- •Предисловие
- •12 Некоторые рекомендации
- •8.2 Образец углового бланка
- •Введение
- •1 Документирование управленческой информации
- •1.1 Системы документации
- •1.2 Классификация документов
- •2 Составление и оформление документов
- •2.2 Датирование документа
- •2.3 Адресование документа
- •2.4 Согласование документа
- •36 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •2.5 Удостоверение документа
- •2.6 Текст документа
- •2.7 Отметки на документах
- •2.8 Требования к бланкам документов и размещению реквизитов
- •2.9 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств
- •2.10 Рекомендации по оформлению документов с помощью пк
- •3 Требования к тексту документа
- •3.1 Построение документа
- •3.1.1 Деление текста документа на структурные элементы
- •3.1.2 Заголовки
- •3.1.3 Нумерация структурных элементов
- •3.1.4 Перечисления
- •3.1.5 Структурные элементы сложных документов
- •3.1.5.1 «Предисловие»
- •3.1.5.2 «Содержание»
- •3.1.5.3 «Введение»
- •3.1.5.4 «Приложения»
- •3.2 Изложение текста документа 3.2.1 основные положения
- •3.2.2 Наименования организаций, продукции и их сокращения
- •3.2.3 Сноски
- •3.2.4 Примечания
- •3.2.5 Ссылки
- •3.2.6 Примеры
- •3.2.7 Сокращения
- •3.2.8 Условные обозначения
- •3.2.9 Использование таблиц и правила их заполнения
- •80 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •3.2.10 Оформление иллюстраций
- •3.2.11 Представление формул в тексте документа
- •3.2.12 Обозначения физических величин и единиц физических величин. Числовые значения. Правила написания и печати
- •1 Моль, 2 моль, 10 моль; 1 бэр, 4 бэр, 7 бэр
- •4 Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •4.1 Устав
- •4.2 Положения
- •4.3 Инструкции
- •4.4 Структура и штатная численность
- •4.5 Штатное расписание
- •4.6 Приказы
- •112 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •4.7 Выписка из приказа
- •5 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1 Подготовка и проведение совещаний
- •5.2 Подготовка и оформление документов. Протокол
- •5.3 Выписка из протокола
- •5.4 Образцы форм протокола и выписки из протокола
- •Протокол
- •5.4.2 Форма выписки из протокола Наименование предприятия выписка из протокола
- •6 Информационно-справочные документы. Составление и оформление
- •6.1 Справки
- •Товариство «Харківський завод будмаш» № 05508863
- •6.2 Докладные, пояснительные и служебные записки
- •Служебная записка
- •6.3 Акты
- •6.4 Служебные письма
- •6.5 Телеграммы, телефонограммы, факсы
- •7 Оформление документов по личному составу
- •7.1 Заявления
- •7.2 Приказы по личному составу
- •7.3 Классификатор профессий дк 003:2005
- •7.4 Документы личного происхождения
- •Доверенность
- •Расписка
- •Автобиография
- •7.5 Командирование работников
- •8 Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •9 Организация работы со служебными документами
- •9.1 Документооборот в организации
- •9.2 Прием, рассмотрение и регистрация документов
- •9.3 Порядок обработки и отправки исходящих документов
- •10 Контроль исполнения документов
- •10.1 Сроки исполнения документов
- •10.2 Организация контроля исполнения документов
- •11 Формирование дел и хранение документов
- •11.1 Составление номенклатуры дел
- •11.2 Формирование дел
- •11.3 Временное хранение документов в структурных подразделениях организации
- •11.4 Подготовка документов к хранению
- •11.4.1 Экспертиза ценности документов
- •11.4.2 Оформление дел
- •11.4.3 Составление внутренней описи документов дела
- •11.4.4 Составление заверительной надписи дела
- •11.4.5 Переплет дел
- •11.4.6 Оформление обложек дел
- •11.4.7 Составление описей дел в делопроизводстве организации
- •11.4.8 Составление описи дел по личному составу
- •11.4.9 Передача дел в архив организации
- •11.4.10 Передача документов на государственное хранение
- •11.4.11 Государственная регистрация документов национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации
- •11.4.12 Приемка-передача документов при смене руководителя организации
- •11.4.13 Ответственность за нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •«Статья 921. Нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •11.5 Организация службы документационного обеспечения управления
- •12 Некоторые рекомендации по составлению и оформлению текстов служебных документов
- •12.1 Краткий словарь трудностей русского языка
- •12.2 Термины и определения понятий в сфере делопроизводства
- •12.3 Употребление прописных букв в середине предложения
- •12.4 Использование предлогов в тексте документа
- •12.5 Печати и штампы
- •12.5.1 Порядок применения печатей и штампов
- •12.6 Оформление документов, которые должны быть прошиты и заверены
- •12.7 Корректурные знаки и правила их применения
- •Міністерство палива та енергетики україни Мінпаливенерго України
- •Открытое акционерное общество
- •Особые случаи сокращения слов и словосочетаний
- •2.4 То же самое, частотный интервал
- •2 Акт об уничтожении поврежденных документов от 19.09.2005 № 24 на 3 л. В 1 экз.
- •Примеры составления и оформления приказов по личному составу
- •2 Согласие профсоюзного комитета (протокол от 05.09.2005 № 10).
- •2 Протокол конкурсной комиссии от 05.09.2005 № 10.
- •2 Договор о полной материальной ответственности от 05.09.2005.
- •2 Письмо-согласование между руководителями от 04.09.2005.
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Бакая ю. С. — Бакай л. П. От 29.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Дюканя с. Ю., Дюкань л. Н,, от 28.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •Л.4.1 Временный перевод на другую работу для
- •Л.4.3 Перевод на другую работу в связи с сокращением должности (ст. 40, п. 1 кЗоТ Украины)
- •2 Приказ от 28.08.2005 № 123 «о сокращении численности...».
- •2 Медицинское заключение от 29.08.2005 № 307.
- •Л.4.5 Перевод на легкий труд беременных женщин
- •Копия свидетельства о рождении ребенка.
- •Договор о полной материальной ответственности от 06.09.2005 № .
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •2 Письмо ао «Потенциал» от 04.09.2005.
- •2 Решение профсоюзной конференции от 04.09.2005.
- •2 Решение профкома, протокол от 01.09.2005 №11.
- •Л.6.8.1 Увольнение в связи с выходом на пенсию
- •2 Копия документа о зачислении в учебное заведение.
- •2 Справка мсэк об установлении инвалидности от 02.09.2005.
- •С целью трудоустройства предложить седых Анатолию Максимовичу работу в должности инженера отдела комплектации.
- •Начальнику отдела кадров Иванову н. И. Ознакомить Седых а. М. С данным приказом под роспись.
- •Отказ Седых а. М. От другой работы (письменно).
- •Согласие профкома от 05.09.2005.
- •2 От предложенной работы Родь а. Д. Отказался (письменно).
- •Л.6.10.4 За прогул (в том числе отсутствие на работе
- •Л.6.10.5 в связи с неявкой на работу в течение более
- •2 Докладная записка начальника цеха от 01.09.2005. ЗАкт от 01.09.2005 № 7.
- •2 Приказ от 18.07.2005 № 140 об объявлении выговора за нарушение трудовых обязанностей.
- •Л.6.11.2 в случае виновных действий работника,
- •Докладная записка заведующего складом от 25.08.2005.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Протокол заседания комиссии пту № 7 от 22.08.2005.
- •Приказ от 20.08.2005 № 30 об объявлении выговора Тарану т. Т. За грубое отношение к ученикам.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Формы документов по командированию работников
- •(Найменування підприємства, установи, організації)
- •Перечень обязательных реквизитов для заполнения машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки (ркк)
- •Перелік
- •Підрозділу)
- •Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, за станом на 20 р.
- •Формы документов к разделу «формирование дел и хранение документов»
- •(Кому видані, куди видані)
- •1 Общие положения
- •2 Функции экспертной комиссии
- •3 Права экспертной комиссии
- •4 Организация работы экспертной комиссии
- •Засвідчувальний напис справи № (розділу опису)
- •(Цифрами і літерами)
- •(Цифрами і літерами)
- •22 Заведующий копировально-множительным бюро
- •Библиография
Название
вида документа печатают прописными
буквами.
Расшифровку
подписи в реквизите «Подпись» печатают
на уровне последней строки наименования
должности, инициалы печатают через
один интервал от фамилии, между инициалами
также должен быть один интервал.
Пример:
В.
С. Коваленко
Максимальная
длина строки многорядных реквизитов
(кроме реквизита «Текст») — 73 мм (28
печатных знаков).
Если
заголовок к тексту превышает 150 печатных
знаков (5 строк), его можно продолжить
до границы правого поля. Точку в конце
заголовка не ставят.
При
оформлении документов необходимо
придерживаться следующих отступов от
границы левого поля документа:
12,5
мм — для начала абзацев в тексте;
92
мм — для реквизита «Адресат»;
104
мм — для реквизитов «Гриф утверждения»
и «Гриф ограничения доступа к документу»;
— 125
мм — для расшифровки подписи в реквизите
«Подпись».
Не
делают отступ от границы левого поля
для реквизитов:
«Дата
документа»;
«Заголовок
к тексту документа»;
«Текст»
(без абзацев);
«Отметка
о наличии приложений» (только для слова
«Приложение»);
«Фамилия
исполнителя и номер его телефона»;
«Отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело»;
наименование
должности в реквизите «Подпись»;
«Гриф
согласования»;
заверителыюй
надписи «Верно» («Згідно
з оригіналом»);
а
также слов СЛУШАЛИ, ВИСТУПИЛИ,
РЕШИЛИ,
ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ.
В
случае наличия в документе нескольких
грифов утверждения и согласования их
размещают на одном уровне вертикальными
рядами.
Первый гриф — от границы левого поля;
второй — через 104 мм.
Если
в тексте документа говорится о приложениях
или отдельным абзацем есть ссылка
на документ, послуживший основанием
для его издания, слова «Приложение» и
«Основание» печатают от границы левого
поля, а текст к ним — через 1 межстрочный
интервал.
Тексты
документов постоянного хранения
печатают па одной стороне листа.
Документы со сроком хранения до 5 лет
можно печатать на лицевой и оборотной
стороне листа.
Оформляя
документы на двух и более страницах,
вторая и последующие страницы должны
быть пронумерованы. Номера страниц
проставляют посередине верхнего поля
листа арабскими цифрами без слова
«страница» (или сокращения с.) и
разделительных знаков.
Если
документ заканчивается вверху страницы,
минимум две строчки должны предшествовать
подписи.
При
подготовке и оформлении документа
состав реквизитов может быть дополнен
другими реквизитами, если этого требует
назначение документа или его обработка.
Нормативно-правовые
акты, которые в соответствии с Указом
Президента Украины от 3 октября 1992 г. №
493 (493/92) «О государственной регистрации
нормативных актов министерств и других
органов государственной исполнительной
власти» [12] вносятся
в государственный реестр, должны иметь
в верхнем правом углу после номера
акта или грифа утверждения свободное
место для записи о государственной
регистрации (60 мм х 100 мм).
Создание
проектов документов с помощью
вычислительной техники (ПК)
предусматривает некоторые дополнительные
требования к их оформлению.
Так,
поля для подшивки (верхнее при альбомной
ориентации листа, левое при книжной
ориентации листа) разрешено увеличивать
до 35 мм.
2.10 Рекомендации по оформлению документов с помощью пк
Основной
текст документа, надписи на рисунках,
в таблицах, колонтитулах и другие
необходимо выполнять шрифтом одного
тина и размера.
Чтобы
сделать возможным прочтение текста
документа на различных вычислительных
машинах, рекомендуется пользоваться
наиболее распространенными текстовыми
редакторами и шрифтами. На текущий
момент такими редакторами являются
Word
(версия
97 и выше), а шрифтами — Times
New Roman и
Arial,
которые
поставляют с большей частью вычислительных
машин.
Высота
шрифта должна быть соразмерной с высотой
шрифта конторской пишущей машинки.
Проект
документа рекомендуется печатать
шрифтом размера 14
пунктов
через полтора — два межстрочных
интервала (в головке таблицы — через
один интервал).
Шрифтом
12
пунктов
через один межстрочный интервал можно
печатать:
текст
«Предисловия»;
текст
«Содержания»;
таблицы
(если таблицы не составляют основной
текст документа);
примечания;
примеры;
библиографические
данные.
Шрифтом
10
пунктов
через один межстрочный интервал можно
печатать:
текст
сноски в конце страницы;
подстрочный
текст в формах документов.
Другой
размер шифра можно использовать по
согласованию с заказчиком и с учетом
специфики конкретных элементов
документа.
Расстояние
между заголовками раздела, подраздела,
примечанием, примером и предыдущим
и последующим текстом, а также между
заголовками раздела и подраздела должно
составлять не меньше чем две высоты
шрифта.
Так
как проект документа печатают с обеих
сторон листа, должны быть установлены
следующие параметры страницы:
зеркальное
расположение полей;
книжная
ориентация листа;
— различать
колонтитулы: четной и нечетной страниц,
первой страницы;
— формат
номера страницы (арабские цифры).
Абзацный отступ должен быть одинаковым
по всему тексту
документа.
Размер отступа определяет размер
шрифта. Рекомендуемый размер отступа
— 4 или 5 знаков (в метрической системе
мер это составляет приблизительно 1,25
см).
Отдельные
фрагменты текста необходимо выделять
шрифтом.
Прописными
буквами выделяют:
заголовки
структурных элементов документа
(«ПРЕДИСЛОВИЕ», «СОДЕРЖАНИЕ»,
«ВВЕДЕНИЕ»;
название
документа;
заголовки
структурных элементов высшего уровня
подчиненности (разделов и приложений).
Полужирным
шрифтом выделяют:
название
документа;
заголовки
структурных элементов документа
(разделов, подразделов, пунктов,
подпунктов), в случае их наличия;
обозначение,
статус и название приложений;
слова
«Примечание», «Рисунок »,
«Рисунок , лист »,
«Таблица »
рядом с соответствующими элементами;
стандартизованные
термины в разделе «Термины и определения
понятий»;
выражение
«Ключевые слова» в библиографических
данных.
Наклонным
светлым шрифтом
(курсивом) выделяют:
— слово
«Пример»
возле
соответствующего структурного элемента;
— физические
и математические величины в тексте
документа и в формулах или других
выражениях.
Шрифтом
меньшего размера выделяют:
подстрочный
текст в формах документов;
слово
«Примечание» и текст примечания;
текст
сноски в конце страницы;
текст
в таблице (при необходимости, принимая
во внимание специфику приведенного в
ней материала).
При
необходимости упорядоченного
представления в документе