
- •3.2.9 Использование таблиц и правила их заполнения
- •80 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •3.2.10 Оформление иллюстраций
- •3.2.11 Представление формул в тексте документа
- •3.2.12 Обозначения физических величин и единиц физических величин. Числовые значения. Правила написания и печати
- •1 Моль, 2 моль, 10 моль; 1 бэр, 4 бэр, 7 бэр
- •4 Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •4.1 Устав
- •4.2 Положения
- •4.3 Инструкции
- •4.4 Структура и штатная численность
- •4.5 Штатное расписание
- •4.6 Приказы
- •112 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •4.7 Выписка из приказа
- •5 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1 Подготовка и проведение совещаний
- •5.2 Подготовка и оформление документов. Протокол
- •5.3 Выписка из протокола
- •5.4 Образцы форм протокола и выписки из протокола
- •Протокол
- •5.4.2 Форма выписки из протокола Наименование предприятия выписка из протокола
- •6 Информационно-справочные документы. Составление и оформление
- •6.1 Справки
- •Товариство «Харківський завод будмаш» № 05508863
- •6.2 Докладные, пояснительные и служебные записки
- •Служебная записка
- •6.3 Акты
- •6.4 Служебные письма
- •6.5 Телеграммы, телефонограммы, факсы
- •7 Оформление документов по личному составу
- •7.1 Заявления
- •7.2 Приказы по личному составу
- •7.3 Классификатор профессий дк 003:2005
- •7.4 Документы личного происхождения
- •Доверенность
- •Расписка
- •Автобиография
- •7.5 Командирование работников
- •8 Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •9 Организация работы со служебными документами
- •9.1 Документооборот в организации
- •9.2 Прием, рассмотрение и регистрация документов
- •9.3 Порядок обработки и отправки исходящих документов
- •10 Контроль исполнения документов
- •10.1 Сроки исполнения документов
- •10.2 Организация контроля исполнения документов
- •11 Формирование дел и хранение документов
- •11.1 Составление номенклатуры дел
- •11.2 Формирование дел
- •11.3 Временное хранение документов в структурных подразделениях организации
- •11.4 Подготовка документов к хранению
- •11.4.1 Экспертиза ценности документов
- •11.4.2 Оформление дел
- •11.4.3 Составление внутренней описи документов дела
- •11.4.4 Составление заверительной надписи дела
- •11.4.5 Переплет дел
- •11.4.6 Оформление обложек дел
- •11.4.7 Составление описей дел в делопроизводстве организации
- •11.4.8 Составление описи дел по личному составу
- •11.4.9 Передача дел в архив организации
- •11.4.10 Передача документов на государственное хранение
- •11.4.11 Государственная регистрация документов национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации
- •11.4.12 Приемка-передача документов при смене руководителя организации
- •11.4.13 Ответственность за нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •«Статья 921. Нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •11.5 Организация службы документационного обеспечения управления
- •12 Некоторые рекомендации по составлению и оформлению текстов служебных документов
- •12.1 Краткий словарь трудностей русского языка
- •12.2 Термины и определения понятий в сфере делопроизводства
- •12.3 Употребление прописных букв в середине предложения
- •12.4 Использование предлогов в тексте документа
- •12.5 Печати и штампы
- •12.5.1 Порядок применения печатей и штампов
- •12.6 Оформление документов, которые должны быть прошиты и заверены
- •12.7 Корректурные знаки и правила их применения
- •Міністерство палива та енергетики україни Мінпаливенерго України
- •Открытое акционерное общество
- •Особые случаи сокращения слов и словосочетаний
- •2.4 То же самое, частотный интервал
- •2 Акт об уничтожении поврежденных документов от 19.09.2005 № 24 на 3 л. В 1 экз.
- •Примеры составления и оформления приказов по личному составу
- •2 Согласие профсоюзного комитета (протокол от 05.09.2005 № 10).
- •2 Протокол конкурсной комиссии от 05.09.2005 № 10.
- •2 Договор о полной материальной ответственности от 05.09.2005.
- •2 Письмо-согласование между руководителями от 04.09.2005.
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Бакая ю. С. — Бакай л. П. От 29.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Дюканя с. Ю., Дюкань л. Н,, от 28.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •Л.4.1 Временный перевод на другую работу для
- •Л.4.3 Перевод на другую работу в связи с сокращением должности (ст. 40, п. 1 кЗоТ Украины)
- •2 Приказ от 28.08.2005 № 123 «о сокращении численности...».
- •2 Медицинское заключение от 29.08.2005 № 307.
- •Л.4.5 Перевод на легкий труд беременных женщин
- •Копия свидетельства о рождении ребенка.
- •Договор о полной материальной ответственности от 06.09.2005 № .
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •2 Письмо ао «Потенциал» от 04.09.2005.
- •2 Решение профсоюзной конференции от 04.09.2005.
- •2 Решение профкома, протокол от 01.09.2005 №11.
- •Л.6.8.1 Увольнение в связи с выходом на пенсию
- •2 Копия документа о зачислении в учебное заведение.
- •2 Справка мсэк об установлении инвалидности от 02.09.2005.
- •С целью трудоустройства предложить седых Анатолию Максимовичу работу в должности инженера отдела комплектации.
- •Начальнику отдела кадров Иванову н. И. Ознакомить Седых а. М. С данным приказом под роспись.
- •Отказ Седых а. М. От другой работы (письменно).
- •Согласие профкома от 05.09.2005.
- •2 От предложенной работы Родь а. Д. Отказался (письменно).
- •Л.6.10.4 За прогул (в том числе отсутствие на работе
- •Л.6.10.5 в связи с неявкой на работу в течение более
- •2 Докладная записка начальника цеха от 01.09.2005. ЗАкт от 01.09.2005 № 7.
- •2 Приказ от 18.07.2005 № 140 об объявлении выговора за нарушение трудовых обязанностей.
- •Л.6.11.2 в случае виновных действий работника,
- •Докладная записка заведующего складом от 25.08.2005.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Протокол заседания комиссии пту № 7 от 22.08.2005.
- •Приказ от 20.08.2005 № 30 об объявлении выговора Тарану т. Т. За грубое отношение к ученикам.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Формы документов по командированию работников
- •(Найменування підприємства, установи, організації)
- •Перечень обязательных реквизитов для заполнения машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки (ркк)
- •Перелік
- •Підрозділу)
- •Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, за станом на 20 р.
- •Формы документов к разделу «формирование дел и хранение документов»
- •(Кому видані, куди видані)
- •1 Общие положения
- •2 Функции экспертной комиссии
- •3 Права экспертной комиссии
- •4 Организация работы экспертной комиссии
- •Засвідчувальний напис справи № (розділу опису)
- •(Цифрами і літерами)
- •(Цифрами і літерами)
- •22 Заведующий копировально-множительным бюро
- •Библиография
деления-исполнителя,
вносятся в РКК в графу «Контрольные
отметки», при этом предыдущие записи
не зачеркиваются.
В
организациях с документооборотом свыше
25 тыс. документов в год периодически
составляются и направляются в структурные
подразделения-исполнители перечни не
выполненных в установленный срок
документов. После заполнения
соответствующих граф перечни возвращаются
в контрольную службу.
При
автоматизированной форме контроля (с
помощью ПК) поиск необходимой информации
осуществляется по виду документа,
дате, исполнителю, корреспонденту,
сроку исполнения и содержанию.
Документ
считается исполненным лишь тогда, когда
поставленные в нем вопросы решены
и корреспонденту дан ответ по сути или
имеется другое документированное
подтверждение исполнения.
После
исполнения документ снимается с
контроля. Спять документ с контроля
может только то лицо, которое поставило
его на контроль; при этом на документе
делается отметка о снятии с контроля.
Данные об исполнении документа и снятии
его с контроля вносятся в РКК.
При
автоматизированной форме контроля,
после исполнения документа
изготавливается машинограмма, полностью
заполненная РКК, которая используется
в справочном дублирующем массиве,
передаваемом на хранение в ведомственный
архив одновременно с документами.
Данные
о результатах исполнения взятых на
контроль документов периодически
должны обобщаться, анализироваться
службой ДОУ и докладываться руководителю
организации (приложения С. 1,
С.2).
Для
создания в организации единой системы
формирования дел, обеспечения их учета,
быстрого поиска документа, отбора
документов на государственное хранение
составляется номенклатура дел.
Номенклатура
дел — это
обязательный для каждого учреждения
систематизированный и проиндексированный
список названий дел с указанием сроков
их хранения0.
В
номенклатуру дел включаются все
документы, образующиеся в деятельности
организации, кроме технической
документации и печатных изданий (брошюр,
справочников, бюллетеней, реферативных
журналов, экспресс-информаций и т. п.).
При
составлении номенклатуры дел необходимо
учитывать требования, содержащиеся в
Правилах
работы архивных подразделений
органов государственной власти, местного
самоуправления, предприятий,
учреждений и организаций [50], а также в
Перечне
типовых документов, которые образуются
в деятельности органов государственной
власти и местного самоуправления,
других учреждений, организаций и
предприятий, с указанием сроков хранения
документов [23].
Различают
три вида номенклатуры дел: типовую,
примерную и индивидуальную.
Типовая
номенклатура дел устанавливает типовой
состав дел для организаций, однородных
по характеру деятельности, с единой
системой индексации и является
нормативным актом.
Примерная
номенклатура дел устанавливает примерный
состав11 Формирование дел и хранение документов
11.1 Составление номенклатуры дел
°
Діловодство й архівна справа. Терміни
та визначення понять: ДСТУ 2732:2004. - К.:
Дсржспоживстандарт України, 2005 [33].
дел
для организаций, однородных но характеру
деятельности, но разных по структуре,
и имеет рекомендательный характер.
Типовые
и примерные номенклатуры дел
разрабатываются органами высшего-уровня
для организаций, которые принадлежат
к сфере управления учреждения, и
используются ими как методические
пособия во время составления индивидуальных
номенклатур дел.
Независимо
от наличия типовой или примерной
номенклатуры дел каждая организация
должна иметь индивидуальную номенклатуру
дел.
Как
правило, индивидуальная номенклатура
дел организации состоит из номенклатур
дел отдельных структурных подразделений.
Ответственность
за составление номенклатуры дел
возлагается на службу документационного
обеспечения управления при участии
архива организации.
Номенклатура
дел структурного подразделения
разрабатывается должностным лицом,
ответственным за делопроизводство в
структурном подразделении, с привлечением
специалистов, подписывается руководителем
структурного подразделения и обязательно
согласовывается с руководителем
архивного подразделения организации
(приложение Т.1).
После
исполнения документы группируются в
дела, которым присваиваются наименования
— заголовки. Заголовок дела — это
краткое изложение сведений о составе
и содержании документов в деле1
К
Размещение
заголовков дел в номенклатуре структурного
подразделения должно отвечать степени
важности решаемых вопросов с учетом
взаимосвязи документов, включенных в
конкретные дела. Как правило, первой
размещается группа дел, которая включает
документы органов высшего уровня, далее
группа организационно-распорядительной
документации самой организации (приказы,
распоряжения, решения и т. п.),
планово-отчетная документация и
переписка. В группе переписки первыми
размещаются дела, содержащие переписку
с органами высшего уровня.
"
Діловодство
й
архівна
справа.
Терміни
та
визначення
понять:
ДСТУ 2732:2004. - К.: Держспожпвстандарт
України,
2005
[33].
Каждое
дело, включенное в номенклатуру дел,
должно иметь условное обозначение —
индекс. Индекс
дела — это цифровое и (или) алфавитно-цифровое
обозначение дела в номенклатуре дел,
которое фиксируют на обложке дела0.
Индекс
дела структурного подразделения
состоит из индекса структурного
подразделения (но штатному расписанию
или классификатору структурных
подразделений) и порядкового номера в
пределах подразделения. При наличии в
деле нескольких томов (частей), индекс
проставляется па каждом томе с
указанием: т. 1, т. 2 и т. д.
По
окончании года номенклатура дел
структурного подразделения в
обязательном порядке закрывается
итоговой записью, в которой указываются
количество и категории фактически
заведенных в течение года дел.
Итоговую запись скрепляет своей подписью
лицо, ответственное за делопроизводство
в структурном подразделении.
Номенклатура
дел структурного подразделения
организации составляется в трех
экземплярах, на каждом из которых
обязательно заполняются грифы
согласования с экспертной комиссией
(ЭК) организации и руководителем
архивного подразделения:
первый
экземпляр — неприкосновенный, хранится
в структурном подразделении;
второй
экземпляр — передается в службу ДОУ
(канцелярию) организации;
третий
экземпляр — используется для формирования
дел и поиска необходимого документа.
Номенклатура
дел структурного подразделения после
ее рассмотрения и анализа сводится
в единую (сводную) номенклатуру дел
организации.
В
процессе разработки сводной номенклатуры
дел организации изучается и анализируется
деятельность организации в целом. Для
этого используют устав организации,
положения о структурных подразделениях;
штатное расписание; типовую и примерную
номенклатуры; номенклатуры и описи дел
за предыдущие годы; классификаторы
документов и корреспондентов, которые
ведутся в организации; РКК; типовые и
ведомственные перечни докумен-
"
Діловодство
й
архівна
справа.
Терміни
та
визначення
понять:
ДСТУ 2732:2004. - К.: Держспоживстандарт
України, 2005
[33].
тов
с указанием сроков хранения документов,
а также учитывают планы организации
на следующий год.
Сводная
номенклатура дел может строиться но
структурному или функциональному
принципу.
Структурный
принцип используется, как правило, на
крупных предприятиях с четко
установленной структурой. Разделами
в такой номенклатуре дел будут названия
структурных подразделений,
расположенные в соответствии с
утвержденной структурой и штатным
расписанием организации. При этом
первым разделом номенклатуры указывается
служба документационного обеспечения.
Пример
Управление
делами, плановый отдел, бухгалтерия,
отдел маркетинга и сбыта..., заготовительный
цех, кузнечный цех, сборочный цех,
автотранспортный цех и т. д.
Функциональный
принцип, то есть по направлениям
деятельности, используется в случае
распределения основных функций
(направлений деятельности) между
работниками организации. Этот принцип
построения сводной номенклатуры дел
используется в организациях, не
имеющих структуры, в том числе у субъектов
хозяйственной деятельности
негосударственной собственности.
Разделы и подразделы номенклатуры дел
организации, построенной по такому
принципу, отражают управленческие
функции и отрасли деятельности и
размещаются в ней по степени важности.
Пример
Организация
управления, планирование, организация
производственной деятельности, учет
и отчетность, работа с кадрами и т. д.
■
В
сводную номенклатуру дел организации
включаются названия дел, которые
фактически заведены в делопроизводстве
и отражают все документируемые участки
работы организации,
в
том числе и дела временно действующих
органов, например дела ликвидационной
комиссии.
В
сводную номенклатуру дел включаются
также не законченные делопроизводством
дела, которые поступили от других
организаций (организаций-предшественников)
для их продолжения, в том числе
регистрационно-справочные и контрольные
картотеки, номенклатуры дел, документы,
созданные с помощью ПК.
Дела
но вопросам, решение которых длится
больше одного года или которые ведутся
в продолжение нескольких лет (переходные
дела), вносятся в номенклатуру дел
каждый год в течение всего срока их
решения или ведения.
Сведенная
номенклатура дел согласовывается с ЭК
организации и экспертно-проверочной
комиссией (ЭПК) соответствующего
государственного архива, после чего
утверждается руководителем организации
(приложение Т.2).
Государственные
организации, в деятельности которых
не создаются документы Национального
архивного фонда (см.
11.4.10), согласовывают сводные номенклатуры
дел с ЭК вышестоящей организации.
Организации
независимо от форм собственности
обязаны не позднее одного года от начала
деятельности обратиться в один из
государственных архивов по месту
нахождения для проведения экспертизы
ценности документов с целью их возможного
отнесения к Национальному архивному
фонду.
Организации
негосударственной формы собственности
уведомляют соответствующий
государственный архив о создании своей
сводной номенклатуры дел и в дальнейшем
согласовывают ее с собственной ЭК
и утверждают подписью руководителя
организации.
Как
в номенклатуре дел структурного
подразделения, так и в сводной номенклатуре
дел организации в течение года, на
который она составлена, в графе
«Примечание» делаются отметки о
включении новых дел, о переходных делах,
о должностных лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в архив
организации или другим организациям
для продолжения ведения дел.
В
конце года номенклатура дел обязательно
закрывается итоговой записью. Итоговую
запись подписывает руководитель