Выписка
из документа —
это заверенная копия части текста
служебного документа.
В
выписке из приказа содержатся все
реквизиты приказа до распорядительной
части. Далее из распорядительной части
приказа дословно выписывается нужный
текст и указываются должность, ипициал(ы)
и фамилия руководителя, подписавшего
приказ (без подписи).
Выписка
оформляется на соответствующем бланке
или на чистом листе с воспроизведением
всех реквизитов бланка и заверяется
проставлением отметки о заверке копии.
Подписывает (заверяет) выписку лицо,
имеющее соответствующие полномочия.
В определенных случаях, предусмотренных
нормативными документами, выписку
заверяют печатью. Образец оформления
выписки из приказа дан в приложении
Г.6.
■
Работа
коллегиальных органов документируется
постановлениями, решениями,
распоряжениями. Постановления и решения
принимаются в результате обсуждения
определенных задач и вопросов па
заседаниях (совещаниях) коллегиальных
органов. Ход заседаний фиксируется в
протоколах.
Документирование
деятельности коллегиальных органов
начинается с составления плана
работы соответствующего органа
(комитета, совета, правления и т. д.).
План предусматривает календарные сроки
проведения заседаний, вопросы, подлежащие
рассмотрению, фамилии лиц, ответственных
за подготовку вопросов к обсуждению.
Утвержденный план работы коллегиального
органа рассылается его членам,
заинтересованным лицам и организациям.
Документы
по вопросам, которые выносятся на
рассмотрение коллегиального органа,
должны быть поданы не позднее 5 дней до
заседания и включать следующее:
докладную
записку, адресованную коллегиальному
органу, в которой обстоятельно изложены
вопросы с выводами и предложениями;
проект
решения коллегиального органа, а в
случае необходимости и проект
распорядительного документа;
справку
о согласовании проекта с заинтересованными
структурными подразделениями и
другими организациями;
список
лиц, которые приглашаются на заседание
коллегиального органа.4.7 Выписка из приказа
5 Документирование деятельности коллегиальных органов
5.1 Подготовка и проведение совещаний
Документирование
подготовки заседания заключается
прежде всего в составлении повестки
дня, в которую могут быть также включены
вопросы, не предусмотренные планом, но
требующие обязательного рассмотрения
на заседании. В повестку дня рекомендуется
включать небольшой круг вопросов, чтобы
можно было обстоятельно обсудить их
на заседании. Если предусматривается
обсудить много вопросов, в повестке
дня надо указать, сколько времени
отводится на каждый вопрос, а на заседании
установить твердый регламент.
Вопросы
в повестке дня следует располагать по
степени их важности, срочности и
сложности, при этом так, чтобы лица,
приглашаемые па заседание, тратили как
можно меньше времени на ожидание. К
повестке дня прилагают список приглашенных
с указанием их должности и организации,
которую они представляют.
По
наиболее важным вопросам для участников
заседания составляется справка, в
которой указываются суть вопроса и
цель постановки его па обсуждение.
Одновременно со справкой представляется
проект распорядительного документа
(постановления, решения), что позволяет
участникам вносить в проект свои
замечания и предложения, четко
формулировать предлагаемые изменения
и поправки. Кроме того, такой подход
позволяет ускорить решение вопросов
на самом заседании.
Перед
началом заседания производится
регистрация присутствующих. Заранее
заготавливают регистрационный лист с
вписанными фамилиями тех, кто должен
присутствовать, и с указанием организаций,
которые они представляют.
Подготовительная
работа по организации и проведению
больших совещаний, конференций начинается
с составления плана, который утверждает
должностное лицо, ответственное за
проведение совещания. В плане должно
быть предусмотрено следующее:
а) выработка
повестки дня и регламента;
б) определение
круга участников и ознакомление их с
повест-
кой дня;
в) подготовка
материалов:
1)
доклада, информационного сообщения
организатора совещания;
информационно-справочных
сведений для участников ; совещания;
проекта
решения;
г) организационно-техническое
обеспечение совещания:
регистрация
участников;
прием
участников:
размещение
в гостинице;
транспортное
обеспечение;
питание
участников;
информирование
участников по интересующим их вопросам;
культурно-массовые
мероприятия;
обеспечение
канцтоварами;
3) оснащение
помещения, в котором проводится
совещание,
техническими средствами;
д) организация
работы секретариата совещания;
е) документирование
работы совещания:
стенографирование,
запись на магнитные носители;
составление
протокола;
размножение
материалов и обеспечение ими участников;
ж) анкетирование
участников совещания (о работе
совещания,
важности рассмотренных
вопросов и принятых решений, об уров-
не
организации и проведения совещания);
и)
составление сметы расходов.
После
уточнения списка лиц, приглашенных на
совещание, составляют приглашение,
которое должно включать:
обращение;
сведения
о дате и месте проведения совещания;
повестку
дня;
предложение
принять участие;
просьбу
о подтверждении участия.
Подписывает
приглашение лицо, ответственное за
проведение совещания.
Ход
совещания, его продолжительность,
процедурную сторону, порядок рассмотрения
вопросов определяет регламент работы.
Регламент
— порядок ведения заседания, собрания,
совещания, сессии — может быть
приблизительно таким:
— вступительное
слово — не более 10 мин;
